Ronald Vroom

De Superformule, simpeler dan je denkt!

'De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld.'
Ronald VroomSenior Inkoopadviseur

juli 2018 | Ronald Vroom

Wat is de Superformule?

De Superformule is een formule die in aanbestedingen gebruikt kan worden om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van Beste Prijs Kwaliteitsverhouding vast te stellen. Net zoiets als bijvoorbeeld de formules “Evaluatieprijs=Inschrijfprijs-Totale meerwaarde” (Gunnen Op Waarde) of “Punten voor prijs = Laagste prijs/Prijs inschrijving)*100 in combinatie met Totaal aantal punten = punten voor Prijs + Punten voor kwaliteit”.

In de Superformule worden naast Prijs (P)) en Kwaliteit (Q) van de inschrijving ook de prijs en kwaliteit van de zogenaamde referentieinschrijving en de exponent “n” als input gebruikt. De prijs van de referentieinschrijving is dan Pref en de kwaliteit van de referentieinschrijving is dan Qref. Deze referentieinschrijving geeft aan welk kwaliteitsniveau Qref de aanbestedende dienst bij een vooraf vastgesteld prijsniveau Pref (in de meeste gevallen een budgetkader) verwacht en acceptabel vindt. Met de hoogte van “n” bepaalt de aanbestedende dienst hoeveel extra kwaliteit (bijvoorbeeld 20%) een 10% duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Het resultaat van de Superformule is de emvi-score.

Wat is de referentieinschrijving?

Om een goede referentieinschrijving vast te stellen is het belangrijk dat de aanbestedende dienst goed inzicht heeft in de eigen behoefte, voldoende kennis van de desbetreffende markt en producten heeft en helder heeft wat het prijskader is. In de praktijk lijkt het niet altijd even eenvoudig om Pref en Qref vast te stellen, maar de praktijk leert dat er bijna altijd wel een prijskader in de vorm van een budget en een referentiekwaliteit is vast te stellen. Bijkomend voordeel van het goed nadenken over een referentieinschrijving is dat de aanbestedende dienst goed zich bewust is van wat zij wil (en wat niet..) en hoeveel geld dat haar waard is.

Als in de Superformule voor P en Q de waarden Pref en Qref worden ingevuld krijgt de inschrijving een emvi-score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q gelijk worden gewaardeerd aan de referentieinschrijving hebben ook een emvi score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q hoger worden gewaardeerd dan de referentieinschrijving hebben een emvi-score lager dan 1, inschrijvingen die lager worden gewaardeerd een emvi-score hoger dan 1.

Hoe bepaal je “n”?

De hoogte van “n” is voor de aanbestedende dienst niet eenvoudig vast te stellen als helder is hoeveel extra kwaliteit een duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Dat is hogere wiskunde! In de praktijk wordt voor de factor “n” door de aanbestedende dienst dan ook een ‘bekende’ waarde uit de volgende tabel gekozen1:

nPercentage hogere prijsNodige extra kwaliteit om nog interessant te zijn
1,0010,0%10,0%
2,9810,0%12,5%
4,2410,0%15,0%
5,6810,0%20,0%
6,4110,0%25,0%
7,2310,0%30,0%

Tabel 1: waarden voor "n"

Dat de waarden van “n” zo vreemd overkomen ligt – en daar is niets aan te doen- aan de wiskundige eigenschappen van de Superformule .

Vindt de aanbestedende dienst extra kwaliteit net zo belangrijk als een hogere prijs dan kiest de aanbestedende dienst voor “n”=1 en levert de Superformule dezelfde uitkomsten op als Gunnen Op Waarde. Eigenlijk gebruikt iedereen die Gunnen Op Waarde toepast de Superformule dus al!

Wat hebben inschrijvers aan de Superformule?

