Inkoop is relatiemanagement

Zoals zovele zaken is inkoop ook aan trends onderhevig. Was de traditionele inkoper een veeleisend iemand die dicteerde wat er moest gebeuren, de huidige inkoper bespeelt de verschillende partijen al dan niet met Europese wet- en regelgeving in de hand. Deze transitie is dan ook niet zonder slag of stoot gegaan.

Traditioneel waren inkopen en aanbesteden een zaak van nauwkeurig omschrijven waaraan het product of de dienst moest voldoen. De inschrijvende partij moest zijn uiterste best moest doen om:
a) te begrijpen wat er omschreven was en
b) zelf te omschrijven waarom zij denken aan de omschrijving te kunnen voldoen. Hierop is Best Value Procurement (BVP) ontwikkeld en geïmplementeerd, zodat partijen elkaar kunnen vinden in optimalisatie van vraag en aanbod.

Hier verder op voortbordurend komen we Service Level Management (SLM) en de Service Level Agreements (SLA’s) tegen. Ook hier hielden beide partijen zich actief bezig met het opstellen van specificaties door de ene partij en het zich er aan houden door de andere partij en om de gezelligheid compleet te maken zetten we daar boetebepalingen op. Zou het niet veel eenvoudiger en prettiger zijn als we elkaar bijstaan vanuit een wederzijds belang in plaats van elkaar bestoken met regeltjes, boetes en dit alles vanuit wantrouwen in plaats van vertrouwen?

Hier komt dus relatiemanagement om de hoek kijken, zaken doen vanuit vertrouwen en elkaars sterke punten verbeteren, de wil om het optimum te bereiken in wederzijds belang en op deze wijze de oeroude drang te volgen om te ruilen, waardoor beiden beter/sterker worden. Natuurlijk speelt hier een ogenschijnlijk naïeve gedachte om iets te bereiken buiten de gebaande paden om. Toch is dit minder naïef dan het lijkt. Als beide partijen vanuit een positieve grondgedachte met elkaar een haalbaar doel stellen, bereiken we dit met plezier. Zaken doen mag weer een prettige ervaring zijn en de relatie wederom duurzaam. SLA’s zijn dan “milestones”, bedoeld om ons de weg te wijzen als wij die kwijt dreigen te raken. Zakenpartners staan naast elkaar in plaats van tegenover elkaar.

Niet realistisch of teveel met het hoofd in de wolken?
De realiteit bepalen wij met z’n allen en het toeval wil dat het werken in “the cloud” juist ultra modern is en bijna niet meer weg te denken in deze tijd. Dan weer even terug met beide benen op de grond: er zijn ook zakelijke aspecten om deze werkwijze te omhelzen. Geen boetes meer, geen verstoorde relatie als gevolg van interpretatie van te leveren diensten of producten, geen rechtszaken en inhuren van juristen meer, dit alles levert serieus geld op zonder dat er materieel geïnvesteerd hoeft te worden. Vertrouwen mag weer!