Contractbeheer is het (administratieve) proces van verzamelen, vastleggen en beheren van contractinformatie alsmede het leveren van rapportages hierover aan de contracteigenaar en contractmanager.

Tevens geeft contractbeheer input voor contractmanagement. Dat is het proces van systematisch, effectief en efficiënt sturen op zowel leveranciersprestaties als naleving van contractafspraken.

Wilt u nog meer waarde uit uw leveranciers halen, dan betreedt u het niveau van leveranciersmanagement. Dat bestaat uit alle activiteiten gericht op het verkennen, analyseren, plannen, starten, implementeren, beheren en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers.

Allereerst worden vervaldata van contracten tijdig gesignaleerd en gerapporteerd, waardoor risico op het zaken doen zonder geldige overeenkomst wordt verminderd. Dit is ook een signaal voor de contracteigenaar om opnieuw naar de inhoud van de overeenkomst te kijken (kostenbeheersing).

Bovendien zijn contracten makkelijk inzichtelijk voor geautoriseerde medewerkers. De contractbeheerder heeft de loketfunctie voor contract-gerelateerde vragen.

Tot slot kan contractbeheer ook samenwerkingsverbanden tussen leveranciers vaststellen. Wanneer één leverancier diensten levert op uiteenlopende gebieden – bijvoorbeeld telefonie, consultancy en hosting – kan er sprake zijn van drie verschillende contracteigenaren. Contractbeheer brengt hierin overzicht.

Goed contractmanagement levert verschillende voordelen op:

• Gecontracteerde inkoopbesparingen worden ook daadwerkelijk gerealiseerd, omdat na de implementatie van het contract actief wordt gestuurd op het naleven en benutten van de gemaakte afspraken;

• Financial control wordt ondersteund. De verplichtingen- en benuttingsadministratie wordt gevoed met informatie;

• Producten en diensten worden gebenchmarkt. Prijsvergelijking en het nemen van passende maatregelen dragen bij aan behoud van inkoopbesparingen;

• ‘Maverick buying’ (het inkopen buiten de contracten om) wordt verminderd. Communicatie en rapportage over het (niet) gebruikmaken van centrale contracten dragen bij aan het behoud van eventuele gecommuniceerde inkoopbesparingen;

• Bestaande contracten worden beter gebruikt bij nieuwe inkoopinitiatieven. Relevante informatie is dan al voorhanden, conversiekosten worden voorkomen;

• Leveringsrisico’s worden beter beheerst, door monitoring en aanscherping van contractclausules;

• Compliancy (voldoen aan de eisen die door de organisatie worden gesteld) wordt bereikt op naleving van interne en externe regelgeving/risico’s met betrekking tot inkoopaspecten.

• Het ontwikkelt waarden en mogelijkheden voor de organisatie. De mogelijkheden tot verbeteren van zowel de organisatie als van haar strategische leveranciers worden benut;

• Het beter benutten van de expertise van de leverancier;

• De verdere ontwikkeling van product markt combinaties;

• Het behalen van inkoopvoordelen door bundeling van bepaalde producten of diensten bij geselecteerde leveranciers, waardoor het aantal leveranciersrelaties wordt verminderd;

• ‘One voice’ naar leveranciers met meerdere interne opdrachtgevers ten aanzien van prijsafspraken, indexaties en volumekortingen.

Bij Emeritor hebben we veel ervaring op het gebied van contract- en leveranciersmanagement. Bij ons zijn experts werkzaam die deze trajecten regelmatig voor opdrachtgevers uitvoeren. We trainen onze eigen consultants door hen een relevante opleiding te laten volgen.

Ook adviseren we over de selectie van een ondersteunend contractbeheer- of contractmanagementsysteem. Indien gewenst kunnen we dit ook implementeren.