Posted on by

Het coronavirus heeft een enorme impact op onze samenleving. Het raakt onze gezondheid, ons sociale leven, onze economie en bedrijfsvoering. Over dat laatste willen wij het met u hebben – uiteraard gezien door de loep van de inkoper.

In de strijd tegen COVID-19 beperken veel bedrijven noodgedwongen hun activiteiten of passen ze deze aan. De ene organisatie laat zoveel mogelijk werknemers vanuit huis werken; andere bedrijven passen productiefaciliteiten aan naar aanleiding van de richtlijnen van het RIVM.

Het dient geen betoog dat dit consequenties heeft voor de uitoefening van uw bedrijf. Uw klanten hebben wellicht aangegeven leveringen (tijdelijk) te willen uitstellen of diensten te willen opschorten of te reduceren. Of uw leveranciers geven aan producten niet of niet tijdig te kunnen leveren. Wellicht wil uw bedrijf in deze periode ook haar contractuele verplichtingen jegens derden herzien.

Beroepen op overmacht

Wij merken dat er in toenemende mate door partijen een beroep wordt gedaan op overmacht. We kunnen bij voorbaat stellen dat het coronavirus een uitzonderlijke situatie veroorzaakt, door de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) zelfs officieel uitgeroepen tot een pandemie. Of dit daadwerkelijk grond kan zijn voor overmacht, is voer voor juristen en net zoals medische wetenschappers druk doende zijn met onderzoek naar corona, zal het nog geruime tijd duren voordat hier duidelijkheid over is.

Wat is overmacht feitelijk? In artikel 6.75 van het Burgerlijk Wetboek wordt de volgende definitie gegeven: “Een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend indien zij niet te wijten is aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of volgens verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.”

In de meeste contracten zijn clausules opgenomen die omschrijven in welke gevallen partijen hier een beroep op kunnen doen, vaak met specifiek omschreven situaties zoals: natuurrampen (aardbeving, overstroming, vulkanische activiteit, orkaan), terrorisme, rebellie, burgeroorlog, buitenlandse invasie en radioactieve straling. We noemen er maar een paar op. Een virusuitbraak zoals corona hebben we nergens benoemd gezien, hoewel we signalen opvangen dat een aantal bedrijven het in nieuwe contracten wil toevoegen.

Afweging voor de inkoper

Dit doet echter aan de huidige situatie niets af: de inkoper ziet zich geconfronteerd met enerzijds een leverancier die stelt niet of niet tijdig te kunnen leveren of hij wil zijn contractueel overeengekomen afnameverplichting reduceren of opschorten. Goed inzicht in uw contractuele positie is dan het vertrekpunt, maar het is vervolgens aan de inkoper om de juiste afweging te maken hoe te handelen. Hier gaat hij een stap verder dan de jurist, waarbij juist in deze complexe tijdsperiode de combinatie van inkoop-, markt- en juridische kennis van de inkoper onmisbaar is voor het behalen van de beste resultaten.

Hierbij een praktijkvoorbeeld: nu kantoren nauwelijks zijn bezet, daar nagenoeg alle medewerkers thuis werken, kan de schoonmaakfrequentie worden verminderd. In het huidige contract is deze frequentie vastgesteld en hierop heeft de leverancier mensen en middelen gecalculeerd. Indien er in uw contract met de schoonmaakorganisatie geen bepalingen staan omtrent reductie van werkzaamheden (en een reductie tot nagenoeg nihil zal geen enkel schoonmaakbedrijf accepteren) en daarnaast de OSB voorwaarden (standaard branche bepalingen) van toepassing zijn, dan is het raadzaam in overleg te treden. Contractueel is er weinig ruimte.

Los van de discussie over overmacht hebben beide partijen de verplichting om eventuele schade zoveel mogelijk te beperken. Er zijn bedrijven en overheidsinstanties die groot of specialistisch schoonmaakonderhoud in deze periode van leegstand laten uitvoeren. Daarmee kan het schoonmaakbedrijf zijn medewerkers efficiënt inzetten. Flexibele medewerkers worden niet meer opgeroepen, hetgeen de loonkosten reduceert, en gecalculeerde verbruiksmiddelen kunnen worden herzien.

Een professionele inkoper bespreekt deze en andere mogelijkheden en zorgt voor een optimale oplossing, waarbij de leveranciersrelatie in stand blijft. Op de lange termijn komt dit beide partijen ten goede, want indien noodzakelijk wil het kantoor ook snel kunnen opschalen in de schoonmaak.

Creatieve oplossing

Een ander voorbeeld is een dakdekkersbedrijf met een Belgische leverancier, die 80% van de specifiek benodigde producten produceert. Op grond van Belgische richtlijnen inzake corona heeft de leverancier de productie stilgelegd. Op dit moment laten veel Nederlandse bedrijven en overheidsinstanties echter versneld groot onderhoud uitvoeren; er ligt daarom druk op de projecten van het dakdekkersbedrijf.