De Superformule geeft de aanbestedende dienst zoals we zagen de mogelijkheid om expliciet vooraf aan te geven
wat ten aanzien van de inschrijvingen het referentieniveau van de aanbestedende dienst is;
hoe belangrijk de aanbestedende dienst extra kwaliteit vindt ten opzichte van een hogere prijs.
Door de inschrijvers met een rekentool (bv in Excel) waar zij hun prijs en de kwaliteit die zij verwachten kunnen invoeren de emvi-score te laten berekenen kunnen zij zelf beoordelen hoe hun inschrijving scoort t.o.v. de referentieinschrijving.

Voor de liefhebbers: zo luidt de Superformule!

emvi= n1/2[(P/Pref)n+(2-Q/Qref)n ]

waarin
emvi = De emvi-score van een inschrijving.
n = De factor waarmee de verhoudingen tussen kwaliteit en prijs voor inschrijvingen met eenzelfde emvi score worden bepaald.
P= Inschrijfprijs.
Pref = Inschrijfprijs van de referentieinschrijving.
Q = Totale kwaliteit van de inschrijving in punten of Euro’s.
Qref = Totale kwaliteit van de referentieinschrijving in punten of Euro’s.

Conclusie

De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld”. Bij Gunnen op Waarde gebruiken we de Superformule al met “n”=1. Wat ons betreft wordt de Superformule vanaf nu ook voor andere waarden van “n” gebruikt. Daar plaats ik wel een kanttekening bij: de aanbestedende dienst moet wel helder uitleggen hoe deze werkt!


1Kuiper, “Beste koop bepaald met de superformule (versie 0.1)”, 5 februari 2016, EMVI-research

 

 

Interessant? Delen mag!
Maarten Erasmus - Managing Consultant

Meer inkoop? Meer fraude

"De ethische cultuur komt extra onder druk te staan in bedrijven die veel zaken doen in hoge risicolanden en in bedrijven met een sterke bonuscultuur."
Maarten ErasmusManaging Consultant

13 juli 2018 | Maarten Erasmus | Publicatie: CFO.nl

Inkoopuitgaven zijn gevoelig voor fraude. Dit komt omdat er vaak meerdere mensen in het proces betrokken zijn die los van elkaar hun taak uitvoeren. De persoon die iets gekocht wil hebben, werkt meestal niet samen met de mensen die orders uitsturen en degenen die verantwoordelijk zijn voor de betalingen.

Volgens de jaarlijkse fraude-in-dicator van Crow Clark Whitehill gaat in westerse landen gemiddeld 6 procent van de omzet verloren door fraude. Een belangrijk deel hiervan, 5 procent, is inkoopfraude. Ook andere rapporten, bijvoorbeeld van PWC, stellen dat veel fraude terug te voeren is op eigen medewerkers en leveranciers. Bekende trucs zijn het opvoeren van extra kosten op de factuur, of leveranciers die een complot smeden met medewerkers, bijvoorbeeld om valse facturen te laten goedkeuren of betalingen naar een privérekening te sluizen.

Lees het hele artikel op CFO.nl.

Interessant? Delen mag!
Maarten Erasmus - Managing Consultant

Wat levert een goed ingericht P2P op?

"Opbrengsten zijn veel leuker en ook de reden waarvoor je P2P wilt inrichten"
Maarten Erasmus, Managing Consultant

13 juni 2018 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Het schijnt nogal Hollands te zijn om bij elk besluit dat je moet nemen eerst precies uit te rekenen wat het gaat kosten. Amerikanen doen dat anders. Die gelóven ergens in en doen het dan gewoon.
Ik moet hier vaak aan denken als ik met klanten praat over de invoering van een inkoopsysteem. Je weet dat het geld oplevert, maar hoevéél precies? Dat is moeilijk uit te rekenen. “Het levert echt geld op, dat moet je gelóven” werkt helaas niet.

