Organisatiedoelstellingen bereiken door inkoop te professionaliseren

Hoe professioneel is uw inkoopafdeling?

Inkoop kan een grote impact hebben op de onderneming

Deze impact wordt bepaald door uw leveranciers en de kwaliteit, beschikbaarheid en prijsstelling van ingekochte goederen en diensten. Afhankelijk van het type organisatie kunnen de inkoopkosten tussen de 30% en ruim 80% van de omzet uitmaken. Toch zijn er nog steeds veel bedrijven die onvoldoende zicht en grip hebben op hun leveranciers en de inkoopkosten. De impact van inkoop is daardoor minder dan zou kunnen en dat is een gemiste kans. Organiseert u de inkoop goed, dan kunt u het nettoresultaat aanzienlijk verbeteren.

Inkoop omvat meer dan alleen kostenbesparingen

Inkoop dient de kernactiviteiten van de organisatie te ondersteunen. De inkoopdoelstellingen komen dan ook voort uit de organisatiedoelstellingen. Inkoop moet hierbij haar toegevoegde waarde laten zien, die tot uitdrukking kan komen op drie verschillende gebieden (zie figuur 1).

Het gaat dus niet alleen om kostenbesparingen, maar ook om risicobeheersing en waardecreatie.  
Waardecreatie klinkt misschien als een abstract begrip, maar denk aan het verhogen van de kwaliteit of het niveau van de dienstverlening, het leveren van een bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen of het realiseren van innovatieve oplossingen.

Ten aanzien van bedrijfsrisico’s kan de bijdrage van inkoop bijvoorbeeld tot uitdrukking komen in het managen van risico’s in de beschikbaarheid en levering van producten en diensten die de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen. Denk ook aan risico’s van prijsfluctuaties of risico’s in de naleving van wet- en regelgeving. De toegevoegde waarde van inkoop kan dus samengevat tot uitdrukking komen op drie verschillende gebieden, waarvan de optimale combinatie per organisatie en per situatie bepaald moet worden.

 

Figuur 1. Toegevoegde waarde van Inkoop

Focus op:

  • Kostenbesparing: Inkoopkosten, proceskosten -TCO
  • Waarde creatie: Kwaliteit, duurzaamheid, nieau van dienstverlening, efficiency, innovatie, imago, etc.
  • Risicobeheersing: Acceptabele mate van risico voor de organisatie.

5 niveaus van inkoopvolwassenheid

Voor het vergroten van de toegevoegde waarde is het de vraag of de inkoop binnen uw organisatie professioneel genoeg is. Deze vraag kan op verschillende niveaus worden gesteld. Allereerst door inkopers, waarbij hun uitdaging is samengevat in de uitspraak: “We doen ons werk, maar is het goed genoeg en kan het beter?” Voor afdelingsmanagers is de vraag relevant of ze in hun werkzaamheden optimaal worden ondersteund door leveranciers van de organisatie. En op directieniveau willen CFO’s, COO’s en CEO’s weten of inkoop voldoende bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen en wat daarbij de toegevoegde waarde is of zou kunnen zijn.

Om antwoord te krijgen op deze vragen kan de zogenaamde ‘inkoopvolwassenheid’ worden bepaald, aan de hand van het Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel©. Dit model is bedoeld om organisaties te sturen in hun inspanningen om een professionele inkoopfunctie in te richten en de voortgang hierin te monitoren. Het kent vijf niveaus. De volwassenheid van de inkoopfunctie is gerelateerd aan de mate van integratie met andere bedrijfsprocessen.

Op de laagste niveaus is er binnen de organisatie weinig interne afstemming en wordt ingekocht op afdelingsniveau. Op niveau 1 is de toegevoegde waarde zeer beperkt en ligt de focus op prijs en beschikbaarheid, bij niveau 2 verschuift die naar reductie van kosten. Op niveau 3 (gecoördineerde inkoop) zijn alle inkoopuitgaven in beeld en worden deze gebundeld. Inkoop is dan echt van toegevoegde waarde, met een leveranciersbestand waarin kostenbesparingen, risicobeheersing en waardecreatie uitgebalanceerd zijn.

Op de hoogste niveaus reikt de invloed van inkoop tot buiten de organisatie. Processen zijn dan geïntegreerd met leveranciers in de keten of zelfs met klanten. Bij niveau 4 richt het leveren van toegevoegde waarde zich op de gehele supply chain. Op niveau 5 is de bijdrage aan de concurrentiepositie van de onderneming in de totale waardeketen gemaximaliseerd.

Figuur 2 Inkoopvolwassenheidsmodel

Hoe volwassen is uw inkoop?

Over een periode van ruim twintig jaar heeft Emeritor vastgesteld dat veel organisaties zich op  inkoopvolwassenheidsniveaus 1 en 2 bevinden. Er valt dus nog veel te winnen. Emeritor adviseert om minimaal naar het derde niveau toe te werken, dat van ‘Gecoördineerde inkoop’. Niveau 3 is voor organisaties met overwegend indirecte (NPR) inkoopuitgaven  doorgaans toereikend. De ontwikkeling van niveau 1 naar niveau 3 levert op TCO-basis (integrale kostprijs) over het algemeen een kostenbesparing op van 5% tot 15%.

Voor de directe inkoopuitgaven (gerelateerd aan de kernactiviteiten van de organisatie) is niveau 4 (geïntegreerde toeleveringsketen) het meest geadviseerde ambitieniveau. Op niveau 4 en 5 verschuift de focus naar waardecreatie en risicomanagement, waarbij de toegevoegde waarde zich niet alleen in de vorm van kostenbesparingen manifesteert, maar ook bijvoorbeeld in hogere marges, minder concurrentie of een grotere omzet.

In figuur 2 is het Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel© weergegeven met enerzijds de vijf volwassenheidsniveaus en anderzijds de aspecten op basis waarvan de volwassenheid wordt bepaald.

Groei in inkoopvolwassenheid is een middel, geen doel

In de context van het leveren van een bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie is het goed om te realiseren dat groeien in volwassenheid geen doel op zich is, maar wel een noodzakelijke randvoorwaarde voor inkoop om haar toegevoegde waarde te vergroten. Een hogere inkoopvolwassenheid maakt het mogelijk om inkoopdoelstellingen te realiseren, bijvoorbeeld het beperken van leveringsrisico’s, het mogelijk maken van innovaties, het verstevigen van de concurrentiepositie van de organisatie en het bereiken van kostenbesparingen.

Wanneer u meer wilt weten over het professionaliseren van uw inkoop, de bijdrage die dit kan leveren aan de bedrijfsresultaten en in welke mate uw organisatie kan profiteren van de voordelen, lees dan ook de whitepapers ‘De impact van inkoop’ en ‘Hoe professioneel is uw inkoop?’. Contact opnemen met Emeritor om een inkoopanalyse uit te laten voeren kan natuurlijk ook!

Fulco van Esveld

Fulco van Esveld

Deel deze blog via:

Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook

Wellicht ook interessant voor u;