Inkopen software: niet alleen feestje voor IT-afdeling

Het inkopen van software is niet alleen een taak van de IT-afdeling. Vanwege verschillende licentiemodellen is het een complex proces. Voordat de eerste licentie van een nieuw softwarepakket wordt aangeschaft, is het van belang dat de behoefte goed geanalyseerd wordt. Een samenwerking tussen Inkoop en IT (en soms Legal) is de beste manier om software verantwoord aan te schaffen.

Wat hebben we eigenlijk nodig?

‘Waar gaan we heen met de organisatie?’ ‘En wat betekent dat voor mijn softwarelicenties?’ ‘Wat heb ik eigenlijk nodig?’ Dit zijn vragen waar de gemiddelde IT-afdeling, en met name een licentiemanager, dagelijks mee worstelt. Gezien de complexiteit van de licentiemodellen van de verschillende aanbieders, is dit een behoorlijke taak geworden.

Software inkopen is een vak apart

Software inkopen is niet hetzelfde als bijvoorbeeld het inkopen van pennen. Voor het inkopen van pennen is het van minder belang welke specifieke pen er gekocht moet worden, hoeveel er gekocht worden en wie welke pennen krijgt.

Bij software is dat een heel ander verhaal. Een specifieke behoefte heeft vaak een specifieke oplossing nodig. Deze oplossing (de software) wordt aangekocht door middel van licenties.

Verschillende licentiemodellen

Er zijn veel verschillende soorten licentiemodellen. Het ene pakket wordt gelicentieerd op het aantal ‘users’ (de terminologie van IT is veelal in het Engels), het andere pakket op het aantal ‘devices’ of processoren. De hoeveelheid verschillende licentiemodellen maakt het inkopen van software complex.

Waar sommige licenties ervoor zorgen dat het gebruik van de software wordt beperkt, hebben andere licenties een puur administratieve functie. Bij het installeren van de software, gaat een organisatie akkoord met de licentievoorwaarden. Een voorbeeld van zo’n voorwaarde is dat een organisatie niet oneindig software mag kopiëren.

Denk bij uw keuze aan de toekomst

Voor ieder licentiemodel moet een organisatie een andere inschatting maken: Hoeveel licenties zijn er nodig? Gebruiken we één licentie voor iedereen die de software nu gebruikt, of een licentie voor iedereen die eventueel de mogelijkheid heeft er ooit gebruik van te kunnen gaan maken? De keuze voor een bepaald licentiemodel heeft directe gevolgen voor de kosten van de software, maar ook voor het gebruik in de toekomst. Een licentiemodel dat nu aantrekkelijk lijkt, kan later bijvoorbeeld grote gevolgen hebben voor de compliancy (het voldoen aan de licentievoorwaarden van de vendor).

Taak voor de IT-afdeling én Inkoop

Waar IT goed kijkt naar de licenties die reeds in bezit zijn en dit zo goed mogelijk probeert af te stemmen op de eisen die de software vendor stelt aan het gebruik van haar software, kijkt de gemiddelde inkoper hoe deze software onder de meest gunstige voorwaarden ingekocht kan worden.

Door de complexiteit van de markt, leidt een samenwerking tussen Inkoop en IT vaak tot de beste keuze. Juist door de samenwerking op te zoeken, kan de IT-afdeling haar aandacht blijven vestigen op de technische inhoud, zonder dat het inkoopproces in het gedrang komt. In sommige gevallen zal de afdeling Legal ook een rol spelen, met betrekking tot bijvoorbeeld compliancy vraagstukken of aanbestedingstrajecten. Deze samenwerking zal op lange termijn vruchtbaar zijn voor de gehele bedrijfsvoering.