Kerstpakketten

Een paar jaar geleden was ik betrokken bij de inkoop van kerstpakketten voor een stichting. Kerstpakketten is mijn minst favoriete inkooppakket – je kunt het nooit goed doen.

Het begon al met het samenstellen van het team; wie moest daar in zitten…? Voordat die vraag beantwoord was, waren we alweer bijna te laat.

Een paar jaar geleden was ik betrokken bij de inkoop van kerstpakketten voor een stichting. Kerstpakketten is mijn minst favoriete inkooppakket – je kunt het nooit goed doen.

Het begon al met het samenstellen van het team; wie moest daar in zitten…? Voordat die vraag beantwoord was, waren we alweer bijna te laat. Om voor zo’n grote organisatie (meer dan 4.000 pakketten) te bestellen moet je uiterlijk begin september je order al plaatsen. Tijdens de zomervakantie kun je veel doen, maar een groot team bij elkaar krijgen in die periode is iets waar Tolkien ook grote verhalen over heeft geschreven. En die schreef fantasyboeken… Toen ik aan het begin van de zomer mijn team compleet had, wist ik dus ook al dat ik binnen het team problemen zou gaan krijgen. Er zou immers altijd wel iemand ontbreken als er een beslissing genomen werd (en die persoon zou het uiteraard niet met de beslissing eens zijn, al was het maar uit principe).

Selectie van kerstpakketten

Al mijn hooggespannen verwachtingen rond dit project zijn uitgekomen. Het ging niet soepel en men was het niet met de keuze eens. Het team had besloten dat de organisatie na jaren en jaren van voedselpakketten eens toe was aan een ander soort pakket. We hebben vijf leveranciers gevraagd om voorbeeldpakketten rond een aantal thema’s op te sturen ter beoordeling, waaronder: wellness en oudhollands. Wat we terugkregen was af en toe best interessant, maar vanwege het beperkte budget was het het toch vaak nét niet. Het beoordelen van de pakketten heb ik echter (met liefde) aan anderen over gelaten. Wie moest dat dan weer doen… Zoals gesteld: dit speelde binnen een stichting, een organisatie met voornamelijk vrouwelijke medewerkers. De dames in mijn team vonden dat er ook een mannelijke beoordelaar moest zijn. Dit werd iemand van de Technische Dienst. Hij vond de cadeaus iets te vrouwelijk (hij had zelf een iets andere woordkeuze). Het project werd steeds succesvoller!

Meningen

Ook de directie wilde uiteraard een mening hebben over het geschenk. De algemeen directeur kwam daarop langs en vond de pakketten wel erg karig. En waarom hadden we er geen voedselpakketten van gemaakt? Want dat was precies waar de mensen in de organisatie behoefte aan hadden! We kregen naar aanleiding van zijn bezoek de opdracht om de pakketten uit te laten breiden met € 7,50 aan voedingsmiddelen. Naar mijn mening heeft dit de pakketten niet veel goeds gedaan.

Begin op tijd

Goed, we zijn er uitgekomen, maar was ik tevreden? Nee, duidelijk niet. Ik heb er wel veel van geleerd. Onder andere dat ik liever geen kerstpakketten meer wil inkopen, omdat je het nooit goed doet, omdat het een eindeloos gedoe is om de juiste aantallen boven tafel te krijgen en omdat je hoofd in de zomer echt niet naar kerstpakketten staat… Maar ook dat je op tijd moet beginnen en vooral niet alleen moet werken!