OLVG, onderdeel van het samenwerkingsverband Santeon, koos in de aanbesteding van de personeels-restaurants en de commerciële horeca voor de best value inkoopmethode. Het Amsterdamse topklinische ziekenhuis daagde daarmee leveranciers uit om op een eigentijds manier invulling te geven aan de totale dienstverlening in deze takken van sport, oftewel om het makelaarschap in gastvrijheid op zich te nemen. Michel Overwijk, manager Food & Beverage, vertelt hoe Emeritor dit proces begeleidde en wat dat opgeleverd heeft.

Met twee ziekenhuislocaties en ruim 6000 medewerkers is OLVG een van de grootste topklinische ziekenhuizen in Nederland. Binnen deze organisatie is Michel Overwijk verantwoordelijk voor de personeelsrestaurants, de patiëntenvoeding, roomservice aan het bed en de commerciële horeca, waar in totaal 270 mensen werken. Michel: ‘Wij wilden voor de dienstverlening van onze personeelsrestaurants en commerciële horeca een aanbesteding uitschrijven. Onze inkoopafdeling adviseerde dat via de best value inkoopmethode te doen. Om dat traject te begeleiden werd Emeritor, met wie OLVG al langere tijd samenwerkt, naar voren geschoven.’ Er ontstond een nauwe samenwerking tussen Michel als projecteigenaar en de contactpersoon van Emeritor als projectmanager en inkoopkennishebber. Naast het overdragen van de noodzakelijke kennis over de best value methode, begeleidde zij OLVG bij het formuleren van de doelstellingen waaraan de aanbiedingen moesten voldoen en bij het bepalen van de objectieve beoordelingscriteria.

michel overwijk

"Over de beoordelingscriteria zijn we heel duidelijk geweest, kwaliteit stond daarin bovenaan."

Michel: ‘Over de beoordelingscriteria zijn we heel duidelijk geweest, kwaliteit stond daarin bovenaan. Daarbuiten hebben we feitelijk maar één vraag gesteld: hoe zouden jullie de totale horecafunctie eigentijds en inspirerend inrichten: van de bemensing tot en met het interieur en het assortiment (totale concept ontwikkeling). We zijn op zoek gegaan naar een makelaar in gastvrijheid waardoor we niet, zoals we dat voorheen deden, verschillende soorten dienstverleners zelf hoefden in te kopen en aan te sturen.’

Objectievere beoordeling, meer draagvlak en completere dienstverlening

Hoewel Michel ervoer dat er in een best value inkooptraject minder ruimte is om te onderhandelen, is hij content met de gekozen inkoopmethodiek en met de uitkomst ervan. Enerzijds omdat de vooraf bepaalde criteria ervoor zorgden dat de verschillende aanbiedingen objectief beoordeeld konden worden door een commissie waarin alle relevante stakeholders vertegenwoordigd waren: van mensen van de werkvloer tot directie en management. Michel: ‘Dat leidde tot een groot draagvlak voor het proces en dus ook voor de gekozen partner.’

Anderzijds omdat de aanbiedingen innovatieve ideeën en oplossingen bevatten, die OLVG zelf nooit bedacht zou hebben. Michel: ‘In de reguliere manier van inkopen hadden we zelf de specificaties bedacht waaraan de aanbiedingen moesten voldoen, terwijl we geen conceptontwikkelaars zijn. Nu hebben we kunnen profiteren van de kennis en ervaring van specialisten en dat is terug te zien in het design van de horecagelegenheden, het assortiment en in extra dienstverlening voor onze gasten en medewerkers, denk hierbij aan een supermarkt maar ook een 24-uurs ophaalpunt.’

Tevreden over de samenwerking

De samenwerking met Emeritor heeft Michel als onontbeerlijk ervaren. Emeritor bracht de nodige kennis van best value inkoop in en zorgde ook voor een goede planning en projectvoortgang, zowel inhoudelijk als in faciliterende zin. Michel: ‘Ik heb het als een partnership ervaren waarin we samen voor het beste resultaat gingen. Onze contactpersoon was meer dan goed op haar taak berekend: ze was betrokken, reageerde snel en dacht mee. Ik kon het niet bedenken of zij had het al bedacht. Daarnaast kreeg ze de mensen mee door hun inbreng op waarde te schatten

michel overwijk

"Op advies van Emeritor hebben we het visiedocument als kader genomen voor een aanbesteding waarin elementen van best value gebruikt zijn."

Ook bereidde ze inhoudelijke presentaties en stukken uitstekend voor, getuige het feit dat onze Raad van Bestuur recentelijk positief geadviseerd heeft over het adviesdocument waarin de businesscase en de uitkomst van het inkooptraject gepresenteerd worden.’ Dat Emeritor van alle inkoopmarkten thuis is en goed inspeelt op de behoeften en belangen van de klant, blijkt uit de aanbesteding van patiëntenvoeding, die aansluitend opgepakt werd. Michel: ‘Binnen OLVG is er een visiedocument opgesteld over patiëntenvoeding voor de beide ziekenhuizen. Op advies van Emeritor hebben we dat document als kader genomen voor een aanbesteding waarin elementen van best value gebruikt zijn. We hebben een goed gevoel bij die keuze en de uitkomst van de aanbesteding. Ook in dit traject heeft Emeritor uitstekend werk geleverd.’

 


 

 

Meer handen aan het bed. Met dat doel voor ogen stelt het ministerie van VWS subsidies beschikbaar aan zorginstellingen voor projecten die overheadkosten besparen en de organisatie-efficiency verbeteren. In dat kader is Emeritor door diverse zorginstellingen gevraagd om een inkoopanalyse en/of inkooptrajecten uit te voeren. Zo ook door Moveoo, die zorg verleent aan dak- en thuislozen in Venlo, Roermond en Sittard. Eric Heitzer, manager bedrijfsvoering Moveoo vertelt.

