Met dit instrument wordt leasen flexibel en transparant

Met dit instrument wordt leasen flexibel en transparant

Bij het leasen van bedrijfsauto’s willen bedrijven niet verrast worden door grote naheffingen. Die kunnen het gevolg zijn van een hercalculatie vanwege meer – of minder – kilometers of het vroegtijdig inleveren van de auto. U wilt vooraf weten wat de kosten zijn bij diverse looptijden en kilometrages. Als oplossing voor dit probleem hebben leasemaatschappijen voor auto’s de looptijd-kilometrage matrix ontwikkeld.

Wanneer u de auto inlevert voor de einddatum van het leasecontract, betaalt u voortijdige beëindigingskosten: het verschil tussen de boekwaarde en de verkoopwaarde van de auto. Verkoopwaardes kunnen in de loop van de jaren sterk veranderen en daarmee is het financiële risico dat u loopt groot. Denk aan diesel-uitvoeringen van personenauto’s.

Als de verkoopwaarde bijvoorbeeld € 4.000,- lager is dan de boekwaarde, dan komt dit bedrag voor uw rekening. Daar bovenop komen de management fee en rente berekend zoals deze zouden zijn bij het volledig uitdienen van het leasecontract.

Meer-kilometers zijn duurder

Naast de kosten van voortijdige beëindiging worden in het leasecontract meer- en minder-kilometers afgerekend op basis van de prijs per kilometer. Vaak betaalt u een hoger bedrag per meer-kilometer dan dat u terug krijgt bij minder-kilometers.

Een voorbeeld: stel dat de leasekosten oorspronkelijk zijn vastgesteld op 35.000 km per jaar en u rijdt in werkelijkheid 45.000 km per jaar, dan betaalt u een meerprijs voor 10.000 km. Een bedrag van € 0,35 per meer-kilometer is niet ongebruikelijk, wat neerkomt op € 3.500,- per jaar.

Wanneer u in werkelijkheid slechts 25.000 km per jaar hebt gereden, dan zult u waarschijnlijk niet meer dan € 2.500,- terugkrijgen. Dit omdat het tarief voor minder-kilometers slechts € 0,25 bedraagt.

De voordelen van de looptijd – kilometrage/draaiuren matrix

Als oplossing voor bovenstaande probleem hebben leasemaatschappijen voor auto’s de looptijd-kilometrage matrix ontwikkeld. Bij afspraken door middel van deze matrix krijgt u vooraf wél het gewenste inzicht in de kosten van de auto. Dat werkt als volgt:

Als u een matrix bij het leasecontract heeft afgesproken, weet u vooraf wat de leasetarieven zijn in geval van wijzigingen van de looptijd (bijvoorbeeld van 60 maanden naar 24 maanden) of het aantal kilometers (bijvoorbeeld door meer thuiswerken van 35.000 km naar 25.000 km per jaar).

Het verschuldigde leasetarief leest u rechtstreeks af uit de matrix en geldt vanaf het moment dat u de auto ontving.

Op deze manier kunt u het leasecontract op ieder gewenst moment beëindigen. U rekent altijd af op basis van de werkelijke kilometerstand en looptijd.

De matrix staat daarmee garant voor flexibiliteit en transparantie. Bovendien wordt het risico van fluctuaties in de verkoopwaarde afgewenteld op de leasemaatschappij en betaalt u even veel voor meer- als voor minder-kilometers. De looptijd-kilometrage matrix is dan ook een innovatie die het leasen van auto’s de afgelopen jaren aantrekkelijker heeft gemaakt.

Ook nuttig voor andere sectoren

De looptijd-draaiuren matrix kan ook toegepast worden in andere sectoren, bijvoorbeeld in de logistiek voor het leasen van vorkheftrucks. Dit is nog niet heel gebruikelijk, maar daarom wellicht juist extra aantrekkelijk in uw situatie. Nieuwsgierig naar de toepassing van de looptijd-draaiuren matrix in de markt van Material Handling Equipment (MHE), zoals vorkheftrucks? Zie meer hierover in deze blog.

Overweegt u uw risico’s beter te managen en alle service- en financiële condities te verbeteren, maar heeft u daar de kennis en capaciteit niet voor beschikbaar? Emeritor heeft de juiste expertise in huis en helpt desgewenst bij de realisatie en selectie van de beste leverancier.

Rob van Dijk

Rob van Dijk

Senior consultant

Kopen of leasen van bedrijfsmiddelen: de voor- en nadelen op een rij

Kopen of leasen van bedrijfsmiddelen:
de voor- en nadelen op een rij

Heeft u nieuwe bedrijfsmiddelen nodig? Dan zijn er belangrijke beslissingen te nemen. Eén daarvan is: hoe gaat u die nieuwe vrachtwagen, bestelbus of heftruck financieren? Wilt u die bedrijfsmiddelen kopen of leasen? Hieronder leest u de belangrijkste voor- en nadelen als het gaat om kopen of leasen.

Bedrijfsmiddelen kopen: de voor- en nadelen

Een voor de hand liggende manier om een nieuw bedrijfsmiddel te verkrijgen is deze te kopen. Hiermee bent u in één keer eigenaar en heeft u geen uitstaande lening bij een andere partij.

Beschikt u over voldoende geld dat niet nodig is voor uw bedrijfsvoering? Dan is kopen een goede optie, zeker omdat geld op de bank met de huidige lage rentestand heel weinig opbrengt. Omdat u geen rente betaalt, wat bij lease of huur wel het geval is, weet u direct de totale hoogte van de aanschafprijs voor uw nieuwe bedrijfsmiddel.

Een bijkomende zorg is natuurlijk wel het onderhoud, de verzekeringen en het beheer. Wanneer u alle bedrijfsmiddelen op deze manier aanschaft, moet deze bijkomende zorg intern georganiseerd worden en zijn de toekomstige uitgaven hiervoor onvoorspelbaar en daarmee risicovol.

Financial lease: de voor- en nadelen

Een alternatief voor koop is financial lease. Hiermee doet u niet in één keer een grote investering, maar betaalt u de leasemaatschappij elke maand een vast bedrag voor de afschrijving plus rente. De kosten voor de aankoop van het bedrijfsmiddel worden gespreid over de gekozen looptijd, bijvoorbeeld 60 maanden.
Kortom, financial lease biedt budgetzekerheid en belast de financiën van de organisatie niet al te zwaar. Vanwege de rente, management- en administratiekosten bent u opgeteld wel meer kwijt dan bij aankoop.

Full operational lease: de voor- en nadelen

Full operational lease is een leasevorm inclusief onderhoud, reparaties en verzekeringen. Aan het einde van de overeenkomst kunt u kiezen uit drie opties: aankoop van het materieel, verlengen van het contract of inleveren van het materieel en wisselen voor nieuw.

Het nadeel van full operational lease is vaak dat u vastzit aan de lange looptijd of met hoge afkoopkosten wordt geconfronteerd bij tussentijdse inlevering van het materieel.

Bij full operational lease kennen we de gesloten en open calculatie. Bij de gesloten leasecalculatie met volledig inzicht betaalt u een van tevoren vastgesteld bedrag gedurende de gehele looptijd. Over tarieven voor de respectievelijke kostencomponenten in het leasebedrag (bijvoorbeeld onderhoud, verzekeringen) worden vaste prijsafspraken gemaakt en wordt inzicht gegeven. Daarnaast de CBS-prijsindex borging is uw zekerheid dat gedurende de overeenkomst de tariefstelling conform de initiële afspraken blijft.

De kosten kunnen bij de afgesproken norm, bijvoorbeeld 48 maanden en 35.000 kilometer, niet afwijken van dit bedrag per jaar. Daarnaast kunt u de flexibiliteit vergroten door middel van zogenaamde looptijd-kilometrage -en/of looptijd-draaiuren matrices, waarbij u van tevoren precies weet wat de consequenties zijn bij aanpassingen van de leaseperiode en/of het jaarlijkse aantal kilometers of draaiuren.

