Vakidioot aan het woord: Kim Wijbenga

Vakidioot aan het woord: Kim Wijbenga

Kim Wijbenga (23) werkt sinds 2 jaar bij Emeritor. Ze is junior consultant en ondersteunt publieke organisaties met aanbestedingen en inhuur. We zijn trots dat Kim voor ons werkt! In deze aflevering van ‘Vakidioot aan het woord’ deelt Kim haar ervaringen.

Hoe ben je bij Emeritor terechtgekomen?

“Ik rondde aan de Hogeschool Rotterdam de opleiding HBO Logistics Management af. Mijn afstudeeropdracht was bij Tuinderij Vers, waar ik aan de slag ging met de volwassenheid van de inkoopafdeling. Daar kwam ik erachter dat ik inkoop een leuk vak vond, maar nog niet op een vaste plek wilde zitten. Toen ben ik via Google op zoek gegaan naar een organisatie voor inkoopconsultancy en Emeritor stond vrijwel bovenaan.”

 

Op welke manier heb jij je binnen Emeritor persoonlijk kunnen ontwikkelen?

 “Ik hoop dat ik binnenkort de stap van junior naar medior consultant kan zetten. Dat is mijn doel voor dit jaar. Om dit mogelijk te maken begin ik aan een training op het gebied van leiderschap. Ook heb ik binnenkort twee cursusdagen over contractmanagement. Net als elke junior heb ik eerder al interne trainingen gevolgd over Europees aanbesteden, Spendency en Facilitaire inkoop.
Er wordt heel goed geluisterd naar jou als persoon en je krijgt het vertrouwen dat de organisatie het beste met jou als medewerker voorheeft; dat doet Emeritor heel goed.”

Wat maakt jouw baan aantrekkelijk?

“Ik vind de diversiteit het leukst aan mijn baan. Ik wil niet elke dag hetzelfde doen. Ik heb nu veel afwisseling in mijn werkweek. Bij een opdracht voer ik 32 tot 36 uur per week minicompetities uit voor de inhuurdesk. Mijn overige uren ben ik bezig met Europese aanbestedingen bij twee andere opdrachtgevers. Dit doe ik samen met een ervaren collega, waardoor ik veel kan leren.

Als ik een collega nodig heb, weet ik bij wie ik terecht kan; dat is heel fijn. Iedereen binnen Emeritor is heel toegankelijk.”

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Kim Wijbenga

Kim Wijbenga

Inkoopadviseur

Vakidioot aan het woord: Judie Agterof

Vakidioot aan het woord: Judie Agterof

Judie Agterof (33) werkt al meer dan 8 jaar bij Emeritor. Ze ontwikkelde zich van financieel data-analist tot senior consultant. In die rol ondersteunt ze publieke organisaties, onder meer met het verbeteren van de inkoopvolwassenheid en Europese aanbestedingen. We zijn trots dat we deze expert zo lang aan ons hebben kunnen binden! In deze aflevering van ‘Vakidioot aan het woord’ deelt Judie haar ervaringen.

Hoe ben je bij Emeritor terechtgekomen?

“Nadat ik de hbo-opleiding Small Business and Retail Management had afgerond, wilde ik nog verder leren en heb ik Bedrijfskunde gedaan. Na het behalen van mijn master ging ik werken bij een detacheringsbureau in de hoek van de zorgverzekeringen. Van daaruit ben ik verder gaan kijken en ik zag een advertentie voor een financieel data-analist bij Emeritor. Ik dacht: nou dat lijkt me wel wat…”

Op welke manier heb jij je binnen Emeritor persoonlijk kunnen ontwikkelen?

“Wanneer de inkoopadviseurs met de financiële analyse aan de slag gingen, kon ik in de rol van financieel data-analist al meekrijgen hoe het inkoopvak in elkaar steekt. Dat sprak me aan en later heb ik de overstap gemaakt naar inkoopadviseur. Ik ben aan de slag gegaan met Europese aanbestedingen. Meer ervaren collega’s zoals Edwin Bijlsma keken uiteraard met me mee, maar ik mocht snel het diepe in.”

Wat maakt jouw baan aantrekkelijk?

“Bij de projecten krijg je overal wat mee van de inhoud, en die kan heel verschillend zijn. Neem mijn werk bij gemeentes: de ene keer heb je het over het onderhoud van de sportvelden, de bomen of de riolering, dan gaat het weer over de opvang van zwerfdieren; er komt van alles voorbij.”

 

Ook niet onbelangrijk: zijn de collega’s bij Emeritor een beetje aardig?

“Het zijn collega’s die je makkelijk kunt bellen en appen; ze staan altijd open voor vragen en helpen je verder. Bovendien weten ze waarover ze het hebben. Dat heeft me wel gebracht tot de kennis die ik nu heb.”
De vraag der vragen: hoe is het Emeritor gelukt om jou al die tijd vast te houden?
“Binnen Emeritor kan er heel veel op het gebied van groei. Dat maakt dat ik het zo naar mijn zin heb.”

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Judie Agterof

Judie Agterof

Senior Inkoopadviseur

Persoonlijke ontwikkeling: dit heeft de Emeritor Academie jou te bieden

Persoonlijke ontwikkeling,

       dit heeft de Emeritor Academie jou te bieden

Bij Emeritor vinden we het belangrijk om de beste professionals aan ons te binden. Daarom staat persoonlijke ontwikkeling hoog bij ons in het vaandel. Dat maakt Emeritor niet alleen een aantrekkelijke werkgever, ons team van inkoopconsultants wordt ook steeds beter. Met de kennissessies en trainingen van de Emeritor Academie blijven ze up-to-date.

