De les van de crisis: kostenbesparing en flexibiliteit

In tijden van economische tegenspoed en teruglopende omzet is het van belang om te bezuinigen en de kostenniveaus te verlagen. Om vervolgens door een crisisperiode heen te komen is het noodzakelijk om in staat te zijn op tijd de strategie, de portfolio en het gebruik van de productiemiddelen (mensen en middelen) aan te passen en hiermee inkomsten te genereren. Organisatorische aanpassingen kosten echter weer geld.

In tijden van economische tegenspoed en teruglopende omzet is het van belang om te bezuinigen en de kostenniveaus te verlagen. Om vervolgens door een crisisperiode heen te komen is het noodzakelijk om in staat te zijn op tijd de strategie, de portfolio en het gebruik van de productiemiddelen (mensen en middelen) aan te passen en hiermee inkomsten te genereren. Organisatorische aanpassingen kosten echter weer geld.

Bij het inhuren van tijdelijke extra inkoopcapaciteit snijdt het mes aan twee kanten;

  • vervroegde gerealiseerde kostenbesparingen worden aangewend om de organisatie aan te passen;
  • en de organisatie wordt flexibeler, capaciteit kan afgebouwd worden nadat het gewenste resultaat is gerealiseerd.

Veranderende financiële omstandigheden

De financiële crisis heeft de wereld wakker geschud; veel uitgangspunten zijn sindsdien lang niet meer zo zeker als dat ze waren. In de financiële wereld werd onroerend goed als een betrouwbare investering gezien maar met de huizencrisis in Spanje en de VS nog vers in het hoofd is dat niet langer een zekerheid. Landen konden niet failliet gaan en staatsobligaties worden gezien als een belegging met een laag risico. Het Griekse, Italiaanse en Europese probleem dat hierover dagelijks de kranten vult toont aan dat ook deze zekerheid niet overeind blijft.

Op deze grote externe veranderingen is door een onderneming weinig invloed uit te oefenen waardoor het risico toeneemt op financiële problemen door teruglopende omzet, moeilijk aan te passen kostenniveaus of te laat reageren op veranderingen in de markt.

Om financiële problemen te voorkomen is flexibiliteit of wendbaarheid cruciaal. Wendbaarheid van een organisatie is het vermogen om, eerder dan een concurrent, zakelijke kansen te identificeren en te implementeren. Succesvolle organisaties moeten in staat zijn op tijd hun strategie, portfolio en de aanwending van hun productiemiddelen (mensen en middelen) aan te passen en hiermee zowel kosten te besparen als inkomsten te genereren.

Geen strategie, geen richting

Een bedrijf zonder duidelijke strategie of zonder duidelijk gecommuniceerde strategie is als een stuurloos schip, met een kapitein die niet weet waar hij naartoe wil en een bemanning zonder motivatie. Uiteindelijk blijft het schip maar wat dobberen, gaat het niet vooruit en vergaat het wanneer de voorraden zijn uitgeput.

Het hebben van en het duidelijk communiceren van, een bedrijfsstrategie is essentieel. De strategie bevordert een gerichte manier van werken aan het behalen van de gewenste doelstellingen. In tijden van grote externe veranderingen is het onontkoombaar dat de bedrijfsstrategie geëvalueerd, bijgestuurd en duidelijk gecommuniceerd wordt.

Wat wil de klant?

Rond het portfolio draait alles om de klant en weten wat de klant wil. Succesvolle bedrijven weten welke veranderende wensen en eisen klanten stellen en welke factoren invloed hebben op de marktomstandigheden. Organisaties moeten alert en gefocust zijn op de buitenwereld. Wat willen klanten, wat doet de concurrentie, hoe wordt de dienstverlening ervaren, welke klachten zijn er etc.

De daadwerkelijke kracht van een organisatie bestaat uit het signaleren van en vervolgens in staat zijn het portfolio aan te passen aan de omstandigheden en het op continue wijze inspelen op klantwensen.

De flexibele schil

Inzet van productiemiddelen dient gericht te zijn op het door de klant gewenste product. De inzet ervan brengt namelijk altijd kosten met zich mee. Veranderingen in de strategie en het portfolio dwingt een organisatie zijn inrichting aan te passen en zijn middelen anders toe te passen. Door de juiste inzet worden kosten bespaard en omzet gegenereerd. Ten aanzien van één van de belangrijkste productiemiddelen, personeel, wordt wendbaarheid gecreëerd door inzet van een zogenaamde flexibele schil: het ingehuurde tijdelijke personeel op uitzendbasis, als interim- of projectmedewerker. Deze schil verhoogt de wendbaarheid en heeft een aantal voordelen:

  • rust binnen de organisatie bij afbouw;
  • stuurbaar op projectniveau;
  • en snel kunnen op- en afschakelen.

Menig bedrijf heeft een grote inspanning moeten doen om door de crisisperiode heen te komen en heeft haar organisatie aangepast. Natuurlijk kan niemand in de toekomst kijken en weten we niet welke omstandigheden er op ons afkomen. Wat we wel kunnen, is leren van de geschiedenis. Op basis hiervan en inschattend dat er mogelijk nogmaals een moeilijke periode aankomt, is het aan te raden om het aanpassingsvermogen structureel in te bedden in de organisatie en de flexibiliteit of wendbaarheid van de organisatie te vergroten. Een goed voorbeeld hiervan is het tijdelijk vergroten van de inkoopcapaciteit door inhuur van gespecialiseerde inkopers, waardoor besparingen vaak groter zijn en eerder gerealiseerd worden.