Het tegenovergestelde van een gesloten leasecalculatie is een open leasecalculatie. Hierbij ligt het maandelijkse leasetarief ook vast, gebaseerd op de norm, maar wordt er aan het einde van de leaseperiode een berekening gemaakt van de verschillende componenten.

Zelf doen of uitbesteden?

Hebt u binnenkort een nieuw bedrijfsmiddel nodig? Zoals uit het bovenstaande blijkt is kopen zeker niet de enige optie. Maar is uw kennis of capaciteit op het gebied van financiering niet voldoende? Wij helpen u graag bij de selectie van de beste leverancier voor zowel koop als lease.

Rob van Dijk

Rob van Dijk

Senior consultant

3 redenen waarom u een spendanalyse moet uitvoeren

3 redenen waarom u een spendanalyse moet uitvoeren

Hoe krijgen organisaties meer grip op hun inkoop? Daarvoor is niet alleen de juiste informatie nodig, maar ook inzicht. Want de data zijn meestal wel aanwezig, maar hoe die te vertalen naar (relevante) inkoopinformatie? Een spendanalyse biedt uitkomst. We beschrijven de voordelen aan de hand van herkenbare situaties.

Met de spendanalyse – ook wel inkoopuitgaven-analyse genoemd – als vertrekpunt krijgen organisaties weer grip op hun uitgaven. Hierbij wordt de financiële informatie gekoppeld aan een inkoopcategorisering en contracten, zodat deze geschikt wordt gemaakt als managementinformatie. Welke bedragen worden bijvoorbeeld uitgegeven, door wie gebeurt dat, waaraan en bij welke leveranciers?
De spendanalyse bewijst zijn nut op drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel.

 

De spendanalyse op strategisch niveau

Als we het hebben over strategische doelen, is de spendanalyse vooral een nuttig instrument voor het management binnen een organisatie, met name de CFO en inkoopmanagers.
De spendanalyse geeft inzicht in span of control en administratieve belasting van het inkoopproces. Op die manier beschikken beslissers over een onderbouwing voor de inrichting van de inkoop- en administratieve organisatie.

Bovendien worden ook mogelijke kansen en risico’s van leveranciersbijdragen aan organisatiedoelstellingen inzichtelijk gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan de mate waarin leveranciers bijdragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), potentiële leveranciersafhankelijkheid en de mate waarin de organisatie lokale of regionale leveranciers inzet.
Door structureel spendanalyses uit te voeren krijgen de beslissers ook inzicht in trends, bijvoorbeeld op het gebied van kostenontwikkeling of verzwaring van administratieve lasten. Door dit inzicht kan tijdig worden bijgestuurd als dat wenselijk of noodzakelijk is.

 

Strategische doelen in de praktijk

Het management van een zorgorganisatie heeft maatschappelijk verantwoord ondernemen als speerpunt voor het nieuwe jaar geformuleerd. Met name van inkoop wordt verwacht dat duurzaamheid en arbeidsomstandigheden in de keten zwaar wegen bij beslissingen. Maatschappelijk Verantwoorde Inkoop (MVI) is het nieuwe devies.

Maar waar moeten ze beginnen met een inkoop die mens en milieu ten goede komt? Om de huidige situatie in beeld te krijgen huren ze een expert in die een spendanalyse uitvoert. Het is een specifieke analyse waarbij de kostenposten worden gekoppeld aan data van het MVO-Register.

Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hier is een indeling van 23 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.

De spendanalyse brengt veel duidelijkheid: de zorginstelling kan niet anders dan een aantal leveranciers aan de kant zetten die slecht scoren op MVI-gebied. Dan is er nog een aantal partijen dat zich in de gevarenzone bevindt: op duurzaamheid scoren ze matig, maar de medische hulpmiddelen die ze leveren zijn zo cruciaal voor het proces dat een vervanging op dit moment niet opportuun is. Immers, ook MVI moet soms een afweging van belangen zijn.

Maar waar moeten ze beginnen met een inkoop die mens en milieu ten goede komt? Om de huidige situatie in beeld te krijgen huren ze een expert in die een spendanalyse uitvoert. Het is een specifieke analyse waarbij de kostenposten worden gekoppeld aan data van het MVO-Register.

Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hier is een indeling van 23 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.

De spendanalyse brengt veel duidelijkheid: de zorginstelling kan niet anders dan een aantal leveranciers aan de kant zetten die slecht scoren op MVI-gebied. Dan is er nog een aantal partijen dat zich in de gevarenzone bevindt: op duurzaamheid scoren ze matig, maar de medische hulpmiddelen die ze leveren zijn zo cruciaal voor het proces dat een vervanging op dit moment niet opportuun is. Immers, ook MVI moet soms een afweging van belangen zijn.

De spendanalyse op tactisch niveau

Ook voor meerjaren inkoopplannen vormt een spendanalyse de basis. Op dit tactische niveau is het vaak de inkoopmanager die verantwoordelijk is. Hij plant de inkoopkalender in, waarbij vragen aan bod komen als:

  • Welke projecten moeten worden opgepakt in het kader van optimalisatie van budgetten en reductie van inkooprisico’s?

  • Binnen welke inkooppakketten ‘ontbreken’ contracten en/of lopen we (juridische) risico’s?

  • Worden contracten goed uitgenut?

Tactische doelen in de praktijk

Gemeenten en provincies moeten per verslagjaar 2022 zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Een wethouder van een gemeente wil weten of de inkoopfunctie goed functioneert en de gemeente hier geen risico’s op onrechtmatigheid loopt.
Vanaf dat moment laat de wethouder elke drie maanden een spendanalye uitvoeren. Die geeft hem meteen antwoord op de vragen wie de leveranciers zijn, of er een geldig contract is en hoe deze is aanbesteed.

Ontbreekt er een contract, dan moet inkoop samen met de verantwoordelijke afdeling(en) meteen aan de slag om de onrechtmatigheid op te lossen. Op deze manier wordt het bestuur bij de jaarrekening niet verrast en zal de uitkomst van de rechtmatigheidstoets voorspelbaar zijn.

 

De spendanalyse op operationeel niveau

De inkoopfunctie is ook verantwoordelijk voor de operationele aspecten van inkoop. Afhankelijk van de grootte van de organisatie is het de inkoopmanager dan wel een van zijn teamleden die het operationele proces stuurt.

Hier vormt de spendanalyse de basis voor de inrichting van de diverse inkoopstromen en optimalisatie van het bestel- en facturatieproces (Purchase-to-Pay).

 

Operationele doelen in de praktijk

De omzet van een onderneming loopt terug en daarmee de winst. Kostenbesparing moet het bedrijf uit deze impasse halen. De kaasschaaf dan maar hanteren en elke afdeling opdragen 5% minder uit te geven? In plaats daarvan wordt gekozen voor een slimmere aanpak.

De onderneming huurt expertise in op het gebied van inkoop. De ingevlogen consultant maakt een spendanalyse en komt tot de conclusie dat er sprake is van een torenhoge tail spend. Dat zijn alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces. Kenmerkend is dat er gebruikgemaakt wordt van heel veel leveranciers (soms wel 80% van het totaal) met elk maar één of enkele bestellingen met lage inkoopwaarde. Kortom, de onderneming heeft talloze tijdelijke, kleine leveranciers. Dat vergt veel administratieve afhandeling van facturen die binnenkomen.

Samen met de consultant gaat de afdeling Inkoop op zoek naar een manier om de facturenstroom efficiënter in te richten. Gekozen wordt voor een Purchase-to-Pay-proces en -systeem. Dat bespaart niet alleen veel handwerk, maar geeft ook inzicht in bestellingen en inkoopstromen per leverancier.

 

Meer weten over spendanalyses?

