Grip op externe inhuur

De flexibele schil wordt steeds belangrijker. Organisaties kiezen er vaker voor om een deel van de werkzaamheden te laten uitvoeren door externen. Redenen zijn bijvoorbeeld het inhuren van specialistische kennis, behoefte aan capaciteit voor de korte termijn (bijvoorbeeld bij zwangerschapsverlof) en het reduceren van risico’s.

Veel organisaties worstelen nog met de vraag hoe externen het beste kunnen worden ingehuurd en hebben hierdoor onvoldoende grip op externe inhuur.

De flexibele schil wordt steeds belangrijker. Organisaties kiezen er vaker voor om een deel van de werkzaamheden te laten uitvoeren door externen. Redenen zijn bijvoorbeeld het inhuren van specialistische kennis, behoefte aan capaciteit voor de korte termijn (bijvoorbeeld bij zwangerschapsverlof) en het reduceren van risico’s.

Problemen bij inhuur

Veel organisaties worstelen nog met de vraag hoe externen het beste kunnen worden ingehuurd en hebben hierdoor onvoldoende grip op externe inhuur. Dit resulteert in de volgende problemen:

  1. De inhuur verloopt ongestructureerd (procesmatig);
  2. Er is onvoldoende zicht op de risico’s (compliancy);
  3. Er is onvoldoende zicht op de kosten (besparingen).

Ad 1: De inhuur verloopt ongestructureerd (procesmatig)

Elke budgethouder heeft zijn eigen netwerk van externen en heeft daar contacten mee. Hierdoor vindt de inhuur decentraal plaats. Dit heeft zijn invloed op de kosten (te hoge uurtarieven voor de aangeboden functies), risico’s (bijvoorbeeld screening van externen en het afdekken van de wet ketenaansprakelijkheid), administratie en facturering (ongecontroleerd proces).

Ad 2: Er is onvoldoende zicht op de risico’s (compliancy)

Budgethouders zijn zich niet bewust van de risico’s bij het contracteren van externen. Opdrachtgevers zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het afdragen van loonheffingen als dit door de externe niet wordt gedaan. Dit kan leiden tot hoge heffingen en boetes van de belastingdienst.

Ad 3: Er is onvoldoende zicht op de kosten (besparingen)

Aangezien er onvoldoende zicht is op marktconforme tarieven, betalen organisaties vaak teveel voor een externe met een bepaalde expertise en/of past de expertise niet naadloos bij de behoefte. Hierdoor kunnen de kosten voor het inhuren van externen onnodig hoog zijn. Omdat de kosten voor het inhuren van externen bij veel organisaties een grote kostenpost is, kunnen de besparingen significant hoog zijn.

Oplossingen

Het inschakelen van een gespecialiseerde intermediair kan voor een oplossing van bovengenoemde problemen zorgen. Hiervoor zijn de volgende alternatieven voorhanden:

  1. Inhuren van een broker;
  2. Inhuren van een managed service provider;
  3. in house oplossing.

Ad 1: Inhuren van een broker

In deze vorm worden alle contracten ondergebracht bij een intermediair. Deze partij zorgt voor het afsluiten van de contracten, de facturatie en ziet erop toe dat aan de geldende wet- en regelgeving wordt voldaan. Opdrachtgevers kunnen nog steeds uit hun eigen netwerk putten, maar de contractering wordt verzorgd door de broker.

Ad 2: Inhuren van een managed service provider (MSP)

Dit is een oplossing waarbij een organisatie het volledige externe inhuurproces uitbesteedt aan een externe partij. De MSP neemt het leveranciersbeheer over, levert het externe personeel aan en verzorgt de facturatie en betaling. Het MSP concept gaat verder dan de brokeroplossing en kan een goede oplossing zijn voor organisaties waarbij het inhuurproces complex is en waarbij transparantie en compliancy belangrijke issues zijn.

Ad 3: Inhouse oplossing

Een aantal grote organisaties in Nederland heeft voor uitzendkrachten al inhouse medewerkers van uitzendbureaus die maatwerk leveren voor de organisatie. Deze oplossing kan ook passend zijn voor alle overige externe inhuur. In situaties waarbij het inhurend volume groot genoeg is en waarbij de inhuurprocessen complex en inefficiënt zijn, kan inhouse een goede oplossing zijn.

Tot slot

Wat voor uw organisatie een passende oplossing is, hangt af van uw eigen situatie. Het in kaart brengen van deze situatie is een goede eerste stap in het vergroten van de grip op externe inhuur.

Meer informatie