Grip op maatschappelijk verantwoorde inkoop

Op 1 januari 2020 zijn 8 provincies overgegaan op het gebruik van duurzame energie. Het bewijst hoe actueel Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is. Bij veel organisaties leeft daarbij ook de vraag hoe ze écht grip krijgen op hun MVI-doelstellingen. De spendanalyse biedt uitkomst.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een hot topic. Zo zijn er tal van initiatieven rondom MVI: de Green Deal Circulair Inkopen, MVI Handreikingen, zelfevaluatietools, grondstoffenpaspoorten, registratiesystemen, subsidiemogelijkheden vanuit de (Rijks)overheid, keurmerken en nog veel meer.

Om in het oerwoud van keurmerken niet verdwaald te raken, moet een organisatie als eerste duidelijk krijgen: waarover hebben we het eigenlijk? Als het managementteam bij MVI vooral aan sociale rechten denkt, en Inkoop vooral de link legt naar het milieu, ontstaan eilandjes die langs elkaar heen werken.

Wat is MVI eigenlijk?

Maak dus eerst helder wat u bedoelt wanneer u het over MVI heeft. Als leidraad kunt u de definitie van Emeritor gebruiken. Onder MVI verstaan wij:

De combinatie van inkoopbeleid en -uitvoer waarbij niet alleen wordt gelet op de prijs, kwaliteit en levertijd van een product of dienst, maar waarbij ook wordt gestuurd op milieu- en sociale aspecten.

Wilt u succesvol zijn op MVI-gebied, dan is het cruciaal allereerst aan een aantal randvoorwaarden te voldoen:

  1. Wellicht de belangrijkste voorwaarde is een combinatie van lef en vertrouwen.
  2. MVI vergt een bepaalde volwassenheid van de inkoop.
  3. MVO-doelen moeten worden vertaald naar inkoopbeleid en -strategie.
  4. Iedereen die inkoop-gerelateerde beslissingen neemt binnen de organisatie moet MVI meewegen.
  5. De financiering van maatschappelijk verantwoord inkopen wordt wel eens als uitdaging gezien. Wij zien het meer als kans: voor hetzelfde geld doe je het duurzaam.

In de whitepaper ‘MVI stappenplan – van groene ambities tot duurzame inkoop’ gaan we dieper in op deze randvoorwaarden. Voldoet u hier eenmaal aan, dan begint het MVI-project pas echt. Een spendanalyse kan hierin een grote rol spelen. Wat is dat precies?

Een spendanalyse start met een dump uit de financiële administratie. Bij een beknopte analyse is alleen een overzicht van de leveranciers en het inkoopvolume nodig. Door de uitgaven te koppelen aan de inkoopindeling worden de financiële gegevens ‘omgevormd’ tot inkoopinformatie.

Weet u eenmaal aan welke leveranciers u geld uitgeeft, dan weet u waar de risico’s zitten, ook op MVI-gebied. Met name leveranciers met een lange keten, veelal naar een ver buitenland, zijn risicogevoelig. De kans dat de arbeidsomstandigheden niet op orde zijn, is dan immers groter. Wellicht wordt ook niet voldaan aan de in Europa geldende milieunormen.

MVI-voetafdruk

Om grip te krijgen op MVI-doelstellingen is het cruciaal om de risico’s in het leveranciersbestand gedetailleerd in beeld te brengen. U meet als het ware hun MVI-voetafdruk en in het verlengde daarvan die van uzelf. Met dat doel hebben wij vanuit Emeritor een samenwerking lopen met het MVO-Register. Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven (transparant en vergelijkbaar) in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Het MVO-Register heeft voor ons MVI-risico’s in relatie gebracht met het product dat een bedrijf levert. Hier is een indeling van 32 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.

Nu de leveranciers met een hoog risico bekend zijn, is de volgende vraag: hoe goed zijn hun prestaties op MVI-gebied? Een andere dataset van het MVO-Register gebruiken we nu om bedrijven te ranken. Hoe werkt dat in de praktijk?

Stel, u hebt 5 bouwbedrijven in uw leveranciersbestand en die staan allemaal in het MVO-Register. Dan wordt aan de hand van ons sterrensysteem meteen duidelijk welke partij het beste scoort op MVI-aspecten. Het is ook mogelijk dieper in de gegevens te duiken. Welk bouwbedrijf scoort bijvoorbeeld het beste als het gaat om het terugdringen van CO2-uitstoot?

Zelf doen of uitbesteden?

Op deze manier kunt u uw gehele leveranciersbestand toetsen en zo krijgt u een voetafdruk op MVI-gebied van alle leveranciers. Hebt u deze gegevens eenmaal in beeld, dan kunt u daarop sturen.

Het MVO-Register is voor iedereen in te zien. U kunt het zelf doen, maar met de hand alle leveranciers matchen is wel monnikenwerk. Emeritor kan de leveranciers automatisch matchen. Verder brengen we de risico-indeling in kaart met de bijbehorende uitgaven en leveranciers. Ook hebben we vergelijkingsmateriaal uit de sector. Tot slot kunnen we u ondersteunen bij het vaststellen en uitrollen van uw MVI-beleid.

Wilt u eerst nog meer weten over dit actuele onderwerp? Download dan onze whitepaper over MVI.

 

Januari 2020 | Edwin Bijlsma