Bovenstaande voorbeelden maken het nut van een spendanalyse glashelder. Maar hoe voer je deze taak eigenlijk uit? En welke eisen zijn er verbonden aan de software die u gebruikt? Onze jarenlange ervaring met spendanalyses heeft geresulteerd in een aantal best practices. Die delen we in een gloednieuwe whitepaper. Download ‘De spendanalyse: het vertrekpunt van een professionele inkooporganisatie’ hier.

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek

10 zaken die u moet weten over meervoudig onderhandse aanbestedingen

10 zaken die u moet weten over meervoudig onderhandse aanbestedingen

De regels voor meervoudig onderhands aanbesteden zijn niet voor iedereen even duidelijk. Wat mag er nu wel en wat niet in een dergelijke aanbesteding? Is het ‘vrijheid blijheid’ of zijn de regels strikter dan u dacht? Aan de hand van 10 thema’s uit de aanbestedingspraktijk van aanbestedende diensten en ondernemers geven we even zoveel tips!

1. Wat bedoelen we met meervoudig onderhands aanbesteden?

In de zin van de Aanbestedingswet 2012 vraagt een aanbestedende dienst bij meerdere (in de regel drie tot vijf) ondernemers offertes op voor een levering, werk of dienst beneden de Europese drempelwaarden. Deze zijn met ingang van 1 januari 2022 voor leveringen en diensten € 215.000 excl. BTW (voor de Rijksoverheid €140.000 excl. BTW) en voor werken € 5.382.000 excl. BTW. Daarnaast zijn voor speciale-sectorbedrijven (infrastructuur t.b.v. water, energie, openbaar vervoer) de drempelwaarden € 431.000 (leveringen en diensten) en € 5.382.000 (werken) als het een opdracht is die te maken heeft met hun kernactiviteit (bijvoorbeeld vervoer, transport van water en energie).

Veel aanbestedende diensten hanteren in hun inkoopbeleid ook drempels waaronder niet meervoudig onderhands hoeft te worden aanbesteed.

Tip 1

Aanbestedende dienst: als er in het inkoopbeleid is aangegeven dat een opdracht meervoudig onderhands aanbesteed moet worden kan een lichtere procedure (bijvoorbeeld 1-op-1) worden toegepast. Zorg dan wel dat er een gemotiveerd afwijkingsbesluit van de directie is. Is dat er niet, dan kan de inkoop door de controlerend accountant als onrechtmatig worden aangemerkt.

Ondernemer: als er een vermoeden bestaat dat er eigenlijk meervoudig onderhands moet worden aanbesteed, vraag dan de aanbestedende dienst waarom dat niet gebeurt. Vaak heeft de aanbestedende dienst volgens haar een goede reden, maar niet altijd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

2. Hoeveel ondernemers uitnodigen?

De Gids Proportionaliteit schrijft voor dat er minimaal drie en ten hoogste vijf ondernemers worden uitgenodigd. Afwijkingen hiervan moeten worden gemotiveerd als een ondernemer daarom vraagt. Drie wordt meestal voorgeschreven in het inkoopbeleid, maar meer dan drie kan handig zijn bij opdrachten waarvoor veel aanbieders met verschillende kwaliteiten bestaan.

Tip 2

Aanbestedende dienst: weeg het aantal ondernemers dat wordt uitgenodigd zorgvuldig af tegen de inspanning en de kosten van het schrijven van een offerte door ondernemers. Betrek ook het karakter van de opdracht in verhouding tot de markt in deze keuze.

Ondernemers: in het grootste deel van alle aanbestedingen worden drie ondernemers uitgenodigd, maar even navragen hoeveel ondernemers er zijn uitgenodigd mag altijd.

3. Welke ondernemers uitnodigen?

Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemer(s) wordt/worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria lijkt lastig, maar denk bijvoorbeeld aan de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma’s, certificering etc. De crux is dat het objectieve criteria zijn. Denk ook aan prestaties uit het verleden als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.

Tip 3

Aanbestedende dienst: zorg dat u altijd kunt motiveren hoe u de ondernemers die u heeft uitgenodigd op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd. Stel deze criteria al bij de voorbereiding van de aanbesteding vast en neem ze op in het aanbestedingsdossier.

Ondernemer: als u niet bent uitgenodigd, vraag dan op basis van welke objectieve criteria de uitgenodigde ondernemers wel zijn geselecteerd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

4. Hoe zit het met uitsluitingsgronden?

Aanbestedende diensten kunnen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen ondernemers uitsluiten als zij voldoen aan één of meer van de uitsluitingsgronden uit de Aanbestedingswet 2012. In de praktijk zien we zelden dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen uitsluitingsgronden worden gehanteerd. Dat is niet zo gek, want bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de uit te nodigen ondernemers kent.

Tip 4

Aanbestedende dienst: hanteer alleen uitsluitingsgronden als dat relevant is voor de opdracht en zorg ervoor dat de motivering daarvan klaar ligt.

Ondernemers: als er uitsluitingsgronden worden gehanteerd bij een meervoudig onderhandse aanbesteding en ze lijken niet relevant voor de opdracht, stel dan een vraag (zie tip 6). Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de Aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

5. Wat zijn geschiktheidseisen?

Geschiktheidseisen zijn eisen die worden gesteld aan de ondernemer, bijvoorbeeld certificeringen als ISO 14000 of relevante ervaring. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de ondernemers die zij uitnodigt kent en geschikt acht. De Gids Proportionaliteit stelt dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen zeer terughoudend met het hanteren van geschiktheidseisen moet worden omgegaan, met name om de administratieve lasten te beperken. Kent de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemer(s) niet, dan kunnen aan alle uit te nodigen ondernemers proportionele geschiktheidseisen worden gesteld.

Tip 5

Aanbestedende dienst: stel alleen geschiktheidseisen als één of meer ondernemers niet bekend zijn. Verdiep je vooraf in die ondernemers en zorg ervoor dat die eisen proportioneel zijn.

Ondernemers: als er geschiktheidseisen worden gesteld en de aanbestedende dienst u al kent, stel dan de vraag waarom er nu toch geschiktheidseisen worden gesteld. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

6. Wat is het nut van Nota’s van Inlichtingen?

Natuurlijk heeft de aanbestedende dienst goed nagedacht over de opdracht. Toch, hoe goed een aanbestedende dienst ook nadenkt: is het duidelijk wat ze opschrijven, zien ze iets over het hoofd, heeft de markt misschien een suggestie waardoor de opdracht nog beter kan worden ingevuld, en staat er iets in de voorwaarden wat absoluut niet past? In de Nota’s van Inlichtingen worden de vragen van ondernemers en de antwoorden daarop geanonimiseerd met alle uitgenodigde ondernemers gedeeld.

Tip 6

Aanbestedende dienst: geef ruimschoots de gelegenheid tot het stellen van vragen, ook al denkt u dat de ondernemers u en uw opdracht kennen. Het kost tijd aan de voorkant, maar leidt in de regel tot veel betere inschrijvingen. Let er daarbij wel op dat ondernemers voldoende tijd hebben om de vragen te formuleren en de antwoorden in hun inschrijvingen te verwerken. Tot slot: geef snel en inhoudelijk antwoord met waar passend een motivering!!

Ondernemer: maak gebruik van de mogelijkheid tot vragen stellen! Is die mogelijkheid er niet, vraag dan waarom niet. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

7. Waardoor wordt de offerteaanvraag transparant?

Net als bij Europese aanbestedingen moet de aanbestedende dienst de offerteaanvraag en bijlagen zo opstellen dat iedere uitgenodigde ondernemer in staat is vast te stellen of hij kans op de opdracht maakt. Daarnaast moet de aanbestedende dienst volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht transparant handelen: ze moet doen wat ze in de aanbestedingsstukken opschrijft.

