Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay

Meer in control komen op het gebied van inkoop, een veelgehoorde wens van organisaties. Maar men heeft vaak onvoldoende grip op wat er precies binnen de organisatie wordt ingekocht. Door wie gebeurt dat en bij welke leverancier? Vaak vindt de goedkeuring pas plaats op het moment dat de factuur al is ontvangen. Veelal worden zulke facturen bijna blind geparafeerd, want er is toch niets meer aan te doen, de verplichting is al aangegaan.

In de praktijk zien we regelmatig dat circa twee derde van de medewerkers minder dan een keer per maand een bestelling doet. Dit resulteert in een foutgevoelig en inefficiënt proces, dat bovendien omslachtig is voor de medewerker.

Het bestellen van producten en diensten is in een ideale wereld een gestructureerd proces dat over de hele organisatie geharmoniseerd wordt uitgerold. Misschien wel het meest belangrijke aspect is de goedkeuring die plaatsvindt voordat de verplichting wordt aangegaan, inclusief eenduidige procedures die hieraan zijn verbonden. Onmisbare elementen zijn: een juiste rolverdeling en goed contractmanagement.

De oplossing: Purchase-to-Pay optimalisatie

Onder Purchase-to-Pay verstaan we het volledige proces van inkoopaanvraag tot betaling en alles wat daar tussenin zit. Daarbij gaat het allang niet meer alleen om een efficiënte factuurafhandeling.

Met Purchase to-Pay kunt u op veel meer sturen dan alleen uw administratie. Wanneer het Purchase-to-Pay proces goed is ingericht krijgt u grip op uw bestelproces én alle daaraan gerelateerde financiële verplichtingen.

Met onze jarenlange expertise in het implementeren van Purchase-to-Pay processen en -systemen brengen wij inkoopfuncties in de (semi)publieke sector, de private sector en in de zorg naar een hoger niveau. Het resultaat: een efficiëntere inkoop, meer inzicht in en waarde uit contracten, besparingen en een hoger rendement.

De expertise van Emeritor

Al onze Purchase-to-Pay trajecten beginnen met het in kaart brengen van de huidige situatie. Vervolgens adviseren wij u over de gewenste situatie met betrekking tot het proces, de ondersteunende systemen en de diverse rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen in het Purchase-to-Pay proces.

Indien gewenst adviseren we u bij de keuze van een Purchase-to-Pay-systeem. Onze consultants zijn op de hoogte van het aanbod in de markt en kunnen daarom onafhankelijk een selectie van een Purchase-to-Pay systeem begeleiden en, indien gewenst, implementeren.

Onze ondersteuning gaat echter nog verder. We zijn pas tevreden wanneer uw hele Purchase-to-Pay-proces tot betere resultaten leidt. Door middel van trainingen en coaching dragen we onze kennis en best practices over aan de gehele organisatie.

Veelgestelde vragen

Allereerst heeft u een efficiënter proces met minder handmatige handelingen en minder foutieve facturen. Ook ontstaat er beter inzicht door beschikbaarheid van betrouwbare data. Door de implementatie van Purchase-to-Pay wordt de samenwerking met de leverancier onderdeel van het proces indien besloten wordt om via een supplier portal te bestellen. Bovendien komt u in controle: contracten worden benut en de contractuele besparingen worden daadwerkelijk gerealiseerd. Tot slot loopt u minder risico omdat de benodigde goedkeuring in het Purchase-to-Pay-proces is geborgd.

Het proces wordt ondersteund, gestroomlijnd en geautomatiseerd met behulp van de juiste technologie. Purchase-to-Pay kan goed ingericht worden in een ERP-systeem of in een gespecialiseerd ‘best of breed’ Purchase-to-Pay-systeem, dat relatief makkelijk aan een ERP-systeem kan worden gekoppeld.

Bij onze trajecten is verandermanagement een belangrijk onderdeel in het bereiken van succes. Wanneer een organisatie een Purchase-to-Pay-systeem ten volle wil benutten, is het noodzakelijk dat alle betrokkenen in het proces in een vroeg stadium worden geïnformeerd. Bovendien is het van belang dat zij zich betrokken voelen en begrijpen wat een optimaal ingericht Purchase-to-Pay proces voor hen, maar ook voor de organisatie betekent. Het creëren van draagvlak bij alle belanghebbenden in dit proces is een randvoorwaarde voor het behalen van de gestelde strategische, tactische en operationele doelstellingen.

Daarom gaan we tijdens onze trajecten verder dan alleen de technische implementatie van een oplossing. Wij denken altijd mee over het inrichten van de interne processen, de communicatie richting de organisatie en we trainen de medewerkers wanneer dat nodig is.

De term ‘three-way matching’ wordt gebruikt bij een goed ingericht Purchase-to-Pay-proces. Hierbij moet de ontvangen factuur overeenkomen met wat is geleverd en dat moet weer overeenkomen met wat is besteld. Wanneer dit het geval is, kan de factuur zonder verdere controle betaalbaar worden gesteld, doordat de goedkeuring van de bestelling al heeft plaatsgevonden.