Helvoet, Peter Rijkoort

‘Inkoopoptimalisatie is een onderwerp waar veel bedrijven mee bezig zijn. Iedere directeur vraagt zich wel eens af of zijn bedrijf goed inkoopt. En of het aangaan van strategische partnerships de totale inkoopkosten kan reduceren. Op een commerciële bijeenkomst een aantal jaar geleden raakte ik hierover in gesprek met Emeritor, die al ruim 20 jaar actief zijn op het gebied van inkoop verandermanagement. Zij vertelden op welke manier we als Helvoet een besparing konden realiseren op onze inkoop. Ik was onder de indruk van de kennis en de snelheid waarmee onze werden processen doorzien. De inschatting was dat wij minimaal 1,5 miljoen euro konden besparen op de inkoop van onze raw materials; een inkooppakket van 22 miljoen euro, dat ongeveer 50% van onze totale inkoop omvat. Wij waren verrast.

Wij hebben Emeritor vervolgens de opdracht gegeven om de geschatte, theoretische besparingen om te zetten in daadwerkelijke besparingen. Hiervoor zijn vier inkoopgroepen benoemd, te weten: de Bill of Material (BOM), dit omvat alle producten die wij nodig hebben om ons productieproces te draaien, investeringen, algemene diensten zoals verzekeringen, autolease en uitzendkrachten en als laatste groep de adviseurdiensten. Voor iedere inkoopgroep zijn er diverse inkoopprojecten benoemd. Emeritor was leidend in deze projecten en bracht de algemene en specifieke inkoopkennis van de verschillende inkoopmarkten in. Onze eigen medewerkers de specifieke bedrijfs- en productiekennis. Dankzij deze combinatie van kennis en professionaliteit zijn we er uiteindelijk in geslaagd om de geschatte besparingen ook te realiseren.

Optimaliseren van inkoop

Het proces ernaartoe was niet makkelijk. In eerste instantie namen onze eigen medewerkers een afwachtende houding aan. Vanuit de overtuiging dat zij heel goed wisten wat Helvoet op inkoopgebied nodig heeft. Door daar veel over te praten en door de juiste mensen uit onze organisatie te betrekken bij de inkoopprojecten, groeide het besef dat we door samenwerking juist meerwaarde konden creëren.

Helvoet-Peter-Rijkoort

'Iedere directeur vraagt zich wel eens af of zijn bedrijf goed inkoopt. En of het aangaan van strategische partnerships de totale inkoopkosten kan reduceren.'

Emeritors specifieke inkoopkennis, bijvoorbeeld over best practices, clustering van inkoopcategorieën en leveranciersbeoordelingen, was immers complementair aan onze eigen kennis. Emeritor nam het voortouw door te enthousiasmeren en comfort te bieden. En ook door kennis over te dragen en medewerkers te trainen in onderhandelingen en in de logistieke organisatie rondom contractafhandeling.

Het optimaliseren van inkooptrajecten gaat niet alleen over het behalen van de laagste prijs, maar ook over het reduceren van verspillingkosten. Emeritor bekijkt een inkooptraject daarvoor over de totale breedte, waarbij het inkoopproces en de inkoopvoorwaarden net zo belangrijk zijn als de prijs. Als een contract goed uitonderhandeld en opgesteld wordt, bespaar je al voordat je een euro inkoopt. Een concreet voorbeeld is het optimale voorraadniveau.

Onze medewerkers hebben verstand van benodigde voorraadposities in onze organisatie. Emeritor beschikt over best practices en referentiegegevens van andere bedrijven en sectoren. Door die informatie naast elkaar te zetten, hebben wij onze optimale voorraad samen kunnen herijken.

Beheersing van inkoop op lange termijn

Nadat de inkoopcontracten afgesloten waren, stopte de betrokkenheid van Emeritor bij onze inkooporganisatie. De inkoopcontracten worden door onze eigen medewerkers beheerd. Waarvan de inkoopmanager overigens van Emeritor afkomstig is. Een uitzondering daarop is de inkoop van investeringen. Bij de renovatie van onze fabriek in Hellevoetsluis maken we nog steeds gebruik van de kennis van Emeritor. Een medewerker van Emeritor begeleidt alle inkooptrajecten hiervoor; het maken van voorcalculaties, het voorselecteren van leveranciers, het opvragen van gedetailleerde offertes en het uitonderhandelen en afsluiten van contracten. Door de inzet van een additionele inkoopconsultant van Emeritor slagen we erin het project in zijn totaliteit te beheersen.

Helvoet-Peter-Rijkoort

'Emeritor was leidend in deze projecten en bracht de algemene en specifieke inkoopkennis van de verschillende inkoopmarkten in.'

Als eindverantwoordelijke van Helvoet heb ik veel geleerd van het totale inkoop-verbetertraject. Enerzijds snap ik beter hoe inkopers denken. Anderzijds kan ik onze klanten nu met overtuigingskracht vertellen dat ons inkoopproces geoptimaliseerd is en dat we marktconform inkopen. Deze kennis is voor ons erg waardevol. Als leverancier van onderdelen zitten wij immers met grote regelmaat aan de onderhandelingstafel.

Blijven verbeteren met inkoop

Emeritor is een van de weinige organisaties die op basis van een momentopname kan laten zien wat het besparingspotentieel is en daarnaast ook over de professionaliteit beschikt om dat potentieel daadwerkelijk te realiseren. Kenmerkend is hun kennis, snelheid van handelen en de manier waarop ze omgaan met weerstand. De bewijslast ligt in hun professionele aanpak. Wij hebben de ambitie om onszelf op inkoopvlak te blijven verbeteren en zullen daarbij in de toekomst, bijvoorbeeld bij het herijken van contracten, gebruik blijven maken van de kennis van Emeritor.