Tip 7

Aanbestedende dienst: ook als alle inschrijvers bij u bekende ondernemers zijn, zorg ervoor dat het duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Geef bijvoorbeeld bij bepalingen waarop een sanctie staat (zoals: referenties bijvoegen, anders ongeldige inschrijving) helder aan wanneer de sanctie wordt opgelegd en wat deze precies inhoudt. Nog belangrijker is het dat bij de beoordeling wordt aangegeven wat er wordt beoordeeld, hoe dat gebeurt en welke scores er kunnen worden behaald.

Ondernemers: lees de aanbestedingsstukken heel zorgvuldig door en stel vragen zodra iets niet duidelijk is. Ga niet uit van wat gewoon of standaard is bij de aanbestedende dienst, maar let op de bepalingen in de documenten! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

8. Wat betekent gelijke behandeling bij aanbestedingen?

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen moet de aanbestedende dienst inschrijvers op gelijke wijze behandelen; dat schrijft artikel 1.15 van de Aanbestedingswet 2012 voor. Geeft een aanbestedende dienst één partij extra tijd om de inschrijving in te dienen, dan moeten de andere die ook krijgen!

Tip 8

Aanbestedende dienst: behandel inschrijvers gewoon gelijk, dat scheelt een hoop ellende. En bij twijfel: stel je liever te correct op dan dat je na afloop tegen problemen oploopt.

Ondernemers: als u anders bent behandeld dan andere inschrijvers, maak dat dan zo snel mogelijk kenbaar bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

9. Wanneer is een gunningsbeslissing compleet?

Om de inschrijvers te informeren over de uitslag van een meervoudig onderhandse aanbesteding moet de aanbestedende dienst een gunningsbeslissing sturen naar alle inschrijvers. Dit document moet alle relevante redenen voor de gunningsbeslissing bevatten. Belangrijk, want na het verzenden ervan mogen er geen nieuwe redenen voor de gunningsbeslissing worden aangedragen. De reden hiervoor is dat een afgewezen inschrijver op basis van de genoemde redenen moet kunnen bepalen of het zinvol is bezwaar te maken. Daarnaast biedt een goede afwijzing een inschrijver de kans volgende keer beter aan te bieden.

Tip 9

Aanbestedende dienst: vermeld alle relevante redenen in de gunningsbeslissing, zodat ze voor een afgewezen inschrijver kunnen worden herleid naar de offerteaanvraag.

Ondernemer: als de gunningsbeslissing niet duidelijk is, stel dan direct een vraag! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

10. Wat is de bezwaartermijn bij een meervoudig onderhandse aanbesteding?

Bij een Europese aanbesteding kan een afgewezen inschrijver in de verplichte ‘opschortende termijn’ bezwaar maken. In de Aanbestedingswet 2012 is niets opgenomen over een bezwaartermijn bij een meervoudig onderhandse aanbesteding. Toch zijn aanbestedende diensten volgens vaste jurisprudentie verplicht om bij een meervoudig onderhandse aanbesteding een opschortende termijn van tenminste vijf werkdagen of zeven kalenderdagen in acht te nemen. Zou dat niet gebeuren, dan zouden afgewezen inschrijvers niets meer tegen de gunning kunnen doen; en dat is volgens de rechter in strijd met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Tip 10

Aanbestedende dienst: neem een opschortende termijn van tenminste vijf werkdagen of zeven kalenderdagen in acht.

Ondernemers: wordt er in de aanbestedingsstukken geen opschortende termijn genoemd, stel daar dan direct een vraag over! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

Tot slot

Het fundament van elk aanbestedingstraject is het Programma van Eisen (PvE). Is hiermee iets mis, dan zult u ook ontevreden zijn met de uitkomst. Het document ‘8 aandachtspunten voor een effectief Programma van Eisen’ beschrijft de eisen aan een goed PvE en hoe dat document het inkoopproces ondersteunt. Download de whitepaper hier.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing Consultant

Wat is een aanbestedingskalender en waarom is deze zo nuttig?

Wat is een aanbestedingskalender en waarom is deze zo nuttig?

Aanbesteden zonder de juiste resources, dat is een slecht idee! Dat geldt zeker in budget-gedreven omgevingen als in de publieke sector! Een aanbestedingskalender biedt uitkomst.

De wil om de – veelal verplichte – aanbesteding(en) uit te voeren is er vaak wel binnen de publieke sector. Het knelpunt is echter dat noodzakelijke inkopen niet kunnen plaatsvinden omdat de juiste resources (budget, interne denk- en uitvoeringskracht) niet of niet op tijd beschikbaar zijn . Zo kan het gebeuren dat een organisatie de onrechtmatigheid ziet oplopen en/of overeenkomsten die op korte termijn aflopen niet kan aanbesteden waar dat wel moet.

Aanbestedingskalender: het wat

Een aanbestedingskalender is een overzicht van welke aanbestedingen wanneer in de tijd moeten gaan starten en tot een gunning moeten komen. De vorm ervan kan variëren van een handmatig bijgehouden Excel bestand tot een functionaliteit in de inkoop- en contractmanagementsoftware.

 

Aanbestedingskalender: het waarom

Met een aanbestedingskalender dwingt u af dat er rekening wordt gehouden met de capaciteit van inkoop bij de komende aanbestedingen en indien nodig extra capaciteit kan worden aangetrokken. Daarnaast levert zo’n kalender inzicht in de benodigde resources in ‘de business’, zodat deze kunnen worden afgezet tegen de beschikbare resources. Zo dek je de voorgenomen uitgaven en vermijd je zo veel als mogelijk dat voorgenomen aanbestedingen niet kunnen worden uitgevoerd omdat de resources niet tijdig zijn toegewezen.

Aanbestedingskalender: het hoe

Eén manier om de aanbestedingskalender op te stellen is natuurlijk om door ieder jaar bij elkaar te gaan zitten en de voorgenomen aanbestedingen wel of niet op de kalender te plaatsen. Dat lost de problemen in de praktijk echter niet op, omdat gedurende het jaar ook behoeften ontstaan. Ook gebeurt het dat in deze periode bestaande overeenkomsten aflopen, terwijl de organisatie de dienst of het product toch nodig heeft. Vanzelfsprekend heeft u hier ver van tevoren op kunnen anticiperen met behulp van contractbeheer.

Om die redenen is het beter om de aanbestedingskalender periodiek – bijvoorbeeld per kwartaal – te verversen, waarbij er nieuwe projecten aan worden toegevoegd. De juiste frequentie is afhankelijk van de omvang van de organisatie, maar ook van de informatie die in de organisatie beschikbaar is. Veel van onze opdrachtgevers die aanbestedingskalenders gebruiken stemmen die af met de uitkomsten van de budgetteringsronden.

Aanbestedingskalender: de informatie

De informatie die wordt gebruikt om de aanbestedingskalender op te stellen bepaalt het succes ervan, dat zal geen verrassing zijn. In de ideale situatie kan op ieder moment met ‘een druk op de knop’ volautomatisch een aanbestedingskalender worden gegenereerd. Dan moet natuurlijk wel alle informatie over lopende overeenkomsten en voorgenomen inkopen voortdurend worden vastgelegd en beheerd.
Dat kan eigenlijk alleen maar als én alle onderdelen van het inkoopproces worden ondersteund door een adequaat werkend informatiesysteem én alle betrokken medewerkers de inkoopprocessen vlekkeloos uitvoeren. Geen utopie maar ook geen situatie die voor iedere organisatie haalbaar is. De waarheid zal in het midden liggen, maar inzicht in de lopende overeenkomsten én de toekomstige wensen is essentieel. Daarvoor is een systeem nodig waaruit de status van de overeenkomsten (omvang, uitputting, looptijd) is te halen. Daarnaast moet de inkoopafdeling in contact zijn en blijven met de interne afnemers om helder te krijgen welke nieuwe projecten op stapel staan.