Maar ik heb goed nieuws. Inmiddels is me de vraag zo vaak gesteld dat ik heel aardig heb leren uitrekenen wat een goed ingericht P2P (Purchase-to-pay) oplevert.
Misschien heeft u ook plannen en kampt u ook met sceptische rekenaars… Dan heb ik hier wat tips.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!
Maarten Erasmus - Managing Consultant

Fraude bij inkoop

"In westerse landen gaat gemiddeld 5,85% van de omzet verloren door fraude"
Maarten Erasmus, Managing Consultant

5 juni 2018 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Volgens de jaarlijkse Crow Clark Whithill fraude-indicator gaat in westerse landen gemiddeld 5,85% van de omzet verloren door fraude. Een belangrijk deel hiervan – 4,76% – is inkoopfraude.
Het rapport stelt dat met name de inkoopkosten bloot staan aan een breed scala potentiële frauderisico’s.

Waarom zijn inkoopkosten gevoelig voor fraude? Dat komt omdat bij het proces vaak meerdere mensen betrokken zijn die los van elkaar hun taken uitvoeren. De persoon die iets gekocht wil hebben, werkt meestal niet direct samen met de mensen die de orders uitsturen en degenen die verantwoordelijk zijn voor de betalingen.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!

In de ban van circulair inkopen

"Medewerkers krijgen niet de tijd om zich in het onderwerp te verdiepen"
Maarten Erasmus, Managing Consultant

5 april 2018 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Ik sprak onlangs Joan Prummel, hij werkt voor Rijkswaterstaat en heeft als opdracht circulair inkopen te bevorderen. Ik vroeg mij af wat organisaties in de weg zit om circulair in te kopen en vroeg het hem:

Joan: “Het valt mij op dat iedere organisatie die iets met circulair wil gaan doen een pilot start. Dat hoeft helemaal niet, want er is al heel veel voorbeeldmateriaal dat je kunt gebruiken. Nederland is koploper op het gebied van circulair inkopen. In absolute zin stelt het nog weinig voor, maar wij hebben ontzettend veel praktijkcases uitgevoerd en kennis opgebouwd. Die cases kun je eenvoudig opzoeken, bijvoorbeeld op de site van Pianoo of MVO Nederland. Toch lijkt iedereen liever een pilot te willen starten. Voor ons maakt dat niet uit, wij gaan nu die pilots faciliteren.”

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!
Maarten Erasmus - Managing Consultant

Brexit

"Tweederde van de Britse bedrijven heeft sinds de aankondiging van de Brexit de prijzen van buitenlandse leveranciers zien stijgen, als gevolg van de zwakkere pond. "
Maarten ErasmusManaging Consultant

15 december 2017 | Maarten Erasmus | Publicatie: CFO.nl

Aan beide kanten van Het Kanaal liggen rampenplannen klaar, mochten de onderhandelingen voor een Brexit niet goed uitpakken. Zowel Britse als Europese bedrijven zijn dan genoodzaakt hun supply chains te splitsen. Van de Britse bedrijven verwacht 32 procent binnenkort afscheid te moeten nemen van buitenlandse leveranciers om naar binnenlands alternatief uit te wijken. Aan Europese zijde denkt 46 procent te moeten breken met Britse leveranciers.

Volgens Gerry Walsh, CEO van CIPS, dat onderzoek deed onder 2.111 supply chain managers met Europese en Britse toeleveranciers, is de afscheiding van het Verenigd Koninkrijk van Europa al vol aan de gang: “Zowel Europese als Britse bedrijven staan klaar om hun supply chains in 2019 te vervangen, wanneer de onderhandelingen falen. Zij willen niet afwachten wat er gebeurt en geen tijd verloren laten gaan.”

Lees het hele artikel op CFO.nl.

Interessant? Delen mag!
Maarten Erasmus - Managing Consultant

Process mining: kans of bedreiging?

"De toekomst van inkoop is niet hetzélfde werk doen, maar dingen ánders doen."
Maarten ErasmusManaging Consultant

15 september 2017 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Laatst was ik bij een demonstratie process mining. Je kunt de computer aan de hand van data uit je systemen processen in beeld laten brengen. Speciale software visualiseert vervolgens hoe gegevens door je organisatie stromen, en biedt daarmee inzicht in hoe processen daadwerkelijk verlopen.

