Casestudy Rhenus Logistics,
Markus Simons, Finance Director
Rhenus is een wereldwijd opererend logistiek dienstverlener met een jaaromzet van 5,4 miljard euro. De 33.500 medewerkers bieden klanten in verschillende industrieën een breed scala aan supply chain oplossingen. Emeritor hielp Rhenus de inkoop naar een hoger niveau te tillen.
In 2018 trad Markus Simons aan als Finance Director bij Rhenus Contract Logistics. “Ik kwam als outsider binnen,” vertelt Simons, die afkomstig was van elektronicafabrikant Canon. “Dat was een enorme organisatie die al erg ver was op het vlak van het professionele inkoopproces.”
Al snel kwam hij tot de conclusie dat er bij Rhenus nog stappen waren te zetten op dit gebied. Hoewel Rhenus Contract Logistics een onderdeel vormde van het veel grotere internationale Rhenus, kon het op veel gebieden autonoom beslissingen nemen.
Simons: “Ik ben voor mezelf spendrapportages gaan opstellen en ik zag dat we een bepaald spend-patroon hadden dat voor verbetering vatbaar was. Terwijl het inkopen van carrier services onder controle was – deze uitgaven ondersteunen ons primair proces -, was er nog winst te halen bij de indirecte spend.”
De analyse
Rhenus had een periode van snelle groei achter de rug en wilde ook blijven groeien. Een goed moment om met de uitgaven aan de slag te gaan. Na overleg met de directie kreeg Simons het mandaat om een externe partij in te huren die in deze problematiek gespecialiseerd is.
Simons: “Emeritor was een van de partijen die we kenden uit de markt. Zo zijn we in gesprek gekomen. Toen we een goede klik met ze bleken te hebben, zijn we fase 1 gestart: de facts & figures.”
De Finance Director was zelf al begonnen aan een inkoopanalyse. Emeritor nam deze klus over en voegde waarde toe door ook de benchmarks uit de markt hieraan te koppelen. Vervolgens gingen de consultants van Emeritor in gesprek met de sleutelspelers in het bedrijf. “Dat was het meest waardevol. Tijdens dit kwalitatieve aspect van het onderzoek hebben ze alle aanwezige kennis en informatie bij betrokken collega’s verkregen en samengebracht.”
De combinatie van data en gesprekken mondde uit in een eindverslag dat Emeritor presenteerde. “Dat was uitermate concreet,” vertelt Simons enthousiast, “er stond in begrijpelijke taal wat de consultants geconstateerd hadden, goed gefundeerd met data en interviewcontent.”
De uitvoering
Tijd voor de tweede fase: het uitvoeren van het advies! Omdat er binnen Rhenus niet genoeg capaciteit was om dit te doen, werd Emeritor opnieuw gevraagd. “Zo kochten we ook tijd om onze inkoopfunctie uit te breiden. Bovendien lag het in dit geval voor de hand om het advies te laten implementeren door de partij die het bedacht had.”
Het plan bestond uit twee aspecten. Aan de ene kant werd de inkooporganisatie beter gestructureerd. “Het gaat dan om het inkoopbeleid en de juiste bouwstenen in een inkoopproces. Het doel was te groeien in inkoopvolwassenheid.”
Aan de andere kant waren er inkoopprojecten waarop direct bezuinigingen waren te realiseren. “Op die manier konden we een deel – of meer – van de kosten van Emeritor terugverdienen.”
Het bijzondere van dit hele traject was dat het moest plaatsvinden binnen een omgeving die altijd in beweging is. “We zijn integraal onderdeel van de supply chain van onze klanten; logistiek is een dynamische omgeving waar we moeten zorgen dat de belangen van onze klanten zo goed mogelijk worden behartigd. Je kunt het zien als verbouwen terwijl de winkel druk bezocht wordt…”
“De inschatting van de potentiële besparingen die Emeritor van tevoren heeft gemaakt, was niet verkeerd. Dat zegt ook wel iets over de kennis die ze van de markt hebben.”
Markus Simons
Finance Director Rhenus Logistics
De resultaten
Met de hulp van Emeritor heeft Rhenus flinke stappen gezet in het professionaliseren van de inkoopfunctie. “Met name door de tactische rollen die we in overleg met Emeritor hebben ingevuld.”
Op de planning staat nog een verdere stroomlijning van de operationele inkoopfunctie. Die hangt nauw samen met de spoedige implementatie van een Purchase-to-Pay systeem.
Ook heeft Emeritor flinke kostenbesparingen gerealiseerd: gemiddeld 13% over inkooppakketten zoals pallets en gebouwonderhoud. “De inschatting van de potentiële besparingen die Emeritor van tevoren heeft gemaakt, was niet verkeerd. Dat zegt ook wel iets over de kennis die ze van de markt hebben.”
Naast de besparingen is een groot aantal contracten ook kwalitatief op orde gebracht. Dat betekent dat de voorwaarden nu beter zijn dan in het verleden.
Bij Rhenus waren ze zo tevreden over deze resultaten dat ze Emeritor-consultant Rob van Dijk vroegen om nog enkele maanden als Manager Procurement a.i. op te treden. “Hij heeft veel ervaring, gaat professioneel om met leveranciers en past goed bij onze organisatie,” aldus Markus Simons.
Terugkijkend op de samenwerking voegt hij tevreden toe: “De match tussen Rhenus en Emeritor is: ter zake kundig, geen wollige taal en gericht op actie en resultaat.”