Gunningcriteria of selectiecriteria

In een (Europese) aanbesteding, ook wel tender genoemd, worden objectieve criteria gesteld voor het determineren van de supply base. Dat is elke keer weer een complexe uitdaging. Wanneer breng ik een criterium op? Bij het selecteren in de RfI-fase of pas als gunningcriterium in de RfP-fase. En welk criterium hanteer ik? Ik heb vele inkooptrajecten in mijn leven doorlopen, maar een eenduidige checklist heb ik nog niet gevonden. Prima thema voor een bestseller.

In een (Europese) aanbesteding, ook wel tender genoemd, worden objectieve criteria gesteld voor het determineren van de supply base. Dat is elke keer weer een complexe uitdaging. Wanneer breng ik een criterium op? Bij het selecteren in de RfI-fase of pas als gunningcriterium in de RfP-fase. En welk criterium hanteer ik? Ik heb vele inkooptrajecten in mijn leven doorlopen, maar een eenduidige checklist heb ik nog niet gevonden. Prima thema voor een bestseller.

Het standaard lijstje selectiecriteria bestaat uit jaarverslagen, eigen verklaringen, KvK-uittreksels, kwaliteitssystemen, VCA-certificaat, verzekeringspolis, etc.en een handvol K.O.-criteria en gekwantificeerde eisen m.b.t. proportionaliteit. De ervaring heeft mij geleerd, dat lang niet altijd de veronderstelde leveranciers zich binnen de selecte groep weten te nestelen. Hier komen nu twee vragen bij mij naar boven: 1) op grond waarvan had ik een veronderstelling over de gewenste selectie, en 2) als ik de gewenste selectie ken, waarom is het mij dan niet gelukt deze op de shortlist te krijgen? Ik ga hier alleen in op de eerste vraag. De tweede blijkt daarna niet meer relevant te zijn.

Waar komt mijn veronderstelde en (daardoor??) gewenste shortlist vandaan? Ik heb kunnen constateren dat ik veelal mijn shortlist baseerde op historie, van ‘horen en zeggen’, reputatie/naamsbekendheid, voordracht van de behoeftesteller, glossy folder/website, en ga zo maar door. Dat zijn niet echt objectieve criteria. Het wordt dan een hele uitdaging om selectiecriteria te ‘verzinnen’, die mij de gewenste uitkomst gaan opleveren. Ik zal specifieker naar het begrip proportionaliteit dienen te kijken. Blijf ik onder de proportionaliteitsgrens, dan zijn de vormveranderingen onder invloed van de interne en externe krachten gelijk (natuurkunde) en dus is er een evenwicht in de relatie (gebruik even je filosofische vermogens om deze transitie te bevatten). Terug naar de tekentafel dus.

Proportionaliteit heeft niet enkel een relatie met een geldswaarde. Proportionaliteit kun je ook bepalen door bijvoorbeeld de opdrachtwaarde te vergelijken met de relevante omzetwaarde bij de leverancier. Proportionaliteit kan ik ook toepassen op kwaliteitsbeheersing, TCO-model, Best Value Procurement (prestatieinkoop), beschikbaarheid, ontwikkelvermogen en –evolutie, levensduur, etc. Deze grootheden komen veelal pas aan de orde in de RfP-fase. Hier zit m.i. de oplossing voor het beter voorspelbaar maken van de gewenste shortlist. Daarmee heb ik tevens een tweede vlieg te pakken, nl. het te bepalen maximum en daarmee het risico eliminerend dat één of meer gewenste partijen juist buiten de boot vallen.

Bij het verwerven van een nieuw SCADA-systeem heb ik recentelijk proportionaliteit toegepast op begrippen als TCO-model en BVP. Let wel, in de selectiefase! Er zijn een kleine 100 leveranciers en binnen die groep zijn er zo’n 25 wereldspelers. Op grond waarvan mag ik, welhaast apodictisch, verwachten dat een leverancier met ervaring binnen het relevante vakgebied, per definitie beter zal gaan presteren? Dit is een gebruikelijke determinatiewaarde, die feitelijk zeer arbitrair is. Het Philips van de gloeilampen en beeldbuizen is niet meer! Toch bestaat Philips weldegelijk. Ik wilde uiteindelijk een shortlist waarin slechts die leveranciers zich kwalificeren, die op grond van een proven track record zich binnen partnershiprelaties sterk hebben gemaakt met o.a. TCO en BVP (wat is het verschil eigenlijk?; thema voor een volgende blog). Mijn ‘Fact Based’-onderzoek in de voorbereiding naar de RfI-selectie richtte zich hierop dominanter dan op de triviale ervaringseis. Het resultaat was in deze RfI verrassend: een potentiële leverancier met nog slechts geringe ervaring op het gevraagde expertisegebied, bleek veruit het beste model toe te passen ‘hoe waarde toe te voegen’ aan een ontwikkeling. Daaruit sprak meer competentie dan uit een relevante ervaring uit het verleden van een concurrent.

Mijn pleidooi met dit korte stukje proza is de meer gebruikelijke gunningcriteria over te halen naar selectiecriteria met als doel en resultaat een beter gekwalificeerde shortlist te verkrijgen en minder aan te sturen op mijn eigen gewenste shortlist op basis van glossy folders c.q websites. Een shortlist waarop enkel nog leveranciers staan waarvan ik op basis van objectief feitenonderzoek vertrouwen kan hebben in een goede uitkomst van de RfP. Ongeacht wie van de short listers het uiteindelijk gaat winnen. Zullen we eens hierover in gesprek raken?