De Superformule, simpeler dan je denkt!
Ronald Vroom

De Superformule, simpeler dan je denkt!

'De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld.'
Ronald VroomSenior Inkoopadviseur

juli 2018 | Ronald Vroom

Wat is de Superformule?

De Superformule is een formule die in aanbestedingen gebruikt kan worden om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van Beste Prijs Kwaliteitsverhouding vast te stellen. Net zoiets als bijvoorbeeld de formules “Evaluatieprijs=Inschrijfprijs-Totale meerwaarde” (Gunnen Op Waarde) of “Punten voor prijs = Laagste prijs/Prijs inschrijving)*100 in combinatie met Totaal aantal punten = punten voor Prijs + Punten voor kwaliteit”.

In de Superformule worden naast Prijs (P)) en Kwaliteit (Q) van de inschrijving ook de prijs en kwaliteit van de zogenaamde referentieinschrijving en de exponent “n” als input gebruikt. De prijs van de referentieinschrijving is dan Pref en de kwaliteit van de referentieinschrijving is dan Qref. Deze referentieinschrijving geeft aan welk kwaliteitsniveau Qref de aanbestedende dienst bij een vooraf vastgesteld prijsniveau Pref (in de meeste gevallen een budgetkader) verwacht en acceptabel vindt. Met de hoogte van “n” bepaalt de aanbestedende dienst hoeveel extra kwaliteit (bijvoorbeeld 20%) een 10% duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Het resultaat van de Superformule is de emvi-score.

Wat is de referentieinschrijving?

Om een goede referentieinschrijving vast te stellen is het belangrijk dat de aanbestedende dienst goed inzicht heeft in de eigen behoefte, voldoende kennis van de desbetreffende markt en producten heeft en helder heeft wat het prijskader is. In de praktijk lijkt het niet altijd even eenvoudig om Pref en Qref vast te stellen, maar de praktijk leert dat er bijna altijd wel een prijskader in de vorm van een budget en een referentiekwaliteit is vast te stellen. Bijkomend voordeel van het goed nadenken over een referentieinschrijving is dat de aanbestedende dienst goed zich bewust is van wat zij wil (en wat niet..) en hoeveel geld dat haar waard is.

Als in de Superformule voor P en Q de waarden Pref en Qref worden ingevuld krijgt de inschrijving een emvi-score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q gelijk worden gewaardeerd aan de referentieinschrijving hebben ook een emvi score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q hoger worden gewaardeerd dan de referentieinschrijving hebben een emvi-score lager dan 1, inschrijvingen die lager worden gewaardeerd een emvi-score hoger dan 1.

Hoe bepaal je “n”?

De hoogte van “n” is voor de aanbestedende dienst niet eenvoudig vast te stellen als helder is hoeveel extra kwaliteit een duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Dat is hogere wiskunde! In de praktijk wordt voor de factor “n” door de aanbestedende dienst dan ook een ‘bekende’ waarde uit de volgende tabel gekozen1:

nPercentage hogere prijsNodige extra kwaliteit om nog interessant te zijn
1,0010,0%10,0%
2,9810,0%12,5%
4,2410,0%15,0%
5,6810,0%20,0%
6,4110,0%25,0%
7,2310,0%30,0%

Tabel 1: waarden voor "n"

Dat de waarden van “n” zo vreemd overkomen ligt – en daar is niets aan te doen- aan de wiskundige eigenschappen van de Superformule .

Vindt de aanbestedende dienst extra kwaliteit net zo belangrijk als een hogere prijs dan kiest de aanbestedende dienst voor “n”=1 en levert de Superformule dezelfde uitkomsten op als Gunnen Op Waarde. Eigenlijk gebruikt iedereen die Gunnen Op Waarde toepast de Superformule dus al!

Wat hebben inschrijvers aan de Superformule?

De Superformule geeft de aanbestedende dienst zoals we zagen de mogelijkheid om expliciet vooraf aan te geven
wat ten aanzien van de inschrijvingen het referentieniveau van de aanbestedende dienst is;
hoe belangrijk de aanbestedende dienst extra kwaliteit vindt ten opzichte van een hogere prijs.
Door de inschrijvers met een rekentool (bv in Excel) waar zij hun prijs en de kwaliteit die zij verwachten kunnen invoeren de emvi-score te laten berekenen kunnen zij zelf beoordelen hoe hun inschrijving scoort t.o.v. de referentieinschrijving.

Voor de liefhebbers: zo luidt de Superformule!

emvi= n1/2[(P/Pref)n+(2-Q/Qref)n ]

waarin
emvi = De emvi-score van een inschrijving.
n = De factor waarmee de verhoudingen tussen kwaliteit en prijs voor inschrijvingen met eenzelfde emvi score worden bepaald.
P= Inschrijfprijs.
Pref = Inschrijfprijs van de referentieinschrijving.
Q = Totale kwaliteit van de inschrijving in punten of Euro’s.
Qref = Totale kwaliteit van de referentieinschrijving in punten of Euro’s.

Conclusie

De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld”. Bij Gunnen op Waarde gebruiken we de Superformule al met “n”=1. Wat ons betreft wordt de Superformule vanaf nu ook voor andere waarden van “n” gebruikt. Daar plaats ik wel een kanttekening bij: de aanbestedende dienst moet wel helder uitleggen hoe deze werkt!


1Kuiper, “Beste koop bepaald met de superformule (versie 0.1)”, 5 februari 2016, EMVI-research

 

 

Interessant? Delen mag!