E-CF: tool voor Contractmanagement

Hoewel het gebruik van het Europese e-competence Framework nog in de kinderschoenen staat, kan het een goed middel zijn om heldere afspraken te maken tussen leveranciers en afnemers. Het helpt It-professionals en inkopers, zegt Marianne Korpershoek, om meer grip te krijgen op de totstandkoming en het managen van contracten en projecten.

Hoewel het gebruik van het Europese e-competence Framework nog in de kinderschoenen staat, kan het een goed middel zijn om heldere afspraken te maken tussen leveranciers en afnemers. Het helpt It-professionals en inkopers, zegt Marianne Korpershoek, om meer grip te krijgen op de totstandkoming en het managen van contracten en projecten.

e-Competence Framework kan krachtig middel zijn bij outsourcings- en beheercontracten

Dit voorjaar is het European e-Competence Framework 3.0 gepubliceerd. De vorige versie 2.0 dateert uit 2008. Het eCF is een methode om professionele ICT-vaardigheden eenduidig te beschrijven. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een framework van competenties en competentieniveaus die gekoppeld zijn aan de levenscyclus van een ICT-systeem. Met e-CF worden beroepsprofielen ontwikkeld die herkenbaar zijn in de hele Europese Unie. Het e-CF speelt dus een grote rol in de werving en het onderwijs van ICT-professionals. Daarop wordt in deze bijdrage niet ingegaan. Want het eCF kan ook een krachtig middel zijn in IT-contracten zoals bijvoorbeeld in outsourcingscontracten en beheercontracten. Het eCF is zo’n krachtig middel omdat het helder maakt welke professional ingezet gaat of moet worden op een taak. Daarmee kunnen problemen uit het onderstaande voorbeeld voorkomen worden. In contracten kan het eCF gebruikt worden om eenduidig vast te stellen wie voor hoelang tegen welke prijs op een project wordt ingezet. In IT-aanbestedingen kan het eCF gebruikt worden om goede vergelijkingen te maken tussen diverse leveranciers.

Een voorbeeld. Een organisatie met een maatwerksysteem had het beheer geoutsourced naar een grote leverancier. In het contract waren strikte afspraken gemaakt over de kosten van het onderhoud en het beheer om te voorkomen dat de kosten niet te budgetteren waren. Toch ontstonden er discussies over het contract. De leverancier vond dat er voor bepaalde werkzaamheden duurdere mensen dan afgesproken in duurdere rollen ingezet moesten worden, met grote gevolgen voor de budgetten. Zoals te verwachten viel het project uiteindelijk veel duurder uit. De professional die de leverancier bij de totstandkoming van het contract voor ogen had, kon beduidend minder dan de professional die de afnemer verwachtte, met als gevolg dat er veel duurdere mensen ingehuurd moesten worden om het systeem naar verwachting van de afnemer te beheren.

Door in contracten te verwijzen naar competenties uit het European e-Competence Framework kunnen de problemen uit het voorbeeld voorkomen worden en kunnen projecten beter gebudgetteerd en geëvalueerd worden.

Volgens de handleiding is het e-CF een tool om wederzijds begrip te kweken tussen bijvoorbeeld leveranciers en afnemers en te voorzien in heldere taal door het formuleren van competenties die ICT-professionals nodig hebben. Op deze manier spreken afnemers en leveranciers, werkgevers en werknemers en freelancers dezelfde taal en begrijpen ze over en weer waar ze het over hebben.

Frameworks
Het e-CF is niet het enige framework dat gebruikt wordt om IT-functies en -rollen te beschrijven. Met het complexer worden van IT, kwamen er steeds meer functies in de IT en werd het ook steeds lastiger om functies met elkaar te vergelijken. Daarom zijn diverse frameworks opgezet. De bekendste zijn:

  • SFIA (spreek uit als Sofia): Skills Framework for the Information Age. Dit model wordt beheerd door de SFIA Foundation. SFIA wordt voornamelijk gebruikt in grote Angelsaksische organisaties.
  • Open CITS staat voor Open Group Certified Specialist. Dit framework is ontwikkeld door de open Group. De open Group is ook bekend van de certificering van Unix. De open Group is een non-profitorganisatie waarin leden zitten uit de IT-industrie – afnemers en overheden. Het is een wereldwijde standaard.
  • e-CF is gestart in 2006 door een aantal grote Europese bedrijven zoals Airbus, IG Metal en Michelin, en is van het begin af aan gesteund door de Europese Commissie. Het e-CF beschrijft per kennisgebied welke vaardigheden en competenties bij welke IT-rol horen. Nederland loopt voorop in het gebruik ervan. Het ministerie van Economische Zaken heeft de werkgroep e-CF opgericht om het gebruik ervan te stimuleren.
  • AITTS staat voor Advanced IT Training System. Dit systeem is ontwikkeld door IG Metal, BITKOM, onderwijsinstellingen en een aantal sectorale werkgeversorganisaties. Het systeem wordt ook ondersteund door het Duitse ministerie van onderwijs en onderzoek. AITTS en e-CF vertonen veel
  • overeenkomsten in systematiek en zijn relatief eenvoudig te vergelijken.

Het e-CF is ontwikkeld in een aantal grote Europese bedrijven zoals Airbus, Capgemini, maar ook UNESCO en het ministerie van Economische Zaken. De Europese Commissie heeft het project inmiddels omarmd met de bedoeling om IT’ers overal in Europa inzetbaar te maken. Het is de bedoeling dat het e-CF zo flexibel is dat het zowel door grote organisaties als door MKB-organisaties gebruikt kan worden. Verder is de flexibiliteit ook nodig om toekomstige functies in bijvoorbeeld de game-industrie of voor app-ontwikkeling transparant en eenduidig te kunnen beschrijven.

Dimensies

Met de – in ieder geval – eerste drie dimensies van het e-CF (zie kader) kunnen functiebeschrijvingen opgesteld worden. Deze functiebeschrijvingen kunnen weer gebruikt worden in projectplannen en contracten om te verwijzen naar inzet, planningen en tarieven. Door het e-CF zo in te zetten in offerteaanvragen, aanbestedingen en contractonderhandelingen weten leverancier en afnemer dat ze het over hetzelfde hebben en dat de verwachtingen over en weer over de inzet van het personeel, gelijk zijn. Een dergelijke aanpak voorkomt problemen achteraf waarbij de relatie verzuurt omdat planningen niet blijken te kloppen en budgetten worden overschreden.

Inzet van het e-CF kan er ook voor zorgen dat afnemers die diverse offertes aanvragen, deze kunnen vergelijken met andere offertes. Verder kan de haalbaarheid van het geoffreerde project getoetst worden door een externe consultant of kunnen er in contracten audits op de inzet van mensen worden afgesproken. Zo kan een afnemer voordat hij diensten uitbesteedt of een omvangrijk implementatietraject afspreekt, beter zicht krijgen op de kans van slagen. Het e-CF kan daarmee een belangrijk tool zijn om de governance op een IT-project te verbeteren.

De implementatie van het e-CF staat nog in de kinderschoenen, maar door het ontwikkelen van best practises bij de inkoop van ICT kan historie worden opgebouwd, kunnen ervaringen worden uitgewisseld en kunnen daardoor budgetoverschrijdingen en het aantal mislukte IT-projecten worden verminderd.

Eenduidig

Kortom, met de publicatie van versie 3 van het e-CF is er een raamwerk ontstaan dat veel mogelijkheden heeft om IT-functies eenduidig te beschrijven. Deze eenduidigheid maakt het e-CF bij uitstek geschikt om in te zetten bij contracten, bijvoorbeeld bij de bouw van maatwerk, outsourcingscontracten en beheercontracten. Verder is het een interessant middel om inschrijvingen bij aanbestedingen beter vergelijkbaar te maken. Zeker bij grote ontwikkelprojecten, waarbij vaak geschoven wordt met medewerkers, kan een afnemer veel grip houden op de bemensing van het project.

Het blijft wel spannend in hoeverre het e-CF breed geaccepteerd gaat worden. In Nederland is het zeer positief ontvangen. Veel bedrijven wachten nog af, maar de Nederlandse overheid gaat het e-CF inzetten. In het onderwijs, zowel in Nederland als België, wordt het al actief gebruikt om uitwisselingsprogramma’s tussen verschillende universiteiten en hogescholen op te zetten. Het lijkt dus een kwestie van tijd dat het e-CF breed geaccepteerd zal gaan worden.

Bron: Louwers Advocaten
Beeld: Shutterstock