Gezamenlijk met de leverancier is een creatieve oplossing gevonden. In plaats van gereed product worden de onderdelen nu van de leverancier naar Nederland getransporteerd. Onder regie van de opdrachtgever wordt de eindmontage van de producten gerealiseerd bij een derde partij. De inkoper heeft als coördinator en initiator van deze procesverandering een wezenlijk aandeel geleverd in de continuïteit van de bedrijfsvoering van alle partijen. Daarbij is de leveranciersrelatie zelfs verder verdiept en is de klanttevredenheid geborgd.

Of er bij productieproblemen sprake is van overmacht aan de zijde van de leverancier, dient nauwgezet te worden beoordeeld. Heeft deze tijdig geanticipeerd, alternatieven voorgesteld et cetera? Een professionele inkoper met kennis van de markt kan dit goed inschatten en met de best mogelijke oplossing komen. Gezamenlijk met de leverancier of in het uiterste geval met een derde partij.

Samenwerken, juist nu

Het is in het belang van alle partijen om een discussie te vermijden inzake overmacht en de symptomen te bestrijden. In deze tijd, waarin ons wordt gevraagd om afstand te houden, is het van vitaal belang om juist nauw samen te werken; met uw partners, klanten en leveranciers, voor nu en voor later.

Uw gezondheid, dat van uw dierbaren en werknemers is de zorg van medisch specialisten. Daarnaast wilt u uw bedrijf gezond houden. De inkoopspecialisten van Emeritor staan u met hun overtuigingskracht, creativiteit en oplossingsgerichtheid graag met raad en daad terzijde. Dat is in ieder geval een zorg minder.

 

Maart 2020 | Willem van Andel & Fulco van Esveld

impact van inkoop

Meer weten?

Download onze whitepaper 'De Impact van Inkoop'
Posted on by

Nederland is in de ban van het coronavirus. Afgezien van de vele slachtoffers is het nu al duidelijk dat de economie zware schade zal oplopen. Zorgverleners staan in de frontlinie en terecht is er grote waardering voor hun inspanningen. Maar ook de rol van de inkoopfunctie binnen zorgorganisaties blijkt nu belangrijker dan ooit.

Over de achtergronden lezen we elke dag in de krant. Zo speelde de afgelopen weken een schaarste van mondkapjes. Vorige week waren de tekorten enorm, maar de komst van miljoenen kapjes uit China lijkt dit probleem voorlopig te hebben verholpen. De schaarste van andere persoonlijke beschermingsmiddelen – zoals beschermingsbrillen en schorten – is echter nog steeds nijpend.

Creatieve ad-hoc oplossingen

In deze onzekere tijden staat Emeritor niet aan de zijlijn. Wij ondersteunen zorgorganisaties met creatieve oplossingen voor sourcingsvraagstukken. Onze consultants kwamen de afgelopen periode onder meer met de volgende ideeën:

  • Ter vervanging van standaard beschermingsbrillen worden volledig afsluitbare zwembrillen, spatschermen uit bouwmarkten en vuurwerkbrillen gekocht.
  • Desinfectiegel wordt in een grootverpakking gekocht, samen met trechters, waarop de medewerkers van Inkoop de lege flacons zelf vullen en intern distribueren.
  • In de bouwmarkt worden mondkapjes met vervangbare filter gekocht.

Uiteraard moeten zulke ad-hoc oplossingen altijd binnen de kaders passen die worden meegegeven vanuit de crisisteams. Daarvoor wordt overlegd met de materiedeskundigen. Een inkoper in de zorg moet vandaag de dag dus ook de nodige inhoudelijke bagage hebben.

De meerwaarde van inkoop

Het toeleveringsrisico van onder meer de mondkapjes heeft veel organisaties wakker geschud. Ook op andere vlakken dringt de meerwaarde van inkoop nu door. Enkele voorbeelden die ons vanuit de markt bereikten:

  • Inkoop wordt verantwoordelijk voor het operationeel en logistiek proces en voorraadbeheer; zorg ervoor dat de beschikbare spullen op tijd bij de juiste afdeling zijn.
  • Centrale inkoop communiceert over stand van zaken en beschikbare beschermingsmiddelen.
  • Inkoop wordt verantwoordelijk voor communicatie over beschikbare hulpmiddelen tussen stakeholders. Denk daarbij aan de Raad van Bestuur, managementteams, interne crisisteams, informatievoorziening naar ROAZ (Regionaal Overleg Acute Zorgketen) en ‘uitbraakteams’.
  • Essentiële leveranciers moeten worden geïnventariseerd. Vervolgens bepaalt Inkoop de maatregelen om toeleveringsrisico’s te verminderen. In de huidige periode moet extra alert gereageerd worden op signalen van fraude, want malafide leveranciers slaan nu hun slag!
  • Ook het coördineren en kanaliseren van initiatieven vanuit de maatschappij komen op het bordje van Inkoop. Denk aan dierenartsen die herbruikbare schorten uitlenen, aan de voedingsmiddelenindustrie die mondkapjes beschikbaar stelt of aan particulieren die hulp aanbieden via social media.

