De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 3

De eigen verklaring in een nieuw jasje

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Alle aanbestedende diensten moeten de veranderingen in de wet gaan onderzoeken en implementeren in de bedrijfsvoering van de eigen organisatie. Om u daarbij te helpen heeft Emeritor voor u de belangrijkste veranderingen uitgezocht en beschreven in een aantal artikelen. In ieder artikel wordt een zelfstandig onderwerp uit de nieuwe wetgeving beschreven. In deze aflevering behandelen we de eigen verklaring.

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Alle aanbestedende diensten moeten de veranderingen in de wet gaan onderzoeken en implementeren in de bedrijfsvoering van de eigen organisatie. Om u daarbij te helpen heeft Emeritor voor u de belangrijkste veranderingen uitgezocht en beschreven in een aantal artikelen. In ieder artikel wordt een zelfstandig onderwerp uit de nieuwe wetgeving beschreven. In deze aflevering behandelen we de eigen verklaring.

De eigen verklaring in een nieuw jasje

 

Doelstellingen

De Aanbestedingswet 2012 beoogt een duidelijk en uniform kader te bieden voor inkoopprocedures binnen de overheid. Hiernaast heeft de wet als doel om de administratieve lasten voor ondernemers en aanbestedende diensten te verlagen. Om dit te bereiken is een model ‘Eigen verklaring’ ingevoerd. In de rest van dit artikel wordt met ‘Eigen verklaring’ de model ‘Eigen verklaring’ onder de Aanbestedingswet bedoeld. In het Aanbestedingsbesluit is opgenomen dat het model wordt vastgesteld via een ministeriële regeling. Deze ministeriële regeling is intussen in de Staatscourant van 22 maart 2013 gepubliceerd, waarmee de definitieve modellen ‘Eigen verklaring’ zijn vastgesteld[1] .

Op hoofdlijnen houdt de ‘Eigen verklaring’ het volgende in: een aanbestedende dienst vraagt aan een ondernemer te bevestigen dat hij voldoet aan de gestelde eisen ten aanzien van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden[2], zoals beschreven in de aanbestedingsstukken. Vervolgens mag een aanbestedende dienst deze informatie alleen controleren van de winnende partij of partijen als het een raamovereenkomst betreft.

De eigen verklaring is onder de oude wetgeving al een bekend fenomeen. Iedere aanbestedende dienst heeft zelf een verklaring opgesteld conform de richtlijnen in het Bao. Daarnaast is er sinds medio 2011 de ‘Uniforme eigen verklaring’ die verplicht was voor aanbestedende diensten van de Rijksoverheid; vooruitlopend op de Aanbestedingswet 2012.

Welke verandering brengt de ‘Eigen verklaring’ nu met zich mee? Bereikt de ‘Eigen verklaring’ het doel van lastenreductie? Wat is de invloed van de ‘Eigen verklaring’ op het inkoopproces?

Inhoudelijke veranderingen

Op zich zitten er helemaal niet zo veel verschillen in de eigen verklaring onder het Bao en de ‘Eigen verklaring’ volgens de Aanbestedingswet 2012. De twee grootste verschillen zijn:

  • de ‘Eigen verklaring’ is van toepassing op alle overheidsaankopen, dus ook op alle nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen;
  • de ‘Eigen verklaring’ is voor alle aanbestedende diensten in Nederland hetzelfde. Waar voorheen iedereen zijn eigen variant had bestaat er nu nog maar één versie, namelijk het format dat is vastgesteld door de Minister van Economische Zaken.

Inhoudelijk gezien kan ik niet zo veel veranderingen ontdekken. In alle varianten van de eigen verklaring komen de verplichte uitsluitingsgronden, de facultatieve uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen voor. Overal kun je aangeven dat je een beroep doet op een ‘derde’ en overal wordt de verklaring ondertekend door een vertegenwoordigingsbevoegd persoon. Het verschil tussen de eigen verklaring onder het Bao en de model ‘Eigen verklaring’ onder de Aanbestedingswet 2012 zit hem in de mogelijkheid om technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden met betrekking tot milieu- en dierenwelzijn of die betrekking hebben op sociale overwegingen te verbinden aan de uitvoering van de opdracht.

