Wat is een abnormale inschrijving op aanbestedingen?

Strategische en manipulatieve inschrijvingen op aanbestedingen

Joop Forster

Inkoopadviseur

Iedereen in aanbestedingsland is bekend met de beruchte begrippen strategische en manipulatieve inschrijvingen. Ze leiden in de regel tot rinkelende alarmbellen; het risico op uitsluiting ligt op de loer! Maar wat betekenen deze begrippen nu precies? Wat is een abnormaal lage inschrijving? Wat mag er wel en wat mag er niet? In mijn artikel ‘Strategisch en manipulatieve inschrijvingen’ ga ik op zoek naar de antwoorden op deze vragen en geef ik concrete voorbeelden van deze inschrijfvormen. 

Strategische inschrijving

Bij een strategische inschrijving maakt de inschrijver slim gebruik van de scoringsmethodiek die door de aanbestedende dienst is bepaald, bijvoorbeeld door met bedragen over posten te schuiven (voorbeeld 1). Strategisch inschrijven is toegestaan en moet niet als negatief worden gezien.

Voorbeeld 1: het schuiven met bedragen over verschillende posten
Een aanbestedende dienst vraagt in een Europese aanbesteding werkplekapparatuur uit. Men dient een PC, een beeldscherm, een muis en een toetenbord aan te bieden. De prijzen van de producten worden gewogen en bij elkaar opgeteld om tot een gewogen totaalprijs te komen. Deze wordt in de scoringsmethodiek meegenomen. De weging is afhankelijk gemaakt van de verwachte waarde van de producten; hoe groter de waarde, hoe groter de wegingsfactor. In onderstaande tabellen staan de aanbiedingen van twee inschrijvers. Inschrijver 2 schrijft strategisch in.

"Een inschrijving is manipulatief wanneer deze aan de eisen van de aanbesteding voldoet, maar de mededinging op de markt beperkt."

Inschrijver 1 heeft een € 20,- lagere inkoopprijs en biedt de complete werkplek € 20,- goedkoper aan dan inschrijver 2. Hij heeft duidelijk de beste aanbieding. Door met bedragen over de verschillende posten te schuiven creëert inschrijver 2 toch een lagere gewogen totaalprijs dan inschrijver 1. Inschrijver 2 komt, ondanks een duurdere aanbieding, het beste uit de bus op het prijsonderdeel en maakt een grote kans op de gunning. Niet de beste maar de slimste inschrijver wint.

Manipulatieve inschrijving

Een inschrijving is manipulatief wanneer deze aan de eisen van de aanbesteding voldoet, maar de mededinging op de markt beperkt. Een voorbeeld van een manipulatieve inschrijving is een abnormaal lage aanbieding. Dit is het geval wanneer de inschrijver de opdracht niet tegen de aangeboden (lage) prijs uit kan voeren en daarom minder kwaliteit zal leveren of het verlies op een andere manier in rekening zal brengen. Manipulatieve inschrijvingen zijn verboden en dienen door de aanbestedende dienst te worden uitgesloten.

"Een strategische inschrijving is in principe toegestaan, een manipulatieve niet."

Het voorkomen van ongewenste resultaten

Een strategische inschrijving is in principe toegestaan, een manipulatieve niet. De grens tussen beide vormen is echter niet altijd direct duidelijk, vooral als het gaat om een (abnormaal) lage aanbieding. Ondanks het feit dat een strategisch inschrijving in beginsel is toegestaan, kan deze leiden tot een ongewenst resultaat voor de aanbestedende dienst; het niet winnen van de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De aanbestedende dienst kan er daarom voor kiezen om (vormen van) strategisch inschrijven te verbieden of de mogelijkheden hiertoe beperken, bijvoorbeeld door het aantal prijzenposten te beperken of negatieve prijzen en bedragen van € 0,- te verbieden.

De aanbestedende dienst dient al in de voorbereidingsfase na te denken over de mogelijke risico’s van strategische inschrijvingen en hier bij het ontwerpen van de scoringsmethodiek rekening mee houden. Het is ook belangrijk dat er direct bij publicatie van de aanbesteding zo concreet mogelijk richting de markt wordt gecommuniceerd wat is toegestaan en wat niet. Voor inschrijvers is het raadzaam om bij onduidelijkheden vragen te stellen. Zo weten alle betrokken partijen waar ze aan toe zijn. Dit versoepelt de procedure en zorgt ervoor dat het beoogde resultaat wordt bereikt.

Bron: www.pianoo.nl