Toegevoegde waarde van inkoop

Uit bovenstaande komt duidelijk de toegevoegde waarde van inkoop naar voren. In deze tijd van crisis is op het niet op tijd op de juiste plaats beschikbaar hebben van de juiste middelen een groot risico. Focus op beheersing van inkooprisico’s is nummer 1. Waarbij kosten en waarde creatie tijdelijk minder aandacht krijgt.

Wie onze whitepaper De impact van inkoop heeft gedownload, kent onze visie op deze onderwerpen.

Emeritor-blogpost-model

 

Wat vraagt deze crisis van onze inkoopprofessionals?

Soms wordt het belang van de inkoopfunctie nog onderschat, maar deze crisis maakt duidelijk: professionele inkopers kunnen niet zonder creativiteit, flexibiliteit, communicatieve vaardigheden en stressbestendigheid.

In deze onzekere tijden draagt Emeritor ook een steentje bij. Als inkoopkennishuis met tal van klanten in de zorg ondersteunen we zorgorganisaties en hun inkopers in deze moeilijke periode. Onze collega’s delen creatieve oplossingen en informeren elkaar over mogelijk beschikbare medische hulpmiddelen. Hiervan profiteren ál onze opdrachtgevers!

 

Maart 2020 | Edwin Bijlsma

Meer weten?

Download onze whitepaper 'De Impact van Inkoop'
Meer informatie
Posted on by

U wilt bijdragen aan een maatschappelijk verantwoorde organisatie. Dus wilt u bij inkoopbeslissingen niet alleen op de prijs, kwaliteit en levertijd letten, maar gaat u ook milieu- en sociale aspecten in uw inkoopproces meenemen. Hoe pakt u zo’n transformatie slim aan?

Er zijn nogal wat beren op de weg rondom het onderwerp Maatschappelijk Verantwoorde Inkoop (MVI). Zoals we in onze whitepaper beschrijven, ontbreekt het in organisaties nogal eens aan kennis over MVI, het past niet in het beschikbare budget, inkoop is niet gericht op een mogelijk langere doorlooptijd of het thema wordt ondergesneeuwd door de drukte van de dag.

Herkent u zich in de voorgaande problemen? Wanneer u wilt transformeren naar een organisatie die ook als inkoper maatschappelijk verantwoord handelt, kunt u zelf een strategie ontwikkelen.

De aanpak van Emeritor

Hebt u niet voldoende kennis in huis, dan kan een externe partner u helpen om uw inkoop niet alleen te professionaliseren, maar ook te verduurzamen. Een partij als Emeritor denkt mee over uw strategie en geeft op deze manier de juiste sturing.

Hoe pakken wij een MVI-traject aan? We doorlopen de volgende stappen:

  1. Kwalitatieve inkoopanalyse
    We starten met een kwalitatieve inkoopanalyse waarin we u inzicht geven in uw inkoopvolwassenheid aan de hand van het Emeritor Inkoophuis©. Want weet u hoeveel geld er precies wordt uitgegeven, door wie, waaraan en bij welke leveranciers? De kwaliteit van een aantal inkoopcontracten wordt door ons geëvalueerd en door middel van interviews met de belangrijkste stakeholders binnen uw organisatie creëren wij een beeld van het verbeter- en besparingspotentieel. Dit alles uiteraard door de lens van MVI.
  2. Workshops
    Door middel van workshops bepalen wij uw ambitieniveau op MVI-gebied. Wilt u vooral sturen op CO2-reductie of zijn sociale rechten belangrijker voor u? Ook gaan we dieper in op basisvaardigheden, zoals inkoopstrategiebepaling, onderhandelen en contracteren. Maar we werken ook met praktijkvoorbeelden en theorie die specifiek is afgestemd op uw situatie en de rollen van uw medewerkers.
  3. Fit-Gap analyse
    Wij helpen u op basis van de pijlers van het Emeritor Inkoophuis© uw MVI-doelstellingen te behalen in de daarvoor beoogde tijd. Het Emeritor Inkoophuis© is ons referentiekader voor de inrichting van de inkoopfunctie binnen zowel private, publieke als not-for-profit organisaties. De kern van het huis zijn 5 kamers. Samen vormen zij de basis van de inkoopfunctie in elke organisatie. De andere onderdelen vormen de randvoorwaarden die nodig zijn om de kamers te ontwikkelen.
  4. Opstellen en implementeren van MVI-beleid
    Wij helpen u bij de implementatie van de samen met u gemaakte plannen. Dit doen we op basis van de richtlijn ISO 20400, die inzicht geeft in maatschappelijke thema’s en inkopers handvatten biedt om de maatschappelijke doelstellingen van hun organisatie te behalen.
  5. Financiële analyse van uitgaven (spendanalyse)
    Een spendanalyse start met een dump uit de financiële administratie. Door de uitgaven te koppelen aan de inkoopindeling worden de financiële gegevens ‘omgevormd’ tot inkoopinformatie.Weet u eenmaal aan welke leveranciers u geld uitgeeft, dan weet u waar de risico’s zitten, ook op MVI-gebied. Met name leveranciers met een lange keten, veelal naar een ver buitenland, zijn risicogevoelig. De kans dat de arbeidsomstandigheden niet op orde zijn, is dan immers groter. Wellicht wordt ook niet voldaan aan de in Europa geldende milieunormen.
  6. De uitvoering
    Uiteraard helpen wij u bij het uitvoeren van inkoopprojecten om MVI toe te passen en daarbij ook de juiste leveranciers te contracteren. Na de implementatie laat Emeritor kennis, processen en procedures bij u achter, zodat u zelf kan doorgaan op de ingeslagen weg.

