De inlichtingenronde – een vak apart

Na publicatie van een Europese aanbesteding zijn aanbestedende dienst en inschrijvers tot elkaar veroordeeld in de inlichtingenronde. In twee artikelen besteedt Inkoopvandaag aandacht aan de inlichtingenronde. Vandaag deel 1: De inlichtingenronde – een vak apart.

Tijdens de voorbereiding van de aanbesteding is een multidisciplinair projectteam intensief en onder soms grote druk van deadlines bezig geweest om de behoefte zo zorgvuldig mogelijk te omschrijven in het Programma van Eisen, een goed concept contract op te stellen, adequate selectie- en gunningscriteria en een goede beoordelingsmethodiek te bepalen. Ook heeft het projectteam bij dit alles de juiste mensen betrokken en het geheel goed en op tijd door de interne besluitvormingsprocedures geloodst. Even uithijgen na de publicatie is dan geen overbodige luxe.

Na publicatie van een Europese aanbesteding zijn aanbestedende dienst en inschrijvers tot elkaar veroordeeld in de inlichtingenronde. In twee artikelen besteedt Inkoopvandaag aandacht aan de inlichtingenronde. Vandaag deel 1: De inlichtingenronde – een vak apart.

Tijdens de voorbereiding van de aanbesteding is een multidisciplinair projectteam intensief en onder soms grote druk van deadlines bezig geweest om de behoefte zo zorgvuldig mogelijk te omschrijven in het Programma van Eisen, een goed concept contract op te stellen, adequate selectie- en gunningscriteria en een goede beoordelingsmethodiek te bepalen. Ook heeft het projectteam bij dit alles de juiste mensen betrokken en het geheel goed en op tijd door de interne besluitvormingsprocedures geloodst. Even uithijgen na de publicatie is dan geen overbodige luxe.

Elkaar begrijpen

Helaas blijkt er na dit alles vaak onvoldoende focus, expertise en/of energie beschikbaar voor de inlichtingenronde. Misschien is dit te wijten aan het feit dat het hier om een papieren procedure gaat, waarin het elkaar echt begrijpen niet eenvoudig is. Dit is des te meer aan de orde wanneer de behoefte complex of niet standaard is, als de leveranciersmarkt onervaren is in het aanbesteden, of juist zeer ervaren. Toch kan de mate waarin aanbestedende dienst en inschrijvers elkaar in de inlichtingenronde begrijpen, bepalend zijn voor een vlekkeloos doorlopen, succesvol afgeronde aanbesteding met contracten die daadwerkelijk voorzien in de behoefte van de aanbestedende dienst.

Hoe beter de aanbestedende dienst zich in de vragenstellers kan verplaatsen, hoe beter zij de vragen kan beantwoorden, waarbij zij vanzelfsprekend rekening houdt met haar eigen doelstellingen en belangen. Er zijn doorgaans drie duidelijk herkenbare categorieën van vragenstellers:

  1. De in het aanbesteden onervaren vragenstellers. Zij stellen vragen waarop de antwoorden voor ervaren inschrijvers evident zijn en/of makkelijk te herleiden uit de aanbestedingsdocumenten.
  2. De gehaaide vragenstellers. Dit zijn ervaren inschrijvers, die op zoek zijn naar mazen in de documenten en/of kansen om de eigen positie bij de inschrijving te versterken.
  3. De vragenstellers die oprecht verduidelijking en/of extra informatie zoeken die voor hen van belang is om een goede inschrijving te kunnen doen.

Aanpak beantwoording

Als een aanbestedende dienst zich bewust is van deze categorieën vragenstellers en deze ook kan herkennen, kan dit helpen om de betreffende vragen goed te beantwoorden. Elke categorie vraagt namelijk om (zoals weergegeven in onderstaande tabel) een andere aanpak.

Categorie vragenstellers Aanpak Tips
Onervaren De in de aanbestedingsdocumenten reeds gegeven informatie nog duidelijker uitleggen, eventueel met verwijzing naar specifieke informatie over het betreffende onderwerp (link naar website) en/of voorbeelden erbij. Indien deze vragenstellers niet uit de voeten kunnen met de antwoorden, haken zij mogelijk af, wat de mate van concurrentie onder de inschrijvers kan beperken.
Gehaaid Hierbij dient goed overwogen te worden, wat het doel van de vragensteller kan zijn. Probeert de vragensteller de aanbestedende dienst te verleiden tot het aanpassen van PvE/selectie- of gunningscriteria in het voordeel van de vragensteller? Zo ja, wat is het belang hierbij van de aanbestedende dienst, en het eventuele effect op de rechtmatigheid? Loopt de aanbestedende dienst door het wel of niet ingaan op de gestelde vragen risico’s op conflicten tijdens of na de aanbesteding? Het kan helpen om bij dit soort vragen te sparren met een ervaren aanbesteder die niet bij deze aanbesteding betrokken is, omdat deze met wat meer afstand en een frisse blik ernaar kan kijken. Het sparren met een jurist is zinvol om de positie ten aanzien van rechtmatigheid goed te kunnen bepalen. Realiseer je dat wat je nu doet, ervoor kan zorgen dat conflicten gedurende de rest van de aanbesteding worden voorkomen.
Oprecht De oprechte vragensteller heeft behoefte aan een inhoudelijk antwoord, en geen herhaling van wat al in de aanbestedingsdocumenten staat. Hij stelt zijn vraag niet voor niets, maar hoopt met behulp van het antwoord zijn inschrijving te kunnen verbeteren. Zet niet de hakken in het zand, maar zie de oprechte vragen als een mini marktconsultatie, een kans om je aanbestedingsdocumenten nog beter te maken en daardoor nog betere contracten af te sluiten.

Ik wens iedere aanbestedende dienst én alle inschrijvers Nota’s van Inlichtingen toe waarin we niet langs elkaar heen praten, maar elkaar echt vinden.

Lees ook het tweede deel in de serie ‘De inlichtingenronde’:

Top 10 van missers in de inlichtingenronde.