Incassowet 2013 heeft grote gevolgen voor IT-contracten

De cloud: niet altijd een roze wolk

De cloud is hot – steeds meer software staat middels een cloud oplossing ter beschikking aan de gebruiker. Of dat nu software ter ondersteuning van interne bedrijfsprocessen is, of software die bijvoorbeeld online business proposities ondersteunt. Te vaak blijven de risico’s die met de cloud gepaard gaan, onderbelicht – een uitdaging voor inkopers. Met dank aan Marianne Korpershoek, advocaat en partner bij Louwers IP Technology Advocaten publiceren wij op Inkoopvandaag een reeks artikelen over de juridische en contractuele aspecten van cloud computing en software. Vandaag het vierde en laatste deel van de serie: Incassowet 2013 heeft grote gevolgen voor IT-contracten.

Op 16 maart 2013 is de nieuwe incassowet van kracht geworden. Al eerder werd hierover een artikel op inkoopvandaag gepubliceerd waarin werd aangegeven dat deze wet is gebaseerd op een Europese Richtlijn en vooral bedoeld is om Europa-breed betalingsachterstanden terug te dringen. Belangrijk onderdeel van deze wet is bijvoorbeeld dat de overheid binnen 30 dagen moet betalen en dat anders zonder voorafgaande aanmaning een vergoeding voor incassokosten in rekening mag worden gebracht.

Gevolgen voor IT-contracten

Bent u zich inmiddels bewust van de consequenties van deze wet voor de IT praktijk? De wet heeft namelijk belangrijke gevolgen voor het test- en acceptatieproces van IT projecten. Voor de overheid gelden zelfs nog strengere regels dan voor particuliere bedrijven. Wanneer er geen goede afspraken gemaakt worden in contracten, kan de nieuwe wetgeving er voor zorgen dat een afnemer wel moet betalen ook wanneer het test- en acceptatieproces nog niet is afgerond, zelfs wanneer de systemen niet goed door de test- en acceptatieprocedure komen.

Uit gegevens van Graydon (bron: persbericht Graydon 14 juni 2012) blijkt dat de overheid in het eerste kwartaal van vorig jaar nog in de top drie van de slechtste betalers stond. In het eerste kwartaal van 2012 stonden rekeningen aan de overheid gemiddeld ruim 47 dagen open. Ook in andere sectoren wordt de gangbare betalingstermijn van 30 dagen gemiddeld met 10 dagen overschreden. De bank ‘Leverancierskrediet’ is daarmee de grootste bank van Nederland.”

De Rijksoverheid koopt jaarlijks voor 10 miljard euro aan goederen en diensten in. Het Rijk heeft inmiddels maatregelen genomen om de betalingstermijnen te verkorten naar 30 dagen.

Het is dus zaak om voor de inkoop van ICT-dienstverlening te checken of de inkoopvoorwaarden voldoen aan de wet. Bij grote aankopen is het zaak om specifieke contracten op te stellen om te voorkomen dat er betaald moet worden voordat de test- en acceptatieprocedure goed en wel is afgerond.

Kosten en termijnen

De nieuwe wet is overigens een wat weidse naam voor de wijziging van een aantal artikelen in het Burgerlijk Wetboek. De voornaamste wijzigingen zijn te vinden in 6:119a en 6:119b. Dit zijn de belangrijke wijzigingen in de nieuwe wet:

