Nota van inlichtingen

Overziet u wel alle kansen die de Nota van Inlichtingen biedt?

Het doel van een aanbesteding is om vraag en aanbod met elkaar te matchen

Om de kans op een goede match te vergroten heeft u verschillende instrumenten ter beschikking. De Nota van Inlichtingen is één van die instrumenten. Haalt u wel het maximale uit de Nota van Inlichtingen? In deze blog geven wij u tips die u kunt gebruiken voor een optimaal resultaat!

Een aanbestedingsstuk roept vragen op. Vragen over wat de aanbestedende dienst precies voor ogen heeft, de specificaties die zij hebben opgesteld, de contractuele voorwaarden waar mee gewerkt wordt, de spelregels, de eisen en wensen die leiden tot de uiteindelijke keuze. Deze vragen kunnen worden gesteld in de Nota van Inlichtingen.

Laat de gelegenheid op goede interactie niet aan u voorbijgaan

Wij zien de Nota van Inlichtingen als een – vaak niet goed benutte – kans om interactie te creëren. Die interactie heeft voor iedereen meerwaarde. Namelijk:

  • Een betere verstandhouding tussen de aanbestedende dienst en de markt;
  • Een duidelijkere uitvraag waarmee het aanbod beter afgestemd is op de vraag;
  • Een heldere routekaart naar het beoogde eindresultaat van het aanbestedingsproces.

Gebruik de Nota van Inlichtingen om met elkaar in dialoog te gaan. Maar hoe doet u  dat op een goede manier? Wij delen graag onze tips voor zowel inschrijvers als aanbestedende diensten.

Tijd voor tips! Zo kijkt u met een andere bril naar de Nota van Inlichtingen

Tips voor u als inschrijver

  1. Zie de Nota van Inlichtingen als een thermometer – Door de juiste vragen te stellen kunt u achterhalen wat de houding van de aanbestedende dienst is. Is de aanbestedende dienst flexibel? Staat zij open voor ideeën of is de toon rigide en strikt?

  2. Stel altijd open vragen – Door korte en gesloten vragen te stellen nodigt u uit tot ja/nee antwoorden. Geef daarom altijd aan waarom u de vraag stelt, onderbouw kort uw belang bij het stellen van deze vraag, en stel deze open. Neem eventueel suggesties mee in uw vraag en vraag om toelichting op keuzes in de aanbesteding.

  3. Wist u dat u vertrouwelijke vragen kunt stellen? – Soms wilt u niet dat uw concurrenten uw vraag en het antwoord daarop meekrijgen. Gelukkig is er om die reden altijd een optie om een vraag vertrouwelijk in te dienen. Let op, dit is wel aan voorwaarden verbonden.

  4. Stel vragen eerder – In aanbestedingen is een deadline gesteld voor het stellen en het beantwoorden van vragen. Door uw vragen eerder te stellen kan de aanbestedende dienst ook eerder antwoorden, is er mogelijkheid tot het stellen van verder verduidelijkende vragen én kunt u eerder aan de slag met de nieuwe informatie.

  5. Wees proactief – Als u snel een antwoord nodig heeft, bijvoorbeeld om te bepalen of u wel of niet gaat inschrijven, kunt u de aanbestedende dienst verzoeken uw vraag snel te beantwoorden.

Tips voor u als aanbesteder

  1. Zie de Nota van Inlichtingen als een thermometer – Na publicatie is de Nota van Inlichtingen dé thermometer om te zien hoe de markt reageert op de uitvraag. Zijn partijen wel geïnteresseerd? Zien zij grote hindernissen in de uitvoering? Krijgt u geen vragen? Dat is ook een signaal, maar wat voor signaal?

  2. Zorg dat de argumentatie helder is – Maak duidelijk waarom u bepaalde keuzes maakt; wees transparant in de onderbouwing van uw antwoorden.

  3. Maak een afgewogen keuze over de inrichting van de vragenronde – U heeft opties die passen bij verschillende inkoopprojecten. U bent zeer vrij in de inrichting van de Nota van Inlichting. Kies daarom de inrichting die past bij de aard van uw aanbesteding. Een voorbeeld is het gebruik maken van de mogelijkheid tot doorlopend vragen stellen en beantwoorden van vragen.

  4. Wijs partijen erop dat vertrouwelijke vragen kunnen worden gesteld – Benoem in uw aanbesteding de mogelijkheid tot het stellen van vertrouwelijke vragen. Geef daarbij ook aan welke spelregels hiervoor gelden.

  5. Denk na over de achtergrond van de gestelde vraag – Probeer na te gaan waar een vraag precies vandaan komt. Denk hierbij na over de aard van de vraag: wordt om verduidelijking gevraagd, is uw input niet toereikend, probeert de vragensteller concurrentievoordeel te halen? Pas uw antwoord hierop aan.

  6. Maak de Nota van Inlichtingen interactiever – Sommige vragen zijn moeilijk alleen schriftelijk te beantwoorden. Een oplossing hiervoor is het opnemen en publiceren van een video waarin u antwoorden toelicht of een schouw.

  7. Pas uw stukken aan naar aanleiding van vragen – Gestelde vragen kunnen leiden tot aanpassingen of verduidelijking van uw aanbestedingsstukken. Bekijk per aanbesteding of deze aanpassingen na afloop van de vragenronde verwerkt moeten worden in uw aanbesteding. Wij adviseren in ieder geval het conceptcontract in nieuwe versie te publiceren na het beantwoorden van de laatste vragen.

Heeft u behoefte aan meer begeleiding bij uw aanbestedingen?

Het Emeritor Aanbestedingscentrum

Vanuit het Emeritor Aanbestedingscentrum (EAC) hebben wij vele honderden aanbestedingen begeleid; wij zijn met recht een expert. Binnen de EAC bundelen onze inkoopspecialisten, aanbestedingsdeskundigen en aanbestedingsjuristen hun krachten. Zo kunnen wij u op efficiënte en effectieve manier ondersteunen bij Europese Aanbestedingen. Daarbij kijken we naar rechtmatigheid en doelmatigheid van uw aanbesteding. Meer weten?

Dennis Dirkzwager

Dennis Dirkzwager

Hans Nieuwenhuys

Hans Nieuwenhuys

Deel deze blog via:

Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook

Wellicht ook interessant voor u;

Onze juniorentijd

Sinds het begin van de coronacrisis is e-health in een enorme stroomversnelling terechtgekomen. Zo is beeldzorg definitief doorgebroken. De toename van ICT-toepassingen in de zorg heeft invloed op de gehele organisatie. Wat betekent dat voor uw Inkoopfunctie?

Lees verder »

3 innovaties in de Zorg

Sinds het begin van de coronacrisis is e-health in een enorme stroomversnelling terechtgekomen. Zo is beeldzorg definitief doorgebroken. De toename van ICT-toepassingen in de zorg heeft invloed op de gehele organisatie. Wat betekent dat voor uw Inkoopfunctie?

Lees verder »