  • Word een super user van Purchase-to-Pay pakketten.

  • Verdiep je in de laatste trends op het gebied van ICT-inkoop.

  • Laat je bijpraten over domotica in de zorg door een expert van een grote corporate.

  • Verminder weerstand bij stakeholders tijdens een opdracht.

Het is zomaar een greep uit de onderwerpen die voorbijkomen tijdens de trainingen en kennissessies van de Emeritor Academie. Al sinds 2016 is dit het interne trainingscentrum van Emeritor. Of je nu junior, medior of senior medewerker bent, we weten hoe belangrijk het is dat je op de hoogte blijft van de ontwikkelingen in je vakgebied. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over de Emeritor Academie.

Hoe ziet het aanbod van de Emeritor Academie eruit?

De Emeritor Academie is de vlag waaronder een scala aan interne opleidingsmogelijkheden valt. Zo zijn er de kennissessies die regelmatig op dondermiddag plaatsvinden. Deze korte maar krachtige updates worden gegeven door:

  • óf een interne expert die vertelt over zijn expertise (zoals Marcom, Logistiek, de spendanalyse of Europees aanbesteden);

  • óf een externe spreker die ons bijpraat over ontwikkelingen op de markt; denk aan een leverancier die ons meeneemt door de nieuwste update van een software-oplossing of een advocaat die de laatste inzichten rondom rechtmatigheid en aanbesteden toelicht

Daarnaast bieden we in-company trainingen door externe opleiders aan. Deze cursussen duren een dag of twee en kunnen gaan over zowel praktische onderwerpen (zoals SharePoint) als soft skills (zoals: hoe krijg je stakeholders mee in een project?) en vakinhoudelijke trainingen zoals contractmanagement.

 

Hoe worden de onderwerpen voor de Emeritor Academie geselecteerd?

De inhoudelijke invulling van de Emeritor Academie wordt bepaald door de medewerkers zelf. Zoals HR Manager Lenneke van der Heijden toelicht: “We kunnen het vanuit onze ivoren toren bedenken, maar het is leuker als er sprake is van intrinsieke motivatie.” Dit jaar werd CATS CM geselecteerd voor een in-company training, omdat veel consultants met deze methode voor contractmanagement te maken krijgen.

Kun je als Emeritor-medewerker ook een cursus Spaans of handwerken aanvragen? Helaas… er moet wel altijd een inhoudelijke link met de werkzaamheden zijn; daar heb je als medewerker zelf ook het meeste aan.

Al sinds 2016 is de Emeritor Academie het interne trainingscentrum van Emeritor. Of je nu junior, medior of senior medewerker bent, we weten hoe belangrijk het is dat je op de hoogte blijft van de ontwikkelingen in je vakgebied.

Hoe zit het eigenlijk met het sociale aspect?

Na de online sessies tijdens de coronaperiode vindt de kennisdeling op veler verzoek vaak weer plaats op kantoor, met een hapje en een drankje. Dat blijft de beste manier om van elkaar te leren en de team spirit te versterken.
Bijzondere aandacht verdient wel Emeritor Way. In deze twee dagen worden nieuwe collega’s (zowel consultants als ondersteunende collega’s) op een externe locatie wegwijs gemaakt in de diensten en expertisegebieden van Emeritor. Ook aan de innerlijke mens wordt gedacht, in de vorm van een heerlijk diner en gezelligheid. Meestal wordt er ook een gastspreker uitgenodigd.

 

Zijn er nog andere opleidingsmogelijkheden binnen Emeritor?

Jazeker! Zo krijgen al onze junioren een eigen budget om met hun persoonlijke ontwikkeling aan de slag te gaan. Daarnaast kunnen we elk jaar aan enkele medewerkers een individuele, externe opleiding aanbieden. Zo heeft de ene collega bedrijfskunde gestudeerd. Een andere collega heeft de mogelijkheid gehad om zijn NEVI-2 diploma te halen.

 

Spreekt Emeritor jou aan als werkgever?

Ben je na het lezen van dit verhaal enthousiast geworden? Misschien zijn wij dan wel een goede match. Neem vrijblijvend contact met ons op of reageer op een van onze vacatures. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure of over een bepaalde functie, bel of WhatsApp je met Lenneke van der Heijden, via 06 – 44 65 00 63.

De interim procurement managers van Emeritor: het beste van twee werelden

De interim procurement managers van Emeritor: het beste van twee werelden

Wie op zoek is naar een ervaren procurement manager, kan die inhuren via Emeritor. Sinds kort heeft ook een aantal van de beste zelfstandige professionals zich bij ons aangesloten. Een win-win situatie: we maken gebruik van elkaars kennis en ervaring en profiteren van elkaars netwerk voor extra business. Onze Algemeen Directeur Karin Brommer en Interim Procurement Manager Vicky Wagemakers lichten het innovatieve netwerk toe.

Wat is de meerwaarde van interim procurement managers?

Vicky Wagemakers: “Interim procurement managers worden met name ingezet om verandering te brengen, de inkoopfunctie te verbeteren en om een transitie in de organisatie te realiseren. Voorbeelden hiervan zijn het opzetten van inkoopfuncties en -afdelingen. Hierbij wordt de focus gelegd op de organisatiedoelstellingen. Er wordt dus niet alleen gekeken naar de operationele en tactische kant van inkoop, maar er wordt met name een koppeling gelegd naar de bedrijfsstrategie en doelstellingen.”

 

Hoe ontstond het idee voor een netwerk van zelfstandige professionals?