  1. Wanneer de uiterste betaaldatum is verstreken, moet de debiteur direct minimaal € 40 per factuur betalen voor incassokosten. Dit kan niet in algemene inkoopvoorwaarden of een ander contract weg gecontracteerd worden.
  2. Het minimale bedrag van € 40 per factuur kan hoger worden wanneer de leverancier in zijn verkoopvoorwaarden een hoger bedrag heeft opgenomen of wanneer de leverancier kan bewijzen dat hij meer kosten heeft gemaakt voor de incasso.
  3. De wettelijke rente bestaat nu uit een variabel deel gebaseerd op de de herfinancieringsrente van de ECB (op dit moment 0,75%) en een vast ‘boete’ deel. Dit ‘boete’- deel was 7% en wordt met de nieuwe wet met 1% verhoogd tot 8%.
  4. De uiterste wettelijke betaaltermijn voor de overheid wordt maximaal 30 dagen.
    In een specifieke overeenkomst en dus niet in algemene voorwaarden, kan de betaaltermijn opgerekt worden naar maximaal 60 dagen. De betreffende overheid moet dan wel een objectieve reden hebben om af te wijken van de 30 dagen termijn én de langere termijn mag ook niet onredelijk zijn voor de leverancier.
  5. De uiterste betaaltermijn voor het particuliere bedrijfsleven wordt maximaal 30 dagen;
    Er mag een betaaltermijn van maximaal 60 dagen overeengekomen worden, bv in de algemene voorwaarden. Een langere termijn dan 60 dagen is ook mogelijk, maar dat moet in een specifieke overeenkomst afgesproken worden. De afnemer moet een objectieve reden hebben voor een langere betaaltermijn én de langere termijn mag ook niet onredelijk zijn voor de leverancier.
  6. De termijn om vast te stellen of de goederen of diensten wel aan de afspraken voldoen, mag onder strenge voorwaarden langer zijn dan dertig dagen. Deze termijn wordt ook wel verificatietermijn genoemd, maar zal voor IT-projecten natuurlijk de test- en acceptatie- periode zijn.

Schematisch overzicht van de wijzigingen in de wet met de belangrijkste regels voor overheid en het particuliere bedrijfsleven

    Weg­contracteren in Algemene Voorwaarden Wegcontracteren in Specifieke overeenkomst
Geldt voor overheid en bedrijven Incasso­boete van €40 Nee, alleen wanneer de boete hoger is Nee, alleen wanneer de boete hoger is
Wettelijke rente van 8+% Nee Nee
Alleen bedrijven Betalingstermijn max 30 dagen Tot max 60 dagen Ja, langer dan 60 dagen mag, onder voorwaarden, n.l.:

  1. objectieve reden;
  2. mag niet onredelijk voor schuldeiser zijn.
Verificatie­­termijn max 30 dagen Nee

Ja, mag langer dan 30 dagen, onder voorwaarden, n.l.:

  1. objectieve reden;
  2. i.v.m. de aard van de dienst of levering;
  3. mag niet onredelijk voor schuldeiser zijn.
Overheid Betalings­termijn max 30 dagen Nee

Ja, mag langer dan 30 dagen en maximaal 60 dagen, onder voorwaarden, n.l.:

  1. objectieve reden;
  2. de aard van de dienst of de levering;
  3. mag niet onredelijk voor schuldeiser zijn.
Verificatie­­termijn max 30 dagen  

Ja, mag langer dan 30 dagen, onder voorwaarden, n.l.:

  1. objectieve reden;
  2. i.v.m. de aard van de dienst of levering;
  3. mag niet onredelijk voor schuldeiser zijn;
  4. langere termijn moet zijn opgenomen geweest in de aanbestedingsstukken.

Uit het schema blijkt dat de regels voor de overheid een stuk strenger zijn dan voor het particuliere bedrijfsleven. De wet bepaalt dat niet alleen de Rijksoverheid met alle ministeries onder de overheidsdefinitie valt maar ook: de provincies, gemeenten, waterschappen, publiekrechtelijke instellingen, zoals bijvoorbeeld de Rechtspraak, de Koninklijke Bibliotheek, etc, maar ook samenwerkingsverbanden van allerlei overheden in de zogenaamde gemeenschappelijke regelingen.

Wat zijn de gevolgen voor inkopers?