Wilt u uw eerste stappen zetten op weg naar een organisatie die MVI-proof is? In onze whitepaper MVI Stappenplan beschrijven we hoe u aan zo’n traject begint. Download de whitepaper hier.

Februari 2020 | Edwin Bijlsma

Posted on by

Op 1 januari 2020 zijn 8 provincies overgegaan op het gebruik van duurzame energie. Het bewijst hoe actueel Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is. Bij veel organisaties leeft daarbij ook de vraag hoe ze écht grip krijgen op hun MVI-doelstellingen. De spendanalyse biedt uitkomst.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een hot topic. Zo zijn er tal van initiatieven rondom MVI: de Green Deal Circulair Inkopen, MVI Handreikingen, zelfevaluatietools, grondstoffenpaspoorten, registratiesystemen, subsidiemogelijkheden vanuit de (Rijks)overheid, keurmerken en nog veel meer.

Om in het oerwoud van keurmerken niet verdwaald te raken, moet een organisatie als eerste duidelijk krijgen: waarover hebben we het eigenlijk? Als het managementteam bij MVI vooral aan sociale rechten denkt, en Inkoop vooral de link legt naar het milieu, ontstaan eilandjes die langs elkaar heen werken.

Wat is MVI eigenlijk?

Maak dus eerst helder wat u bedoelt wanneer u het over MVI heeft. Als leidraad kunt u de definitie van Emeritor gebruiken. Onder MVI verstaan wij:

De combinatie van inkoopbeleid en -uitvoer waarbij niet alleen wordt gelet op de prijs, kwaliteit en levertijd van een product of dienst, maar waarbij ook wordt gestuurd op milieu- en sociale aspecten.

Wilt u succesvol zijn op MVI-gebied, dan is het cruciaal allereerst aan een aantal randvoorwaarden te voldoen:

  1. Wellicht de belangrijkste voorwaarde is een combinatie van lef en vertrouwen.
  2. MVI vergt een bepaalde volwassenheid van de inkoop.
  3. MVO-doelen moeten worden vertaald naar inkoopbeleid en -strategie.
  4. Iedereen die inkoop-gerelateerde beslissingen neemt binnen de organisatie moet MVI meewegen.
  5. De financiering van maatschappelijk verantwoord inkopen wordt wel eens als uitdaging gezien. Wij zien het meer als kans: voor hetzelfde geld doe je het duurzaam.

In de whitepaper ‘MVI stappenplan – van groene ambities tot duurzame inkoop’ gaan we dieper in op deze randvoorwaarden. Voldoet u hier eenmaal aan, dan begint het MVI-project pas echt. Een spendanalyse kan hierin een grote rol spelen. Wat is dat precies?

Een spendanalyse start met een dump uit de financiële administratie. Bij een beknopte analyse is alleen een overzicht van de leveranciers en het inkoopvolume nodig. Door de uitgaven te koppelen aan de inkoopindeling worden de financiële gegevens ‘omgevormd’ tot inkoopinformatie.

Weet u eenmaal aan welke leveranciers u geld uitgeeft, dan weet u waar de risico’s zitten, ook op MVI-gebied. Met name leveranciers met een lange keten, veelal naar een ver buitenland, zijn risicogevoelig. De kans dat de arbeidsomstandigheden niet op orde zijn, is dan immers groter. Wellicht wordt ook niet voldaan aan de in Europa geldende milieunormen.

MVI-voetafdruk

Om grip te krijgen op MVI-doelstellingen is het cruciaal om de risico’s in het leveranciersbestand gedetailleerd in beeld te brengen. U meet als het ware hun MVI-voetafdruk en in het verlengde daarvan die van uzelf. Met dat doel hebben wij vanuit Emeritor een samenwerking lopen met het MVO-Register. Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven (transparant en vergelijkbaar) in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Het MVO-Register heeft voor ons MVI-risico’s in relatie gebracht met het product dat een bedrijf levert. Hier is een indeling van 32 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.