 

Tot slot

Een aanbestedingskalender helpt om mensen, tijd en geld planmatig in te zetten en niet te worden verrast en zorgt nadrukkelijk niet dat er resources komen die er eerder niet waren. Wel kan een aanbestedingskalender zorgen voor een groter bewustzijn ten aanzien van resources die de komende tijd nodig zijn. Toch is het geen wondermiddel. Een ‘zwarte zwaan’ als de COVID-19 pandemie heeft ons geleerd dat er nu eenmaal zaken zijn die we niet kunnen voorzien en die een grote impact hebben. Denk ook aan de politiek: niets zo grillig!

Ronald Vroom

Ronald VRoom

Managing Consultant

Inkoop en het Pareto-principe

Inkoop en het Pareto-principe

Ongeveer 80% van de winst komt van 20% van de klanten. Zo’n 20% van de criminelen zorgt voor 80% van de misdaad. En 20% van de werknemers is in veel bedrijven verantwoordelijk voor 80% van de output. Het Pareto-principe lijkt toepasbaar in elke situatie. Hoe zit dat eigenlijk met inkoop?

Het verhaal gaat dat de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto (1848-1923) op een dag iets opmerkelijks in zijn tuin ontdekte: 20% van de erwtenplanten was verantwoordelijk voor 80% van de oogst. Of dit eureka-moment echt heeft plaatsgevonden is onzeker; vaststaat in ieder geval dat Pareto de ontdekker is van het gegeven dat 20% van de bevolking 80% van het land in Italië bezat.

Wat is het Pareto-principe?

Het was Dr. Joseph Juran (1904-2008), de vader van het hedendaagse kwaliteitsmanagement, die voortbouwde op het werk van Pareto. Zijn inzicht was dat voor tal van andere gebeurtenissen eveneens 80% van de effecten voor rekening komt van 20% van de oorzaken. Zo werd de 80/20-regel een universele wet.

Dit zogeheten Pareto-principe heeft ook in het bedrijfsleven zijn nut bewezen. Zo is zo’n 20% van de werknemers van veel bedrijven verantwoordelijk voor 80% van de output, terwijl 20% van de klanten verantwoordelijk is voor 80% van de winst. Dezelfde wetmatigheid is gevonden in vakgebieden als de sport, veiligheidskunde en criminologie.

Nu is de terechte kritiek op het Pareto-principe dat er geen sprake is van een ijzeren wetmatigheid, maar dat het vooral gaat om een manier om naar de wereld te kijken. Op zich maakt deze kanttekening het praktisch nut van de 80/20-regel niet minder groot.

Ook inkoopprofessionals kunnen hierover meepraten. Pareto-analyses spelen een glansrol bij de spendanalyse.

Wat Inkoop kan leren van Pareto

Zoals u zult weten, is de spendanalyse een instrument om inzicht te krijgen in de inkoopuitgaven van een organisatie. Om de verdeling van de spend over grotere en kleinere leveranciers in beeld te krijgen is de 80/20-regel een aangewezen hulpmiddel.

In onze dagelijkse praktijk hanteren we overigens een iets andere indeling. We splitsen de leveranciers van onze klanten namelijk uit in: een groep die verantwoordelijk is voor 80% van de inkoopomzet (de zogenaamde A-leveranciers); een groep van leveranciers met een spend van minder dan €500,- (C-leveranciers); en een groep B-leveranciers, dat wil zeggen de leveranciers die niet tot de A-leveranciers behoren én meer dan €500,- inkoopomzet hebben.

Geheel in lijn met Pareto maken de A-leveranciers – die dus voor 80% van de spend zorgen – idealiter 20% van uw leveranciersbestand uit. In de praktijk zien we echter andere verhoudingen. Dan bestaat de A-categorie bijvoorbeeld uit slechts 10% van de leveranciers, terwijl de andere 90% goed is voor 20% van de spend. Zo’n verdeling kan een indicatie voor de volgende uitdagingen zijn:

  • U bent te afhankelijk van uw grote leveranciers. Een belangrijke vraag is: zijn er (goede) contracten met deze leveranciers? Het is belangrijk na te gaan wat de impact is als een van deze leveranciers om wat voor reden dan ook niet meer levert. Wat is de impact op de eigen organisatie en in welke mate bent u in staat om snel van leverancier te veranderen?

  • U maakt nog niet optimaal gebruik van afgesloten contracten of er ontbreken nog contracten voor inkooppakketten.

  • U hebt veel tail spend. Dat zijn alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces. Kortom, u hebt talloze tijdelijke, kleine leveranciers, wat voor ons een indicatie is dat er ongebreideld leveranciers worden aangemaakt. Dat vergt veel administratieve afhandeling van facturen die binnenkomen.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

De vervolgstappen

Om uitdagingen als de bovenstaande aan te gaan, geven we onze klanten adviezen op maat. Helemaal afhankelijk van de volwassenheid en omvang van inkoop van organisaties kunnen oplossingen in de volgende richtingen worden gezocht:

  • Zorg dat uw contract- en leveranciersmanagement voor de A-leveranciers op orde is. U wilt immers niet verrast worden door de situatie dat één van deze leveranciers de gemaakte afspraken niet kan nakomen. Verzeker u ook van een goed alternatief. Ken de markt, zoek naar mogelijke gelijkwaardige of betere alternatieven en maak uw organisatie minder afhankelijk.

  • Reduceer de B-categorie door leveranciers te bundelen in een nieuw contract of ze onder te brengen in een bestaand contract. Bijkomend voordeel is dat u hierdoor waarschijnlijk betere prijzen betaalt.

  • Mocht u gebruikmaken van kleine leveranciers, zorg er dan voor dat de administratieve afhandeling van de facturen efficiënt is ingericht. Hiermee verlaagt u de administratieve belasting voor uw organisatie. De oplossing is om te kiezen voor een Purchase-to-Pay-systeem. Bovendien zorgt u er met een goed ingericht
    P-to-P-systeem ook voor dat beter inzichtelijk is wie de kleine leveranciers zijn.

  • Leg in uw operationele inkoopbeleid vast hoe nieuwe leveranciers worden aangemaakt. Het doel is dat dit niet meer ongebreideld gebeurt.

Uiteraard is deze blog te kort om al onze kennis over Pareto en spendanalyse te delen. We hebben geprobeerd in 20% van de omvang van een whitepaper 80% van de informatie te geven… Wilt u toch meer weten, houd dan deze blog in de gaten, want binnenkort delen we meer van onze kennis!

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek

Pak rechtmatigheid proactief aan

Pak rechtmatigheid proactief aan

6 tips om vervelende verrassingen voor te zijn

Op dit moment zijn veel (overheids) organisaties bezig met de jaarafsluiting of daar net mee klaar. Dat is een uitstekend moment om de vraag te stellen: hoe staat het met uw rechtmatigheid? Wij geloven erin dat u dit thema proactief moet aanpakken. Hoe? In dit artikel geven we zes tips.

Een raadszaal ergens in Nederland. We zijn getuige van een scène die zich al vele malen heeft afgespeeld. En zich nog vaak zal herhalen… Tijdens een verhitte gemeenteraadsvergadering wordt een motie van wantrouwen tegen een wethouder ingediend.

De jaarrekening van de gemeente is namelijk zojuist bekendgemaakt. De middelgrote stad bevindt zich al langere tijd in financieel zwaar weer en is onder verscherpt toezicht gesteld door de provincie. Nu blijkt uit de accountantscontrole van de jaarrekening dat er voor ongeveer anderhalf miljoen euro aan onzekerheden zijn wat betreft de rechtmatigheid van aanbestedingen.

Er is echter geen sprake van ongecontroleerd geld verstrekken, benadrukt de wethouder tegenover de raad. Wel geeft hij toe dat er essentiële documenten in dossiers ontbreken. Uiteindelijk weet hij het vege lijf te redden wanneer de motie wordt verworpen met acht stemmen voor en negen stemmen tegen.