Het voorgaande heeft enkele belangrijke gevolgen bij het inkopen:

  1. Wanneer de inkoopvoorwaarden of de specifieke contracten in strijd zijn met de hierboven genoemde termijnen uit de wet kan daar geen beroep op worden gedaan. De wettelijke rente en incassokosten beginnen dan te lopen na afloop van de wettelijke betalingstermijn.
  2. Wanneer een test- en acceptatieperiode niet goed is opgenomen in het contract, loopt de afnemer het risico dat hij moet betalen voordat het systeem is geaccepteerd. Daarmee raakt de afnemer een belangrijk wapen kwijt waarmee hij de leverancier kan stimuleren om aan zijn verplichtingen te voldoen.
  3. Leveranciers zullen hun algemene voorwaarden aanpassen om er voor te zorgen dat er hogere incassokosten gevraagd kunnen worden dan de bedragen uit de wettelijke incassostaffel die minimaal € 40 bedragen. Zo mag een schuldeiser niet alleen de out-of-pocketkosten voor bijvoorbeeld een advocaat, deurwaarder of incassobureau terugvorderen, maar mag hij ook kosten in rekening brengen voor zijn eigen inspanningen om zijn vordering te innen op voorwaarde dat dit is afgesproken. Inkopers zullen deze voorwaarden goed moeten uitonderhandelen.
  4. Leveranciers zullen sneller protesteren als in aanbestedingsstukken of algemene voorwaarden een onredelijk lange test- en acceptatieperiode wordt opgenomen én wanneer er pas betaald wordt na acceptatie. Wanneer de hele opdracht wordt betaald bij acceptatie is er natuurlijk niets aan de hand maar niet veel leveranciers zullen hier mee akkoord gaan.
  5. Inkopers van private bedrijven kunnen de betalingstermijn verlengen naar 60 dagen in de inkoopvoorwaarden of in de specifieke inkoopcontracten. In deze laatste contracten kan de termijn zelfs nog langer worden, maar dan moeten daar wel een objectieve redenen voor zijn, naast de andere voorwaarden die ook in het kader te vinden zijn. Het is daarom zaak om bij grote IT-inkopen niet zo zeer te koersen op de eventuele inkoopvoorwaarden, maar om tijd te steken in een goed specifiek contract. In zo’n contract moeten goede op maat gemaakt afspraken staan.
  6. Inkopers van een overheidsinstelling zullen al in een vroeg stadium van het inkoopproces moeten beoordelen of een langere betalingstermijn en een langere termijn voor test- en acceptatie gewenst is.
    1. Wanneer dat laatste het geval is zal al in de aanbestedingsstukken gemeld moeten worden dat er een langere termijn dan 30 dagen voor test- en acceptatie gevraagd zal worden, waarna betaling plaats zal vinden.
    2. In de contracten moeten de langere termijnen opgenomen worden. Verder moet uit de contracten en de aanbestedingsstukken gemotiveerd blijken dat een langere betaal- en/of test en acceptatietermijn gerechtvaardigd is en niet bezwarend voor de leverancier.

Al met al maakt deze wetgeving het inkoopproces voor ICT er niet eenvoudiger op. Het is daarom raadzaam om voor projecten met een groot financieel en/of bedrijfsbelang advies op maat in te winnen van specialisten. Niemand hoeft zich gelukkig zorgen te maken over de contracten die voor 16 maart 2013 zijn gesloten. Voor deze contracten gelden de nieuwe regels nog niet.

Lees ook in de serie ‘De cloud: niet altijd een roze wolk’:

  1. Wat te doen bij faillissement cloudleverancier?
  2. Een cloudescrow of niet?
  3. Hoge Raad beslist: standaardsoftware valt onder koopregime
  4. Incassowet 2013 heeft grote gevolgen voor IT-contracten
Annemarie Bolscher en Marianne Korpershoek is advocaat en partner bij Louwers IP|Technology Advocaten
Gepubliceerd: Automatiserings Gids