De ‘Eigen verklaring’ is opgezet om de inschrijvers in één keer te laten verklaren dat ze voldoen aan de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen zoals beschreven in het beschrijvend document of de offerte-aanvraag. Wat niet wordt geregeld in de ‘Eigen Verklaring’, is om de inschrijvers akkoord te laten verklaren:

  • met de door de aanbestedende dienst gekozen voorwaarden en het terzijde leggen van alle andere voorwaarden;
  • met de gestandsdoeningstermijn van de offerte/ Inschrijving;
  • met de voorgestelde (Raam/Nadere)Overeenkomst;
  • met alle gestelde voorwaarden en bepalingen in het Beschrijvend document;
  • zich te conformeren aan alle gunningseisen;
  • met de prijs opgenomen in het prijzenblad.

Voor deze zaken kan een aanbestedende dienst een aparte conformiteitenverklaring, bijvoorbeeld geïntegreerd in het inschrijfformulier of het programma van eisen, toevoegen naast het model ‘Eigen verklaring’.

Voor 1 april 2013 verwerkte ik deze opties in de eigen verklaring zodat inschrijvers één volledige verklaring aflegden. De toevoegingen zorgden er naar mijn idee voor dat er uiteindelijk maar één handtekening hoefde te worden gezet door een Inschrijver op één verklaring in plaats van de vele handtekeningen op verschillende verklaringen die nu in een Inschrijving staan. Dit zou pas echt een ‘verlichting’ van de lasten te weeg brengen! Helaas is dit nu niet meer mogelijk, omdat het model ‘Eigen verklaring’ qua inhoud en structuur dwingend is voorgeschreven. Een gemiste kans van de wetgever.

Administratieve lasten

Het gebruik van de ‘Eigen verklaring’ zal volgens de memorie van toelichting van de Aanbestedingswet 2012 bijdragen aan het beperken van de administratieve lasten van zowel ondernemers die een offerte uitbrengen als van aanbestedende diensten. Op zich kan ik mij voorstellen dat het voor ondernemers gemakkelijker wordt als alle aanbestedende diensten dezelfde soort informatie opvragen bij een aanbesteding. Doordat een ondernemer weet welke informatie hij moet kunnen opleveren, schep je duidelijkheid en bereik je de gewenste uniformiteit. Kijkend naar de feiten, het volgende:

  • Bij een onderhandse of nationale aanbesteding is het nieuw dat de ‘Eigen verklaring’ wordt gevraagd. Voor deze inkooptrajecten kan ik mij voorstellen dat de administratieve lasten juist gaan toenemen, doordat er voor ondernemers meer verplichte handelingen (invullen ‘Eigen verklaring’ en het aanleveren van bewijsmiddelen) bij het uitbrengen van een offerte zijn dan voorheen.
  • Bij een Europese aanbesteding zullen de administratieve lasten van een Inschrijver verminderen doordat zij enkel nog maar de ‘Eigen verklaring’ hoeven aan te leveren. Het opvragen en controleren van de bewijsmiddelen vindt volgens de Aanbestedingswet 2012 alleen plaats bij de winnende ondernemer.

Of de ‘Eigen verklaring’ ook een lastenreductie bewerkstelligt, durf ik daarom niet te stellen.

Consequentie van de ‘Eigen Verklaring’

Een consequentie van de ‘Eigen verklaring’ betreft de inrichting van het inkoopproces en de tijd die het de aanbestedende dienst kost. Onder het Bao waren we gewend om inschrijvingen na binnenkomst te beoordelen op fase 1) formele eisen, fase 2) geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden, en fase 3) de gunningscriteria, wat resulteert in het gunningsadvies. Bij het opstellen van het gunningsadvies (fase 4) weet ik dat de ondernemer die EMVI is beoordeeld geschikt is om de opdracht uit te voeren, omdat de bewijsmiddelen gecontroleerd zijn. De opdrachtgever hoeft enkel in te stemmen met het advies. Na goedkeuring kan de voorlopige gunning uit en startte de verplichte standstill-periode.