Nu de leveranciers met een hoog risico bekend zijn, is de volgende vraag: hoe goed zijn hun prestaties op MVI-gebied? Een andere dataset van het MVO-Register gebruiken we nu om bedrijven te ranken. Hoe werkt dat in de praktijk?

Stel, u hebt 5 bouwbedrijven in uw leveranciersbestand en die staan allemaal in het MVO-Register. Dan wordt aan de hand van ons sterrensysteem meteen duidelijk welke partij het beste scoort op MVI-aspecten. Het is ook mogelijk dieper in de gegevens te duiken. Welk bouwbedrijf scoort bijvoorbeeld het beste als het gaat om het terugdringen van CO2-uitstoot?

Zelf doen of uitbesteden?

Op deze manier kunt u uw gehele leveranciersbestand toetsen en zo krijgt u een voetafdruk op MVI-gebied van alle leveranciers. Hebt u deze gegevens eenmaal in beeld, dan kunt u daarop sturen.

Het MVO-Register is voor iedereen in te zien. U kunt het zelf doen, maar met de hand alle leveranciers matchen is wel monnikenwerk. Emeritor kan de leveranciers automatisch matchen. Verder brengen we de risico-indeling in kaart met de bijbehorende uitgaven en leveranciers. Ook hebben we vergelijkingsmateriaal uit de sector. Tot slot kunnen we u ondersteunen bij het vaststellen en uitrollen van uw MVI-beleid.

Wilt u eerst nog meer weten over dit actuele onderwerp? Download dan onze whitepaper over MVI.

 

Januari 2020 | Edwin Bijlsma

Posted on by
Judie-Agterof

De vraag is of de klant korting krijgt op marktconforme brutoprijzen. Of zijn er ‘speciale’ brutoprijzen om rekening mee te houden?

Judie Agterof - Inkoopadviseur

Komt u weleens een kortingspercentage van 90% tegen? Bij het kopen van een brood of broek is dit echt onrealistisch. De winkelier geeft u geen korting van 90% op een broek en de bakker verkoopt ook geen volkoren bruin met 60% korting.

Korting op de inkoopprijs

In de private markt, en dan vooral in de technische hoek, is een hoge korting niet ongewoon. De inkoopprijs van bijvoorbeeld bevestigingsmiddelen ligt vaak vele malen lager dan de verkoopprijs. De vraag is of de klant korting krijgt op marktconforme brutoprijzen. Of zijn er ‘speciale’ brutoprijzen om rekening mee te houden?

Wat zijn speciale brutoprijzen? Hiermee bedoelen we een prijs met korting die speciaal voor uw offerte is opgesteld. Het lastige is dat er vaak geen standaard brutoprijslijst bestaat om het ingediende kortingspercentage op toe te passen. Vraag daarom een brutoprijslijst op bij de uitvraag van de producten, zodat u hier inzicht in krijgt. Nu zitten we nog met de vraag wat een kortingspercentage nu eigenlijk zegt. Uiteindelijk gaat het om een passende nettoprijs en die wordt niet per definitie gerealiseerd door een hoog kortingspercentage.

Korting bij aanbesteding

Tijdens een aanbestedingsprocedure kan een relatief hoog kortingspercentage (denk aan 90%) mogelijk als manipulatief en niet marktconform worden gezien. Dit betekent dat een inschrijver de beoordelingsmethode frustreert door een tarief aan te bieden dat niet kostendekkend is. Hierdoor kan de inschrijver eigenlijk niet leveren tegen de aangeboden prijs.

Bij een hoog kortingspercentage kunt u verifiëren hoe de inschrijver de continuïteit van haar bedrijfsvoering borgt. Daarnaast is het mogelijk vooraf te beschrijven dat prijzen onder de inkoopprijs van de leverancier niet zijn toegestaan en vast te leggen hoe u de marktconformiteit toetst. Ondanks deze maatregelen blijft het een uitdaging om vooraf of tijdens de beoordeling vast te stellen welke kortingspercentages onrealistisch of manipulatief zijn. Door marktonderzoek of een marktconsultatie krijgt u meer inzicht in de markt. Hiermee worden de gebruikelijke kortingspercentages echter geen exacte wetenschap.

Inkoop plus model

Om de discussie over kortingspercentages te voorkomen wordt tegenwoordig vaak het inkoop plus model gebruikt. Daarbij geeft de inschrijver haar inkoopprijs plus een opslag of marge die zij nodig heeft per product op. Om duidelijkheid te krijgen over de inkoopprijs van de inschrijver kunt u een accountant inschakelen. Die kan voor u de inkoopprijs van de inschrijver controleren.

Korting onrealistisch of niet?

Het antwoord op de vraag of een hoog kortingspercentage onrealistisch of zelfs manipulatief is, hangt af van de situatie. In sommige situaties wordt een hoog kortingspercentage als manipulatief beoordeeld. Probeer een te hoog kortingspercentage daarom te voorkomen. Vraag altijd een brutoprijslijst op en ga na of het inkoopplus model uitkomst biedt voor uw uitvraag.

