OLVG, onderdeel van het samenwerkingsverband Santeon, koos in de aanbesteding van de personeels-restaurants en de commerciële horeca voor de best value inkoopmethode. Het Amsterdamse topklinische ziekenhuis daagde daarmee leveranciers uit om op een eigentijds manier invulling te geven aan de totale dienstverlening in deze takken van sport, oftewel om het makelaarschap in gastvrijheid op zich te nemen. Michel Overwijk, manager Food & Beverage, vertelt hoe Emeritor dit proces begeleidde en wat dat opgeleverd heeft.

Met twee ziekenhuislocaties en ruim 6000 medewerkers is OLVG een van de grootste topklinische ziekenhuizen in Nederland. Binnen deze organisatie is Michel Overwijk verantwoordelijk voor de personeelsrestaurants, de patiëntenvoeding, roomservice aan het bed en de commerciële horeca, waar in totaal 270 mensen werken. Michel: ‘Wij wilden voor de dienstverlening van onze personeelsrestaurants en commerciële horeca een aanbesteding uitschrijven. Onze inkoopafdeling adviseerde dat via de best value inkoopmethode te doen. Om dat traject te begeleiden werd Emeritor, met wie OLVG al langere tijd samenwerkt, naar voren geschoven.’ Er ontstond een nauwe samenwerking tussen Michel als projecteigenaar en de contactpersoon van Emeritor als projectmanager en inkoopkennishebber. Naast het overdragen van de noodzakelijke kennis over de best value methode, begeleidde zij OLVG bij het formuleren van de doelstellingen waaraan de aanbiedingen moesten voldoen en bij het bepalen van de objectieve beoordelingscriteria.

michel overwijk

"Over de beoordelingscriteria zijn we heel duidelijk geweest, kwaliteit stond daarin bovenaan."

Michel: ‘Over de beoordelingscriteria zijn we heel duidelijk geweest, kwaliteit stond daarin bovenaan. Daarbuiten hebben we feitelijk maar één vraag gesteld: hoe zouden jullie de totale horecafunctie eigentijds en inspirerend inrichten: van de bemensing tot en met het interieur en het assortiment (totale concept ontwikkeling). We zijn op zoek gegaan naar een makelaar in gastvrijheid waardoor we niet, zoals we dat voorheen deden, verschillende soorten dienstverleners zelf hoefden in te kopen en aan te sturen.’

Objectievere beoordeling, meer draagvlak en completere dienstverlening

Hoewel Michel ervoer dat er in een best value inkooptraject minder ruimte is om te onderhandelen, is hij content met de gekozen inkoopmethodiek en met de uitkomst ervan. Enerzijds omdat de vooraf bepaalde criteria ervoor zorgden dat de verschillende aanbiedingen objectief beoordeeld konden worden door een commissie waarin alle relevante stakeholders vertegenwoordigd waren: van mensen van de werkvloer tot directie en management. Michel: ‘Dat leidde tot een groot draagvlak voor het proces en dus ook voor de gekozen partner.’

Anderzijds omdat de aanbiedingen innovatieve ideeën en oplossingen bevatten, die OLVG zelf nooit bedacht zou hebben. Michel: ‘In de reguliere manier van inkopen hadden we zelf de specificaties bedacht waaraan de aanbiedingen moesten voldoen, terwijl we geen conceptontwikkelaars zijn. Nu hebben we kunnen profiteren van de kennis en ervaring van specialisten en dat is terug te zien in het design van de horecagelegenheden, het assortiment en in extra dienstverlening voor onze gasten en medewerkers, denk hierbij aan een supermarkt maar ook een 24-uurs ophaalpunt.’