Hoewel de jaarrekening met een nipte meerderheid is aangenomen, was het een avond die geen enkele wethouder wil meemaken.

Liever proactief dan reactief

Of u nu wethouder bent of inkoopmanager bij een (lokale) overheid, het laatste wat u wilt is dat er na afloop vragen ontstaan over de rechtmatigheid van uitgaven. Veel liever bent u die problemen vóór. Dan wordt u namelijk niet geconfronteerd met een fait accompli, maar kunt u de zaken nog bijsturen.

Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste instrumenten waarmee u grip houdt op rechtmatigheid.

1. Up-to-date contractenadministratie
Een goed inkoopproces is niet ad-hoc; er gaat het nodige denkwerk aan vooraf. Daarom moet een contractenadministratie niet alleen up-to-date zijn, deze moet ook belangrijke momenten signaleren. Het systeem kan u bijvoorbeeld op de volgende momenten waarschuwen:

● Over drie maanden loopt uw leasecontract af.
● U nadert de 1 miljoen euro die is afgesproken in de raamovereenkomst met uw IT-leverancier.

Omdat het in beide voorbeelden gaat om diensten die in voorkomende gevallen moeten worden uitbesteed, helpen deze signaleringen u de rechtmatigheid op orde te houden.

2. Purchase-to-Pay (van bestellen tot betalen)
Het Purchase-to-Pay-proces – of misschien bij u bekend onder de naam ‘van bestellen tot betalen’ – geeft grip op de uitgaven. Deze werkwijze biedt veel voordelen, ook op het gebied van rechtmatigheid. Het systeem koppelt bijvoorbeeld bestellingen aan de contracten waaronder ze zijn geplaatst. Op basis van deze gegevens weet u meteen ook dat facturen rechtmatig zijn; ze vallen immers onder een direct oproepbaar, rechtmatig contract.

3. Spendanalyse
Naast de contractenadministratie en ‘van bestellen tot betalen’ biedt de spendanalyse een extra toets. De spendanalyse levert informatie op als: hoeveel geld wordt uitgegeven, door wie gebeurt dat, waaraan en bij welke leveranciers?

Als bepaalde onderwerpen bij tal van leveranciers worden gekocht, haalt u dat op deze manier boven water. Zo was er ooit een provincie die ongeveer driehonderd communicatiebureaus in de arm had genomen. Zulke versnippering is niet alleen inefficiënt en duur; wanneer het totaalbedrag hoog genoeg is, zou het zelfs een onbewuste schending van de aanbestedingsregels kunnen zijn.

4. Procedure voor de afwijking van rechtmatigheid
Soms is het onmogelijk om een inkoop rechtmatig te doen of is een onrechtmatigheid al begaan. In dat geval moet een verklaring worden getekend. Hoe dit document precies heet, verschilt per organisatie; we kwamen onder meer ‘managementbesluit onrechtmatigheid’, ‘waiver’ en ‘afwijkingsprocedure’ tegen.

Deze verklaring houdt de organisatie scherp, omdat elke onrechtmatigheid moet kunnen worden uitgelegd. Bovendien kan een inkoopmanager ingrijpen wanneer deze verklaringen al te vaak worden ingezet.

Het uitzonderingsdocument koppelt u in het Purchase-to-Pay-systeem aan de desbetreffende factuur of overeenkomst. Zo laat u de accountant zien dat u zich van de problematiek bewust bent en uitzonderingen zo veel mogelijk wilt voorkomen in de toekomst. Nog meer grip krijgt u door periodiek te rapporteren over deze onrechtmatigheden.

5. Inkoopkalender
Door vooruit te kijken komt u minder snel voor verrassingen te staan. Een inkoopkalender biedt hier een instrument voor. Op basis van de spendanalyse en contractadministratie maakt u een planning van wat u verwacht uit te geven en welke capaciteit u nodig denkt te hebben. Zonder inkoopkalender wordt het sturen op rechtmatigheid bijna onmogelijk.

6. Inkoop- en aanbestedingssoftware
Gespecialiseerde softwarepakketten ondersteunen bij het inkoopproces, met name aanbestedingen. Hierin kunt u het hele aanbestedingsproces automatiseren. Denk daarbij aan handelingen als: documenten opstellen, de aanbesteding publiceren, aanbieders uitnodigen, offertes ontvangen, offertes beoordelen en vragen stellen.

Het voordeel van deze pakketten is dat u vanaf het begin de gehele procedure vastlegt. Vaak wordt nog een koppeling naar de hieruit voortvloeiende contracten gemaakt. Hierdoor wordt de rechtmatigheidscontrole eenvoudiger.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Transparantie

De rode draad in het bovenstaande verhaal is transparantie. Bij elke stap laat u zo veel mogelijk zien hoe uw inkoopproces verloopt en hoe rechtmatig het is. Op deze manier maakt u het leven gedurende het hele jaar al makkelijker, maar als bonus is de piekbelasting tijdens controles ook een stuk lager.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing consultant

Dennis Dirkzwager

Dennis Dirkzwager

Managing consultant

Certificeringen en ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’

Certificeringen en ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’

Certificaten en de Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet is ingewikkelde materie. Door een oerwoud van regels kan wel eens het doel uit zicht raken: het selecteren van de voor u meest passende leverancier.

Met name harde eisen voor een keurmerk of certificering kunnen voor hoofdbrekens zorgen… of zelfs een rechtszaak. Hoe zit het precies met het vragen om certificaten en wanneer zijn ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’ toegestaan?

Wanneer u een inschrijver bij een aanbesteding uitsluit, kan het zomaar gebeuren dat u zich kort daarna voor de rechter moet verantwoorden. En daar zit niemand op te wachten. Zo werd Stadswerk072 onlangs voor de rechter gesleept. Dit bedrijf houdt zich bezig met publieke diensten als afvalverwerking en groenonderhoud in de gemeente Alkmaar en omstreken. Wat was er gebeurd?

 

Concept-certificaat geldig?

In april schreef Stadswerk072 een openbare aanbesteding uit voor correctief onderhoud aan gemalen. Daarbij was het ARW2016 van toepassing maar de relevante bepalingen daarvan zijn gelijk aan die uit de Aanbestedingswet.Het programma van eisen (PvE) bevatte onder meer de volgende zinsnede: “Een kopie procescertificaat Kwaliteitsgestuurd Onderhoud aan Pompen en Gemalen afgegeven door Kiwa, dient bij de inschrijving ingediend te worden.”

Bedrijf Y. schreef zich in, maar diende alleen een concept-certificaat in, overigens wel met de uitleg dat het juiste certificaat nog zou volgen. De inschrijving van bedrijf Y. werd door Stadswerk072 vervolgens ongeldig verklaard en terzijde gelegd. Bedrijf Y. leverde 5 dagen na ontvangst van de afwijzing alsnog een certificaat aan. Dat certificaat vermeldde certificering vóór de inschrijvingsdatum maar was opgesteld ná de inschrijvingsdatum. Stadswerk072 bleef bij haar beslissing.

Bij bedrijf Y. accepteerden ze de gang van zaken niet en in augustus volgde een gang naar de kortgedingrechter. De eisende partij werd in het ongelijk gesteld. Wie alle details wil weten kan de gehele uitspraak eens nalezen, maar de kern van het vonnis is dat een conceptcertificaat geen vervanging is voor een echt certificaat.

Interessant is dat bedrijf Y. het ingediende conceptcertificaat voorstelde als een ‘gelijkwaardig certificaat’. In het PvE was opgenomen dat opdrachtnemer houder van het hiervoor genoemde certificaat dient te zijn of over een gelijkwaardig certificaat beschikt. Hier was echter geen sprake van, oordeelde de rechter, omdat een conceptcertificaat simpelweg geen geldig certificaat is.