Zoals te verwachten komen hier niet de plaatjes uit die in het handboek geprint staan, maar een wirwar van pijlen, tussenstapjes en heen-en-weer-gedoe.
Ook blijkt dat personen, die in het organogram verantwoordelijk zijn, aan alle kanten gepasseerd worden en dat weer anderen overal tussen zitten, ook wanneer ze daar zij niets te zoeken hebben.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!

Wordt alles routine?

"Mijn dagelijks werk zit waarschijnlijk vol met routines, zonder dat ik het in de gaten heb."
Maarten ErasmusManaging Consultant

22 maart 2017 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Het is verfrissend hoe automatiseerders tegen onze wereld aankijken. Waar wij druk doende zijn met problemen oplossen en branden blussen, ontdekken zij de patronen die ons werk reduceren tot routineklusjes.

Ik zag op Youtube een video van een zelfrijdende auto die niet meer verder kon, omdat er midden op de weg een vrouw in een scootmobiel een eend najoeg. De eend en de vrouw draaiden rondjes op de rijbaan en de auto kon niet beslissen wat te doen.

In slaap

Uitzonderingen worden beschouwd als het grootste obstakel voor de ontwikkeling van autonome auto’s en zijn de reden dat het nog lang duurt voor we echt met blind vertrouwen op de achterbank in slaap kunnen vallen. Gaandeweg zullen auto’s steeds meer situaties als standaard gaan bestempelen. Dit geldt niet alleen voor auto’s, maar voor veel dingen in ons dagelijks leven. Automatisering gaat stapsgewijs en we wennen er maar al te snel aan.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!

Value based healthcare

"Leren ontspullen gaat in babystapjes."
Maarten ErasmusManaging Consultant

22 februari 2017 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Geheel in lijn met de tijdgeest ben ik aan het ontspullen. En eerlijk gezegd lukt dat niet erg. Veel verder dan het afgeven van een pot felgroene latex aan de milieustraat ben ik nog niet gekomen. Mijn zolder is nog steeds onbegaanbaar. Bovenop dozen met kinderboeken en damestassen ligt nog een houten slee, een set gordijnen en een wastafel die origineel bij het huis hoort.

Waarom is het zo moeilijk om afstand te doen van dit soort spullen? Het voelt als een echte angst. Maar waarvoor? Dat ik ooit in de toekomst een oude wastafel nodig heb? Mijn rationele helft weet dat die kans bijzonder klein is. En wat dan nog? Een oude wastafel is zo gevonden.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!

De psychologie van het raamcontract

"Het verschil tussen enthousiasme en de kont tegen de krib is niet zo groot."
Maarten ErasmusManaging Consultant

25 jauari 2017 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

De hartenwens van iedere manager, de financiële voorop, is “in control” zijn. In lijn met deze wens brengen ik en collega’s dagelijks inkoopuitgaven in beeld, voeren we bestelsystemen in en kondigen we allerlei regels af om medewerkers bij de voorkeursleverancier te laten inkopen. Af en toe een “nou-is-het-afgelopen!” e-mail van de directie als krachtig signaal dat niemand meer de vrijheid heeft om zelf te gaan zitten “shoppen”.

Misschien valt er iets te leren van de facilitaire wereld, waar bij uitstek veel kennis is over de relatie tussen productiviteit en het welbevinden van medewerkers. In zijn recente boek “Messy” haalt de auteur Tim Halford een onderzoek aan van twee psychologen Alex Haslam en Craig Knight. Zij onderzochten in 2010 het effect van de kantooromgeving op de productiviteit van mensen. Misschien kent u het onderzoek, maar voor mij is het een eye-opener.

Lean

Zij gebruikten 4 verschillende settings van een kantoor waarin proefpersonen een opdracht moesten uitvoeren. In het eerste, een lean kantoor met alleen noodzakelijke meubels en lege wanden hadden de deelnemers moeite om zich te ontspannen. Zij presteerden in deze omgeving het slechtst.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!