Karin Brommer: “Wij vroegen ons af: hoe kunnen we mensen meer bij ons bedrijf betrekken, terwijl ze wel zelfstandig kunnen blijven? Ons antwoord op die vraag was: laten we mensen aan ons binden door het uitwisselen van kennis en ervaringen. Wij zijn erachter gekomen dat er geen netwerken zijn voor interimmanagers, zij werken vaak alleen en alleen is ook maar alleen… Als lid van ons netwerk kan je altijd met ons sparren, ook als je een opdracht hebt die niet via Emeritor loopt.”

Welke vaardigheden worden van een professional verwacht als ze zich bij het netwerk willen aansluiten?

Karin: “Interim procurement managers die zich bij Emeritor hebben aangesloten zijn toppers op hun vakgebied en bieden meer toegevoegde waarde dan de gemiddelde inkoper door hun visie en aanpak. Ze zijn communicatief vaardig, innovatief en in staat om een goed eindresultaat neer te zetten waar de klant nog jarenlang zijn voordeel uit kan halen. Ook hebben zij minimaal 20 jaar werkervaring, wat zorgt voor senioriteit en maatwerk binnen elk (complex) vraagstuk.”

 

Wat is het voordeel voor jullie klanten van deze samenwerking?

Vicky: “Ik zie het als het beste van twee werelden: organisaties krijgen niet alleen een ervaren interim procurement manager, maar ook de tools en templates van Emeritor. Bovendien weet je als klant dat de interimmanager te rade kan gaan bij een hele reeks experts binnen Emeritor en het netwerk, die elk hun eigen expertises hebben.”
Karin: “Bovendien weet je als opdrachtgever altijd waar je aan toe bent: bij Emeritor maken wij een inschatting van hoe lang een opdracht gaat duren en is er altijd de mogelijkheid om op of af te schalen indien nodig. Hiermee dragen we zorg voor flexibiliteit, wat in de dynamische wereld van onze klant regelmatig nodig is…”

 

Wat kunnen we verder van het professionalsnetwerk verwachten?

Karin: “Wij hebben afgesproken om drie keer per jaar met onze interim procurement managers bij elkaar te komen. Emeritor organiseert en faciliteert deze bijeenkomsten, maar gezamenlijk bepalen we de onderwerpen die relevant zijn. Dat geeft ook ruimte voor tegengas; er moet gespard kunnen worden over de inhoud. Zo ben ik benieuwd naar de mening van de professionals over onze modellen.”

Het raakvlak tussen management, commercie en Human Resources is de rode draad in de carrière van Karin Brommer, Algemeen Directeur van Emeritor. Op haar cv staan leidinggevende functies bij bekende consultancy- en detacheringbureaus en activiteiten als ondernemer in Spanje en Groot-Brittannië. Sinds 2015 werkt Karin bij Emeritor.

Vicky Wagemakers ging 22 jaar geleden direct vanuit de schoolbanken bij Emeritor werken, waar ze opklom van Junior via Medior tot Senior Consultant. Inmiddels heeft ze ervaring met alle facetten van het inkoopvak bij de meest uiteenlopende organisaties en heeft ze de stap gemaakt om als ZZP-er verbonden te blijven bij Emeritor en het Interim Procurement Managers netwerk.

Een procurement manager die weet hoe een organisatie bedrijfsmatig werkt en ook nog een verandering kan bewerkstelligen, die combinatie is lastig te vinden. Maar Emeritor biedt deze professionals aan. Wilt u gebruikmaken van de skills en ervaring van een van onze senior procurement managers? Neem dan contact met ons op.

Dit is de toegevoegde waarde van een interim procurement manager

Dit is de toegevoegde waarde van een interim procurement manager

Wanneer u als organisatie ontdekt dat u de inkoop niet voldoende op orde heeft, begint de zoektocht naar een manager van het juiste strategische niveau. Wel eens overwogen om een interim procurement manager in te schakelen? Twee toppers uit het vak vertellen wat ze voor organisaties als de uwe kunnen betekenen.

Op het gebied van inkopers is de arbeidsmarkt krap. Dat stelt organisaties die hun inkoopproces naar een hoger plan willen tillen voor een aantal uitdagingen. Met name mid market-bedrijven, met zo’n 200 tot 2000 medewerkers, hebben het moeilijk bij het vinden van de juiste mensen.

Greenfield: ad hoc inkoop

De situatie in die organisaties is vaak dat inkoopmedewerkers zich op het tactisch en operationeel niveau bevinden, maar dat strategische expertise ontbreekt. Kortom, het inkopen van dag tot dag (en ook de iets langere termijn) gaat prima, maar het lukt niet om in de waan van de dag stappen te zetten op het gebied van beleid, procesverbetering, automatisering, digitalisering en het goed managen van leveranciers en de afgesloten contracten.

Ook startups en scale-ups in het mid market-segment worstelen veelal met hun inkoop. Het gaat dan om spelers die het goed doen en snel groeien, maar die de ‘achterkant’ van hun organisatie nog niet op orde hebben; het accent ligt op business development en sales. Er wordt vrij ad hoc ingekocht, zonder dat er een gestroomlijnd proces achter zit; de inkoopfunctie is een greenfield.

De oplossing: een interim procurement manager

Om een transitie te realiseren die de inkoopfunctie met al haar facetten naar een hoger plan tilt, hebben organisaties, in ieder geval tijdelijk, iemand nodig met strategische kennis en vaardigheden: een interim procurement manager die de noodzakelijke verandering in de organisatie voor elkaar krijgt.
Emeritor werkt samen met zelfstandige inkoopprofessionals die excelleren in verandermanagement en een brede management- en/of bestuurlijke ervaring hebben, gecombineerd met jarenlange strategische inkoopervaring bij een veelheid aan organisaties. Deze toppers op inkoopgebied maken deel uit van een nieuw netwerk van Emeritor, waarin ze ook van elkaars kennis en ervaring kunnen profiteren.