Tevreden over de samenwerking

De samenwerking met Emeritor heeft Michel als onontbeerlijk ervaren. Emeritor bracht de nodige kennis van best value inkoop in en zorgde ook voor een goede planning en projectvoortgang, zowel inhoudelijk als in faciliterende zin. Michel: ‘Ik heb het als een partnership ervaren waarin we samen voor het beste resultaat gingen. Onze contactpersoon was meer dan goed op haar taak berekend: ze was betrokken, reageerde snel en dacht mee. Ik kon het niet bedenken of zij had het al bedacht. Daarnaast kreeg ze de mensen mee door hun inbreng op waarde te schatten

michel overwijk

"Op advies van Emeritor hebben we het visiedocument als kader genomen voor een aanbesteding waarin elementen van best value gebruikt zijn."

Ook bereidde ze inhoudelijke presentaties en stukken uitstekend voor, getuige het feit dat onze Raad van Bestuur recentelijk positief geadviseerd heeft over het adviesdocument waarin de businesscase en de uitkomst van het inkooptraject gepresenteerd worden.’ Dat Emeritor van alle inkoopmarkten thuis is en goed inspeelt op de behoeften en belangen van de klant, blijkt uit de aanbesteding van patiëntenvoeding, die aansluitend opgepakt werd. Michel: ‘Binnen OLVG is er een visiedocument opgesteld over patiëntenvoeding voor de beide ziekenhuizen. Op advies van Emeritor hebben we dat document als kader genomen voor een aanbesteding waarin elementen van best value gebruikt zijn. We hebben een goed gevoel bij die keuze en de uitkomst van de aanbesteding. Ook in dit traject heeft Emeritor uitstekend werk geleverd.’

 


 

 

Meervoudig onderhandse aanbesteding: vrijheid blijheid of niet?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Jos Anneveld

Natuurlijk bent u het fenomeen wel eens tegengekomen als aanbestedende dienst of als ondernemer: de ‘meervoudig onderhandse aanbesteding’. Maar wat mag er nu wel of niet in een dergelijke aanbesteding? Is het ‘Vrijheid blijheid’ of zijn de regels strikter dan u dacht? Onderstaand artikel geeft u een inkijkje en tien aandachtspunten voor aanbestedende diensten en ondernemers aan de hand van ervaringen uit de wereld van geo-informatie en Geo-ICT.

1. Wanneer meervoudig onderhands?

Een meervoudig onderhandse aanbesteding (verder ook ‘mvo’) vindt in het algemeen plaats als de waarde van de opdracht (excl. BTW) die wordt aanbesteed beneden de zogenaamde EU-drempelwaarden blijft. Die drempelwaarde is voor leveringen en diensten voor de meeste aanbestedende diensten €221.000 maar voor de Rijksoverheid € 144.000. Voor werken is de EU-drempelwaarde voor alle aanbestedende diensten € 5.548.000. In de praktijk worden er voor werken echter lagere drempels voor mvo gehanteerd, en wordt meervoudig onderhands aanbesteden voor opdrachten met een waarde boven de € 1.500.000 niet proportioneel geacht (Gids Proportionaliteit par. 3.4.2). Tussen de € 1.500.00 en de EU-drempelwaarde is de Nationale openbare of niet-openbare procedure aangewezen. Daarnaast zijn voor speciale sector bedrijven de drempelwaarden € 418.000 (leveringen en diensten) en € 5.548.000 (werken) als het een opdracht is die te maken heeft met hun kernactiviteit (bv vervoer, transport van energie).
Daarnaast vinden mvo’s plaats als binnen een raamovereenkomst of een erkenningsregeling nadere opdrachten worden uitgezet bij twee of meer ondernemers.

Tip 1

Aanbestedende dienst: zorg er voor dat, als er in het inkoopbeleid is aangegeven wanneer er meervoudig onderhands aanbesteed moet worden, dat ook gebeurt. Anders handelen kan, maar dan moet er wel een afwijkingsbesluit van de directie zijn. Is dat er niet dan kan de inkoop dor de controlerend accountant als onrechtmatig worden aangemerkt.
Ondernemer: als er een vermoeden bestaat dat er eigenlijk had moeten worden aanbesteed, vraag dan de aanbestedende dienst waarom dat niet gebeurt. Vaak heeft de aanbestedende dienst een goede reden die u dan maar moet respecteren, maar niet altijd! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten

Hoeveel ondernemers uitnodigen?
In de Gids Proportionaliteit wordt voorgeschreven dat er minimaal drie en ten hoogste vijf ondernemers worden uitgenodigd. Afwijkingen hiervan moeten worden gemotiveerd als een ondernemer daarom vraagt. Drie wordt meestal voorgeschreven in het inkoopbeleid, maar meer dan drie kan handig zijn bij opdrachten waar veel aanbieders met verschillende kwaliteiten bestaan.

Tip 2

Aanbestedende dienst: weeg het aantal ondernemers dat wordt uitgenodigd zorgvuldig af tegen de inspanning en de kosten van het schrijven van een offerte door ondernemers. Betrek ook het karakter van de opdracht in verhouding tot de markt in deze keuze.
Ondernemers: in het grootste deel van alle aanbestedingen worden drie ondernemers uitgenodigd, maar even navragen hoeveel ondernemers er zijn uitgenodigd mag altijd!

Welke ondernemers uitnodigen?
Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemer(s) worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria kan lastig zijn, maar denk aan bijvoorbeeld de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma’s, certificering etc. Een mooi voorbeeld in dit verband is de aanbesteding voor een systeem van kabel- en leiding data waar ondernemingen werden uitgenodigd die op een congres hun interesse hierin hadden kenbaar gemaakt. Tot slot kunnen ook de prestaties uit het verleden (bv toerekenbare tekortkoming) worden gehanteerd als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.

Tip 3

Aanbestedende dienst: zorg dat u altijd kunt motiveren hoe u de ondernemers die u heeft uitgenodigd op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd. Het helpt als u de criteria al bij de voorbereiding van de aanbesteding vaststelt. Ondernemer: als u niet bent uitgenodigd, vraag dan op basis van welke objectieve criteria de uitgenodigde ondernemers zijn geselecteerd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

"Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: "Ja" en "Nee". "

4. Uitsluitingsgronden

Aanbestedende diensten zijn bij mvo’s in feite vrij in de keuze van uitsluitingsgronden zolang deze maar relevant zijn voor de opdracht. Toch zien we in de praktijk zelden uitsluitingsgronden bij mvo’s. Dat is niet zo gek, want bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de uit te nodigen ondernemers kent. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uitsluitingsgronden als het goed is al getoetst bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 4

Aanbestedende Diensten: hanteer alleen uitsluitingsgronden als dat relevant is voor de opdracht en zorg er voor dat de motivering daarvan klaar ligt!
Ondernemers: als er uitsluitingsgronden worden gehanteerd bij een mvo en ze lijken niet relevant voor de opdracht of de aanbestedende dienst kent u al, vraag dit dan na bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

5. Geschiktheidseisen

Bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de ondernemers die zij uitnodigt kent en geschikt acht. Het hanteren van geschiktheidseisen is volgens de Gids Proportionaliteit dan ook iets waar zeer terughoudend mee moet worden omgegaan, met name om de administratieve lasten te beperken. Indien de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemer(s) niet kent kan de aanbestedende dienst aan alle uit te nodigen ondernemers (proportionele) geschiktheidseisen stellen. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uit te nodigen ondernemers als het goed is al getoetst op de geschiktheid bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 5

Aanbestedende Diensten: stel alleen geschiktheidseisen als één of meer ondernemers niet bekend zijn en zorg er voor dat die eisen proportioneel zijn.
Ondernemers: als er geschiktheidseisen worden gesteld en de aanbestedende dienst u al kent, stel dan de vraag waarom er nu toch geschiktheidseisen worden gesteld. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

6. Nota’s van Inlichtingen

Bij mvo’s kent de aanbestedende dienst de ondernemers in verreweg de meeste gevallen. Maar kennen de uitgenodigde ondernemers de aanbestedende dienst en de opdracht goed genoeg? Zorg er dan ook voor dat er vragen kunnen worden gesteld en dat die (vanzelfsprekend) met alle uitgenodigde ondernemers worden gedeeld in één of meer Nota’s van Inlichtingen. Let er daarbij wel op dat ondernemers voldoende tijd hebben om de vragen te formuleren en de antwoorden in hun inschrijvingen te verwerken.

Tip 6

Aanbestedende Dienst: geef gelegenheid tot het stellen van vragen, ook al denkt u dat de ondernemers u en uw opdracht kennen. Het kost tijd aan de voorkant, maar leidt in de regel tot veel betere inschrijvingen!
Ondernemer: maak gebruik van de mogelijkheid tot vragen stellen! Is die mogelijkheid er niet, vraag dan waarom niet. Volhardt de aanbestedende dienst dan kunt u maar beter niet inschrijven…

7. Transparantie in de offerteaanvraag

Net als bij Europese aanbestedingen moet de aanbestedende dienst de offerteaanvraag en bijlagen zo opstellen dat iedere geïnteresseerde ondernemer in staat is vast te stellen of hij kans op de opdracht maakt. Daarnaast moet de aanbestedende dienst volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht transparant handelen: ze moet doen wat ze in de aanbestedingsstukken opschrijft.

Tip 7

Aanbestedende Dienst: zorg er, ook als alle inschrijvers bekend zijn, voor dat het duidelijk is wat er van inschrijvers wordt verwacht. Geef bijvoorbeeld bij eisen en/of bepalingen waar een sanctie op staat helder aan wanneer de sanctie wordt opgelegd en wat deze precies inhoudt. Nog belangrijker is het dat bij de beoordeling wordt aangegeven wat er beoordeeld wordt, hoe er beoordeeld wordt en welke scores er kunnen worden behaald. Omdat een zekere mate van subjectiviteit niet te vermijden is heeft de aanbestedende dienst altijd een zekere ruimte voor eigen oordeel om zo het verschil tussen inschrijvers te kunnen maken.
Ondernemers: Lees de aanbestedingsstukken heel zorgvuldig door en stel vragen zodra iets niet duidelijk is. Misschien overbodig, maar lees de bepalingen over het stellen van vragen goed door en stel vragen! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

"Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt.."

8. Gelijke behandeling van inschrijvers

Bij mvo’s moet de Aanbestedende dienst inschrijvers op gelijke wijze behandelen, dat schrijft artikel 1.15 van de Aanbestedingswet 2012 voor. Geeft een aanbestedende dienst één partij extra tijd om de inschrijving in te dienen, dan moeten de anderen die ook krijgen!

Tip 8

Aanbestedende dienst: behandel inschrijvers gewoon gelijk, dat scheelt een hoop ellende. En bij twijfel: liever gelijk dan achteraf gez….
Ondernemers: als u er op een of andere wijze lucht van krijgt dat u niet gelijk bent behandeld, maak dat dan zo snel mogelijk kenbaar bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

9. Gunningsbeslissing

Ook bij mvo’s moet de aanbestedende dienst een gunningsbeslissing sturen naar alle inschrijvers. In die gunningsbeslissing moeten alle relevante redenen voor de gunningsbeslissing staan, want na het verzenden van de gunningsbeslissing mogen er geen nieuwe redenen voor afwijzing worden aangedragen. De reden hiervoor is dat een afgewezen inschrijver op basis van de genoemde redenen moet kunnen bepalen of het zinvol is bezwaar te maken.

Tip 9

Aanbestedende dienst: zorg voor dat alle relevante redenen in de gunningsbeslissing staan.
Ondernemer: als de gunningsbeslissing niet duidelijk is, stel dan direct een vraag! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

10. Opschortende termijn

In de Aanbestedingswet 2012 is niets opgenomen over een opschortende termijn bij een mvo. Toch is er voor aanbestedende diensten op grond van vaste jurisprudentie de verplichting om bij een mvo een opschortende termijn in acht te nemen. Gebeurt dat niet dan is de kans groot dat afgewezen inschrijvers niets meer tegen de gunning kunnen doen, wat volgens de rechter in strijd is met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Tip 10

Aanbestedende dienst: neem een opschortende termijn van tenminste 5 werkdagen maar liever 7 kalenderdagen in acht.
Ondernemers: bent u van mening dat u onterecht bent afgewezen en wordt er in de gunningsbeslissing geen opschortende termijn genoemd? Reageer dan direct met een bezwaar en verzoek om een opschortende termijn! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

[1] Bij de Nationale procedure wordt de opdracht alleen in Nederland gepubliceerd.
[2] Zie www.commissievanaanbestedingsexperts.nl
[3] De Gids Proportionaliteit geeft op basis van ‘Comply or explain’ een nadere uitwerking van het begrip ‘Proportionaliteit’ uit de Aanbestedingswet. De voorschriften in de Gids Proportionaliteit moeten worden nageleefd, maar indien deugdelijk gemotiveerd kan er worden afgeweken.

Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Per 1 juli aanstaande is het voor aanbestedende diensten verplicht om alle overheidsopdrachten, die op grond van de Aanbestedingswet 2012 moeten worden aangekondigd, elektronisch aan te besteden. Wat ons betreft geldt dit ook voor opdrachten die nationaal, bijvoorbeeld op basis van inkoopbeleid, of vrijwillig vooraf worden aangekondigd. 

Elektronisch aanbesteden betekent dat, zoals ook in de Aanbestedingswet is geregeld, alle communicatie tussen inschrijvers (ook gegadigden) enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen. Natuurlijk geldt deze verplichting alleen als volledige elektronische communicatie feitelijk mogelijk is. Denk in dit kader bijvoorbeeld aan in te zenden monsters en maquettes die nu eenmaal niet per e-mail kunnen worden verstuurd!

Er is echter geen verplichting om de beoordeling van de inschrijvingen (of aanmeldingen) en de bepaling van de rangorde van inschrijvers elektronisch uit te voeren.

"Elektronisch aanbesteden betekent dat alle communicatie tussen inschrijvers enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen."

Elektronisch aanbesteden kan met TenderNed  (daar publiceert u al dan niet via een ander platform nu ook al), maar ook met andere platforms als Negometrix, CTM solutions of andere vergelijkbare platforms. Deze commerciële platforms bieden meer functionaliteiten, bijvoorbeeld het toewijzen van vragen aan collega’s, en opties zoals contractmanagement dan TenderNed. Maar de inrichting van uw inkooporganisatie en het aantal aanbestedingen dat u jaarlijks elektronisch zou moeten uitvoeren bepaalt de keuze. 

Gaat u TenderNed vanaf 1 juli gebruiken, dan is het verstandig om goed bekend te raken met de functionaliteiten van TenderNed zoals de berichtenmodule, de beoordelingsmodule en de vraag- en antwoord module. Maar dat geldt natuurlijk ook als u na 1 juli start met een commercieel platform.

"Welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn."

Wilt u alle aanbestedingen en dus ook de meervoudig onderhandse aanbestedingen, de dynamische aankoopsystemen en groslijsten elektronisch uitvoeren, dan komt alleen een commercieel systeem in aanmerking.

Tot slot, welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken (in feite de door u in het systeem geplaatste content) duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn. Daarbij hoort in ieder geval het attenderen op tijdig starten met de inschrijving, een afwenteling van risico’s (die aan de inschrijver zijn toe te rekenen) naar de inschrijvers en een verwijzing naar de helpdesk van het systeem.

Het pakket van financiële steunmaatregelen voor het redden van Griekenland van een faillissement is net gereed als het volgende land aankondigt het hoofd niet meer boven water te kunnen houden. Op dit moment maken de Europese Centrale Bank (ECB) en de Eurogroep onder leiding van ‘onze’ minister Dijsselbloem afspraken met het Cypriotische bestuur ten aanzien financiële hervormingen om te voorkomen dat Cyprus failliet gaat.

Read more Tien miljard voor Cyprus