Posted on by
Maarten Erasmus

Het is nodig om harde afspraken te maken over terugname of eigendom van de materialen.

Maarten Erasmus - Managing Consultant

2 december 2019 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

“Hoe overtuig ik mijn opdrachtgever om circulair in te kopen?” Dit was één van de vragen die voorbijkwam op een middagje sparren bij de Green Deal Circulair Inkopen.

De vraag kwam van een enigszins wanhopig bouw- en ingenieursbureau, dat er maar niet in slaagde om circulaire projecten aan de man te brengen, ondanks de inspanningen van de ingenieurs en de welwillendheid van de toeleveranciers in de keten.

Uit de gesprekken daarna, kwam al snel een oorzaak van het probleem bovendrijven: de opdrachtgever durft niet. Of die vaststelling terecht was of niet laat ik even in het midden. Maar het werd wel duidelijk dat opdrachtgevers niet staan te springen om in circulaire projecten te stappen. Je zou dit kunnen afdoen als koudwatervrees, durft niet, snapt het niet, wil het niet snappen, maar dat is misschien iets te makkelijk.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Posted on by
Mireille Vrijenhoek

Als je de volgende keer gaat inkopen denk dan eerst aan de moraal, en dan aan het eten!

Maarten Erasmus - Managing Consultant

9 oktober 2019 | Mireille Vrijenhoek | Publicatie: Facto.nl

Een derde van alle voedselproductie wereldwijd wordt verspild. Sustainable Development Goal 12.3 vraagt om een halvering van voedselverspilling in 2030. Jaarlijks gaat er per persoon 40 kilo eetbaar voedsel in de afvalbak (circa 140 euro!). Bijna driekwart daarvan is brood, zuivel, groente en fruit.

Voedselverspilling heeft een enorme impact op het milieu. Door het weggooien gaan ook alle grondstoffen en energie die nodig waren om deze producten te telen, vervoeren, koelen, bewerken en verpakken verloren. Die energie komt vooral van fossiele brandstoffen!

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Posted on by
Fulco-van-Esveld

Het belang van de inkoopfunctie binnen ondernemingen is sterk gegroeid. Een goede reden om dieper in deze materie te duiken.

Fulco van Esveld - Directeur Privaat

9 september 2019 | Fulco van Esveld

De inkoopquote is een maat voor de bijdrage die leveranciers leveren aan het product (of dienst) van de organisatie. Waarom is dit kengetal belangrijk, hoe valt het te optimaliseren en wat is de rol van de afdeling Inkoop?

Veel bedrijven vinden het nog steeds moeilijk om hun inkoopkosten onder controle te krijgen. Daarvoor zijn verschillende redenen. Allereerst zien we dat ondernemingen relatief gezien steeds meer zijn gaan inkopen. Bedrijven concentreren zich op hun kernactiviteiten en alles wat daar niet toe behoort, besteedt men uit. Daardoor stijgen de externe uitgaven aan producten en diensten. Dit uit zich in een constante druk op het kostenniveau, de kwaliteit van geleverde diensten en het beheersen van risico's, met als gevolg dat dat veel organisaties hogere eisen aan de inkoopfunctie gaan stellen. In de praktijk zien we dat de organisatorische aanpassingen die nodig zijn om de groeiende inkoopuitgaven onder controle te houden, achterblijven, in zowel kwalitatief als kwantitatief opzicht.

Wat is de inkoopquote?

Hogere externe uitgaven aan producten en diensten komen tot uitdrukking in de zogenaamde inkoopquote. De inkoopquote is het bedrag aan inkoopuitgaven, uitgedrukt als percentage van de omzet van een onderneming. De inkoopquote varieert van gemiddeld 30-40%, bijvoorbeeld bij de overheid en zakelijke dienstverleners, tot ruim 80% bij productiebedrijven en retailers.

Een hoge inkoopquote laat zien dat het belang van de inkoopfunctie binnen ondernemingen sterk is gegroeid. Een goede reden om dieper in deze materie te duiken. Laten we beginnen met de vraag waarom de inkoopquote zo’n nuttig instrument is.

Waarom is de inkoopquote belangrijk?

Allereerst komt het nut van de inkoopquote tot uiting in zijn eenvoud. In één enkel percentage kunt u aantonen wat financieel gezien de impact van inkoop is op een organisatie. Daarbij kan gemakkelijk een vergelijking worden gemaakt met andere afdelingen, omdat ook veel andere kengetallen zijn gebaseerd op de omzet.

Intuïtief denken veel mensen hoe lager de inkoopquote, des te beter het is. Dat verschilt echter per situatie. Stel, u weet de totale inkoopuitgaven van de organisatie te verlagen, bij een gelijkblijvende hoeveelheid aan ingekochte producten en diensten, zonder in te boeten op de kwaliteit. Hiermee wordt een lagere inkoopquote gerealiseerd en dat is positief. Het verschil tussen omzet en inkoopkosten wordt immers groter, en daarmee de winst.

Een hoge inkoopquote kan echter evengoed gebaseerd zijn op een weloverwogen strategische beslissing. Als een hoge inkoopquote het gevolg is van het gestructureerd doorlopen van een insource-outsource afweging, dan is dit hoge percentage geen bezwaar. Zo komen we in de aannemerij inkoopquotes van meer dan 80% tegen. Het gaat dan om bedrijven die alleen het ontwerp en management over een bouwproject voeren en de rest uitbesteden aan onderaannemers en onderonderaannemers. Het is dan een bewuste keuze om zelf niet te investeren in bepaalde activiteiten, omdat externe partijen zowel qua prijzen als dienstverlening een betere kosten-baten verdeling opleveren.

Wat is de rol van de afdeling Inkoop?

In zijn algemeenheid kunnen we zeggen dat als de inkoopquote groeit, ook de behoefte aan een goed georganiseerde inkoopfunctie groeit. Dit behoeft waarschijnlijk weinig toelichting. Naarmate de inkoopuitgaven stijgen wordt meer gevraagd van de inkoopafdeling, in kwantitatief maar ook in kwalitatief opzicht.

Een ander aspect van de toegevoegde waarde van Inkoop is vaak onderbelicht. Bij het optimaliseren van de inkoopquote is het zinvol om Inkoop te betrekken bij strategische keuzes van de organisatie.

Zo zou het de verantwoordelijkheid van Inkoop moeten zijn om een goede inventarisatie en analyse van de leveranciersmarkt te maken, om te komen tot een goede afweging van insourcen of outsourcen. Later in het traject is het aansturen van geselecteerde leveranciers een belangrijke taak voor deze vakmensen. Daarbij moet worden geborgd dat de afgesproken dienstverlening wordt geleverd, tegen de juiste condities .

Download de whitepaper

De inkoopquote is maar één van de elementen die de cruciale rol van Inkoop binnen moderne organisaties illustreren. Meer weten over de inkoopquote en het strategisch belang van inkoop? Download dan onze whitepaper ‘De impact van inkoop’.

 

 

Posted on by
Maarten Erasmus

Het heeft zin om het gebruik van grondstoffen te laten meewegen in de selectie van nieuwe leveranciers.

Maarten Erasmus - Managing Consultant

28 augustus 2019 | Maarten Erasmus

Wanneer zorgorganisaties hun beleid vaststellen voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, kunnen zij zich het beste richten op uitputting van grondstoffen. Dit is, kijkend naar de hoogte van de uitgaven, het meest voorkomende risico bij hun leveranciers. Het heeft dus zin om het gebruik van grondstoffen te laten meewegen in de selectie van nieuwe leveranciers. Het pleit er ook voor om voorrang te geven aan circulair inkopen. Dit is dé manier om het grondstofgebruik te verminderen, niet zelden tegen lagere kosten.

201908-ME-Risicoos-MVI
Bron: De nieuwe spendanalyse, Emeritor, sectorbenchmark onder care-instellingen met overwegend Nederlandse leveranciers (VVT 65%; GGZ 20%; GHZ 15%; boekjaar 2018)

Zwaar of gevaarlijk werk staat op de tweede plaats. Kijkend naar het aantal leveranciers zelfs op de eerste. In hoeverre de leveranciers daadwerkelijk blootstaan aan zwaar of gevaarlijk werk laten de cijfers niet zien. Om dit te meten zal de zorgorganisatie zelf informatie moeten verzamelen over de leveranciers waar dit risico speelt.

Het risico op milieuvervuiling staat op de derde plaats en is voor inkopers lastiger te beïnvloeden omdat dit vaak dieper in de keten speelt, buiten het gezichtsveld van de eindklant. Omdat er een overlap is met het gebruik van grondstoffen, is het verstandig om eerst daar de pijlen op te richten.

De categorie CO2-uitstoot bevat hier alleen het gebruik van energie. In dit geval door leveranciers. Productgebonden CO2 uitstoot is een aparte categorie en staat op de 9e positie.
Op de vijfde plaats staat het risico op oneerlijke handel. Dit is een onderwerp waar inkoop sterke invloed op heeft en zelfs soms de indirecte oorzaak is. Gezien de impact in zowel uitgaven als aantal leveranciers is dit zeker een aspect dat in het inkoopbeleid meegenomen mag worden.

Posted on by

juli 2019 | Edwin Bijlsma

In aansluiting op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is ook Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) in opmars. Veel organisaties zijn enthousiast, maar vaak schort het nog aan de uitvoering. Wat zijn de randvoorwaarden voor een succesvolle MVI-implementatie?

