Resultaatgericht vastgoedonderhoud: It takes two to tango!

Steeds meer corporaties kiezen voor het onderhoud aan hun bezit voor een intensievere samenwerking met onderhoudsbedrijven of ketenpartners. Dat moet ook wel, want het werk moet worden gedaan met steeds minder mensen en middelen maar met behoud van woonkwaliteit voor huurders. Steeds vaker verleggen corporaties verantwoordelijkheden naar haar ‘ketenpartners’. Zowel de eigen organisatie als de ketenpartner dient hiervoor te transformeren en gezamenlijk een ontwikkelroute af te leggen. Ferry Molenaar, manager bij Trevian, gaat in op vernieuwend opdrachtgeverschap en deze nieuwe vorm van samenwerken.

Steeds meer corporaties kiezen voor het onderhoud aan hun bezit voor een intensievere samenwerking met onderhoudsbedrijven of ketenpartners. Dat moet ook wel, want het werk moet worden gedaan met steeds minder mensen en middelen maar met behoud van woonkwaliteit voor huurders. Steeds vaker verleggen corporaties verantwoordelijkheden naar haar ‘ketenpartners’. Zowel de eigen organisatie als de ketenpartner dient hiervoor te transformeren en gezamenlijk een ontwikkelroute af te leggen. Ferry Molenaar, manager bij Trevian, gaat in op vernieuwend opdrachtgeverschap en deze nieuwe vorm van samenwerken.

Welke verschillende samenwerkingsvormen zijn er te onderscheiden?

Ferry Molenaar: “De traditionele werkwijze richt zich op inspanningsgerichte opdrachten waarbij de rol van de opdrachtnemer zich beperkt tot de uitvoering van een vastomlijnde opdracht. In de traditionele variant is het werk, afgezien van de garantie, afgerond bij oplevering. Traditioneel besteedt een opdrachtgever het werk aan bij meerdere opdrachtnemers en selecteert hij aan de hand van een aantal criteria de partij die in zijn ogen het beste aanbod heeft. De opdrachtgever beschrijft in een bestek de opdracht, het moment en de wijze van uitvoering. Wanneer de opdrachtgever een nieuwe opdracht heeft, begint het proces weer opnieuw.”

“Prestatiegericht onderhoud kent twee globale verschijningsvormen. De eerste prestatiegerichte methode is prestatiegericht samenwerken. Bij deze vorm gaat het al om prestatieafspraken, zij het nog voor de periode van één onderhoudsinterval. De invulling van het contract vindt veelal nog plaats op basis van standaardwerkzaamheden en eenheidsprijzen, met daaraan gekoppeld de prestatie-eisen ten aanzien van de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. De opdrachtnemer is betrokken bij de nulmeting en het opstellen van het onderhoudsscenario, dit met gevolg dat ook de risico’s op dit vlak gedeeld worden. De voornaamste doelen van deze vorm zijn naast kostenbesparing en kwaliteitswinst ook het opdoen van ervaring met het werken met prestatiecontracten en het opbouwen van wederzijds vertrouwen. De meeste projecten die momenteel als prestatieproject zijn ingericht, werken volgens deze methode.”

“De andere prestatiegerichte en uiteindelijke vorm van samenwerken is resultaatgericht vastgoedonderhoud. Bij deze vorm van samenwerken worden overeenkomsten afgesloten voor meerdere onderhoudsintervallen of zelfs voor de gehele (verwachte) levensduur van bijvoorbeeld een complex. De afspraken die worden gemaakt zijn hierbij gericht op het prestatie- en prijsniveau op de lange termijn. Kenmerken zijn dat de opdrachtgever functioneel en op strategisch niveau kwaliteit definieert, bijvoorbeeld een waardering van huurders. De risico’s bij resultaatgericht vastgoedonderhoud liggen bij de opdrachtnemer, de opdrachtgever stuurt met name op kwaliteit.”

Wat zijn de verschillen tussen deze samenwerkingsvormen?

Ferry Molenaar: “Wanneer we naar de verschillen kijken zijn er twee kenmerken die van groot belang zijn: de looptijd van de samenwerking en de risicoverdeling. Bij prestatiegericht samenwerken is de looptijd één onderhoudsinterval en worden de risico’s gedurende deze looptijd gedeeld door de opdrachtnemer en de opdrachtgever samen. Bij resultaatgericht vastgoedonderhoud is er sprake van een looptijd van meerdere onderhoudsintervallen of zelfs van de totale levensduur van het object. Daarnaast is bij deze variant de opdrachtnemer geheel verantwoordelijk voor de risico’s.”

Welke verantwoordelijkheden brengt resultaatgericht vastgoedonderhoud met zich mee voor de opdrachtgever?

Ferry Molenaar: “Voor de transformatie van traditioneel vastgoedonderhoud naar resultaatgericht vastgoedonderhoud dienen de organisaties van zowel ketenpartners als de eigen organisatie zich te ontwikkelen. Dit heeft gevolgen voor de gehele bedrijfsvoering, de organisatiestructuur en -cultuur en de noodzakelijke kennis en kunde van een organisatie. Daarnaast speelt ook de informatievoorziening en de inzet van methoden en instrumenten van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer een belangrijke rol. Dit zijn projectongebonden activiteiten. Per complex moet de middellange en lange termijn bekend zijn. Hierin ligt een verantwoordelijkheid voor de uitvoerders van het strategisch voorraadbeleid en asset management, maar ook voor de onderhoudsmedewerkers op het gebied van afstemming. Hun rol verandert van controle op uitvoeringsniveau naar kwaliteitsmanager.”

“Verder is het belangrijk dat bij prestatiegerichte samenwerkingsvarianten de medewerkers bekwaam zijn in het duidelijk en scherp omschrijven van de opdracht en verlangde prestatie die wordt ingekocht. De valkuil hierin is dat deze medewerkers daarna ‘los’ moet kunnen laten en de partij aan wie de prestatie is uitbesteed ook kunnen laten leveren.”