Succesvol inkopen en aanbesteden met het “IT-manifest”, droom of realiteit?

“Wij informatieprofessionals zijn van mening dat informatie en IT allesbepalend zijn voor de waarde van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de overheid.” Dat is volgens de website it-manifest.nl de boodschap die verkondigd wordt door de ondertekenaars van het “IT-manifest voor de overheid”, verder voor het gemak “IT-manifest”.   De vraag die ik heb is of  het IT-manifest gaat bijdragen aan succesvol(ler) inkopen en aanbesteden.  

“Wij informatieprofessionals zijn van mening dat informatie en IT allesbepalend zijn voor de waarde van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de overheid.” Dat is volgens de website it-manifest.nl de boodschap die verkondigd wordt door de ondertekenaars van het “IT-manifest voor de overheid”, verder voor het gemak “IT-manifest”.   De vraag die ik heb is of  het IT-manifest gaat bijdragen aan succesvol(ler) inkopen en aanbesteden.

Allereerst de open deur dat het bij substantiële verwerving van ICT-diensten en/of producten al snel (bij de rijksoverheid boven de €134.000 excl. BTW, bij overige aanbestedende diensten boven de €207.000 excl. BTW) gaat om aanbestedingsplichtige overheidsopdrachten of raamovereenkomsten. Ik ga dan ook uit van de vraag of het IT-manifest gaat bijdragen aan succesvol(ler) aanbesteden.

Wat staat er in het IT-manifest en draagt dat bij aan succesvol(ler) aanbesteden? Een verkenning langs de vijf uitgangspunten die in het IT-manifest verder worden uitgewerkt.

1. Wij verkiezen organisatiedoelen boven IT-doelen

Een prima uitgangspunt dat zeker bijdraagt aan succesvoller aanbesteden. Niet verwonderlijk aangezien het succes van een aanbesteding bepaald wordt door de mate waarin de organisatie waarde (blijvend resultaat) haalt uit de afgesloten (raam)overeenkomst (dat wat klaar is als het klaar is).  Een goed voorbeeld is de keuze om IT-componenten in een project zelf te realiseren of aan te schaffen dan wel deze als dienst af te nemen of uit te besteden (dat is niet altijd hetzelfde!)  Let er wel op  dat er bij projecten waar IT-componenten in het “wc-papier segment” (commodities als storage, servers, werkplekapplicaties) niet lang en hard wordt gezocht naar de organisatiedoelen.

2. Wij verkiezen samenwerking op basis van vertrouwen boven ‘contract-is-contract’

Eigenlijk een “vested” manier van samenwerken gebaseerd op “what’s in it for us” in plaats van “what’s in it for me”.  Vertrouwen is de basis van samenwerken en dat zou moeten leiden tot een beter resultaat dan samenwerken op basis van “juridisch wantrouwen” . Dat is ook zo, maar dan alleen als duidelijk is wat opdrachtgever en leverancier van elkaar verwachten en wat ze doen als die verwachtingen over en weer niet of (en dat wil je als opdrachtgever natuurlijk) meer dan worden gerealiseerd. Daarnaast helpen spelregels om uitvoeringskosten terug te dringen. Maar er  is dan wel een contract nodig waarin de gesloten overeenkomst is weergegeven.

3. Wij verkiezen kleine en simpele oplossingen boven mega oplossingen voor een hele keten

Prima vanuit het perspectief van projectmanagement maar lastig vanuit een perspectief van aanbesteding. Het lastige zit hem in de balans tussen beheersbaarheid (na de aanbesteding) en de aantrekkelijkheid van een opdracht of raamovereenkomst voor de markt. Waar we projecten klein maken om ze te kunnen beheersen maken we ze vaak groot om meer “buying power” tot stand te brengen.

4. Wij verkiezen vakmanschap boven status of reputatie

Daar ben ik het hartgrondig mee eens! Maar het is en blijft lastig om vakmanschap te vangen in geschiktheids- of selectiecriteria. Dit uitgangspunt draagt wat mij betreft wel bij aan een succesvolle uitvoering van projecten, maar of het bijdraagt aan succesvol aanbesteden?

5. Wij verkiezen inspelen op verandering boven vasthouden aan plannen

Daar kunnen we wat mee! Want ook op het gebied van aanbesteding staat voor sommige aanbestedende diensten de tijd nog stil en worden concepten als “Gunnen op Waarde” en “Best Value Procurement” nog niet ingezet waar dat van toegevoegde waarde kan zijn. Ook de organisatie van de inkoopfunctie bij de overheid kan veel beter. Zo stellen, als voorbeeld,  veel inkopers zich nog op als productspecialist waar de kennis toch echt “in de business” (ja, ook bij de overheid) ligt.

Tot slot

Het IT-Manifest is opgesteld op initiatief van NGI-NGN, de Nederlandse beroepsvereniging van en voor ICT-professionals en –managers, maar wie zijn de ondertekenaars? Op basis van gegevens op de website (peildatum 3 november) gaven 27% van de ondertekenaars (voor zo ver na te gaan en niet ontdubbeld) aan werkzaam te zijn voor een aanbestedende dienst. Goed dat ook informatieprofessionals binnen de overheid naar hun eigen organisatie(s) kijken en bereid zijn stelling te nemen!

Samengevat: het IT-Manifest draagt zeker bij aan succesvol(ler) aanbesteden. Als inkoper kijk ik uit naar een goede samenwerking met IT professionals om de uitgangspunten van het manifest in de praktijk te brengen. Dan dragen we in ieder geval een steentje bij aan het in praktijk brengen van de aanbevelingen op het gebied van inkoop en aanbesteden van de Commissie Elias, en niet alleen bij de Rijksoverheid. In het verlengde daarvan ben ik benieuwd of het BIT (het door de commissie Elias bepleite Bureau ICT Toetsing voor projecten met een IT-component van meer dan € 5.000.000) iets van het gedachtengoed van het IT-manifest overneemt. Als ik Hans Wanders (CIO-Rijk en verantwoordelijk voor het BIT) was zou ik dat zeker doen.