Het Europese aanbestedingsvehikel en besparingen op ICT

Een Europese aanbesteding (hierna EA) lijkt in de praktijk vaak niet het meest handige “vehikel” te zijn om iets in te kopen, laat staan om besparingen te realiseren. Toch is dit “vehikel” geschikt om de complexe ICT-dienstverlening voor de overheid scherp in te kopen. Een ICT-inkoopspecialist met EA-ervaring is essentieel om deze procedure binnen de grenzen van rechtmatigheid ook doelmatig in te zetten.

Een Europese aanbesteding (hierna EA) lijkt in de praktijk vaak niet het meest handige “vehikel” te zijn om iets in te kopen, laat staan om besparingen te realiseren. Toch is dit “vehikel” geschikt om de complexe ICT-dienstverlening voor de overheid scherp in te kopen. Een ICT-inkoopspecialist met EA-ervaring is essentieel om deze procedure binnen de grenzen van rechtmatigheid ook doelmatig in te zetten.

Bij een Europese aanbestedingsprocedure komt heel wat meer kijken dan bij een RFP in de private sector. Dit heeft te maken met het feit dat in de publieke sector het inkoopproces rechtmatig dient te verlopen (vooral geen negatieve publiciteit of een kortgeding). Besparingen – als die al zichtbaar kunnen worden gemaakt –zijn van ondergeschikt belang. Dit zal in rap tempo veranderen. De overheid wordt de komende jaren geconfronteerd met flinke bezuinigingen. Dit horen we al vele jaren, maar deze keer is het menens.De overheidsuitgaven moeten structureel veranderen. Hier ligt flink wat terrein braak voor inkoopverbeterprogramma’s.

Opereren op de grens van rechtmatigheid

Er wordt vaak gezegd dat je door het “vehikelde Europese aanbesteding”, niet commercieel kunt inkopen; je mag immers niet onderhandelen. Onderhandelen behoort dan wel niet tot de mogelijkheden, maar daarmee sluit je marktwerking in een EA-procedure nog niet uit. Iedere aanbesteding specialist weet dat je in deze procedure soms op de grens van rechtmatigheid moeten opereren om doelmatigheid te bereiken. Dit vereist competenties als,een goede aanbestedingsrechtelijke achtergrond , ervaring met de procedurele kant van een EA en up-to-date marktkennis om het commerciële spel goed spelen., Last but not least komt er de nodige materiekennis bij kijken. Vaak worden behoeften slecht, niet-functioneel, onvoldoende of over-gespecificeerd. Met de juiste mix van kennis aan boord is de kans op een succesvolle aanbesteding groot.

Bij het aanbesteden van ICT-dienstverlening gaat het, door die verwevenheid met de techniek, toch nog vaak over relatief complexe dienstverlening. “Vraag het zo functioneel mogelijk” is dan makkelijker gezegd dan gedaan. Als het al complex is probeer het dan terug te brengen tot de essentie; een logische opbouw van de gewenste dienstverlening. Bij voorkeur een opbouw van blokken dienstverlening zoals deze gangbaar is binnen de specifieke markt. Ieder IT bedrijf is bekend met ITIL en de meest gangbare procedures daarin. Gebruik deze “taal” om afspraken, taken en verantwoordelijkheden vast te leggen, dan is het voor iedereen duidelijk.

Besparen bij de ICT-aanbesteding

Als er een compleet pakket ICT-dienstverlening wordt aanbesteed is de manier waarop de prijs uitgevraagd is essentieel voor het realiseren van mogelijke besparingen. Vaak is de uitvraag van de prijs terug te brengen tot een aantal “cost-drivers” waarop het geheel aan dienstverlening is opgebouwd. Door cost-drivers inzichtelijk te maken wordt de gehele dienstverlening prijstechnisch transparant. Natuurlijk moet een ICT-dienstverlener ergens een winstmarge verdisconteren maar het is goed om te weten waar die dan zit. Over het algemeen is de gewenste dienstverlening grofweg te verdelen in arbeid en middelen.

Arbeid is “smart” te maken aan de hand van tijd en uurtarieven (per rol). Hardware is terug te brengen tot een (all-in) aanschafprijs, onderhoud en afschrijving. Zonder verder in detail te gaan . zijn dit grofweg de componenten die inzichtelijk gemaakt kunnen worden om een transparante en scherpe aanbieding te ontvangen. Een extra voordeel aan deze transparante kostencomponenten is dat deze ook beter zijn te beoordelen. Door het aanbrengen van wegingsfactoren binnen deze componenten is er zelfs sturing mogelijk in de aanbieding.

Bij iedere Europese aanbesteding zit het merendeel van het werk aan de voorkant van het gehele inkooptraject. Wie in de voorbereidingsfase van de aanbesteding grondig te werk gaat en alle aspecten, waaronder de prijsopbouw goed weet uit te werken, creëert een eenduidigeinvuloefening voor de Inschrijver, die goed te beoordelen is. Resultaat: middels een Europese aanbesteding zijn besparingen te realiseren.