Dilemma’s voor inkopers

De hierboven beschreven gang van zaken is natuurlijk ongelukkig. Uiteindelijk hoefde Stadswerken072 zijn gunning niet terug te draaien, maar een rechtszaak kost wel tijd en geld, ook wanneer je in het gelijk wordt gesteld. Bovendien maakt de onduidelijkheid over definities het werk van inkopers moeilijker. En willen inkopers wat soepeler omgaan met de regels, dan kan dat óók tot een strijd in de rechtszaal leiden. Want stel dat de inschrijving van bedrijf Y niet ongeldig was verklaard en zij de aanbesteding had gewonnen, dan had concurrent X. wellicht aan de bel getrokken. Die had terecht bezwaar kunnen maken, wanneer een bedrijf dat het papierwerk niet op orde had, was bevoordeeld.

Dilemma’s als deze maken inkoopwerk uitdagend. En uiteraard moet het uiteindelijke doel niet uit het oog worden verloren: het selecteren van de leverancier die de beste kwaliteit tegen de gunstigste prijs aanbiedt. Aan ons als inkoopspecialisten de schone taak om aanbestedingsstukken zodanig te formuleren dat de procedure het gewenste resultaat heeft én rechtmatig is. Laten we samen eens dieper de wet- en regelgeving in duiken.

Enige kanttekeningen

Anders dan in de casus-Stadswerk072 wordt in aanbestedingsstukken vaak opgenomen dat de geschiktheid kan worden bewezen met een certificaat óf een beschrijving van gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen. Hoewel het goed is dat de eisen zo duidelijk mogelijk zijn, lost deze formulering niet alles op. De volgende kanttekeningen kunnen namelijk worden gezet:

De verificatie van de gelijkwaardigheid kan veel tijd kosten als veel en uitgebreide beschrijvingen worden aangeleverd. Die verificatie moet wel worden uitgevoerd om bezwaren van gepasseerde ondernemers te kunnen pareren.
Veel aanbestedende diensten hebben geen expertise in huis om de gelijkwaardigheid vast te stellen. Hiervoor zal externe capaciteit moeten worden ingehuurd.
Het is maar de vraag of ‘gelijkwaardige maatregelen’ altijd toelaatbaar zijn als bewijs in de zin van de Aanbestedingswet 2012 (Aw2012).

Op deze laatste kanttekening gaan we verder inIn Aw2012 is in artikel 2.96 het volgende opgenomen (tekst in bold sinds de laatste herziening in 2016):

“1. Indien een aanbestedende dienst de overlegging verlangt van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen, met inbegrip van normen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, voldoet, verwijst hij naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeksen op dit terrein zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering.

Een aanbestedende dienst aanvaardt gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten van de Europese Unie gevestigde instanties. Een aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking indien de ondernemer die certificaten niet binnen de gestelde termijnen kan verwerven om redenen die hem niet aangerekend kunnen worden, mits de ondernemer bewijst dat de voorgestelde maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking aan de kwaliteitsnormen voldoen.”

Artikel 2.97 Aw2012 is van gelijke strekking in het geval dat ‘een aanbestedende dienst de overlegging verlangt van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde systemen of normen inzake milieubeheer voldoet’.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers


‘Redenen die hem niet aangerekend kunnen worden’

Zijn deze artikelen duidelijk? Dat zouden ze zijn als duidelijk was wat dan die ‘redenen die hem niet aangerekend kunnen worden’ zijn. De wet (evenals de Memorie van Toelichting) noemt er geen enkele. In de jurisprudentie worden ze ook niet genoemd, ondanks het feit dat er steeds meer uitspraken over de in 2.96 en 2.97 bedoelde certificaten verschijnen.

Wat ons betreft zijn er maar twee mogelijkheden:

De ondernemer is begonnen met een certificeringsproject en verwacht dat voor de definitieve gunning te hebben afgerond.
De ondernemer zou al voor de inschrijving gecertificeerd moeten zijn, maar de certificerende instelling is failliet gegaan.

De rechter heeft nu in de zaak-Stadswerk072 geconcludeerd dat de eerste optie afvalt; eigenlijk blijft alleen optie twee over.

Welke conclusie kunnen we trekken uit deze materie? Als u certificaten vraagt, bedenk dan goed welke redenen u acceptabel vindt om alternatief bewijs aan te mogen dragen. Een mogelijk voordeel daarvan is dat u kunt ‘voorsorteren’ op inschrijvers die gecertificeerd zijn omdat u dit vooraf kunt controleren. Wees daar wel voorzichtig mee, want een certificering zegt lang niet alles: slechte producten of diensten die worden voortgebracht door een gecertificeerde ondernemer worden niet vanzelf beter!

Het begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen is geen sinecure. Vanuit Emeritor hebben wij vele honderden aanbestedingen begeleid; wij zijn dan ook met recht een specialist.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing Consultant

Onze juniorentijd

Onze juniorentijd

Over waarom wij werken bij Emeritor aanraden

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie?

Als junior werk je bij Emeritor aan interessante uiteenlopende inkoopprojecten samen met enthousiaste en gemotiveerde collega’s, die veel kennis en kunde hebben van inkoop. Bij Emeritor werken betekent nooit een dag hetzelfde! Werk je aan een financiële analyse, start je samen met een collega een nieuw project op? Of staat er vandaag een training op het programma van de Emeritor Academie of een intervisiesessie met alle jonge talenten?

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie? Emeritor is een inkoop dienstverlener met ongeveer 60 enthousiaste vakidioten met passie voor het inkoopvak. Wij bieden een sterk inhoudelijke werkomgeving met een grote diversiteit aan uitdagende opdrachten. Onze opdrachten liggen verspreid door het hele land waarbij Nieuwkoop onze thuishaven is. Als jouw voorkeur bij een platte organisatie ligt met een informele sfeer waar je je eigen ideeën kunt inbrengen én deze vaak ook zelf mag uitvoeren, dan is werken bij Emeritor wellicht iets voor jou! Natuurlijk, wij kunnen onszelf goed aanprijzen. Maar misschien laat jij je liever inspireren door junioren die al een tijdje bij Emeritor in dienst zijn. Daarom laten we er een aantal aan het woord!

Ontwikkeling als professional en als mens

Vincent is al een tijdje bij ons in dienst en heeft de eerste twee jaar bij Emeritor als erg positief ervaren. “Mijn eerste opdracht was een Europese aanbesteding. Mijn collega die verantwoordelijk was voor de betreffende opdracht liet mij zoveel mogelijk zelf de werkzaamheden uitvoeren, ondanks dat ik vrijwel geen ervaring had op dit gebied. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik binnen een paar maanden helemaal zelfstandig een Europese aanbesteding kon uitvoeren.”

Vincent vindt het palet van Europese aanbestedingen enorm divers. “Ik krijg telkens te maken met nieuwe materie.” Zijn tijd bij Emeritor heeft volgens Vincent bijgedragen aan zijn ontwikkeling als professional maar ook als mens. Daarnaast heeft Vincent ook de mogelijkheid gehad om zijn NEVI-2 diploma te halen.


Alle facetten van het inkooptraject

Louise vertelt ons dat de zelfstandigheid van een junior binnen Emeritor groot is. “Je bent proactief en informeert altijd naar nieuwe opdrachten. Daarbij ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling en ga je op zoek naar de specialisatie in de richting die jou het beste past.”

In het groeipad dat je bewandelt bij Emeritor stel je jezelf continu bij aan de hand van de opdrachten die je gaat uitvoeren bij de opdrachtgevers. “Zelf heb ik bij de Luchtmacht (Defensie) in Woensdrecht de grootste ontwikkeling doorgemaakt. De publieke sector is een mooie plek om te leren en biedt veel kansen!” Zo’n opdracht stelt de consultant in staat om alle facetten van het inkooptraject door te maken, van specificeren tot het beheer van contracten. Op die manier leer je de organisatie kennen, vergroot je je eigen vakinhoudelijke kennis en krijg je kansen om op hoger niveau te acteren.

