6 tips voor het inkopen van relatiegeschenken

6 tips voor het inkopen van relatiegeschenken Redactie Inkoopvandaag Relatiegeschenken zijn producten welke bedrukt kunnen worden met een logo of boodschap en als bedankje of cadeau worden gegeven aan (potentiële) klanten. Er zijn vele namen voor deze producten: premiums, relatiegeschenken, reclameartikelen, gifts, gadgets. Voor veel bedrijven gebeurt het inkopen van relatiegeschenken incidenteel en behoort dit … Meer lezen 6 tips voor het inkopen van relatiegeschenken

‘Een inkoopprojectplan, is dat nu echt nodig?’

Om een inkoopproject succesvol uit te voeren is het aan te raden om bij de start een inkoopprojectplan of inkoopstrategie op te stellen en door de interne opdrachtgever goed te laten keuren. Door het opstellen van een dergelijk plan wordt voor alle betrokkenen, de interne opdrachtgever en het projectteam, het inkooptraject inzichtelijk en voorkomt men later tijdens de uitvoering verrassingen.Om dit doel te bereiken worden in het projectplan de volgende zaken opgenomen:

  • Doelstelling en resultaat van het project
    Wat wenst een organisatie te bereiken met het project? Waarom wordt het project gedaan? Aan wie wordt het resultaat (meestal een contract) overgedragen?
  • Scope van het project 
    Wat behoort er tot de scope van het project en wat behoort er niet toe? Door dit duidelijk vast te leggen is ook voor het de interne opdrachtgever helder wat er wel en niet gaat worden ingekocht. Deze scope wordt later uitgewerkt in het ‘Programma van Eisen’.
  • De planning
    Een project in de publieke sector is gebonden aan de regelgeving van de aanbestedingswet en de daarbij behorende termijnen. Door de planning globaal vast te stellen wordt inzichtelijk wanneer het project ongeveer zal zijn afgerond en wanneer de huidige contracten dus moeten zijn opgezegd.
  • Het Budget
    Wat zijn de huidige kosten van het inkooppakket? Wat is het budget van de opdrachtgever voor het project? Wat als dit niet toereikend is? En hoe belangrijk is het budget ten opzichte van de kwaliteit?
  • Relaties met andere projecten
    Welke relatie is er met andere projecten binnen de organisatie? Wanneer het project afhankelijk is van andere projecten kan dit mogelijk de doorlooptijd van het project beïnvloeden omdat het andere project eerst afgerond dient te worden. Niet zelden weten projectgroepleden niet van andere gerelateerde projecten (als bijvoorbeeld een reorganisatie, verhuizing of fusie).
  • Betrokkenen bij het project
    Wie zijn er vanuit de opdrachtgever betrokken bij het project, bijvoorbeeld in de projectgroep? Wat is hun expertise en rol in het project? Wie is de verantwoordelijke en dient zijn goedkeuring te geven en is bevoegd om uiteindelijk het contract te ondertekenen? Is een klankbordgroep gewenst (met een afvaardiging van de medewerkers)? En hoeveel inzet wordt er van ieder projectgroeplid (op welk moment) verwacht?
  • Risico’s
    Welke risico’s kent het project? En welke maatregelen kunnen er getroffen worden om de risico’s te verminderen?

Bovenstaande onderwerpen worden besproken in een kick-off meeting van de projectgroep, waarna er een concept projectplan wordt opgesteld. Het concept plan wordt in het projectteam besproken en verder gefinetuned, waarna het ter accordering wordt voorgelegd aan de interne opdrachtgever. Wanneer de interne opdrachtgever akkoord gaat is voor iedereen die bij het project betrokken is helder door wie het project wordt uitgevoerd, op welke wijze, binnen welke termijn, met welk budget en wat het te verwachten eindresultaat van het project is. Het project kan gestart worden en zal veel soepeler verlopen dan een project zonder projectplan.

De vijf basisprincipes van een goed Programma van Eisen

Bij inkooptrajecten is het wenselijk over een goed programma van eisen te beschikken (een PvE). Het opstellen van een goed PvE is niet makkelijk, zeker niet als dit gedaan wordt door mensen die dit niet eerder hebben gedaan. En vaak is dat het geval; Het opstellen van een PvE wordt vaak gedaan door de ‘inhoudelijk deskundige’, degene die het meeste met het onderwerp van doen heeft, dan wel degene die hier binnen de organisatie voor verantwoordelijk is.

Meer lezenDe vijf basisprincipes van een goed Programma van Eisen

Beheersing van (inter)nationale indirecte kosten in 6 stappen

Hoe volwassen de inkoopfunctie voor de productie gerelateerde goederen is, zo tegengesteld is het vaak voor de niet productie gerelateerde goederen (NPR). Er is in het algemeen veel minder aandacht en minder inkoopexpertise voor de ondersteuning van budgethouders bij het definiëren van inkoopstrategieën voor bijvoorbeeld ICT, Facilitair, HR en Marketing kosten.

Meer lezenBeheersing van (inter)nationale indirecte kosten in 6 stappen

Zeven drogredenen om geen vaste prijs per medewerker te hanteren

Met de opkomst van prestatieinkoop vragen inkopers steeds vaker aan hun leveranciers of ze mee willen denken over manieren om efficiënter in te kopen. Als ik voorstel een vaste prijs per medewerker te introduceren, stuit ik soms op weerstand. En dat terwijl dit principe juist voor een productgroep als kantoorartikelen veel winst op kan leveren. Vanwege de kleine orders worden er bij kantoorartikelen namelijk heel veel proceskosten gemaakt. Die kun je met een vaste prijs per medewerker minimaliseren. En doordat kantoorartikelen verre van een bedrijfskritisch product zijn, beschikt de leverancier vaak over meer productkennis dan de inkoper. In deze blog reken ik dan ook graag af met zeven veelvoorkomende drogredenen om niet voor een vaste prijs per medewerker te kiezen.

Meer lezenZeven drogredenen om geen vaste prijs per medewerker te hanteren

Vijf tips voor succesvol aanbesteden van kantoorartikelen

Als manager van de bid- en tenderafdeling van een grote kantoorartikelenleverancier zie ik dagelijks aanbestedingen voor kantoorartikelen voorbij komen. Van complexe Europese aanbestedingen voor overheidsorganisaties tot kleine tenders van commerciële bedrijven. De laatste jaren zijn bestekken over het algemeen professioneler en completer geworden. Toch merk ik dat inkopers de productgroep kantoorartikelen nog altijd lastig vinden. En met onduidelijke tenderdocumentatie is het voor ons moeilijk om het juiste aanbod te doen. Daarom geef ik graag vijf tips voor een succesvolle aanbesteding van kantoorartikelen.

Meer lezenVijf tips voor succesvol aanbesteden van kantoorartikelen

10 Verborgen kosten

In het dagelijks beoefenen van het inkoopvak loop ik regelmatig tegen wel heel bijzondere manieren aan om het verdienmodel voor de verkoper aantrekkelijker te maken. Kosten, of beter gezegd verborgen opbrengsten voor de leverancier, die je als inkoper in eerste instantie, als onbekende in de materie, niet ziet, maar die er vaak wel zijn. Onderstaand een top 10 van verborgen kosten die je zomaar kunt tegenkomen.

Meer lezen10 Verborgen kosten