Casestudy Koninklijke Auping BV, Arjan van der Plas, Manager Procurement

“We hebben een belangrijke stap gezet in de interne bewustwording van het onderwerp NPR en de rol van Inkoop daarin”

Contracten

Meer waarde krijgen voor je geld was het devies bij het herzien van contracten.

Toolkit

Door een toolkit samen te stellen, kunnen we collega's in de business ondersteunen

Resultaat

Om een goed resultaat te behalen, is het belangrijk dat Inkoop snel betrokken wordt.

Zonder grondstoffen valt er weinig te produceren

Auping is een Nederlands succesverhaal. De geliefde bedden en matrassen die in Deventer worden geproduceerd, staan bekend om hun kwaliteit. Zoals bij alle maakbedrijven speelt inkoop een centrale rol. Hoe hielp Emeritor de afdeling Inkoop van Auping met het verder ontwikkelen van de dienstverlening intern en richting leveranciers?

Bij Auping kunnen de inkoopuitgaven worden opgesplitst in twee grote blokken. “Onder product related (PR) inkoop valt alles wat te maken heeft met materialen die we inkopen voor de productie,” vertelt Manager Procurement Arjan van der Plas. “Die spullen vormen een eerste levensbehoefte voor het bedrijf, want zonder materialen en grondstoffen valt er weinig te produceren.” Met zijn team zorgt Van der Plas voor de continuïteit van de leveringen.

De andere uitgaven vallen onder het kopje non-product related (NPR). Daarbij kun je denken aan inkoop voor activiteiten die niet direct aan het product gerelateerd zijn, bijvoorbeeld aan marketingactiviteiten, klantenservice, informatie- en communicatietechnologie, of schoonmaakdiensten.

“De primaire verantwoordelijkheid voor deze uitgaven,” vervolgt de manager, “ligt bij de budgethouders.” Maar inmiddels speelt Inkoop hierin een steeds grotere rol. Wat is hiervan de achtergrond?

De uitdaging

In 2019 rijpte bij Auping het inzicht dat er op de NPR-uitgaven, die een significant deel van de totale uitgaven vormden, besparing mogelijk zou zijn. Om meer grip te krijgen op deze uitgaven zou Inkoop eerder betrokken moeten worden bij het inkoopproces van dit soort uitgaven.

“Vanuit Inkoop besteedden we destijds niet voldoende aandacht aan de NPR-uitgaven,” kijkt Van der Plas terug. “We zaten regelmatig pas aan het eind van het proces aan tafel.”

Vanuit de overtuiging dat je als Inkoop veel eerder met de business in gesprek moet om een goed resultaat te behalen, werd besloten om het inkoopproces te stroomlijnen; van adhoc-beslissingen wilde Auping bewegen naar een centraal gecoördineerde Inkoop.

Van der Plas: “Op zich kun je zulke stappen ook zelf zetten, maar we wilden rap aan de slag. Dan heb je ook capaciteit nodig en die was intern niet voldoende aanwezig. Zo kwam het idee om een bureau in te schakelen. Vanwege positieve verhalen uit ons netwerk en door de relevante ervaring van Emeritor, werd gekozen voor de inkoopexpert uit Nieuwkoop.” In oktober 2019 ging Emeritor aan de slag.

Het project

De opdracht voor Emeritor was om  een structuur en Auping-brede werkwijze op te zetten zodat van daaruit de besparingen vanzelf zouden volgen, nu maar ook in de toekomst. Om een deel van de kosten van het traject terug te verdienen vroeg Auping ook of Emeritor mee wilde helpen kosten te besparen.

Het traject begon met een inkoopanalyse, bestaande uit een kwalitatieve analyse van de Auping Inkoopfunctie en een spendanalyse . Zo werd een splitsing gemaakt van kosten die beïnvloedbaar zijn en kosten die dat niet zijn. Dit vormde de basis voor het realiseren van besparingen.

De uitkomsten van de kwalitatieve analyse gaf inzicht op welke punten Auping haar inkoopfunctie kon verbeteren om structureel beter in te kopen. Met name op het gebied van contracten en voorwaarden was er nog aardig wat te winnen. ‘Meer waarde krijgen’ voor je geld was het devies. Zowel Auping als Emeritor heeft toen een aantal contracten herzien of andere leveranciers geselecteerd.

Zo onderhandelde een daarin gespecialiseerde consultant van Emeritor met de ICT-leveranciers over betere contracten. “Bij zulke gevallen is specialistische vakkennis handig,” aldus de Manager Procurement. “We zijn geen multinational, we hebben inkopers die van best veel dingen verstand hebben, maar we hebben geen inkoopspecialist op ICT-gebied.”


Koninklijke Auping

Maar het belangrijkste onderdeel van het project was het inkoopbeleid dat Emeritor samen met de afdeling Inkoop ontwikkelde. “Hierin spraken we met elkaar af hoe we inkopen, wat je daar belangrijk in vindt en welke spelregels je volgt. Een voorbeeld: vanaf een bepaald bedrag vragen we minimaal drie offertes op.” Ook zijn alle stappen in het inkoopproces – van specificeren en selecteren tot contracteren en bestellen – nu duidelijk omschreven, inclusief een autorisatiebeleid.

Uiteindelijk moeten afspraken ook worden geborgd in de dagelijkse werkpraktijk. “Daarom stelden we een toolkit samen om de collega’s in de business te ondersteunen, met daarin documenten zoals algemene voorwaarden, formats voor contracten en een behoeftestellingformulier. We konden putten uit de aanzienlijke voorraad standaarddocumenten die al bestonden bij Emeritor en deze passend maken voor Auping. Dat de consultants dit al vaker gedaan hadden, hielp ons enorm om snelheid te maken.”

De resultaten

Het project is na negen maanden succesvol afgerond. Een concreet resultaat is al dat er nieuwe contracten met tal van leveranciers zijn, die meer waarde bieden voor hetzelfde budget. En hoe staat het met het inkoopproces bij Auping?

“We hebben een eerste, belangrijke stap gezet in de interne bewustwording van het onderwerp NPR en de rol van Inkoop daarin,” resumeert Van der Plas, die enthousiast is over de prettige samenwerking met consultants Stefan Wildekamp en Edwin Bijlsma. “We zijn nu bezig om de NPR-inkoop verder te professionaliseren. Nu Emeritor weg is, moeten we zelf leren fietsen. Zonder wieltjes, maar dat gaat ons goed af.”