Maak gebruik van de kennissessies en trainingen

Wat Marinda erg aanspreekt wat betreft het werken bij Emeritor is de diversiteit in opdrachten en projecten. “De mogelijkheid om in verschillende sectoren ‘een kijkje in de keuken’ te nemen, te leren en te ontwikkelen vind ik fantastisch!” Junioren krijgen bij Emeritor de vrijheid en mogelijkheid om zich te blijven ontwikkelen door middel van kennissessies en trainingen. “Deze zijn leerzaam en ook nog eens leuk om te volgen”, vertelt Marinda. “Het lastige van het consultancyvak is dat je je eigen collega’s langzaam leert kennen. Dit komt omdat je steeds van opdracht naar opdracht verplaatst. Daarom zijn er intervisiebijeenkomsten, welke naast het leeraspect ook een sociaal aspect hebben. Door gebruik te maken van de app Yammer kan je wel volgen waar collega’s zich mee bezig houden.”

Lees meer over onze oplossingen in één van onze whitepapers

Zo verliep mijn eerste opdracht

Een eerste opdracht is natuurlijk altijd spannend… Martijn deelt graag zijn ervaring met je. “Bij mijn eerste opdracht werkte ik mee aan een optimalisatieprogramma voor een bedrijf dat landbouwvoertuigen produceert. Met een dergelijk project zit je ook met de afdeling Research & Development aan tafel. De mensen van deze afdeling hebben de technische kennis over het product in huis en als inkoopadviseur moet je zorgen dat je zo snel mogelijk op de hoogte bent van waar het product uit bestaat.

Uiteindelijk brachten we bij dit project een advies uit hoe de opdrachtgever kon besparen en kregen we de vrijheid om met de leveranciers om tafel te zitten om samen tot die besparing te komen.”


De enorme diversiteit aan omgevingen werkt motiverend

Roel zoekt zijn uitdaging in de continue wisseling van opdrachtgevers. Wel vertelt hij: “Wanneer je een tijdje binnen een opdrachtgever actief bent, wordt het teamgevoel minder en bij sommige opdrachten kan dit vrij ‘eenzaam’ voelen. Het in contact blijven met mijn collega’s van Emeritor helpt dan wel. En de enorme diversiteit aan omgevingen werkt hierin juist ook motiverend.”

Alicia heeft in het begin van haar carrière bij Emeritor veel voor Defensie betekent. Zo kocht ze reserveonderdelen van de diverse gevechtsvoertuigen – bijvoorbeeld een Leopard tank en een CV90-infanteriegevechtsvoertuig – in. “Dat kunnen kleine schroefjes tot aan infraroodcamera’s zijn.” Ze heeft veel geleerd bij Defensie. “Naast inhoudelijke kennis over de diverse gevechtsvoertuigen heb ik ook geleerd dat je soms geduldig moet zijn binnen de publieke sector. Je hebt niet 1, 2, 3 toegang tot de diverse systemen en de informatie die je nodig hebt om de artikelen te kunnen inkopen.”

Emeritor is gewoon een leuke werkgever

Als je Stein vraagt naar zijn ervaring bij ons is hij heel helder: “Ontwikkeling, kennis en ervaring! Dat zijn de eerste woorden die bij mij opkomen als ik aan Emeritor denk. Daarnaast de leuke collega’s en opdrachten bij verschillende organisaties.” Stein vertelt verder dat Emeritor een bedrijf van het juiste formaat is om als junior te beginnen én te kunnen groeien. “Jouw talenten en vaardigheden kan je aanwenden binnen de organisatie, vooral omdat de medewerkers qua verschillende talenten en vaardigheden sterk uiteenlopen.”

Contact

Denk je na het lezen van al deze ervaringen: wat tof! Misschien zijn wij wel een goede match? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Ook als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure of over een bepaalde functie, bel of WhatsApp je met Lenneke van der Heijden, via 06 – 44 65 00 63.

Drie innovaties in de Zorg

Drie innovaties in de Zorg

Wat betekenen ze voor Inkoop

Sinds het begin van de coronacrisis is e-health in een enorme stroomversnelling terechtgekomen.

Zo is beeldzorg definitief doorgebroken. De toename van ICT-toepassingen in de zorg heeft invloed op de gehele organisatie. Wat betekent dat voor uw Inkoopfunctie?

De coronacrisis markeert een omslag in het gebruik van ICT in de zorg. Nog niet eerder is er in zulke grote mate gebruikgemaakt van oplossingen als videoconsulten of WhatsAppen met patiënten. Consulten via videobellen is een revolutie op zich, maar het leidt bovendien tot een versnelling van de ontwikkeling en toepassing van e-health en domotica in een breder perspectief. .


Drie innovaties in de Zorg

Laten we eens dieper ingaan op de veelbelovende innovaties in de zorg. Daarbij laten we ons onder meer inspireren door de Zorg Innovatie Monitor (ZIM), die op basis van input van bestuurders, zorgmanagers en zorgprofessionals in kaart brengt welke innovaties door de coronacrisis in een stroomversnelling terecht zijn gekomen. Wat zijn dus de vernieuwingen die zullen beklijven?

1. Inzet van nieuwe kanalen

Videoconsulten en WhatsApp-contact met patiënten is erg geschikt gebleken. Verwacht wordt dat de inzet van deze middelen stabiel blijft. De mogelijkheden qua beeldbellen zijn natuurlijk enorm; er zijn apps speciaal ontworpen voor consumenten, maar er zijn zeker ook toepassingen die exclusief voor de zorg zijn ontwikkeld.


2. E-health brengt blijvende oplossingen

Medisch inhoudelijke tools en apps voor diagnoses en informatie-uitwisseling zijn niet meer weg te denken, zo blijkt verder uit de monitor. Zo zijn er in de eerste helft van 2020 diverse nieuwe apps gelanceerd.

Onder meer op het gebied van Quality of Life (QoL) en posttrauma-effecten zijn er nieuwe applicaties gelanceerd. Met deze tools kunnen patiënten gediagnosticeerd worden en verder worden begeleid.


3. Vernieuwingen op het gebied van coördinatie en afstemming

Het tekort aan geneesmiddelen is een chronisch probleem dat al langer speelt. Het aantal niet-verkrijgbare geneesmiddelen is in 2019 bijna verdubbeld. Maar tijdens de coronacrisis is gebleken dat centrale coördinatie veel beter werkt dan centrale inkoop.

Gerard Hugenholtz en Mathieu Tjoeng, respectievelijk voorzitter en oud-voorzitter van de apothekersvereniging NVZA, pleiten er dan ook voor om de centrale coördinatie van medicijnvoorraden in stand te houden, ook buiten crisistijd.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Wat betekent dit voor Inkoop?

Sommige van deze bovengenoemde ontwikkelingen (zoals de inzet van nieuwe kanalen) zijn al enkele jaren gaande, maar zijn tijdens de coronacrisis op grote schaal snel geïmplementeerd. Echter, het (te) haastig implementeren van nieuwe ICT-zorgoplossingen kan – naast de bovengenoemde positieve aspecten – ook potentiële risico’s met zich meebrengen.

Bovendien kunt u niet verwachten dat dit soort keuzes over de te volgen inkoopstrategie wordt genomen door verplegend of behandelend personeel. Deze collega’s worden niet gemotiveerd door bedrijfskundige aangelegenheden, maar des te meer door kansen om de zorg te verbeteren. De keuze voor nieuwe technische toepassingen ligt in de praktijk echter wel bij deze groep. Leveranciers doen daarom hun best juist deze zorgmedewerkers te beïnvloeden en verleiden.

Inkoop kan op dit gebied een hoop problemen voorkomen. Hoe? In onze nieuwe whitepaper gaan we dieper in op de rol van Inkoop bij de keuze voor ICT-toepassingen.

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek