Project inkopen meer dan het sluiten van een contract

Misschien heeft u het artikel “Bij de loodgieter thuis lekt de kraan” op Inkoopvandaag.nl gelezen? Een artikel over een inkoper die vanuit haar expertise de badkamer liet moderniseren. De vertwijfeling aan het eind van het artikel is interessant. Wat ging er fout? Waarom werd er niet op tijd en kwalitatief geleverd zoals was bedacht? Er was immers een goede specificatie, een goede planning en een gedegen leveranciersselectie gedaan. Toch ging het mis.

Misschien heeft u het artikel “Bij de loodgieter thuis lekt de kraan” op Inkoopvandaag.nl gelezen? Een artikel over een inkoper die vanuit haar expertise de badkamer liet moderniseren. De vertwijfeling aan het eind van het artikel is interessant. Wat ging er fout? Waarom werd er niet op tijd en kwalitatief geleverd zoals was bedacht? Er was immers een goede specificatie, een goede planning en een gedegen leveranciersselectie gedaan. Toch ging het mis.

Verbindende factor

Wat in dit inkoopproces uiteindelijk ontbrak, was de verbindende factor. Je kunt als inkoper natuurlijk een prachtig plan de campagne met een goede specificatie en een gedegen planning maken en hier vervolgens je leveranciers voor kiezen. Maar dan heb je slechts de puzzelstukjes. Het geheel moet nog wel het totale plaatje opleveren. In dit geval een vernieuwde badkamer.

De inkoper had met alle leveranciers een afspraak. Namelijk dat een bepaald werk zou worden uitgevoerd. Het liefst in drie weken zoals de planning voorzag. Maar die planning was niet een commitment onder alle partijen. Wel naar de inkoper, maar niet voor de partijen onderling. De tegelzetter kwam dus doodleuk vertellen dat het hem niet ging lukken en de vertraging was een feit.

De verbindende factor in dit verhaal had de verantwoording voor de eindoplevering moeten zijn. Geen van de partijen was hier verantwoordelijk voor. Als bijvoorbeeld de loodgieter verantwoordelijk was gemaakt voor de tijdige oplevering van de complete badkamer was er een binding gecreëerd met de tegelzetter. Immers, de loodgieter moest op tijd opleveren en was dan verantwoordelijk voor het werk en de voortgang van de tegelzetter geweest.

Het inkoopproces

In het bedrijfsleven gaat het vaak op dezelfde wijze. Wanneer een bedrijf wil uitbreiden, moderniseren of volledig nieuw bouwen, ontstaat al snel de gedachte om het inkoopproces door de interne inkopers te laten doen. Dit hoeft geen obstakel te zijn als men de expertise in huis heeft of er een ‘turn key’ project van maakt. Vaak is dit niet het geval. En dan ontvouwt zich het verhaal als van de loodgieter, maar dan complexer. Je kunt als bedrijf heel goed separate contracten sluiten met een bouwer, een installateur, grondwerker of machinebouwer, maar dan loopt men tegen meerdere zaken aan. Om te beginnen wat is de juiste prijs; wanneer deze te laag is (scherp onderhandeld), blijkt in de praktijk een eindeloze discussie te ontstaan over meerwerk. Dit is iets waar leveranciers op uit zijn. Meerwerk levert de leverancier een grotere bijdrage aan de winst op ten opzichte van het basiscontract.

  • Wat dient er in de contracten te staan?
  • Hoe zeker ik tijdige (op)levering af?
  • Hoe weet ik dat ik een goede en reële prijs betaal zonder discussies over meerwerk?
  • Is mijn specificatie wel goed genoeg?
  • Hoe zorg ik dat de onderlinge coördinatie tussen de verschillende aannemers en onderaannemers correct verloopt?

Veel zaken waar de meeste inkopers niet dagelijks mee te maken hebben. Zaken die veel tijd en ervaring vereisen. En dat wordt vaak onderschat.
De gedachte “dat kan onze inkoop er wel bij doen” blijkt in de praktijk een enorme misvatting. Als de expertise al op de inkoopafdeling aanwezig is, ontbreekt simpelweg de tijd. Immers, het reguliere werk dient ook door te gaan.

De hierboven beschreven praktijk leidt vervolgens vaak tot stevige budgetoverschrijdingen. Is het niet doordat de bouwer de gaten in het bestek opzoekt, dan wel door de wensen die tijdens de uitvoering van het project worden bedacht door de diverse betrokken afdelingen binnen de organisatie van de opdrachtgever. Het is dus zaak om in een continu proces de ontwikkelingen tijdens de realisatie van het project en de ontwikkeling van het gebruikte budget continu te monitoren. Het teamwerk wat daarvoor noodzakelijk is, tussen projectleider, inkoper, betrokken afdelingen binnen de organisatie en techniek vraagt voltijd aandacht.

Externe inkoopspecialisten

Externe inkoopspecialisten worden daarom steeds vaker gevraagd om dit aan de inkoopzijde in te vullen. Het inkopen van projecten en het begeleiden hiervan is een specialisme wat door het bedrijfsleven meer en meer erkend wordt, maar door weinige wordt beheerst.