Eén van hen is Menno van Mastrigt, die benadrukt dat zijn rol niet die van de klassieke inkoopmanager is. “Zoals zo vaak is mijn werk een onderdeel van een groter veranderproces,” vertelt Van Mastrigt. “Ik zie procurement echt als onderdeel van de business. Ik kijk door de hele keten heen en probeer ook altijd aansluiting te vinden bij finance en verkoop om de businessdoelstellingen te realiseren. Kortom, ik probeer inkoop zodanig te positioneren in een organisatie dat het businessmodel, het operating model, beter functioneert.”

 

Partnership met voordelen voor iedereen

Ook Matthijs Creutzberg is aangesloten bij het professionalsnetwerk van Emeritor. Dat heeft veel voordelen voor de klanten, weet hij. “Er worden heel ervaren interimmers op projecten gezet, die weten wat je moet doen om een afdeling efficiënt te laten functioneren en tegelijkertijd een verandering door te voeren. Zo garandeer je snel resultaten en ‘blijft de winkel tijdens de verbouwing gewoon open’.”

Deze professionals kunnen bovendien gebruikmaken van de bewezen effectieve modellen, tools en templates waar Emeritor bekend om staat. Creutzberg is enthousiast over het Emeritor-gedachtegoed. “Ze hebben bijvoorbeeld een goede visie op het inschatten van de volwassenheid van inkooporganisaties en een pragmatische aanpak om deze te verhogen.”

Maar de samenwerking is ook interessant voor de professionals zelf. “Met name kennisdeling en uitwisselen van het netwerk vind ik interessant,” zegt Menno van Mastrigt. “Ik zie andere zelfstandigen nooit als concurrenten. We kunnen elkaar juist versterken in een samenwerkingsverband.”

Zo zal Van Mastrigt, als de situatie zich voordoet, zeker een beroep doen op een collega die gespecialiseerd is in thema’s als NPR (Non-Product Related inkoop) of IT.

Maar wat levert een interimmer eigenlijk op?

Voor veel opdrachtgevers is inkoop aanvankelijk een kostenkwestie. Overigens kan de wens om te besparen al voldoende reden zijn om voor een goede procurement manager te kiezen. Dat neemt niet weg dat inkoop nog veel méér behelst dan kostenbesparingen. Het gaat ook om het verminderen van risico’s: je loopt minder kans op claims en toekomstige kosten.

Een procurement manager die weet hoe een organisatie bedrijfsmatig werkt en ook nog een verandering kan bewerkstelligen, die combinatie is lastig te vinden. Maar Emeritor biedt deze professionals aan. Wilt u gebruikmaken van de skills en ervaring van Matthijs, Menno of een van onze andere senior procurement managers? Neem dan contact met ons op.

4 redenen waarom CLM (Contract Lifecycle Management) Chefsache is!

Vier redenen waarom CLM (Contract Lifecycle Management) Chefsache is!

Organisaties sluiten contracten met anderen om gezamenlijk zo veel mogelijk waarde te scheppen. Dat geldt voor private ondernemingen, maar net zo goed voor overheden, not-for profit organisaties en zorginstellingen! Bijna al onze opdrachtgevers doen al jaren aan “contractmanagement” en hebben daar de organisatie en de systemen voor ingericht.

Hoe definiëren wij CLM?

CLM (Contract Lifecycle Management) definiëren wij als het proces van systematisch, effectief en efficiënt sturen op:

  • de levenscyclus van het contract (voorbereiden, afsluiten, uitvoeren, en verlengen, vernieuwen of beëindigen);
  • de contractafspraken (wat moeten de leverancier én u wanneer doen);
  • de leveranciersprestatie (krijgt u wat u heeft ingekocht?).

De vraag is echter of dat voldoende is om daadwerkelijk die zo vurig gewenste waarde te scheppen. Wat ons betreft is het antwoord “Nee!” Daarom is Contract Lifecycle Management “Chefsache” en verdient het in ieder geval om de 4 volgende redenen wat ons betreft een vaste plek op de agenda van beslissers!

1. Zonder Contract Lifecycle Management ‘loopt de deal leeg’!

Uw leverancier heeft nu eenmaal andere belangen dan u: de leverancier wil zijn marge maximaliseren én tevreden klanten hebben; u wilt een faire prijs betalen én zekerheid krijgen dat u krijgt wat u heeft gevraagd. Als u niet voortdurend in staat bent om vast te stellen of u nog steeds een faire prijs betaalt loopt u het risico dat er geld weglekt naar de leverancier omdat u óf meer voor dezelfde prijs had kunnen krijgen óf omdat u al dan niet ongemerkt steeds meer gaat betalen voor hetzelfde. Denk hierbij aan de standaardbrieven in januari waarin wordt aangekondigd dat de prijzen “zoals u wellicht zult begrijpen” worden verhoogd met x%. Wat ik daar niet van begrijp, is dat er nog steeds organisaties zijn die niet eerst even de indexatieclausule controleren. Als ze het contract al kunnen vinden.

