Een BI tool, heeft u er al eentje?

Een BI tool, heeft u er al eentje?

Joeri Beckers

Inkoopadviseur

Wat is een ‘Business Intelligence’ tool? Wat heeft uw organisatie eraan en hoe ontwijk je de belangrijkste valkuilen bij de implementatie?

Kennis gedreven beslissingen Een goede beslissing is gestoeld op goede informatie. Bestuurders hebben grote behoefte aan klassieke stuurinformatie over uitgaven, inkomsten en investeringen maar ook steeds meer aan informatie over wensen van gebruikers, doorsneden van klantinformatie of machine learning input. Dat kan opgelost worden door een medewerker aan de slag te laten gaan met Excel. Maar het kan ook anders.

Een business intelligence(BI) tool gaat verder waar een spreadsheet stopt. Een BI-tool verzamelt gegevens uit verschillende (digitale) bronnen, en transformeert en toont deze gegevens in digitale rapporten en dashboards. Een BI-tool doet dit niet één keer zoals bijvoorbeeld in Excel maar continu. De voordelen van deze aanpak zijn duidelijk; een gebruiker maakt één keer de keuze voor de inhoud en lay-out van een rapport of dashboard en de BI-tool doet de rest. Zo ontstaat een up to date digitaal dashboard (of rapport) met alle gewenste stuurinformatie. De BI-tool heeft hiervoor toegang nodig tot één of meerdere database(s) met betrouwbare en vooral gestandaardiseerde gegevens zoals financiële systemen, facilitaire systemen of HRM systemen . Een goede BI tool vormt zo het sluitstuk van de datapijplijn, een geautomatiseerde stroom gegevens van generen tot weergeven.

"Een business intelligence tool gaat verder waar een spreadsheet stopt."

Lekkende pijplijn

Het aanleggen van een dergelijke stroom gegevens betekend standaardiseren. Een eerste stap in het standaardiseren is duurzaam verbinden. Applicaties die data genereren moeten verbonden worden met een database die toegankelijk is voor de BI tool. Dit kunnen bijvoorbeeld ERP systemen of Facilitaire management systemen zijn. Moderne applicaties maken gebruik van een API* om uitwisseling met andere applicaties mogelijk te maken, dit maakt een duurzame koppeling een stuk eenvoudiger. Zeker iets om in het achterhoofd te houden bij het aankopen van applicaties die veel data genereren.
Als tweede moeten de gegevens in de verschillende databases gestandaardiseerd worden. Dit betekend keuzes maken voor één definitie die door alle applicaties gedeeld word. Denk hierbij aan:

  • Welke functies de organisatie kent;
  • Wie bij welke afdeling werkt;
  • Welke inkooppakketen hiërarchisch verdeeld zijn en hoe;
  • Wat een leverancier is, een fulltime werknemer of een onbetaalde factuur.

Zonder goede definities kunnen er nooit goede rapporten worden gemaakt en gaat de datapijplijn kennis lekken die niet veroorzaakt wordt door systemen maar door mensen.

Neuzen dezelfde kant op

Het is niet eenvoudig om definities gelijk te trekken door een organisatie heen. Vaak trekt dit een streep door de werkwijze en persoonlijke voorkeur van veel gebruikers. Het draagvlak kan vergroot worden door definities zodanig op te stellen dat professionele voorkeuren elkaar niet in de weg zitten. Dit kan bijvoorbeeld door variabelen op te nemen in definities die door afdelingen zelf zijn in te vullen. Bijvoorbeeld: “Een volledige FTE is X uur in de week” . Verschillende afdelingen kunnen dan zelf bepalen hoeveel uur dat is en zien dit terug in hun eigen rapporten. Voor bedrijfs-brede rapporten gebruik je in plaats van FTE’s gewoon de kale uren (of een eigen definitie natuurlijk).

"De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen."

De aanschaf

Het aanschaffen van een goede BI tool draait niet om lange lijsten met eisen en wensen maar meer om een goede pasvorm in de infrastructuur van uw organisatie. Het is tenslotte het eindstuk van uw datapijplijn. De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen omdat de meeste database verbindingen snel aan te leggen zijn. Dan worden ook meteen de valkuilen van een lekkende pijplijn zichtbaar, nog voordat u overgaat tot aankoop.
Kortom, een BI tool kan veel inzicht leveren als de data die erin gaat gestandaardiseerd is en van hoge kwaliteit.

*Wat is een API?
Een Application Programming Interface zorgt ervoor dat bepaalde bewerkingen die normaal gesproken door een medewerker worden gedaan, zoals het aanpassen en opslaan van gegevens, automatisch worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld bij ERP-Systemen (als SAP of AFAS) worden vaak API’s gebruikt om een rapportage in andere systemen mogelijk te maken, maar ook om samen te werken met bijvoorbeeld een extern kassa-systeem of repeterende taken eenvoudiger uit te voeren.