Casestudy Monuta,
Bas Brouwer, Head of Corporate Development
Uitvaartverzorger en verzekeraar Monuta had een probleem: door natuurlijk verloop was in korte tijd veel inkoopexpertise uit de organisatie verdwenen. Emeritor werd te hulp geroepen. We hielpen het bedrijf met het inrichten van een nieuwe inkoopafdeling. En toen we toch binnen waren, konden we ook substantiële besparingen realiseren. Bas Brouwer van Monuta vertelt hoe hij samen met ons aan de slag ging
Bas Brouwer is Head of Corporate Development bij Monuta. “Ik ben verantwoordelijk voor een aantal domeinen die als overkoepelend thema hebben dat we vanuit de organisatie van binnen naar buiten kijken,” vertelt Brouwer, “dus fusies en overnames, onze langetermijnstrategie en innovatie.”
Sinds eind 2019 valt ook inkoop onder zijn verantwoordelijkheid. “Inkoop heeft ook te maken met naar buiten kijken, naar je leveranciers, naar je toeleveringsketen,” licht Brouwer toe.
Kort daarvoor was de afdeling verplaatst van het uitvaartbedrijf naar de holding. “Zo kon Inkoop zich gaan richten op inkoopwerkzaamheden voor de hele groep, dus niet alleen voor het uitvaartbedrijf maar ook de verzekeringstak.”
Als nieuwe verantwoordelijke voor inkoop werd Brouwer meteen met een probleem geconfronteerd: door natuurlijk verloop van langgediende werknemers was de afdeling bijna helemaal leeg gestroomd. Aan Brouwer de schone taak om de afdeling opnieuw op te bouwen.
Grip op data
Vóór 2019 had Bas Brouwer nog geen inkoopervaring. Reden om een deel van de expertise buiten de deur te zoeken. Omdat de inkoopdienstverlener in 2016 ook naar tevredenheid een inkoopbesparingsprogramma had uitgevoerd, was het voor Brouwer logisch ook nu Emeritor te benaderen.
In gezamenlijk overleg werd besloten om een traject te starten langs twee sporen. Allereerst zou Emeritor-consultant Rick Schoots, die al enige tijd bij Monuta gedetacheerd was, zo veel mogelijk taken oppakken als de facto teamleider. Extra capaciteit kwam in de vorm van andere Emeritor-medewerkers.
“In de tussentijd voerde ik sollicitatiegesprekken voor een vaste teamleider. Die is in februari 2020 begonnen. Ondanks de krappe arbeidsmarkt voor inkopers hebben we in Edwin van der Veer een heel sterke teamleider binnengehaald die mijn ambities voor Inkoop deelt, er goed in slaagt de organisatie mee te nemen en een groot netwerk heeft. Samen met hem zijn we het team gaan opbouwen. Met elke hire konden we de inzet van Emeritor afschalen.”
Brouwer prijst de flexibiliteit die de inzet van de Emeritor-consultants hem opleverde en hun ‘heel goede, warme overdracht’.
Het tweede spoor dat Brouwer samen met Emeritor volgde was het structureren van de toekomstige afdeling. “Mijn aandachtspunt voor het team was heel sterk: grip op data. Het ging om vragen als: hoeveel leveranciers hebben we, wie zijn onze grootste leveranciers, welke grote leveranciers hebben we onder contract en welke niet?”
“Mijn aandachtspunt voor het team was heel sterk: grip op data. Het ging om vragen als: hoeveel leveranciers hebben we, wie zijn onze grootste leveranciers, welke grote leveranciers hebben we onder contract en welke niet?”
Bas Brouwer
Head of Corporate Development
Het bleek veel moeite te kosten om op deze – in wezen simpele – vragen antwoord te krijgen. “We hadden namelijk een heel gedecentraliseerde inkoop, waar veel in de business zelf gedaan werd en er relatief weinig onder contract gebeurde.”
Door systemen aan elkaar te knopen en met de tools en expertise van Emeritor werd de benodigde data boven water gehaald. “Medio 2020 hadden we de antwoorden op al onze vragen. We wisten hoeveel leveranciers we hadden, welke leveranciers al dan niet onder contract stonden, in welke inkoopcategorieën we compliant waren en in welke we dit nog konden verbeteren.”
Besparingen en structuur
Het resultaat van al deze data? In dezelfde zomer presenteerde Brouwers team een nieuwe inkoopstrategie. “Hiermee dachten we forse inkoopvoordelen te realiseren binnen afzienbare tijd. De directie herkende de ontwikkeling van een operationele afdeling naar een strategische en was vanzelfsprekend enthousiast over de plannen. Zij daagde ons uit om nog sneller tastbare resultaten te boeken. En als we daarvoor externe capaciteit nodig hadden, moesten we een voorstel doen.”
Het was al snel duidelijk dat Emeritor hierin ook een rol kon spelen, met hun eerder opgedane ervaring bij Monuta. Samen met de inkoopexperts werd een inkoopbesparingsprogramma opgetuigd.
“We hebben de verschillende pakketten verdeeld over onze eigen medewerkers en de experts van Emeritor. Op het gebied van bijvoorbeeld lease, vastgoed, marketingcommunicatie en facilitair konden we gebruikmaken van hun specifieke kennis.”
Een eerste resultaat was het bundelen van contracten en het verbeteren van voorwaarden, met veel besparingen als gevolg. Deze contracten vormden op hun beurt de basis voor een tweede resultaat: het implementeren en uitrollen van een Purchase-to-Pay-systeem en proces, dat tijdens dit interview zijn voltooiing nadert
Gevoeligheden van de uitvaartbranche
Terugkijkend op de diverse trajecten zegt een tevreden Brouwer: “Emeritor heeft niet alleen capaciteitsproblemen opgelost, maar ons ook geholpen met het naar boven halen van de nodige data. De inzichten uit de data hebben we gebruikt om als Inkoop strategisch op te treden en pro-actief verbetervoorstellen in de volle breedte van de organisatie uit te werken en uit te rollen. Bovendien hebben we stevig bespaard.”
De Head of Corporate Development kreeg Inkoop onder zich zonder ervaring in het vak. “Ik moest voor een deel leunen op de kennis van Emeritor. Zij hebben me heel snel bijgebracht wat het betekent om op strategisch niveau met inkoop bezig te zijn. Bovendien begrepen ze de complexiteiten en gevoeligheden van onze branche.”