 

2. Zonder Contract Lifecycle Management zit mogelijk uw waardeketen vastgeplakt!

Wat als één of meer van de voor uw waardeketen belangrijkste leverancier niet meer kan leveren zoals afgesproken? Als het goed is heeft u, als die leverancier echt zo belangrijk is, alternatieven, al dan niet “slapend”. Maar u moet dan wel weten wat die alternatieven zijn en wat er voor nodig is om ze te activeren. Om van de situatie dat het alternatieve contract al is afgelopen als u het nodig heeft maar niet te spreken. Ook de situatie dat een leverancier doodleuk meldt dat hij niet meer voor de eerder overeengekomen prijs wil leveren omdat het contract is afgelopen had u kunnen voorkomen als u inzicht had gehad in de binnenkort aflopende contracten. Zulke situaties wilt u voor zijn, nietwaar?

3. Zonder Contract Lifecycle Management is financiële planning & control lastig!

De beroemdste Nederlandse voetballer aller tijden zei het al: ”Als je de bal niet hebt kun je niet scoren!”. Zo is dat ook met financiële planning & control: als je geen zicht heb op de verplichtingen uit lopende contracten kun je de uitgaven en de benodigde liquiditeiten niet plannen en zeker niet beheersen. Over de risico’s als een leverancier onverhoopt niet betaald kan worden maar niet te spreken. Natuurlijk laat u het niet zo ver komen!

 

4. Zonder Contract Lifecycle Management wordt financiële verantwoording onnodig lastig!

Leuk of niet, de accountant kijkt niet alleen maar naar de getrouwheid van de jaarrekening maar vormt zich ook een oordeel over de interne beheersing die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Denk bijvoorbeeld aan de niet uit de balans blijkende verplichtingen uit hoofde van afgesloten contracten zoals bijvoorbeeld leasecontracten. Die moeten wel zonder materiële fouten in de jaarrekening terecht kunnen komen. Zonder goed Contract Lifecycle Management wordt dat lastig. Daarnaast zijn er toezichthouders die eisen stellen aan de bedrijfsvoering, denk aan DNB bij financials. Dan moet het Contract Lifecycle Management in orde zijn! Tot slot: als overheidsorganisaties te veel uitgeven zonder (eventueel rechtmatig aanbesteed) contract kan dat betekenen dat de tolerantiegrens (meestal
rond 2% van de begroting) wordt bereikt en geen goedkeurende accountantsverklaring kan worden afgegeven. Politieke ellende gegarandeerd!

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing consultant

Een vorkheftruck leasen: dit kunt u leren van de autoleasemarkt

Een vorkheftruck leasen: dit kunt u leren van de autoleasemarkt

De markt voor autolease is vele malen groter dan die voor het leasen van Material Handling Equipment, in geld, in omzet en in wielen. Binnen de autolease zijn de bijbehorende processen en procedures ook verder doorontwikkeld. Bij het leasen van een vorkheftruck kunt u veel leren van de autoleasemarkt. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Kansen voor de vorkheftruckmarkt 

Ondernemen is risico’s nemen. Daarbij worden risico’s op het primaire proces eerder geaccepteerd dan op ondersteunende activiteiten. Het managen van het bedrijfswagenpark is zo’n ondersteunende activiteit waarvan risicobeheersing en het creëren van flexibiliteit inmiddels voldoende zijn gewaarborgd. De sector voor het leasen van Material Handling Equipment, zoals vorkheftrucks, loopt hierin echter achter.  

Flexibiliteit wordt door leveranciers van vorkheftrucks doorgaans aangeboden als lease met een langere looptijd of huur met een kortere looptijd. Huur biedt weliswaar flexibiliteit in capaciteit, maar is relatief duur. Juist hier zou de vorkheftrucksector kunnen leren van de autoleasemarkt. Dat kan bijvoorbeeld de volgende vormen aannemen: 

  • Een van de leasevormen voor auto’s is full operational lease, waarbij onderhoud, reparaties en verzekeringen zijn inbegrepen. Bij full operational lease kennen we de gesloten en open calculatie. In het laatste geval ligt het maandelijkse leasetarief vast, gebaseerd op de norm, maar wordt er aan het einde van de leaseperiode een berekening gemaakt van de verschillende componenten.

    Bij de gesloten leasecalculatie betaalt u een van tevoren vastgesteld bedrag gedurende de gehele looptijd. Over tarieven voor de respectievelijke kostencomponenten in het leasebedrag (bijvoorbeeld onderhoud en verzekeringen) worden vaste prijsafspraken gemaakt en de CBS-prijsindex borging is uw zekerheid dat gedurende de overeenkomst de tariefstelling conform de initiële afspraken blijft. Een gesloten calculatie zou ook bij het leasen van vorkheftrucks een uitkomst zijn, om verrassingen op een later moment te voorkomen.

  • De looptijd-draaiuren matrix is een ander instrument uit de autoleasewereld. Dit is leasen met flexibiliteit in de capaciteit, tegen vooraf afgesproken tarieven bij afwijkingen in looptijd of draaiuren. Ook dit instrument heeft de vorkheftruckleasemarkt veel te bieden. Door inzet van de looptijd-draaiuren matrix blijft uw vorkheftruckvloot up-to-date en kan overcapaciteit flexibel worden afgeschaald, blijven uw kosten beheersbaar en worden financiële verrassingen voorkomen.

De expertise van Emeritor

In een markt is er altijd vraag en aanbod, maar als ‘het aanbod’ nog beperkt is zou het misschien een duwtje in de rug moeten krijgen vanuit ‘de vraag’. Met andere woorden, het is bij uitstek de rol van de inkoper over de hierboven aangedragen mogelijkheden in gesprek te gaan met de leveranciers. Ook kunnen zulk soort oplossingen worden opgenomen in een Programma van Eisen of Request for Proposal, dan wel worden besproken in het kader van contract- of leveranciersmanagement.

