De eerste woorden van een junior in de wereld van procurement

Verbazing bij een junior die net om de hoek komt kijken in de wereld van procurement. Hoe kan het dat organisaties niet inzichtelijk hebben wat hun inkoopvolume is? Hoe kan dat anno 2013?

Dat er organisaties zijn die niet inzichtelijk hebben wat precies het inkoopvolume is, is een hele grote open deur waar je handen van gaan jeuken als junior in de huidige economische situatie. Ik ben misschien een idealist als ik zeg dat ik met onze huidige generatie graag wil bijdragen aan een sterkere economische positie van Nederlandse ondernemingen.

Verbazing bij een junior die net om de hoek komt kijken in de wereld van procurement. Hoe kan het dat organisaties niet inzichtelijk hebben wat hun inkoopvolume is? Hoe kan dat anno 2013?

Dat er organisaties zijn die niet inzichtelijk hebben wat precies het inkoopvolume is, is een hele grote open deur waar je handen van gaan jeuken als junior in de huidige economische situatie. Ik ben misschien een idealist als ik zeg dat ik met onze huidige generatie graag wil bijdragen aan een sterkere economische positie van Nederlandse ondernemingen. Dit maakt procurement een interessant vakgebied. Besparen is aan de orde van de dag en efficiëntie is in de huidige conjunctuur extra belangrijk. Vanuit mijn oogpunt moet er altijd, in welke economische situatie dan ook, aandacht zijn voor procurement. Vaak krijgt de inkoopfunctie pas prioriteit wanneer de organisatie processen moet heroverwegen om de kosten te verlagen. Is de inkoopfunctie niet een aspect dat in alle conjuncturen aandacht zou moeten krijgen? Ik denk hardop als ik zeg dat procurement nauw verbonden is met verandermanagement. Procurement kan niet worden gezien als een lineair pad. Er worden steeds complexere samenwerkingsvormen geconstateerd en is er is meer tijdsdruk. Om de inkoopfunctie verder te professionaliseren is volgens mij inlevingsvermogen, flexibiliteit en vooral verandermoed nodig. In de huidige markt ontkomen organisaties er niet aan om mee te deinen op de veranderconjunctuur die de financiële crisis met zich heeft gebracht.

Inkoopfunctie als efficiënte schakel

Zelf werk ik het liefst altijd zo efficiënt mogelijk. Dit komt voort uit het gegeven dat ik als een soort van wervelwind mijn leven leef, altijd volgepland. Het kan altijd beter en meer. Daarnaast werkte ik bij organisaties waar ik precies wist wat mijn kostprijs was en wat ik dus moest opleveren om profit te genereren. Mijn doel als inkoopadviseur is de kosten voor mijn klanten inzichtelijk te krijgen en van daaruit samen te kijken hoe de inkoopfunctie zo kan worden ingericht dat het bijdraagt aan een efficiënte bedrijfsvoering. ‘Out of the box’ denken is hiervoor noodzakelijk. Niet alleen kijken naar de besparingen die gerealiseerd moeten worden, maar juist naar het totaal plaatje. Hoe kan een inkoopfunctie zo ingericht worden dat het juist in de toekomst een efficiënte schakel is in een organisatieproces en bijdraagt aan de strategische doelen van de organisatie? Inkopers hebben dus naast de focus op besparingen, juist ook focus nodig voor de functionaliteit van de inkoopfunctie gelinkt aan de strategische doelen van de organisatie. Ik ben benieuwd.

Sparringpartner

Waarom verder kijken als je weet dat je de beoogde besparing in de gestelde termijn kunt realiseren? Met verder kijken doel ik op het organisatieniveau. Hoe voorkom je dat in de toekomst niet weer enorme besparingen gerealiseerd moeten worden, maar dat de besparingen al structureel zijn doorgevoerd? Om dit te realiseren is een focus vereist die buiten de kaders van de inkoopafdeling kijkt. Waarom eigenlijk? Ik heb geleerd dat je wel overal brandjes kunt blussen, maar als je de brandhaard niet wegneemt, wakkeren de brandjes weer aan. Bijvoorbeeld bij het opnieuw contracteren zonder te kijken naar de strategische doelen van de organisatie en de inrichting van de organisatie is een doodzonde. Het voelt als mijn taak in deze wereld van procurement om een sparringpartner te zijn voor organisaties die zelf vastlopen en mee te denken in het groeiproces. Overigens kan dit groeiproces volgens mij lineair lopen met het bouwen van een solide basis van procurement.

Procurement als business partner op strategisch niveau

Ik volg verschillende blogs van (junior) professionals op het gebied van procurement. Het is opmerkelijk om te lezen dat mijn bovenstaande bevindingen in dezelfde context ook zijn opmerkt door een andere junior inkoopadviseur in 2011. Er is nog veel werk aan de winkel. Recente berichten in de procurement sector geven aan dat procurement weer teruggebracht moet worden naar de basis. Het ‘strategisch denken’ moet juist even helemaal tot halt worden geroepen. Misschien heeft het te maken met mijn summiere ervaring, maar hier is, denk ik, een nuance in aan te brengen. Ik begon deze blog met het gegeven dat er anno 2013 nog organisaties zijn die de inkoopfunctie niet effectief hebben ingericht. Ingewikkelde contracten, het ontbreken van het inlevingsvermogen en bureaucratie. Maar dit hoeft toch niet te betekenen dat procurement weer terug moet naar de basis? Er is een grote professionalisering van de inkoopfunctie te zien, zoals duurzaam inkopen en best value procurement. Het zou toch zonde zijn als de inkoopfunctie weer helemaal terug moet naar de basis? Ik denk dat de inkoopfunctie juist een business partner in de organisatie is en op strategisch niveau aanwezig moet zijn.

Het inkoopvolwassenheidsmodel

Sinds twee maanden ben ik werkzaam als junior in deze wereld van procurement. Er zijn collega’s die dit vertalen naar ‘broekie’. Eigenlijk doorloop ik, net als onze klanten, ook verschillende fasen van het volwassenheidsmodel van de inkoopfunctie. Immers, het startpunt is operationeel (fragmentatie) niveau. Van daaruit hoop ik snel de stap te maken van tactisch naar strategisch niveau. Aan mijn enthousiasme zal het in ieder geval niet liggen. Op een jaarlijks inkoopevenement (het NEVI Nyenrode congres) afgelopen maand werden inkopers als nukkig en introvert getypeerd. Twee eigenschappen die in de verste verte niet in mijn woordenboek voorkomen. Om in de toekomst een bijdrage te leveren aan de groei van de volwassenheid van de inkoopfuncties in Nederland heb ik deze eigenschappen denk ik ook niet nodig.