Kosten besparen op factuurverwerking – E-invoicing?

Gepubliceerd: Financieel-Management.nl

In de wereld van factuurverwerking is de afgelopen jaren al veel veranderd en toch staan we nog maar aan het begin van de grote ommezwaai. Uit onderzoek ‘E-Invoicing/E-Billing The Catalyst for AR/AP automation’ van Billentis april 2013 blijkt dat verzenders van facturen gemakkelijk 6 euro kunnen besparen voor iedere verzonden factuur, terwijl voor de ontvangende partij de besparing al snel 5 euro kan zijn voor iedere ontvangen factuur. Waar wachten we op?

Gepubliceerd: Financieel-Management.nl

In de wereld van factuurverwerking is de afgelopen jaren al veel veranderd en toch staan we nog maar aan het begin van de grote ommezwaai. Uit onderzoek ‘E-Invoicing/E-Billing The Catalyst for AR/AP automation’ van Billentis april 2013 blijkt dat verzenders van facturen gemakkelijk 6 euro kunnen besparen voor iedere verzonden factuur, terwijl voor de ontvangende partij de besparing al snel 5 euro kan zijn voor iedere ontvangen factuur. Waar wachten we op?

Lang proces facturen

Tot voor kort was het normaal dat een leverancier facturen printte, in een envelop stopte en bezorgde bij de klant. Daarna:

  1. ontvangt de afdeling crediteuren de factuur;
  2. wordt de factuur voorzien van boekhoudkundige codes en begeleidingsformulier;
  3. gaat de factuur organisatie rond voor benodigde handtekeningen.

Dit proces kent een lange doorlooptijd, heeft grote risico’s en kost de organisatie handenvol geld.

Cost driver

De grootste negatieve cost drivers voor het versturen van facturen zijn:

  1. late reactie van klanten indien belangrijke informatie ontbreekt op de factuur; 
  2. kosten voor behandelen betalingsherinneringen; 
  3. weinig controlemogelijkheden of de factuur werkelijk is aangekomen;
  4. te laat betaalde facturen;
  5. archiefkosten en het handmatig zoeken van facturen.

Voor het ontvangen van facturen zijn de belangrijkste negatieve cost drivers:

  1. de handmatige stappen in het verwerken van de factuur;
  2. het handmatig boeken van de factuur in een boekhoudpakket incl. grote kans op invoerfouten;
  3. het handmatig koppelen van de order aan de factuur;
  4. kwijtraken van de factuur;
  5. archief voor alle fysieke facturen;
  6. geen kloppende boekhouding.

Kosten besparen op facturen

Eén van de oplossingen is het implementeren van scan & herken software. Dit verlaagt aan de ontvangende zijde van de keten een klein deel van de kosten. Wil je de kosten sterk verlagen, dan is overstappen naar E-invoicing beter. E-invoicing is een door de Nederlandse Belastingdienst goedgekeurde manier van facturen versturen en verwerken. Wel moet een debiteur vooraf toestemming vragen aan de Belastingdienst. Het meest gebruikte protocol is UBL2.

Het eerdergenoemde onderzoek van Billentis toont aan dat de verzender van facturen gemiddeld 57% van zijn kosten kan besparen. Terwijl de ontvangende partij zelfs gemiddeld 62% van zijn kosten kan besparen. Beide per factuur.

Voor de ontvangende partij zijn de volgende verbeteringen per processtap haalbaar:

  1. ontvangen: dit gebeurt 100% automatisch;
  2. elektronische codificatie: tijdswinst, lagere kosten doordat de factuur 100% correcte data bevat en direct wordt ingelezen in het P2P-systeem of het AP-systeem;
  3. validatie & koppelen: snellere en betere spend analyses. De validatie van key-gegevens gaat , voornamelijk aan het begin van het proces;
  4. dispuut management: tussen partijen wordt betere geschillen informatie verstuurd en gedeeld;
  5. betalen & cashmanagement: belangrijk data zit direct en automatisch in het betalingssysteem, elektronische workflow voor het betaalbaar stellen van facturen, optimalisatie van cash management door sneller inzicht in de verplichtingen;
  6. archivering: alleen elektronisch archief, snel vindbaar, alles op 1 plek.

Hoe werkt het?

Nu de voordelen van E-invoicing bekend zijn, is het natuurlijk belangrijk om te weten hoe het werkt en of  het voor uw organisatie binnen handbereik is. Het principe achter E-invoicing is relatief simpel. Het hart van het model zijn de factuurproviders.

Factuurproviders

Factuurproviders zijn marktpartijen die de brug vormen tussen de verstuurder van facturen en de ontvanger van facturen. Soort middleware. Zij zorgen dat, ongeacht het formaat waarin de factuur wordt aangeboden, bij hen de factuur in het juiste formaat wordt aangeboden bij de ontvangers. Ook verrijken zij de factuur met extra informatie zoals kostenplaatsen en grootboekrekeningen.

In de markt zijn perse partijen die een marktplaats/portal bieden voor het ontvangen en versturen van facturen. Zowel leveranciers als klanten kunnen zich aansluiten bij een factuurprovider en vervolgens hun wederpartij vragen om de facturen via deze partij te verwerken. Als beide partijen aangesloten zijn bij dezelfde factuurprovider kan er ook informatie over de status van de factuur worden verzonden naar elkaar. Bijvoorbeeld dat de factuur betaald is of als er vragen over de factuur zijn.

Keten

Onderstaand schema geeft de werking van E-voicing weer:

Qua business model zijn er verschillende varianten in de markt. De ene factuurprovider vraagt een vergoeding aan de verzender of ontvanger van de factuur, andere factuurproviders vragen geen vergoeding voor het verzenden en ontvangen van facturen, maar berekent kosten voor aanvullende diensten.

In bovenstaand schema kan Leverancier X dus facturen versturen naar Klant 1 en Klant 2. Klant 2 kan facturen ontvangen van alle Leveranciers. De technische uitvoering van de koppeling tussen de leveranciers en de factuurproviders is afhankelijk van het facturatiesysteem van de leveranciers, veel factuurproviders hebben al een standaard interface met de meest gangbare boekhoudsystemen zoals Exact, AFAS en SAP.

Het ontvangen van de facturen kan op verschillende manieren. De klant kan zelf op een portaal van de factuurprovider de factuur in PDF formaat ophalen, danwel de factuur direct laten leveren in een systeem naar keuze. Bijvoorbeeld een boekhoudsysteem als AFAS Profit of een Purchase-to-Pay systeem (zoals INCONTO). In het laatste geval wordt de hele verwerking en workflow inclusief procuratie van de factuur door het P2P-systeem. Als onderdeel van de workflow wordt de factuur gekoppeld aan een valide inkooporder, waardoor het verwerkingsproces van een factuur verder versneld.

Conclusie: het potentieel dat E-invoicing U biedt in het optimaliseren van de financiële processen is groot.