Omgaan met bezwaren bij afwijzing

Na communicatie over de voorgenomen gunning breekt een spannende periode aan: de Alcatel termijn, onder de AW2012 zelfs 20 dagen lang. Wat te doen als er een bezwaar binnenkomt? Hoe voorkom je een juridisch conflict, dat in het ergste geval voor het hekje eindigt? Hoewel nog altijd de meeste kort gedingen door de aanbestedende dienst worden gewonnen, kost een traject voorafgaand aan en tijdens een kort geding beide partijen veel energie – vermijden verdient bijna altijd de voorkeur.

Na communicatie over de voorgenomen gunning breekt een spannende periode aan: de Alcatel termijn, onder de AW2012 zelfs 20 dagen lang. Wat te doen als er een bezwaar binnenkomt? Hoe voorkom je een juridisch conflict, dat in het ergste geval voor het hekje eindigt? Hoewel nog altijd de meeste kort gedingen door de aanbestedende dienst worden gewonnen, kost een traject voorafgaand aan en tijdens een kort geding beide partijen veel energie – vermijden verdient bijna altijd de voorkeur.

Schriftelijke reactie

Op een per brief of mail ontvangen reactie van een afgewezen inschrijver wordt nogal eens een schriftelijke reactie gestuurd, waarin de aanbestedende dienst het eigen standpunt (nogmaals) uiteen zet. De ervaring leert, dat het zinvol is om stil te staan bij de redenen waarom een inschrijver een bezwaar indient, en op basis daarvan de reactie op het bezwaar te bepalen.

Overwegingen vooraf

Voordat het zover is, is het goed om even stil te staan bij de volgende zaken:

  • Vindt de aanbesteding plaats in een markt van ervaren inschrijvers, onervaren inschrijvers of een mix daarvan?
  • Wat is er in de inlichtingenronde gebeurd dat een relatie kan hebben met het ingediende bezwaar?
  • Is het bezwaar terecht of onterecht?

Het antwoord op deze vragen bepaalt onder andere de mate waarin het bezwaar alleen de relatie met deze inschrijver beïnvloedt, of dat de invloed zich uitstrekt over meerdere inschrijvers, die (nog) geen bezwaar hebben ingediend.

Redenen voor het indienen van een bezwaar

Om een adequate reactie te kunnen geven op een bezwaar, helpt het om je te verplaatsen in de inschrijver: wat zijn de beweegredenen die tot het bezwaar hebben geleid? In onderstaande tabel worden een aantal typen inschrijvers onderscheiden.

Type inschrijver

Toelichting

De verbolgen inschrijver

Uit het bezwaar blijkt een sterke (on)verholen emotie. Of het bezwaar terecht is of niet, een dergelijke emotie is een slechte tegenstander, want deze gaat vaak gepaard met een sterke procesbereidheid.

De teleurgestelde inschrijver

Dit is een minder sterke emotie dan die van de verbolgen inschrijver. Mits goed geadresseerd, leidt deze doorgaans niet tot een echt conflict.

De strijdvaardige inschrijver

Het bezwaar is ingediend door een advocaat. Het antwoord dient goed te worden onderbouwd, verharding van standpunten dient te worden voorkomen. Ook indien reeds wordt gedreigd met een kort geding, kan dat nog tot vlak vóór het dient, worden voorkomen.

De inschrijver met een terecht bezwaar

Zet bij een terecht bezwaar niet de hakken in het zand. Van belang is of de inschrijver wel voor gunning in aanmerking komt indien u ingaat op het bezwaar. Overweeg zorgvuldig uw opties en de consequenties voor andere inschrijvers. Ga in ieder geval in gesprek met de inschrijver.

De argumenterende inschrijver

Indien het bezwaar niet terecht is: geef de inschrijver zorgvuldig uw interpretatie van de situatie weer in een gesprek, en bevestig dat na afloop.

De lerende inschrijver

Geef in een gesprek aan waar de verbeterpunten liggen voor de inschrijver, zodat de inschrijver bij een volgende aanbesteding (nog) beter beslagen ten ijs komt.

De onduidelijke inschrijver

Bel de inschrijver om te achterhalen wat het bezwaar en de achtergronden zijn.

Voorkomen is beter dan genezen

Mocht u een bezwaar ontvangen, dan is doorgaans het devies: bel de inschrijver. Probeer te achterhalen, voor zover dat uit de reactie van de inschrijver nog niet duidelijk was, wat de (achterliggende) reden van het bezwaar is. Nodig de inschrijver uit voor een persoonlijk gesprek, waarop u zich goed voorbereidt. Geef tijdens het gesprek voldoende ruimte aan de emotie die de afwijzing bij de inschrijver teweeg heeft gebracht. Ga in geval van terechte bezwaren in op het bezwaar door bijvoorbeeld een herbeoordeling uit te voeren. Wees in een dergelijk geval wel altijd alert op de mogelijke gevolgen voor de positie van de aanbestedende dienst ten opzichte van de overige inschrijvers. Geef tijdens het gesprek informatie waar de inschrijver iets aan heeft, maar die niet ten koste gaat van de positie van de aanbestedende dienst. Bereid deze informatie goed voor met de betreffende materie deskundigen en/of een aanbestedingsjurist. Voer het gesprek bij voorkeur zonder aanwezigheid van een jurist of advocaat, dit leidt meestal direct tot verharding van standpunten. Maak bij twijfel gebruik van externe expertise, om de mogelijke scenario’s en hun consequenties goed in kaart te brengen, zodat u de keuze tussen deze scenario’s aan de juiste beslisser(s) binnen uw organisatie kunt voorleggen.

Met een dergelijke zorgvuldige handelswijze bij het omgaan met bezwaren is een echt conflict doorgaans te voorkomen.