Corona en overmacht

Het coronavirus heeft een enorme impact op onze samenleving. Het raakt onze gezondheid, ons sociale leven, onze economie en bedrijfsvoering. Over dat laatste willen wij het met u hebben – uiteraard gezien door de loep van de inkoper.

In de strijd tegen COVID-19 beperken veel bedrijven noodgedwongen hun activiteiten of passen ze deze aan. De ene organisatie laat zoveel mogelijk werknemers vanuit huis werken; andere bedrijven passen productiefaciliteiten aan naar aanleiding van de richtlijnen van het RIVM.

Het dient geen betoog dat dit consequenties heeft voor de uitoefening van uw bedrijf. Uw klanten hebben wellicht aangegeven leveringen (tijdelijk) te willen uitstellen of diensten te willen opschorten of te reduceren. Of uw leveranciers geven aan producten niet of niet tijdig te kunnen leveren. Wellicht wil uw bedrijf in deze periode ook haar contractuele verplichtingen jegens derden herzien.

Beroepen op overmacht

Wij merken dat er in toenemende mate door partijen een beroep wordt gedaan op overmacht. We kunnen bij voorbaat stellen dat het coronavirus een uitzonderlijke situatie veroorzaakt, door de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) zelfs officieel uitgeroepen tot een pandemie. Of dit daadwerkelijk grond kan zijn voor overmacht, is voer voor juristen en net zoals medische wetenschappers druk doende zijn met onderzoek naar corona, zal het nog geruime tijd duren voordat hier duidelijkheid over is.

Wat is overmacht feitelijk? In artikel 6.75 van het Burgerlijk Wetboek wordt de volgende definitie gegeven: “Een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend indien zij niet te wijten is aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of volgens verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.”

In de meeste contracten zijn clausules opgenomen die omschrijven in welke gevallen partijen hier een beroep op kunnen doen, vaak met specifiek omschreven situaties zoals: natuurrampen (aardbeving, overstroming, vulkanische activiteit, orkaan), terrorisme, rebellie, burgeroorlog, buitenlandse invasie en radioactieve straling. We noemen er maar een paar op. Een virusuitbraak zoals corona hebben we nergens benoemd gezien, hoewel we signalen opvangen dat een aantal bedrijven het in nieuwe contracten wil toevoegen.

Afweging voor de inkoper

Dit doet echter aan de huidige situatie niets af: de inkoper ziet zich geconfronteerd met enerzijds een leverancier die stelt niet of niet tijdig te kunnen leveren of hij wil zijn contractueel overeengekomen afnameverplichting reduceren of opschorten. Goed inzicht in uw contractuele positie is dan het vertrekpunt, maar het is vervolgens aan de inkoper om de juiste afweging te maken hoe te handelen. Hier gaat hij een stap verder dan de jurist, waarbij juist in deze complexe tijdsperiode de combinatie van inkoop-, markt- en juridische kennis van de inkoper onmisbaar is voor het behalen van de beste resultaten.

Hierbij een praktijkvoorbeeld: nu kantoren nauwelijks zijn bezet, daar nagenoeg alle medewerkers thuis werken, kan de schoonmaakfrequentie worden verminderd. In het huidige contract is deze frequentie vastgesteld en hierop heeft de leverancier mensen en middelen gecalculeerd. Indien er in uw contract met de schoonmaakorganisatie geen bepalingen staan omtrent reductie van werkzaamheden (en een reductie tot nagenoeg nihil zal geen enkel schoonmaakbedrijf accepteren) en daarnaast de OSB voorwaarden (standaard branche bepalingen) van toepassing zijn, dan is het raadzaam in overleg te treden. Contractueel is er weinig ruimte.

Los van de discussie over overmacht hebben beide partijen de verplichting om eventuele schade zoveel mogelijk te beperken. Er zijn bedrijven en overheidsinstanties die groot of specialistisch schoonmaakonderhoud in deze periode van leegstand laten uitvoeren. Daarmee kan het schoonmaakbedrijf zijn medewerkers efficiënt inzetten. Flexibele medewerkers worden niet meer opgeroepen, hetgeen de loonkosten reduceert, en gecalculeerde verbruiksmiddelen kunnen worden herzien.

Een professionele inkoper bespreekt deze en andere mogelijkheden en zorgt voor een optimale oplossing, waarbij de leveranciersrelatie in stand blijft. Op de lange termijn komt dit beide partijen ten goede, want indien noodzakelijk wil het kantoor ook snel kunnen opschalen in de schoonmaak.

Creatieve oplossing

Een ander voorbeeld is een dakdekkersbedrijf met een Belgische leverancier, die 80% van de specifiek benodigde producten produceert. Op grond van Belgische richtlijnen inzake corona heeft de leverancier de productie stilgelegd. Op dit moment laten veel Nederlandse bedrijven en overheidsinstanties echter versneld groot onderhoud uitvoeren; er ligt daarom druk op de projecten van het dakdekkersbedrijf.

Gezamenlijk met de leverancier is een creatieve oplossing gevonden. In plaats van gereed product worden de onderdelen nu van de leverancier naar Nederland getransporteerd. Onder regie van de opdrachtgever wordt de eindmontage van de producten gerealiseerd bij een derde partij. De inkoper heeft als coördinator en initiator van deze procesverandering een wezenlijk aandeel geleverd in de continuïteit van de bedrijfsvoering van alle partijen. Daarbij is de leveranciersrelatie zelfs verder verdiept en is de klanttevredenheid geborgd.

Of er bij productieproblemen sprake is van overmacht aan de zijde van de leverancier, dient nauwgezet te worden beoordeeld. Heeft deze tijdig geanticipeerd, alternatieven voorgesteld et cetera? Een professionele inkoper met kennis van de markt kan dit goed inschatten en met de best mogelijke oplossing komen. Gezamenlijk met de leverancier of in het uiterste geval met een derde partij.

Samenwerken, juist nu

Het is in het belang van alle partijen om een discussie te vermijden inzake overmacht en de symptomen te bestrijden. In deze tijd, waarin ons wordt gevraagd om afstand te houden, is het van vitaal belang om juist nauw samen te werken; met uw partners, klanten en leveranciers, voor nu en voor later.

Uw gezondheid, dat van uw dierbaren en werknemers is de zorg van medisch specialisten. Daarnaast wilt u uw bedrijf gezond houden. De inkoopspecialisten van Emeritor staan u met hun overtuigingskracht, creativiteit en oplossingsgerichtheid graag met raad en daad terzijde. Dat is in ieder geval een zorg minder.

 

Maart 2020 | Willem van Andel & Fulco van Esveld

impact van inkoop

Meer weten?

Download onze whitepaper 'De Impact van Inkoop'