Emeritor heeft zowel ervaring in het begeleiden van inkoopprojecten voor leaseauto’s als voor Material Handling Equipment. Overweegt u, afhankelijk van uw bedrijfssituatie, om het managen van flexibiliteit en risico in de praktijk te brengen en heeft u daar de kennis of capaciteit niet voor beschikbaar? Emeritor kan hiervoor de juiste expertise leveren en helpt u graag met de selectie van de beste leverancier.

Rob van Dijk

Rob van Dijk

Senior consultant

Met dit instrument wordt leasen flexibel en transparant

Met dit instrument wordt leasen flexibel en transparant

Bij het leasen van bedrijfsauto’s willen bedrijven niet verrast worden door grote naheffingen. Die kunnen het gevolg zijn van een hercalculatie vanwege meer – of minder – kilometers of het vroegtijdig inleveren van de auto. U wilt vooraf weten wat de kosten zijn bij diverse looptijden en kilometrages. Als oplossing voor dit probleem hebben leasemaatschappijen voor auto’s de looptijd-kilometrage matrix ontwikkeld.

Wanneer u de auto inlevert voor de einddatum van het leasecontract, betaalt u voortijdige beëindigingskosten: het verschil tussen de boekwaarde en de verkoopwaarde van de auto. Verkoopwaardes kunnen in de loop van de jaren sterk veranderen en daarmee is het financiële risico dat u loopt groot. Denk aan diesel-uitvoeringen van personenauto’s.

Als de verkoopwaarde bijvoorbeeld € 4.000,- lager is dan de boekwaarde, dan komt dit bedrag voor uw rekening. Daar bovenop komen de management fee en rente berekend zoals deze zouden zijn bij het volledig uitdienen van het leasecontract.

Meer-kilometers zijn duurder

Naast de kosten van voortijdige beëindiging worden in het leasecontract meer- en minder-kilometers afgerekend op basis van de prijs per kilometer. Vaak betaalt u een hoger bedrag per meer-kilometer dan dat u terug krijgt bij minder-kilometers.

Een voorbeeld: stel dat de leasekosten oorspronkelijk zijn vastgesteld op 35.000 km per jaar en u rijdt in werkelijkheid 45.000 km per jaar, dan betaalt u een meerprijs voor 10.000 km. Een bedrag van € 0,35 per meer-kilometer is niet ongebruikelijk, wat neerkomt op € 3.500,- per jaar.

Wanneer u in werkelijkheid slechts 25.000 km per jaar hebt gereden, dan zult u waarschijnlijk niet meer dan € 2.500,- terugkrijgen. Dit omdat het tarief voor minder-kilometers slechts € 0,25 bedraagt.

De voordelen van de looptijd – kilometrage/draaiuren matrix

Als oplossing voor bovenstaande probleem hebben leasemaatschappijen voor auto’s de looptijd-kilometrage matrix ontwikkeld. Bij afspraken door middel van deze matrix krijgt u vooraf wél het gewenste inzicht in de kosten van de auto. Dat werkt als volgt:

Als u een matrix bij het leasecontract heeft afgesproken, weet u vooraf wat de leasetarieven zijn in geval van wijzigingen van de looptijd (bijvoorbeeld van 60 maanden naar 24 maanden) of het aantal kilometers (bijvoorbeeld door meer thuiswerken van 35.000 km naar 25.000 km per jaar).

Het verschuldigde leasetarief leest u rechtstreeks af uit de matrix en geldt vanaf het moment dat u de auto ontving.

Op deze manier kunt u het leasecontract op ieder gewenst moment beëindigen. U rekent altijd af op basis van de werkelijke kilometerstand en looptijd.

De matrix staat daarmee garant voor flexibiliteit en transparantie. Bovendien wordt het risico van fluctuaties in de verkoopwaarde afgewenteld op de leasemaatschappij en betaalt u even veel voor meer- als voor minder-kilometers. De looptijd-kilometrage matrix is dan ook een innovatie die het leasen van auto’s de afgelopen jaren aantrekkelijker heeft gemaakt.

Ook nuttig voor andere sectoren

De looptijd-draaiuren matrix kan ook toegepast worden in andere sectoren, bijvoorbeeld in de logistiek voor het leasen van vorkheftrucks. Dit is nog niet heel gebruikelijk, maar daarom wellicht juist extra aantrekkelijk in uw situatie. Nieuwsgierig naar de toepassing van de looptijd-draaiuren matrix in de markt van Material Handling Equipment (MHE), zoals vorkheftrucks? Zie meer hierover in deze blog.

Overweegt u uw risico’s beter te managen en alle service- en financiële condities te verbeteren, maar heeft u daar de kennis en capaciteit niet voor beschikbaar? Emeritor heeft de juiste expertise in huis en helpt desgewenst bij de realisatie en selectie van de beste leverancier.

Rob van Dijk

Rob van Dijk

Senior consultant

Kopen of leasen van bedrijfsmiddelen: de voor- en nadelen op een rij

Kopen of leasen van bedrijfsmiddelen:
de voor- en nadelen op een rij

Heeft u nieuwe bedrijfsmiddelen nodig? Dan zijn er belangrijke beslissingen te nemen. Eén daarvan is: hoe gaat u die nieuwe vrachtwagen, bestelbus of heftruck financieren? Wilt u die bedrijfsmiddelen kopen of leasen? Hieronder leest u de belangrijkste voor- en nadelen als het gaat om kopen of leasen.