Onder de Aanbestedingswet 2012 gaat dit dus toch wat anders. We starten, net zoals onder het Bao met het beoordelen op formele eisen (fase 1), zoals tijdig aanwezig en compleet zijn van de inschrijvingen. Vervolgens beoordelen we de inschrijving op de gunningscriteria (fase 3 onder het Bao) en slaan daarmee stap 2 voorlopig over. Dit houdt in dat de beoordelingscommissie (vaak de gebruikers van het contract) gaat bepalen wie de Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft gedaan. Met andere woorden, de beoordelingscommissie bepaalt wie ze de opdracht willen laten uitvoeren op basis van de vooraf opgestelde criteria. Na deze fase komt de wezenlijke verandering in het proces. Volgens de toelichting op het model ‘Eigen verklaring’, dien ik nu mijn gunningsadvies te schrijven en de opdracht voorlopig te gunnen. Na de voorlopige gunning start de standstill- periode van tenminste 20 kalenderdagen, waarin de bewijsmiddelen kunnen worden opgevraagd en er kan worden gecontroleerd of de ondernemer voldoet aan de gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen (fase 2 onder het Bao).

In de praktijk zal dit, naar mijn inschatting, interessante situaties opleveren. Zo verwacht ik dat het een realistische situatie kan zijn dat ik als inkoopadviseur moet gaan uitleggen aan een ondernemer en de opdrachtgever, dat de inschrijver die de opdracht voorlopig gegund heeft gekregen, na controle van de bewijsvoering alsnog moet worden afgewezen op een geschiktheidseis. Je krijgt dan gesprekken in de trant van ‘inhoudelijk had u een geweldige offerte met een zeer scherpe prijs. Ik heb de opdracht voorlopig aan u gegund, echter uit uw bewijsvoering blijkt dat u niet voldoet aan de gestelde geschiktheidseis. U komt niet voor definitieve gunning in aanmerking’.  

De hele procedure van voorlopige gunning begint opnieuw, nadat je de initiële voorlopige gunning hebt ingetrokken. Deze volgorde lijkt niet geheel zuiver met het oog op een zorgvuldig besluitvormingsproces. Het zou mijn inziens beter zijn wanneer de bewijsmiddelen en de controle hiervan worden opgevraagd voordat er een voorlopige gunning wordt verstuurd. De aanbestedende dienst weet dan namelijk dat de ondernemer aan wie voorlopig wordt gegund, geschikt is conform alle gestelde eisen en wensen de opdracht uit te voeren.

Conclusie

Zo alles in ogenschouw nemende kom ik tot de conclusie dat het werken met een ‘Eigen verklaring’ een goed idee is om uniformiteit in het inkoopproces te bewerkstelligen. Maar ik vraag mij wel af of dit werkelijk het doel bereikt waarvoor het is ingezet: het verminderen van administratieve lasten over de gehele linie, dus ook bij onderdrempelige aanbestedingsprocedures. De praktijk zal dit ons gaan leren.

Lees ook:

  • De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 1
    Financiële en economische draagkracht in de nieuwe Aanbestedingswet
  • De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 2
    Samenvoegen van opdrachten en splitsen in percelen

 

Aanbestedingswet 2012 dossier

Meer weten over de aanbestedingswet 2012? Bekijk ons dossier!



[1] Regeling van de Minister van Economische Zaken van 21 maart 2013, nr. WJZ/13041522, tot vaststelling van modellen voor een eigen verklaring als bedoeld in de Aanbestedingswet 2012 (Regeling modellen eigen verklaring), Staatscourant 2013 nr 8061, 22 maart 2013.

[2] zie artikel 2.84 Aanbestedingswet 2012