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat bij inkoopbeslissingen niet alleen wordt gelet op de prijs, kwaliteit en levertijd van een product; ook sociale en milieuaspecten worden meegenomen. Inkopers voor organisaties die MVI-doelstellingen hebben geformuleerd, letten onder meer op de volgende zaken:

  • impact op het milieu van de fabricage of het vervoer van een product;
  • in hoeverre is de oplossing circulair;
  • de vraag of een product met gebruikmaking van kinderarbeid is gefabriceerd;
  • andere werkomstandigheden bij de leverancier, zoals dwangarbeid, slavernij, hongerlonen en discriminatie;
  • eventuele corruptie in de keten.

Green Deal Circulair Inkopen

Er zijn diverse initiatieven gelanceerd om inkoop maatschappelijk verantwoord te maken. Zo is daar het programma Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, met als ambitie dat MVI eind 2020 de norm is binnen alle gemeenten, provincies en waterschappen.

Andere initiatieven zijn het MVO-Register en de Green Deals. Emeritor is kennispartner van de Green Deal Circulair Inkopen. Hierin hebben publieke en private organisaties met elkaar afgesproken de circulaire economie aan te jagen met hun inkoopbeleid.

6 randvoorwaarden

Deze veelheid aan initiatieven illustreert het enthousiasme dat bestaat voor duurzamer en eerlijker inkopen. Toch zie ik in de praktijk dat succesvolle MVI-implementaties zeldzaam zijn. De animo is er wel, maar aan een aantal randvoorwaarden wordt simpelweg niet voldaan. Hoe moet het dan wel? Hieronder schets ik de vereisten voor een succesvolle MVI-implementatie:

  1. MVI vergt een bepaalde volwassenheid van uw inkoop. Om uw inkoopniveau vast te stellen, hebben wij het Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel ontwikkeld. Als uw inkoopniveau nog te laag is, betekent dit helaas dat u uw MVI-ambities niet (volledig) zult waarmaken. Voor meer informatie over ons Inkoopvolwassenheidsmodel verwijs ik u graag naar onze whitepaper over dit onderwerp.
  2. Organisatiedoelstellingen moeten worden vertaald naar inkoopbeleid. Ik zie met name bij gemeenten dat dit vaak niet gebeurt. In de collegeprogramma’s zijn tal van ambities op het gebied van duurzaamheid, circulariteit, milieu of de inclusieve maatschappij te lezen, maar een concrete vertaling naar inkoop ontbreekt veelal. Zonder het vastleggen van afspraken, bijvoorbeeld met welke leveranciers mag worden gewerkt, blijven MVI-doelstellingen een dode letter.
  3. Iedereen die inkoop-gerelateerde beslissingen neemt binnen de organisatie moet bij MVI worden betrokken. Te vaak zie ik echter dat de spelregels achter het bureau worden opgesteld, vervolgens worden vastgesteld door het managementteam en daar eindigt het dan. Wilt u van MVI echt een succes maken, dan moet u dit vertalen in processen en procedures, inclusief controles op het naleven van de spelregels.
  4. Om MVI-doelstellingen te behalen is het cruciaal de juiste kennis en kunde in huis te hebben. De inkoopfunctie is niet alleen de motor van veel kostenbesparingen en het managen van risico’s, maar ook van MVI. Over de toegevoegde waarde van een professionele inkooporganisatie leest u meer in onze nieuwe whitepaper.
  5. Een uitdaging die zeker moet worden overwonnen, is de financiering van maatschappelijk verantwoord inkopen. MVI hoeft niet duurder te zijn dan de circulaire, milieuvriendelijke alternatieven, maar vaak hebben de contracten wel een langere looptijd. Met name bij publieke organisaties vraagt dit om een andere manier van financieren dan de jaarlijkse budgettering. Of tenminste moeten de kosten van een (circulaire) oplossing op basis van totale kosten van gebruik worden meegewogen.
    U moet niet alleen kijken naar de benodigde investering en of het investeringsbudget wel toereikend is. Met name gebruikskosten en restwaarde bepalen voor een belangrijk deel de totale kosten. Oftewel, beoordeel een oplossing op basis van totale kosten van aanschaf, gebruik en restwaarde. Hiervoor moet u de juiste knowhow in huis hebben óf halen.
  6. Wellicht de belangrijkste voorwaarde is: vertrouwen. Het gaat daarbij om vertrouwen in de samenwerking met de leverancier, over een lange(re) periode, het bespreekbaar maken van zaken die wellicht minder goed lopen en accepteren dat projecten ook kunnen mislukken.

Wilt u als organisatie uw steentje bijdragen aan een duurzamere en socialere wereld, maar voldoet u nog niet aan bovenstaande eisen? Dan kan Emeritor u ondersteunen. We kijken dan samen met u naar de haalbaarheid van uw MVI-doelen, waaronder ook de financiering valt. Vervolgens maken we een plan voor de implementatie van MVI binnen uw organisatie en helpen we u met de uitvoering.

Meer weten? Neem contact met ons op!