Bedrijfsmiddelen kopen: de voor- en nadelen

Een voor de hand liggende manier om een nieuw bedrijfsmiddel te verkrijgen is deze te kopen. Hiermee bent u in één keer eigenaar en heeft u geen uitstaande lening bij een andere partij.

Beschikt u over voldoende geld dat niet nodig is voor uw bedrijfsvoering? Dan is kopen een goede optie, zeker omdat geld op de bank met de huidige lage rentestand heel weinig opbrengt. Omdat u geen rente betaalt, wat bij lease of huur wel het geval is, weet u direct de totale hoogte van de aanschafprijs voor uw nieuwe bedrijfsmiddel.

Een bijkomende zorg is natuurlijk wel het onderhoud, de verzekeringen en het beheer. Wanneer u alle bedrijfsmiddelen op deze manier aanschaft, moet deze bijkomende zorg intern georganiseerd worden en zijn de toekomstige uitgaven hiervoor onvoorspelbaar en daarmee risicovol.

Financial lease: de voor- en nadelen

Een alternatief voor koop is financial lease. Hiermee doet u niet in één keer een grote investering, maar betaalt u de leasemaatschappij elke maand een vast bedrag voor de afschrijving plus rente. De kosten voor de aankoop van het bedrijfsmiddel worden gespreid over de gekozen looptijd, bijvoorbeeld 60 maanden.
Kortom, financial lease biedt budgetzekerheid en belast de financiën van de organisatie niet al te zwaar. Vanwege de rente, management- en administratiekosten bent u opgeteld wel meer kwijt dan bij aankoop.

Full operational lease: de voor- en nadelen

Full operational lease is een leasevorm inclusief onderhoud, reparaties en verzekeringen. Aan het einde van de overeenkomst kunt u kiezen uit drie opties: aankoop van het materieel, verlengen van het contract of inleveren van het materieel en wisselen voor nieuw.

Het nadeel van full operational lease is vaak dat u vastzit aan de lange looptijd of met hoge afkoopkosten wordt geconfronteerd bij tussentijdse inlevering van het materieel.

Bij full operational lease kennen we de gesloten en open calculatie. Bij de gesloten leasecalculatie met volledig inzicht betaalt u een van tevoren vastgesteld bedrag gedurende de gehele looptijd. Over tarieven voor de respectievelijke kostencomponenten in het leasebedrag (bijvoorbeeld onderhoud, verzekeringen) worden vaste prijsafspraken gemaakt en wordt inzicht gegeven. Daarnaast de CBS-prijsindex borging is uw zekerheid dat gedurende de overeenkomst de tariefstelling conform de initiële afspraken blijft.

De kosten kunnen bij de afgesproken norm, bijvoorbeeld 48 maanden en 35.000 kilometer, niet afwijken van dit bedrag per jaar. Daarnaast kunt u de flexibiliteit vergroten door middel van zogenaamde looptijd-kilometrage -en/of looptijd-draaiuren matrices, waarbij u van tevoren precies weet wat de consequenties zijn bij aanpassingen van de leaseperiode en/of het jaarlijkse aantal kilometers of draaiuren.

Het tegenovergestelde van een gesloten leasecalculatie is een open leasecalculatie. Hierbij ligt het maandelijkse leasetarief ook vast, gebaseerd op de norm, maar wordt er aan het einde van de leaseperiode een berekening gemaakt van de verschillende componenten.

Zelf doen of uitbesteden?

Hebt u binnenkort een nieuw bedrijfsmiddel nodig? Zoals uit het bovenstaande blijkt is kopen zeker niet de enige optie. Maar is uw kennis of capaciteit op het gebied van financiering niet voldoende? Wij helpen u graag bij de selectie van de beste leverancier voor zowel koop als lease.

Rob van Dijk

Rob van Dijk

Senior consultant

3 redenen waarom u een spendanalyse moet uitvoeren

3 redenen waarom u een spendanalyse moet uitvoeren

Hoe krijgen organisaties meer grip op hun inkoop? Daarvoor is niet alleen de juiste informatie nodig, maar ook inzicht. Want de data zijn meestal wel aanwezig, maar hoe die te vertalen naar (relevante) inkoopinformatie? Een spendanalyse biedt uitkomst. We beschrijven de voordelen aan de hand van herkenbare situaties.

Met de spendanalyse – ook wel inkoopuitgaven-analyse genoemd – als vertrekpunt krijgen organisaties weer grip op hun uitgaven. Hierbij wordt de financiële informatie gekoppeld aan een inkoopcategorisering en contracten, zodat deze geschikt wordt gemaakt als managementinformatie. Welke bedragen worden bijvoorbeeld uitgegeven, door wie gebeurt dat, waaraan en bij welke leveranciers?
De spendanalyse bewijst zijn nut op drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel.

 

De spendanalyse op strategisch niveau

Als we het hebben over strategische doelen, is de spendanalyse vooral een nuttig instrument voor het management binnen een organisatie, met name de CFO en inkoopmanagers.
De spendanalyse geeft inzicht in span of control en administratieve belasting van het inkoopproces. Op die manier beschikken beslissers over een onderbouwing voor de inrichting van de inkoop- en administratieve organisatie.

Bovendien worden ook mogelijke kansen en risico’s van leveranciersbijdragen aan organisatiedoelstellingen inzichtelijk gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan de mate waarin leveranciers bijdragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), potentiële leveranciersafhankelijkheid en de mate waarin de organisatie lokale of regionale leveranciers inzet.
Door structureel spendanalyses uit te voeren krijgen de beslissers ook inzicht in trends, bijvoorbeeld op het gebied van kostenontwikkeling of verzwaring van administratieve lasten. Door dit inzicht kan tijdig worden bijgestuurd als dat wenselijk of noodzakelijk is.