‘Wij zijn van origine een maatschappelijke opvangorganisatie die dag- en nachtopvang biedt aan daklozen. In de loop van de tijd hebben we daar de opvang van mensen die vanwege verschillende problemen tijdelijk op straat komen te staan, toegevoegd. We bieden deze mensen onderdak en begeleiden ze bij het oplossen van hun problemen zodat ze op termijn weer zelfstandig verder kunnen in het leven.’ Moveoo verleent die zorg met 135 fte, waarvan 120 fte werkzaam zijn in de directe zorg en 15 fte in de backoffice van de organisatie. Eric heeft als manager bedrijfsvoering onder andere inkoop in zijn portefeuille. Vanuit die verantwoordelijkheid maakte hij eind 2016 kennis met Emeritor. Eric: ‘Emeritor gaf op een regionale zorgbijeenkomst een presentatie over inkoop. Dat was voor mij aanleiding om Emeritor te vragen ons te begeleiden bij de aanbesteding van een nieuw beveiligingscontract. Op de naleving van het oude contract hadden we naar ons zin te weinig grip in termen van flexibiliteit, kostenstijgingen en werkafspraken.’

"Op de naleving van het oude contract hadden we naar ons zin te weinig grip in termen van flexibiliteit, kostenstijgingen en werkafspraken."

Emeritor koopt dagelijks beveiliging in

Emeritor startte met een analyse van het totale inkoopvolume en de inkoopprocessen. Daaruit kwamen een aantal concrete en heldere aanbevelingen waarmee Eric direct aan de slag kan. Eric: ‘We kunnen onze inkoopprocessen met hulp van deze analyse veel efficiënter maken, bijvoorbeeld door contracten en inkoopfacturen direct in ons CRM-systeem te registreren. Het grote voordeel daarvan is dat we dan eerder kunnen signaleren als contracten verlopen en als (financiële) contractafspraken niet volledig nagekomen worden. De eerste stappen hebben we hierin al gezet.’ Uit de analyse bleek verder dat het beveiligingscontract met een inkoopwaarde van 1,2 miljoen euro veruit het grootste inkoopcontract van Moveoo is. Reden te meer om Emeritor te betrekken bij de nieuwe aanbesteding ervan. Eric: ‘Emeritor bracht in dat traject de kennis en ervaring in die we zelf niet hebben. Het was voor ons duidelijk merkbaar dat Emeritor bij wijze van spreken dagelijks voor veel verschillende bedrijven en instellingen beveiliging inkoopt.’

Ondanks extra complexiteit een beter contract

Die kennis en ervaring bleek van extra waarde toen midden in de aanbestedingsprocedure de nieuwe beveiligingscao van kracht werd.

Eric: ‘In de cao stond een nieuwe bepaling die partijen verplicht om beveiligingsmedewerkers van elkaar over te nemen als de opdrachtgever van contractpartner wisselt. Dat leverde bij de beveiligingsbedrijven die wilden inschrijven de nodige vragen en aarzelingen op. Emeritor heeft daarin voor ons veel extra werk verzet en ervoor gezorgd dat we alsnog drie volwaardige aanbiedingen ontvingen.’ Na het vergelijken en beoordelen van de aanbiedingen besloot Moveoo om het contract met hun huidige beveiligingsleverancier te verlengen. Maar dan wel met verbeterde afspraken. Eric: ‘We hebben nu grip op zowel de kwaliteit als de kosten van onze beveiliging. In het nieuwe contract kunnen we op- en afschalen in de inzet van beveiligers en de inkoopprijs marktconformer is geworden. Daarnaast zijn de werkafspraken helder, concreet en meetbaar waardoor we de performance goed kunnen volgen en beoordelen.’

"In het nieuwe contract kunnen we op- en afschalen ... en de inkoopprijs marktconformer is geworden."

Tevreden

Over de samenwerking met Emeritor is Eric uitermate tevreden. Niet alleen omdat hij, naar zijn zeggen, op de kennis en ervaring van Emeritor kon varen. Eric: ‘Onze contactpersoon van Emeritor was ook een uitstekende procesbegeleidster. Ze maakte de planning en bewaakte de voortgang daarvan. Ondanks de waan van alledag zorgde ze ervoor dat iedereen de afgesproken actiepunten op tijd afrondde. Dankzij haar hebben we binnen de opzegtermijn van het oude contract onze definitieve keuze voor het nieuwe contract kunnen maken.’ Over een eventuele toekomstige samenwerking met Emeritor hoeft Eric dan ook niet lang na te denken. ‘Als we inkoopvraagstukken of aanbestedingen hebben waarvoor wij de kennis en capaciteit niet in huis hebben, zou ik de hulp van Emeritor zonder meer opnieuw inroepen.’

 


 

 

Meer handen vrij voor de zorg. Met dat doel voor ogen stelt het ministerie van VWS subsidies beschikbaar aan zorginstellingen voor projecten die overheadkosten besparen en de organisatie-efficiency verbeteren. In dat kader is Emeritor door diverse zorginstellingen gevraagd om een inkoopanalyse uit te voeren. Zo ook door GGZ inGeest, die geestelijke gezondheidszorg verleent in de regio groot Amsterdam. Wilma Boelens, manager facilitair accountmanagement GGZ inGeest vertelt.

‘Wij leveren topklinische, op herstel gerichte geestelijke gezondheidszorg aan (jong) volwassenen en ouderen. We verlenen die zorg zowel in de thuisomgeving als in onze eigen locaties, die veelal naast de ziekenhuizen gelegen zijn met wie we op specifieke onderwerpen samenwerken. Daarnaast doen we onderzoek naar de effectiviteit van behandelmethoden en gebruiken we die kennis voor innovatie.’ Bij GGZ inGeest werken ruim 1500 mensen in de directe zorg en 300 mensen in het onderzoek en de backoffice van de organisatie. Wilma heeft als manager facilitair accountmanagement onder andere ook inkoop in haar portefeuille. Wilma: ‘Er is sprake van geweest dat GGZ inGeest zou gaan fuseren met het VUmc (Vu medisch centrum). In de voorbereiding daarop werkten we op inkoopgebied al met elkaar samen. Door ons inkoopvolume te bundelen, konden we betere contracten afsluiten en het aantal leveranciers terugbrengen. Toen de fusie niet doorging, zag ik in onze organisatie de positie van inkoop verslechteren. Reden voor mij om eens kritisch te laten kijken naar onze inkooporganisatie. Hiervoor vonden we in Emeritor een uitstekende partner.’

"Emeritors aanpak was objectief, daadkrachtig en effectief."

Geruisloos, krachtig proces met heldere resultaten

Wilma’s concrete vraag was waar staat GGZ inGeest op inkoopgebied? Wat gaat goed en wat kan er in de inkooporganisatie en in de effectiviteit van inkoop verbeterd worden. Emeritor bracht de antwoorden op deze vragen op een gestructureerde manier in kaart. Wilma: ‘Emeritors aanpak was objectief, daadkrachtig en effectief. Op basis van een quick scan, financiële en kwalitatieve analyses en interviews met medewerkers uit alle geledingen van de organisatie, heeft Emeritor heldere inzichten en een concreet plan van aanpak opgeleverd met actiepunten ter verbetering. Ik weet nu exact waar we op inkoopgebied staan en wat we moeten doen om verder te professionaliseren.’

Behalve met het resultaat is Wilma ook content met de manier waarop Emeritor binnen GGZ inGeest acteerde. Wilma: ‘Ik kan niet anders zeggen dat het een geruisloos proces is geweest. Emeritor is betrokken, pragmatisch en zeer gedegen: onze contactpersonen kwamen afspraken altijd na en hielden voortgang in het proces. Daarnaast betrokken ze de juiste mensen bij het proces en creëerden daarmee het benodigde draagvlak. Ze kunnen zich duidelijk inleven in de omgeving waarin ze zich bevinden en dat is de kwaliteit en de inhoud van het plan van aanpak absoluut ten goede gekomen.’

"Ik kan niet anders zeggen dat het een geruisloos proces is geweest. Emeritor is betrokken, pragmatisch en zeer gedegen..."

Uitvoering plan van aanpak

Het door Emeritor opgestelde plan van aanpak is erop gericht om GGZ inGeest van gefragmenteerde inkoop naar gecoördineerde inkoop te brengen: centraal waar het moet (mantelovereenkomsten) en decentraal waar het kan. Emeritor onderbouwde dat GGZ inGeest op die manier toegang krijgt tot een bespaarpotentieel van 8% op de totale inkoopkosten. Daarnaast kan GGZ inGeest zo veel beter gebruikmaken van de kennis en capaciteit van leveranciers bij het realiseren van haar organisatie-doelstellingen, zoals het vinden van stageplaatsen voor cliënten. Wilma: ‘We hebben binnen onze organisatie een projectgroep geformeerd die in 2018 aan de slag gaat met het uitvoeren van de benoemde actiepunten: van het uniformeren van inkoopprocessen tot het uitvoeren van inkooptrajecten.’ Wilma heeft Emeritor gevraagd om als sparringpartner betrokken te blijven en mee te denken in bijvoorbeeld het opstellen van een inkoopbeleid en het inrichten van inkoopprocessen. Wilma: ‘Daarnaast sluit ik niet uit dat ik Emeritors hulp inroep bij het uitvoeren van bepaalde inkooptrajecten. Het is prettig samenwerken met een bureau dat zo allround is op inkoopgebied. Emeritor kan ons vanuit verschillende expertises verder op weg helpen met concrete resultaten.’

 


 

 

Op het moment dat Ebbing Osinga, hoofd Inkoop en Contractmanagement van de SVB, in 2015 startte met de invoering het Leverancier Segmentatie Model viel een van zijn contractmanagers langdurig uit. Emeritor bracht uitkomst met de detachering van een ervaren inkoopadviseur.

Het Leverancier Segmentatie Model (LSM) dat Ebbing eind 2014 binnen de SVB introduceerde, segmenteert de samenwerking met leveranciers op basis van de complexiteit van het contract (procedures) en de businessimpact (maatschappelijk, bestuurlijk, politiek en procesmatig). Ebbing: ‘Het model komt van het UWV en verdeelt leverancierscontracten en dus de leveranciers in een aantal groepen. Hoe groter de complexiteit en de businessimpact hoe groter de noodzaak tot het wederzijds investeren in de relatie en in de dienstverlening.’ Voor SVB is het hebben van een goed functionerend LSM belangrijk. De afdeling contractmanagement is niet groot: de beschikbare capaciteit en de aandacht voor leveranciers moet zo ingezet moet worden dat gemaakte contractafspraken, procedures en kwaliteitscontroles geborgd zijn. Ebbing: ‘Om het LSM goed te implementeren moesten we daarom enerzijds procesafspraken maken met onze business en onze leveranciers. Anderzijds moesten we het LSM verder ontwikkelen, aangepast op onze organisatie.’

" Voor SVB is het hebben van een goed functionerend LSM belangrijk"

Op het moment van implementeren viel een van de twee contractmanagers echter langdurig uit, waarna Ebbing op zoek ging naar een vervanger met voldoende ervaring om direct aan de slag te kunnen. Ebbing wende zich onder andere tot Emeritor. Ebbing: ‘Ik sparde regelmatig met Caroline van den Bosch, directeur Emeritor, over de ontwikkeling van inkoop en contract-management in de markt en binnen SVB. Vanuit die betrokkenheid kon Emeritor goed inschatten welke persoonlijkheid en expertise we nodig hadden.

Emeritor reageerde daadkrachtig en maakte op het voor ons juiste moment een goede match.’ De inkoopadviseur die instroomde had onder ander bij de NS gewerkt en bracht de juiste ervaring in. Ebbing: ‘Hij heeft voor ons alle facilitaire contracten in het LSM ingebracht. Hij begreep de problematiek en de politieke en maatschappelijke gevoeligheid van sommige contracten. Daarnaast bleek hij uitstekend in staat te zijn om te ontwikkelen én hands on uit te voeren.’

"De inkoopadviseur die instroomde bracht de juiste ervaring in."

Na het succesvol afronden van de opdracht, werd de Emeritor inkoopadviseur binnen SVB intern doorgeplaatst naar de afdeling Contract en Leveranciersmanagement van de directie IT. Daar werkt hij nu samen met SVB aan de implementatie van het LSM en draagt hij zijn kennis over op de inkopers en contractmanagers van IT. Ebbing: ‘Hij verricht gewoon heel goed werk voor ons.’ In voorkomende gevallen zal Ebbing niet aarzelen om wederom de hulp van Emeritor in te roepen. Ebbing: ‘Er is wederzijds vertrouwen en Emeritor heeft bewezen de kennis, ervaring en capaciteit in huis te hebben waarmee wij geholpen zijn.’

 


 

 

Hoe professionaliseren en centraliseren we inkoop zonder de aansluiting met de business te verliezen? Met die vraag klopte de financiële dienstverlener NIBC twee jaar geleden aan bij Emeritor. Het advies en de specifieke aanpak van Emeritor leverden NIBC veel op. Ted Appelman: ‘We hebben inmiddels een helder inkoopbeleid en een centrale inkoopafdeling die coördineert en faciliteert. Onze interne controle op de uitgaven is beter geborgd (governance) en de doorlopen inkooptrajecten leverden 10-15% besparing op zonder aan kwaliteit en draagvlak in te boeten. Emeritor is absoluut fit for purpose.’

Goede propositie

NIBC koos voor een intensieve samenwerking met Emeritor vanwege de sluitende business case waar Emeritor voor staat. Ted: ‘Emeritor analyseert en adviseert niet alleen, maar werkt ook schouder aan schouder met de interne organisatie om de adviezen te implementeren: op beleidsniveau, in de professionalisering van inkoop en in het gezamenlijk doorlopen van inkooptrajecten. Met de besparingen die ze realiseren, verdienen ze zichzelf terug, terwijl ze tegelijkertijd ook structurele verbeteringen doorvoeren.’

Wij wilden geen ‘big bang’ maar een gefaseerde invoering.

Blending in de organisatie

Emeritor doet dat door een bewezen inkoopverbeterprogramma te combineren met het vermogen zich in te leven in de organisatie en cultuur van de klant, aldus Ted. ‘Wij wilden geen ‘big bang’ maar een gefaseerde invoering. Emeritor voelde dat goed aan. We hebben samen gezocht naar een optimale invulling van de samenwerking en hebben die gevonden in de detachering van een senior consultant voor drie dagen in de week.’ De consultant in kwestie blijkt goed in de organisatie van NIBC te passen. Ted: ‘Ze bereikt veel door het goede voorbeeld te geven en te laten zien dat inkoop toegevoegde waarde heeft in termen van kennis en waardevolle procedures en formats. Ook haakt ze op de juiste momenten specifieke inkoopkennis vanuit Emeritor aan. Ze heeft het voor elkaar gekregen dat de business als vanzelfsprekend naar inkoop toekomt met inkoopvragen.’

Professionaliseren via inkooptrajecten

‘Door zo met onze business op een succesvolle manier inkooptrajecten te doorlopen heeft Emeritor de gewenste professionalisering vorm en inhoud gegeven. Natuurlijk is ons vernieuwde inkoopbeleid dat we samen met Emeritor opgesteld hebben hiervoor de basis. Maar de bewijslast ligt in de business cases: de besparingen (10-15%) die gerealiseerd zijn in nieuwe inkoopcontracten zonder aan kwaliteit en draagvlak in te boeten. Emeritor heeft onder andere laten zien dat een andere invulling van dienstverleningsafspraken besparingen oplevert en tegelijkertijd ten goede komt aan de kwaliteit en de efficiency van onze organisatie en die van onze leveranciers.’

De bewijslast ligt in de business cases: de besparingen (10-15%) die gerealiseerd zijn in nieuwe inkoopcontracten zonder aan kwaliteit en draagvlak in te boeten.

De volgende stap in de samenwerking is het invoeren van contractmanagement en de tooling van inkoopprocessen. Ted: ‘De gerealiseerde verbeteringen moeten nog wel structureel verankerd worden in onze organisatie. Emeritor deelt die visie en gaat ervoor om onze organisatie zo achter te laten dat we zelfstandig verder kunnen. Dat tekent de drive en toegevoegde waarde van Emeritor. Emeritor is top-notch als het gaat om inkoopkennis, ervaren en pragmatisch in de implementatie van beleid en werkwijzen en gefocust op het realiseren van concrete resultaten. Emeritor is daarmee absoluut fit for purpose, is onze ervaring.’

 


 

 

Rutger Burger, Director Procurement bij Royal BAM Group, startte in 2013 met het herpositioneren van de inkoopfunctie binnen de Nederlandse tak van het bouwbedrijf. Hij vroeg Emeritor om met hem mee te denken over de best passende organisatiestructuur en een effectieve implementatiestrategie. Rutger: ‘Emeritor is onderscheidend in het concretiseren en implementeren van een multidisciplinaire aanpak waaronder het werken in geïntegreerde inkoopteams.’

Royal BAM Group is een internationaal opererend bouwbedrijf met een getotaliseerde omzet van ruim zeven miljard euro en een inkoopomzet van vijf miljard euro. Het Nederlands bedrijf bestaat uit BAM Bouw en Vastgoed en BAM Infra, gezamenlijk goed ongeveer 2 miljard inkoopomzet. Het herpositioneren van de inkoopfunctie binnen BAM Nederland bleek een uitdaging op zich. Rutger: ‘Het was duidelijk dat de oplossing lag in het werken met één inkoopteam binnen de twee bedrijven, samengesteld uit inkopers die op de verschillende locaties en in tender/bouwteams werken. Maar hoe organiseer je dat zo dat alle stakeholders, zowel op directieniveau als op uitvoerend niveau, goed aangehaakt zijn? Dat luistert heel nauw: als je te hoog in de boom gaat zitten, landt de nieuwe werkwijze nooit in de operatie. Borg je het te laag in de organisatie, dan verloopt het inkoopproces over te veel schijven.’

Als je te hoog in de boom gaat zitten, landt de nieuwe werkwijze nooit in de operatie.

Ervaren hoe Emeritor werkt

Bij het beantwoorden van die vraag, riep Rutger de hulp in van Emeritor. Rutger: ‘Ik kende Emeritor van mijn vorige werkgever Stork. Daar had Emeritor een succesvol inkoopverbeterproject opgeleverd. Ik was onder de indruk van de doelgerichtheid en het pragmatisme van Emeritor. Emeritor is onderscheidend goed in het concretiseren en implementeren van een brede stakeholdersaanpak en multidisciplinaire inkoopteams en in het opzetten en uitvoeren van inkooptrajecten.’

Multidisciplinaire inkoopteams

Om die reden vroeg Rutger Emeritor mee te denken over de voor BAM Nederland best passende organisatiestructuur en de meest effectieve implementatiestrategie.

In de gesprekken die volgden, bracht de consultant van Emeritor naast inkoop- en strategiekennis ook waardevolle praktijkervaringen vanuit andere branches en bedrijven in. Zo kwam er in gezamenlijkheid een blauwdruk tot stand waarmee BAM Nederland uitstekend verder kon. Rutger: ‘Ik koos ervoor om de implementatie volledig in eigen huis op te pakken. Dat verliep goed omdat de gekozen structuur en de implementatieaanpak dankzij de inbreng van Emeritor concreet en eenduidig was en goed bij onze organisatie paste. De multidisciplinaire inkoopteams functioneren anno 2017 nog steeds goed.’

De inhoud van dit soort discussies en de contacten met inkoopdirecteuren van andere bedrijven zijn voor mij zeer waardevol.

Belangrijke netwerk- en sparringpartner

Hoewel BAM Nederland en Emeritor op dit moment niet samenwerken, is Emeritor nog steeds een belangrijke sparringpartner voor Rutger. Rutger: ‘Emeritor is actief in de markt en in het samenbrengen van inkoopprofessionals. Laatst heb ik deelgenomen aan een door Emeritor georganiseerde themabijeenkomst over TCO en de inkoop van producten en diensten met resultaatverplichting. De inhoud van dit soort discussies en de contacten met inkoopdirecteuren van andere bedrijven zijn voor mij zeer waardevol. Evenals mijn individuele contacten met de Emeritor directie. Voor inkoopkennis, advies en interim opdrachten staat Emeritor dan ook hoog op mijn lijstje.’

 


 

 

Toenemende prijsconcurrentie en een stijgend aandeel van de directe spend in de kostprijs dwongen Yokogawa Europe in 2015 tot een herdefinitie van de inkoopfunctie, die tot dan voornamelijk decentraal belegd was in de diverse Europese vestigingen. CFO – Vice President Franck Wessels riep hierbij de hulp in van Emeritor. Gezamenlijk werd binnen 1½ jaar succesvol een Europees Inkoopverbeterprogramma uitgevoerd. Franck: ‘Dankzij Emeritor besparen we nu jaarlijks 13% op onze spend, is inkoop op Europees niveau centraal gepositioneerd en hebben wij een professioneel inkoopbeleid, waarmee ook onze interne controle geborgd is (governance).’

Het Japanse bedrijf Yokogawa levert en onderhoudt procesbeheersingproducten en oplossingen voor onder andere internationals in de olie- en gasindustrie, zoals Shell, BP en Total. Yokagawa Europe is belast met de verkoop en implementatie van deze procesbeheersing-oplossingen in Europa. De benodigde productiemiddelen hiervoor werden tot voor kort decentraal ingekocht. Franck: ‘De directe spend, zoals de inkoop van kasten waarin onze systemen geïnstalleerd worden, werd per project ingekocht, de indirecte spend (autolease, kantoorartikelen etc.) op land- en dus vestigingsniveau.’

Overtuigende ervaring en aanpak

Het stijgende aandeel van de directe spend in de kostprijs en de toenemende prijsconcurrentie dwongen Yokogawa efficiënter in te kopen. Franck: ‘Omdat ieder project klantspecifiek is, waren wij van mening dat decentraal en per project inkopen voor ons de juiste manier was. Totdat Caroline van den Bosch (Emeritor) mij vertelde hoe Emeritor vergelijkbare bedrijven begeleid heeft bij de centralisatie van inkoop en wat dat deze bedrijven kwalitatief en kwantitatief opgeleverd heeft. Dat inhoudelijke verhaal overtuigde ons om onze inkooporganisatie en processen onder de loep te nemen.’

"De projectaanpak van Emeritor is bijzonder goed"

Onder leiding van Emeritor startte Yokogawa met een Inkoopverbeterprogramma waarbij de grotere Europese vestigingen betrokken waren. Het programma moest leiden tot 10% inkoopbesparing en de inrichting van een voor Yokogawa optimale inkoopfunctie. De aanpak die Emeritor hanteerde was volgens Franck helder en effectief. ‘Emeritor startte met een analyse van de totale spend. Op basis daarvan stelden wij samen de beïnvloedbare spend vast op € 33 miljoen, onderverdeeld in twintig inkoopcategorieën. Per inkoopcategorie werd een multidisciplinair inkoopteam samengesteld waarin onze eigen medewerkers (sales, inkoop, project en engineering) en die van Emeritor vertegenwoordigd waren. Ieder inkoopteam kreeg de taak om het Europees inkoopvolume te combineren en op basis daarvan raamcontracten af te sluiten.

Tegelijkertijd werkte Emeritor op boardniveau aan het formuleren van een centraal inkoopbeleid, het harmoniseren van de inkoopcategorieën, de standaardisatie van onze productportfolio en het inrichten van een Europese inkooporganisatie. De inmiddels door ons aangenomen inkoopdirecteur kon perfect instromen in dit traject.’

Niet zonder slag of stoot

Een goed en bewezen plan van aanpak is belangrijk, maar daadwerkelijke resultaten worden alleen geboekt in de praktijk, die weerbarstig kan zijn. Volgens Franck heeft Emeritor ook binnen die context zijn toegevoegde waarde meer dan bewezen.

Franck: ‘Onze Yokogawa projectleiders zijn trots op hun werk en hun klanten: het zijn directeuren voor de duur van ieder project. Als het Europees hoofdkantoor zich dan samen met een externe partij gaat bezighouden met de manier waarop zij inkopen, valt dat niet bij iedereen meteen goed. Communicatie is dan de keyfactor voor succes. Emeritor onderkent dat, steekt er bijzonder veel energie in en zorgt ervoor dat de chemie binnen de projectgroepen goed is en blijft. Ook als dat betekent dat ze bij herhaling het hoe en waarom van het programma toe moeten lichten. Wat ik persoonlijk heel sterk vind is dat de mensen van Emeritor zich opstellen alsof ze in dienst van Yokogawa zijn. Dat creëert wederzijds begrip, verbinding en een teamgevoel.’

"Dankzij Emeritor’s kennis en strakke processturing hebben we het omvangrijke programma in 1,5 jaar afgerond."

Resultaten overtreffen de doelstellingen

Naast communicatie is de inkoop- en organisatiekennis die Emeritor inbrengt in de vorm van coaching, best practices, pricing mechanismes en bruikbare templates, volgens Franck van doorslaggevend belang geweest in het project, evenals het strakke procesmanagement en de zorgvuldige implementatie. Franck: ‘Dankzij Emeritor’s kennis en strakke processturing hebben we het omvangrijke programma in 1,5 jaar afgerond. De medewerkers van Emeritor stoppen niet bij het opstellen van raamcontracten of het nieuwe inkoopbeleid. Ze helpen ook mee bij de implementatie ervan in de praktijk. Ze hebben bijvoorbeeld tweemaal een internationale roadshow georganiseerd. De eerste keer om de gekozen overeengekomen strategie toe te lichten en de tweede keer om de inhoud van de raamcontracten uit te leggen en te implementeren.’

De resultaten van het Inkoopverbeterprogramma overtreffen de vooraf gestelde doelstellingen. In totaal bespaart Yokogawa nu jaarlijks ongeveer € 4,5 miljoen op de inkoop, oftewel 13% van de desbetreffende spend. De nieuwe inkooporganisatie is gepositioneerd direct onder de CFO en staat ingewerkt klaar om het stokje van Emeritor over te nemen. Het programma leverde voor Yokogawa ook een aantal onverwachte extra resultaten op. Franck: ‘De afgesloten raamcontracten besparen onze projectleiders veel tijd en dus indirect geld. De prijs- en algemene samenwerkingsafspraken met leveranciers staan immers al vast, de projectleiders hoeven per project alleen nog de technische specificaties te omschrijven. Daarnaast hadden wij ons de risico’s van decentraal inkopen onvoldoende gerealiseerd. Omdat in ons nieuwe, strategische inkoopbeleid ook een gedragscode is vastgelegd, hebben we die risico’s aanzienlijk verkleind en de interne controle beter geborgd. Emeritor heeft absoluut waargemaakt wat ze ons beloofd hebben, zelfs meer dan dat. Aan bedrijven die op hun inkoop willen besparen en/of hun inkooporganisatie willen optimaliseren, beveel ik Emeritor dan ook van harte aan.’

Circulus-Berkel werkt met ruim 550 medewerkers, waarvan 250 met een afstand tot de arbeids-markt, aan de afvalinzameling en het beheer van de openbare ruimte in zes gemeentes in de regio Stedendriehoek. Daarbij streeft de dienstverlener onder meer naar operational excellence, 0% restafval en burgerparticipatie. In de aanbestedingen voor ondergrondse afvalcontainers en afvalinzameling koos Circulus-Berkel voor innovatief omschreven bestekken én voor begeleiding van Emeritor. Hilko Pruntel, hoofd facilitaire zaken en afvalstroombeheer en Dominique Bolhuis, locatiemanager Epe en Apeldoorn, vertellen over het waarom, het hoe en het wat. ‘Door zoveel mogelijk functioneel te specificeren hebben we de allernieuwste productontwikkelingen in huis kunnen halen.’

Van afval naar grondstof. Van openbare ruimte naar een gedeelde leefomgeving. Uit de slogans van Circulus-Berkel spreekt ambitie en innovatief denken, competenties die ook terugkomen in de manier waarop de dienstverlener met inkoop bezig is. Hilko: ‘We wilden aan de slag met Best Value Procurement (BVP) en zochten een partner die ons daarmee op weg kon helpen. Uit de verschillende partijen kozen we met overtuiging voor Emeritor. Emeritor maakte veruit de meest deskundige indruk en de werkwijze, waarbij het overdragen van kennis centraal staat, sprak ons ook erg aan.’

Zoveel mogelijk functioneel specificeren

Emeritor gaf een BVP-workshop aan de afdeling inkoop en de budgethouders en begeleidde een afvaardiging daarvan bij het bepalen hoe BVP ingezet kan worden in de inkooppraktijk van Circulus-Berkel. Dominique: ‘We kwamen er al snel achter dat we BVP niet voor 100% konden gebruiken in onze bestekomschrijvingen. Bij de voorliggende aanbesteding voor ondergrondse afvalcontainers moesten we bijvoorbeeld rekening houden met technische specificaties van bestaande bedrijfsmiddelen zoals voertuigen en de grondlocaties. We kozen er daarom voor om zoveel mogelijk functioneel te specificeren en alleen waar het niet anders kon te kiezen voor technische specificaties.’ Circulus-Berkel besloot om zich bij die uitdaging te laten begeleiden door Emeritor, die de rol van procesbegeleider op zich nam.

Logo_CirculusBerkel

'Emeritor maakte veruit de meest deskundige indruk en de werkwijze, waarbij het overdragen van kennis centraal staat, sprak ons ook erg aan.’

Hilko: ‘We stelden samen met Emeritor een projectteam samen waarin alle betrokken afdelingen vertegenwoordigd waren: van inkoop tot en met ICT en onze technische afdeling. We waren gewend om werkelijk iedere schroef in een bestek technisch te omschrijven en wilden vanaf de start een zo groot mogelijk draagvlak creëren voor de nieuwe werkwijze.’

Spannend proces

Het meenemen van alle betrokkenen bleek achteraf een goede en zeer noodzakelijk keuze te zijn geweest. Het overstappen op functioneel specificeren vraagt om anders denken en om het durven loslaten van technische zekerheden. Dominique: ‘Dat was voor ons allemaal heel erg spannend. We waren gewend om bijvoorbeeld te omschrijven dat de containers van minimaal 20 mm dik staal gemaakt moesten worden omdat wij dachten te weten dat dat het duurzaamst was. Dan is heel eng om in plaats daarvan alleen te specificeren dat de containers 20 jaar lang mee moeten gaan. Onze grootste gedeelde zorg was of we op basis van zo’n beschrijving de container zouden krijgen die we kwalitatief nodig hebben.’

Dat er uiteindelijk een goed bestek kwam dat voor 80% functioneel omschreven was, is volgens Hilko en Dominique voor een belangrijk deel te danken aan Emeritor. Hilko: ‘Emeritor begeleidde de gesprekken en zorgde ervoor dat we op koers bleven. Door maar door te blijven vragen, bracht onze inkoopadviseur ons terug bij de basis, de ware functionele omschrijving (het waarom) achter iedere specificatie. We hebben ons regelmatig aan hem geïrriteerd en dat is wat ons betreft een compliment. Hij gaf niet op, scheidde hoofd- van bijzaken, bleef met ons allen in contact en hield ons aan ons gezamenlijk doel. Dat was zijn meerwaarde.’

Verrassend goede inschrijvingen

De reacties van de leveranciers op het bestek waren goed, ondanks dat in deze markt technische bestekken gemeengoed zijn. De meeste leveranciers zagen er een kans in om hun nieuwste productontwikkelingen in hun aanbieding op te nemen. Met verrassende resultaten. Dominique: ‘We hebben ons voor het eerst echt als klant gedragen en leveranciers uitgedaagd zich te onderscheiden in kennis, ervaring en innovatie. De uiteindelijke ondergrondse afvalcontainer is kwalitatief beter dan we zelf hadden kunnen specificeren. Er zit bijvoorbeeld een innovatief slot op, een kleurendisplay en een realtime communicatieverbinding.’

Gesterkt door deze resultaten koos Circulus-Berkel ook in de aanbesteding voor afvalinzameling voor een toonaangevende, innovatieve uitvraag en werd daarbij wederom begeleid door Emeritor. De dienstverlener koos voor de insourcing van zes vrachtwagens met chauffeurs in plaats van het uitbesteden van een aantal ophaalwijken. Hilko: ‘Dat betekent dat wij flexibiliteit inkopen: wij kunnen zelf bepalen waar we de vrachtwagens inzetten. Daarnaast houden we zo meer grip op de kwaliteit van onze dienstverlening.’

Logo_CirculusBerkel

'We hebben ons voor het eerst echt als klant gedragen en leveranciers uitgedaagd zich te onderscheiden in kennis, ervaring en innovatie.'

Emeritor hielp Circulus-Berkel bij het stellen van de juiste vragen om vooraf de kwaliteit te kunnen beoordelen en om de leveranciers uit te dagen om actief bij te dragen aan de integratie in de Circulus-Berkel organisatie.

Hilko: ‘Onze inkoopafdeling is te klein - in capaciteit en kennis - om dit soort innovatieve en grote inkooptrajecten zelfstandig te kunnen uitvoeren. De keuze om Emeritor erbij te halen, is een goede gebleken. Emeritor is kritisch, deskundig en doelgericht. De medewerkers houden de processen en procedures strak in de hand, maar zorgen er ook voor dat er voortgang geboekt wordt. We werden echt achter de broek gezeten als we over afgesproken deadlines dreigden te gaan. Als er weer een omvangrijk of qua impact belangrijk inkooptraject komt, zal ik absoluut weer gebruikmaken van de kennis en expertise van Emeritor.’

I-SEC Nederland (I-SEC) is dagelijks met 1300 man actief in de beveiliging op Schiphol. De contracten hiervoor worden eens in de vijf jaar door de luchthaven via een aanbesteding aan verschillende marktpartijen gegund. In 2014 riep I-SEC voor de inschrijving hierop de hulp in van Emeritor. Managing Director Mart Vergouwen: ‘Dat bleek een goede keuze. We hebben twee van de zes contracten gekregen en dat was ons zonder Emeritor nooit gelukt.’

I-SEC is gespecialiseerd in luchtvaartbeveiliging en adviseert bij beveiligingssituaties met een extreem hoog risico. Luchthaven Schiphol is verreweg de grootste klant van het op Schiphol-Oost gevestigde bedrijf. Van de aanbestedingsprocedure hing dan ook veel af. Mart: ‘Op sommige gebieden moet je erkennen dat je expertise van buitenaf nodig hebt: de aanbesteding van Schiphol is zo’n gebied. De uitvraag was professioneel, uitvoerig en complex. En ons belang om ons bestaande contract minimaal te behouden was erg groot.’

Mart Vergouwen

'We hebben twee van de zes contracten gekregen en dat was ons zonder Emeritor nooit gelukt.’

I-SEC voerde gesprekken met diverse partijen die bedrijven begeleiden bij het inschrijven op aanbestedingen. De keuze viel op Emeritor. Mart: ‘Het was ons meteen duidelijk dat onze contactpersoon wist waarover ze praatte. Emeritor heeft veel kennis van en ervaring in het begeleiden van organisaties die zelf aanbestedingen uitschrijven. De medewerkers kunnen zich daarom goed verplaatsen in de denkwereld van een inkoper. En in de achtergrond van de vragen. Daarnaast was er direct een klik. Onze contactpersoon stelde zich niet boven ons, maar maakte op een prettige manier duidelijk dat we elkaar nodig hadden om er een succes van te maken.’

Op de rem trappen en (tegen)gas geven

De rolverdeling was vanaf het begin helder. Het managementteam van I-SEC bracht de inhoudelijke kennis in en Emeritor organiseerde en bewaakte het proces en zorgde voor een professionele presentatie van de inschrijving. Het was volgens Mart een intensieve tijd waarin I-SEC en Emeritor plezierig en goed samenwerkten maar ook wel eens botsten. Mart: ‘In het begin trapte Emeritor op de rem als wij te snel overgingen op het inhoudelijk beantwoorden van de vragen vanuit onze eigen ervaring.

Met vragen als ‘Maar staat dat er echt? Is dat werkelijk wat ze van ons willen weten?’ zette Emeritor ons iedere keer weer aan het denken. Aan het eind van het proces gaf Emeritor op het juiste moment gas door ons – dwars door de hectiek van alledag – bij de les te houden: ‘De deadline nadert, de beantwoording van die vraag is te lang en moet nog beter.’ Dan kon het wel eens kraken, maar altijd met respect voor elkaar én met hetzelfde doel voor ogen. Zonder wrijving geen glans. Ik ben ervan overtuigd dat het de kwaliteit ten goede is gekomen.’

Zij aan zij voor het resultaat

‘Wat ik daarnaast enorm waardeer in Emeritor is de no-nonsense mentaliteit. Emeritor nam ons bij de hand zonder arrogant te zijn en uit te stralen dat zij het wel zouden gaan regelen. Op de zaterdag voor de inleverdatum controleerden we nog eenmaal de inhoud van onze inschrijving. Onze contacpersonen van Emeritor waren er ook en stonden naast ons kopieën te draaien, inschrijvingen in te binden en in dozen te verpakken.’

Mart Vergouwen

'Het was ons meteen duidelijk dat onze contactpersoon wist waarover ze praatte.'

Niet voor niets, bleek later. Van de zes te vergeven contracten, kreeg I-SEC er twee gegund: één contract meer dan daarvoor wat een omzetstijging van meer dan 25% betekent. Mart: ‘Dat was ons zonder Emeritor niet gelukt. We hadden vast iets belangrijks over het hoofd gezien of vragen verkeerd beantwoord. Daarnaast heeft Emeritor me doen inzien dat het zinvol en waardevol is om expertise van buitenaf in te kopen. Voor de verificatievergadering hebben we bijvoorbeeld – op aanraden van Emeritor – een training presentatietechnieken gevolgd. Ook daarvan hebben we veel geleerd. Ik weet dan ook zeker dat we voor een volgende aanbesteding wederom gebruik gaan maken van de diensten van Emeritor.’

Argos Zorggroep (Argos) biedt in de regio Schiedam aan ruim 1.500 ouderen thuiszorg en verzorging, verpleging en revalidatie in dertien verpleeg- en zorgcentra. Argos ontstond in 2007 uit een fusie tussen twee regionale zorgaanbieders. Om de hiermee beoogde rendementsvoordelen ook op inkoopgebied te kunnen behalen, startte Argos in 2010 onder begeleiding van Emeritor een inkoopverbeterprogramma. Manager Facilitair Bedrijf Wilfred Schouten blikt hier op terug. En geeft antwoord op de vraag in hoeverre Argos nog steeds profiteert van de destijds geboekte resultaten.

Emeritor startte indertijd met een inkoopscan waaruit onder andere bleek dat er op ons inkoopvolume een substantieel bedrag bespaard kon worden; zowel op de directe als de indirecte inkoopkosten, zoals handelingskosten van contracten. Op basis van de inkoopscan heb ik Emeritor gevraagd ons te begeleiden bij het realiseren van die inkoopbesparingen. En om ons tegelijkertijd te helpen onze inkoop kwalitatief te verbeteren. Ik wilde dat onze eigen inkoopafdeling ook na het vertrek van Emeritor in staat zou zijn om binnen de kaders van het inkoopbeleid zelfstandig te kunnen functioneren. Beide opdrachten heeft Emeritor uitstekend ingevuld. De gestelde doelstellingen zijn ruimschoots behaald.

Beide opdrachten heeft Emeritor uitstekend ingevuld. De gestelde doelstellingen zijn ruimschoots behaald

Besparing van 2,5 miljoen euro

De deskundigheid en professionaliteit van Emeritor en haar medewerkers zijn wat mij betreft doorslaggevend geweest. De twee medewerkers die gedurende het project bij ons gestationeerd waren, beschikten niet alleen over de noodzakelijke inkoop- en marktkennis, maar ook over de sociale vaardigheden die nodig zijn om veranderingen door te voeren. De geprognosticeerde besparingen konden alleen behaald worden door inkooptrajecten te centraliseren en meer mantelovereenkomsten af te sluiten. Dat stuitte soms op weerstand. Weerstand waarop de Emeritor medewerkers, zonder de hoofdlijnen uit het oog te verliezen, uitermate goed in speelden. Enerzijds door continu de toegevoegde waarde van inkoop te laten zien. Anderzijds door mensen individueel op de juiste manier aan te spreken en te begeleiden. Mede daardoor zijn we erin geslaagd ruim 2,5 miljoen euro op onze inkoopkosten te besparen.

Grote toegevoegde waarde

Maar ook kwalitatief heeft Emeritor veel aan onze organisatie toegevoegd. De medewerkers van Emeritor hebben onze huidige junior inkoopster van a tot z opgeleid, ons inkoopbeleid mede vormgegeven, onze inkoopvoorwaarden opgesteld en gedeponeerd en ons inkoopproces geherstructureerd.

Daarnaast hebben ze een complete set aan stappenplannen en inkooptemplates achtergelaten, zoals templates voor RFI’s, RFP’s en contracten. Hier maken we tot op de dag van vandaag intensief gebruik van. Emeritor heeft op deze manier een grote bijdrage geleverd aan de professionalisering van onze inkoopafdeling en daarmee ook aan de positionering van inkoop binnen onze organisatie.

Emeritor heeft op deze manier een grote bijdrage geleverd aan de professionalisering van onze inkoopafdeling en daarmee ook aan de positionering van inkoop binnen onze organisatie.

Partnership

Ik kijk nog steeds met waardering en respect terug op onze samenwerking met Emeritor. Ik heb Emeritor budgetneutraal in kunnen huren; Emeritor werd betaald op basis van de gerealiseerde besparingen. Ondanks die afspraak ging Emeritor niet voor de laagste prijs en de quick wins, maar voor de economisch meest waardevolle aanbiedingen en voor kwalitatieve resultaten op de langere termijn. We hebben Emeritor dan ook leren kennen als een gedegen en professionele organisatie die over de kennis en het vermogen beschikt om proactief mee te denken over zowel strategische en tactische inkoopvraagstukken. En die ondernemend en pragmatisch genoeg is om inkooptrajecten en kwaliteitsverbeteringen daadwerkelijk uit te voeren en realiseren. Emeritor was voor ons niet zomaar een dienstverlener, maar een echte samenwerkingspartner.