Casestudy Hiverzorg, Stefan Bastiaans, adviseur inkoop en contractmanager

“Emeritor-medewerkers brengen veel bagage mee. Ze kennen ons P2P systeem, weten hoe het moet staan en hoe het proces moet werken."

Borging

Met het gebruik van software borgt Hilverzog haar hele Purchase-To-Pay-proces

On the fly

Door on the fly verbeteringen aan te brengen verbetert het bestel- en facturatieproces en loopt soepeler

Implementatie

Emeritor adviseurs zijn goed bekend met het functioneel implementeren van P2P-systemen in een organisatie

Waarom de zorg niet zonder Purchase-to-Pay kan

Binnen de zorg heeft de coronacrisis de rol van inkoop stevig op de kaart gezet. Want voor thuis- en dagzorgaanbieders als HilverZorg is een soepel bestelproces cruciaal. De Purchase-to-Pay-aanpak laat dit proces soepel verlopen – uiteraard niet zonder de medewerking van bekwame financials. “Je wilt niet zonder medische handschoenen komen te zitten.”

HilverZorg is een aanbieder van thuiszorg en dagzorg in Hilversum. De organisatie biedt zorg gedurende alle levensfases in het proces van ouder worden – van thuis en in de wijk tot in de veilige omgeving van het woondiensten- of expertisecentrum. De circa 800 medewerkers en ruim 300 vrijwilligers leveren dagelijks zorg aan zo’n 1.100 cliënten.

Een soepel bestelproces is bij HilverZorg cruciaal. “Een leverancier van medische artikelen komt niet dagelijks, maar bijvoorbeeld één keer in de week,” vertelt Stefan Bastiaans, adviseur inkoop en contractmanager a.i. bij HilverZorg. “Op het moment dat een bestelling niet goed doorkomt, moeten ze op de afdeling een week wachten voordat er weer een bestelling wordt gedaan. Dat kan ertoe leiden dat je op een afdeling zonder medische handschoenen komt te zitten…”

Daarnaast zijn zorgmedewerkers de klok rond aan het werk, ook midden in de nacht. Dan is het fijn meteen een bestelling te kunnen plaatsen, zonder dat er later nog moet worden gebeld. Redenen voor HilverZorg om het bestelproces te stroomlijnen door middel van de Purchase-to-Pay-aanpak.

Wat is Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay (P2P) is het gehele proces vanaf het vastleggen van contracten, het daadwerkelijk bestellen/afroepen van producten en/of diensten tot en met het betaalbaar stellen van de factuur.

Met name sectoren die veel materiële goederen inkopen, hebben baat bij P2P. Logisch dus dat HilverZorg, die veel hulpmiddelen zoals handschoenen en mondkapjes gebruikt, voor dit proces koos.

Het P2P-proces (zie kader) kan worden ondersteund, gestroomlijnd en geautomatiseerd met behulp van de juiste technologie. Deze ontwikkeling is niet van vrij recente datum, want ERP-pakketten als SAP en Oracle bieden al geruime tijd de mogelijkheid om P2P-processen te automatiseren. Deze oplossingen zijn echter over het algemeen kostbaar, omslachtig en niet gebruiksvriendelijk. Bovendien bieden ze vaak onvoldoende praktische functionaliteit.

De opkomst van zogeheten best of breed-oplossingen – dat wil zeggen software die is gericht op één enkel bedrijfsproces – heeft hier verandering in gebracht. Tegenwoordig kunnen gespecialiseerde oplossingen relatief makkelijk tegen een ERP-systeem worden ‘aangeplakt’, met de juiste functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid als gevolg.

Inregelen van de software

Hilverzorg maakt al enkele jaren gebruik van de INCONTO software oplossing. Met het gebruik van de INCONTO Software borgt Hilverzog haar hele Purchase-To-Pay-proces. Hierbij maakt Hilverzorg gebruik van alle modules van de INCONTO software oplossing. Van de totstandkoming van een contract, het bestellen van producten en diensten, tot het verwerken en betaalbaar stellen van alle inkomende facturen. Door modulaire opbouw van de INCONTO software oplossing kan deze mee groeien met de organisatie in hun ontwikkeling op het gebied van contractmanagement, inkoop en factuurverwerking. Van de thuiszorgmedewerkers tot de financials, ze werken intussen allemaal met INCONTO. Wanneer er zich problemen voordoen, is het echter niet de financiële afdeling die een oplossing probeert te vinden, maar de afdeling Inkoop.  

Zo ontstond in 2019 een uitdaging bij HilverZorg toen er een nieuwe versie van INCONTO op de markt kwam. Tijdens hun dagelijkse werkzaamheden merkten medewerkers dat de software binnen de organisatie niet goed was ingeregeld.

Bastiaans: “Niet alle personen waren gekoppeld aan de juiste bestelafdelingen en –nummers waaraan ze gekoppeld hadden moeten zijn. Daardoor ontstonden vertraging en andere problemen in het bestelproces.”

Om tot een oplossing te komen besloot de inkoopafdeling van HilverZorg in de lente van 2019 contact op te nemen met Emeritor, experts op het gebied van inkoopoptimalisatie. “Wij kozen voor Emeritor omdat hun adviseurs goed bekend zijn met het functioneel implementeren van P2P-systemen in een organisatie,” vertelt Bastiaans.

analyse

De resultaten

Dat bleek ook daadwerkelijk tijdens de dagelijkse werkzaamheden. “Emeritor-medewerkers brengen veel bagage mee. Ze kennen ons P2P systeem, weten hoe het moet staan en hoe het proces moet werken. En doordat ze dat weten, brengen ze on the fly verbeteringen aan zodat het bestel- en facturatieproces verbetert en soepeler loopt.”

Na een analyse brachten zij de inrichting van het pakket op orde. “Daardoor hadden we meteen een goede spin-off naar de organisatie, omdat er minder verstoringen waren in het bestelproces.”