 

Strategische doelen in de praktijk

Het management van een zorgorganisatie heeft maatschappelijk verantwoord ondernemen als speerpunt voor het nieuwe jaar geformuleerd. Met name van inkoop wordt verwacht dat duurzaamheid en arbeidsomstandigheden in de keten zwaar wegen bij beslissingen. Maatschappelijk Verantwoorde Inkoop (MVI) is het nieuwe devies.

Maar waar moeten ze beginnen met een inkoop die mens en milieu ten goede komt? Om de huidige situatie in beeld te krijgen huren ze een expert in die een spendanalyse uitvoert. Het is een specifieke analyse waarbij de kostenposten worden gekoppeld aan data van het MVO-Register.

Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hier is een indeling van 23 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.

De spendanalyse brengt veel duidelijkheid: de zorginstelling kan niet anders dan een aantal leveranciers aan de kant zetten die slecht scoren op MVI-gebied. Dan is er nog een aantal partijen dat zich in de gevarenzone bevindt: op duurzaamheid scoren ze matig, maar de medische hulpmiddelen die ze leveren zijn zo cruciaal voor het proces dat een vervanging op dit moment niet opportuun is. Immers, ook MVI moet soms een afweging van belangen zijn.

Maar waar moeten ze beginnen met een inkoop die mens en milieu ten goede komt? Om de huidige situatie in beeld te krijgen huren ze een expert in die een spendanalyse uitvoert. Het is een specifieke analyse waarbij de kostenposten worden gekoppeld aan data van het MVO-Register.

Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hier is een indeling van 23 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.

De spendanalyse brengt veel duidelijkheid: de zorginstelling kan niet anders dan een aantal leveranciers aan de kant zetten die slecht scoren op MVI-gebied. Dan is er nog een aantal partijen dat zich in de gevarenzone bevindt: op duurzaamheid scoren ze matig, maar de medische hulpmiddelen die ze leveren zijn zo cruciaal voor het proces dat een vervanging op dit moment niet opportuun is. Immers, ook MVI moet soms een afweging van belangen zijn.

De spendanalyse op tactisch niveau

Ook voor meerjaren inkoopplannen vormt een spendanalyse de basis. Op dit tactische niveau is het vaak de inkoopmanager die verantwoordelijk is. Hij plant de inkoopkalender in, waarbij vragen aan bod komen als:

  • Welke projecten moeten worden opgepakt in het kader van optimalisatie van budgetten en reductie van inkooprisico’s?

  • Binnen welke inkooppakketten ‘ontbreken’ contracten en/of lopen we (juridische) risico’s?

  • Worden contracten goed uitgenut?

Tactische doelen in de praktijk

Gemeenten en provincies moeten per verslagjaar 2022 zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Een wethouder van een gemeente wil weten of de inkoopfunctie goed functioneert en de gemeente hier geen risico’s op onrechtmatigheid loopt.
Vanaf dat moment laat de wethouder elke drie maanden een spendanalye uitvoeren. Die geeft hem meteen antwoord op de vragen wie de leveranciers zijn, of er een geldig contract is en hoe deze is aanbesteed.

Ontbreekt er een contract, dan moet inkoop samen met de verantwoordelijke afdeling(en) meteen aan de slag om de onrechtmatigheid op te lossen. Op deze manier wordt het bestuur bij de jaarrekening niet verrast en zal de uitkomst van de rechtmatigheidstoets voorspelbaar zijn.

 

De spendanalyse op operationeel niveau

De inkoopfunctie is ook verantwoordelijk voor de operationele aspecten van inkoop. Afhankelijk van de grootte van de organisatie is het de inkoopmanager dan wel een van zijn teamleden die het operationele proces stuurt.

Hier vormt de spendanalyse de basis voor de inrichting van de diverse inkoopstromen en optimalisatie van het bestel- en facturatieproces (Purchase-to-Pay).

 

Operationele doelen in de praktijk

De omzet van een onderneming loopt terug en daarmee de winst. Kostenbesparing moet het bedrijf uit deze impasse halen. De kaasschaaf dan maar hanteren en elke afdeling opdragen 5% minder uit te geven? In plaats daarvan wordt gekozen voor een slimmere aanpak.

De onderneming huurt expertise in op het gebied van inkoop. De ingevlogen consultant maakt een spendanalyse en komt tot de conclusie dat er sprake is van een torenhoge tail spend. Dat zijn alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces. Kenmerkend is dat er gebruikgemaakt wordt van heel veel leveranciers (soms wel 80% van het totaal) met elk maar één of enkele bestellingen met lage inkoopwaarde. Kortom, de onderneming heeft talloze tijdelijke, kleine leveranciers. Dat vergt veel administratieve afhandeling van facturen die binnenkomen.

Samen met de consultant gaat de afdeling Inkoop op zoek naar een manier om de facturenstroom efficiënter in te richten. Gekozen wordt voor een Purchase-to-Pay-proces en -systeem. Dat bespaart niet alleen veel handwerk, maar geeft ook inzicht in bestellingen en inkoopstromen per leverancier.

 

Meer weten over spendanalyses?

Bovenstaande voorbeelden maken het nut van een spendanalyse glashelder. Maar hoe voer je deze taak eigenlijk uit? En welke eisen zijn er verbonden aan de software die u gebruikt? Onze jarenlange ervaring met spendanalyses heeft geresulteerd in een aantal best practices. Die delen we in een gloednieuwe whitepaper. Download ‘De spendanalyse: het vertrekpunt van een professionele inkooporganisatie’ hier.

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek