Opschortende termijn: stilstand of achteruitgang?

Tweegesprek tussen Dennis Dirkzwager en Ronald Vroom over de opschortende termijn bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en minicompetities.

Dennis: “Moet een aanbestedende dienst eigenlijk wel een opschortende termijn hanteren bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en minicompetities? En zo ja, waarom dan?”

Ronald: "Wat mij betreft doet een aanbestedende dienst er verstandig én goed aan om bij meervoudig onderhandse aanbestedingen maar ook bij minicompetities een opschortende termijn van minimaal 7 kalenderdagen te hanteren. Als aanbestedende dienst wil je snel door met een minimaal risico op lastige bezwaren. Daarnaast moeten ondernemers tijd krijgen om bezwaar te kunnen maken. Tot slot kan de vaste jurisprudentie op dit gebied tegen je worden gebruikt en moet je mogelijk reeds gesloten overeenkomsten gaan ontbinden.”

Dennis: “Ik huldig zelf het standpunt dat ik de stand-still termijn echt alleen als uitzondering toegepast wil zien bij meervoudig onderhandse aanbestedingen en minicompetities. Als het heel gevoelige trajecten betreft (bijvoorbeeld door omvang) kan ik een dergelijke borging plaatsen. In de meeste trajecten ervaar ik het slechts als een vervelend obstakel dat niets toevoegt. Jij bent zeker jurist?”

Ronald: “Ik timmer zeker niet alles dicht! Het staat iedereen natuurlijk vrij een opschortende termijn te hanteren, er is immers geen aanbestedingspolitie. Wel vind ik dat je als professioneel, ervaren en goed geïnformeerd adviseur verplicht bent je opdrachtgevers te informeren over het hanteren van een opschortende termijn en daarbij beargumenteerd te adviseren om dat wel of niet te doen.”

Dennis: “Dat klinkt makkelijk! Wanneer wel, wanneer niet, niet altijd even eenvoudig...Maar goed, daar zijn we dan ook adviseur voor. Hoe zwaar weegt het belang van deze opdracht voor jou of voor de markt? Of de opdrachtwaarde: voor jouw organisatie kan het een kleine opdracht zijn, maar voor de partijen die je uitnodigt een grote opdracht. Dat zijn veel variabelen om rekening mee te houden. Volgens mij kun je naast rekening houden met belang en opdrachtwaarde ook wel iets met gunnen op prijs, wat denk jij?”

Ronald: “Dat zijn inderdaad de zaken waar je naar moet kijken. Zeker als je kleine opdrachten alleen op prijs gunt is een opschortende termijn misschien wat overdreven. Bedenk wel dat kleinere ondernemers met minder aanbestedingservaring vaak meer tijd nodig hebben om een gunningsbeslissing te bestuderen. Het gaat voor hen, ook bij kleinere opdrachten, niet altijd om de vraag waarom ze niet gewonnen hebben maar ook om het feit dat ze niet gewonnen hebben (wat een ondernemer emotioneel had kan raken). Dan is het aan de andere kant wel zo eerlijk dat de aanbestedende dienst na de opschortende termijn zonder vrees voor een kort geding verder kan omdat afgewezen inschrijvers hun mogelijkheid daartoe onbenut hebben gelaten. ”

Dennis: “En als ik in de raamovereenkomst aangeef dat ik me het recht voorbehoud om een opschortende termijn te hanteren in de minicompetities?”

Ronald “Interessante uitsmijter! Als je daar bij aanvang van de mini-competities maar duidelijk over bent in de nadere offerteaanvraag. Dat voorkomt vervelende situaties. Stel je voor dat de ondernemer - die de aanbestedende dienst graag als winnaar ziet - ook wint. Dan hanteer je geen opschortende termijn. Wordt die ondernemer nummer twee dan juist weer wel. Dan zou je dus uiterlijk voor ontvangst van de inschrijvingen dat recht wel of niet moeten uitoefenen. Dan kun je beter die onduidelijkheid bij de nadere offerteaanvraag al wegnemen. Dat geldt mijns inziens voor alle trajecten: geef bij aanvang al duidelijkheid over de hele procedure.”

Dennis: “Dank je!”

Ronald: “Graag gedaan!”

impact van inkoop

Meer weten?

Download onze whitepaper 'De Impact van Inkoop'