Een huishoudboekje, inzicht in uitgaven…

Toen ik net het huis uit ging (en ook net werkte) had ik wat moeite om de eindjes aan elkaar te knopen. Of beter gezegd: te bepalen dat ik mijn geld wel aan de juiste dingen uitgaf. Mijn ouders hielden me een hele simpele tip voor: hou een huishoudboekje bij zodat je ziet waar je geld aan uitgeeft. Vervolgens heb ik een heel simpel Excel bestandje voor mezelf gemaakt waarmee met één muisklik inzichtelijk was of ik mijn geld wel aan de juiste zaken uitgaf (en hoeveel ik nog over had, ook niet geheel onbelangrijk).

Toen ik net het huis uit ging (en ook net werkte) had ik wat moeite om de eindjes aan elkaar te knopen. Of beter gezegd: te bepalen dat ik mijn geld wel aan de juiste dingen uitgaf. Mijn ouders hielden me een hele simpele tip voor: hou een huishoudboekje bij zodat je ziet waar je geld aan uitgeeft. Vervolgens heb ik een heel simpel Excel bestandje voor mezelf gemaakt waarmee met één muisklik inzichtelijk was of ik mijn geld wel aan de juiste zaken uitgaf (en hoeveel ik nog over had, ook niet geheel onbelangrijk).

Huishoudboekje van de organisatie

Binnen het inkoopveld zijn dergelijke overzichten, de huishoudboekjes van de organisatie, ook niet geheel onbelangrijk. Als inkoper wil je immers inzicht hebben in waar jouw organisatie geld aan uitgeeft, zodat je weet dat je aandacht aan de juiste projecten besteed wordt en je in de inkoopstrategie rekening houdt met het inkoopvolume dat in de markt gezet wordt. Toch blijken veel informatiesystemen geen of slechts zeer beperkt rekening te houden met deze informatiebehoefte. De gegevens (de rauwe feiten) zijn vaak geheel of deels beschikbaar in het systeem, maar de informatie (gegevens waaraan betekenis is toegekend) is gericht op een andere behoefte: die van de financiële afdeling. En daar is niets mis mee! De informatie die de financiële afdeling nodig heeft sluit helaas vaak niet aan op de informatiebehoefte van de inkoopafdeling.

Verrijking van gegevens

Informatie die in veel systemen ontbreekt is de koppeling naar inkooppakketten of commodities. Dit is een stukje informatie dat voor financiële afdelingen meestal van ondergeschikt belang is. Er wordt gewerkt met kostensoorten, maar die zijn veelal niet gedefinieerd aan de hand van de door de inkoopafdeling gehanteerde inkooppakketten. De in het systeem aanwezige gegevens moeten daarom eerst verrijkt worden.

Een financiële analyse biedt uitkomst en geeft de inkopers weer het huishoudboekje waarmee zij inzicht hebben in de uitgaven. Een groot deel van het analyseren van het inkoopvolume bestaat uit het verrijken van de gegevens. Zijn die twee leveranciersnummers wellicht dezelfde crediteur? Onder welk inkooppakket horen deze kosten?

De aandacht verleggen

Zal ons huishoudboekje straks opgenomen zijn in alle mooie financiële systemen? Dat zou een mooie stap zijn: met slechts enkele muisklikken inzicht in het beïnvloedbare inkoopvolume (totaal of per inkooppakket), onderscheid naar eenmalige – en terugkerende kosten, onderbouwde informatie wie de grootste leveranciers zijn van de organisatie (naar inkoopvolume en/of aantal facturen), etc., etc. Dan gaan we als inkoop onze aandacht verleggen van het verkrijgen van deze cijfers naar het hieruit destilleren van de meest opportune acties. En dat is uiteindelijk waar het allemaal om draait. We hebben iets om naar toe te werken!

Thuis houd ik overigens nog steeds mijn huishoudboekje up-to-date. Noem het maar een beroepsdeformatie… Het heeft er in ieder geval voor gezorgd dat ik mijn geld heb uitgegeven aan zaken die voor mij belangrijk zijn in plaats van aan randzaken!