'De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld.'
Ronald VroomSenior Inkoopadviseur

juli 2018 | Ronald Vroom

Wat is de Superformule?

De Superformule is een formule die in aanbestedingen gebruikt kan worden om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van Beste Prijs Kwaliteitsverhouding vast te stellen. Net zoiets als bijvoorbeeld de formules “Evaluatieprijs=Inschrijfprijs-Totale meerwaarde” (Gunnen Op Waarde) of “Punten voor prijs = Laagste prijs/Prijs inschrijving)*100 in combinatie met Totaal aantal punten = punten voor Prijs + Punten voor kwaliteit”.

In de Superformule worden naast Prijs (P)) en Kwaliteit (Q) van de inschrijving ook de prijs en kwaliteit van de zogenaamde referentieinschrijving en de exponent “n” als input gebruikt. De prijs van de referentieinschrijving is dan Pref en de kwaliteit van de referentieinschrijving is dan Qref. Deze referentieinschrijving geeft aan welk kwaliteitsniveau Qref de aanbestedende dienst bij een vooraf vastgesteld prijsniveau Pref (in de meeste gevallen een budgetkader) verwacht en acceptabel vindt. Met de hoogte van “n” bepaalt de aanbestedende dienst hoeveel extra kwaliteit (bijvoorbeeld 20%) een 10% duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Het resultaat van de Superformule is de emvi-score.

Wat is de referentieinschrijving?

Om een goede referentieinschrijving vast te stellen is het belangrijk dat de aanbestedende dienst goed inzicht heeft in de eigen behoefte, voldoende kennis van de desbetreffende markt en producten heeft en helder heeft wat het prijskader is. In de praktijk lijkt het niet altijd even eenvoudig om Pref en Qref vast te stellen, maar de praktijk leert dat er bijna altijd wel een prijskader in de vorm van een budget en een referentiekwaliteit is vast te stellen. Bijkomend voordeel van het goed nadenken over een referentieinschrijving is dat de aanbestedende dienst goed zich bewust is van wat zij wil (en wat niet..) en hoeveel geld dat haar waard is.

Als in de Superformule voor P en Q de waarden Pref en Qref worden ingevuld krijgt de inschrijving een emvi-score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q gelijk worden gewaardeerd aan de referentieinschrijving hebben ook een emvi score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q hoger worden gewaardeerd dan de referentieinschrijving hebben een emvi-score lager dan 1, inschrijvingen die lager worden gewaardeerd een emvi-score hoger dan 1.

Hoe bepaal je “n”?

De hoogte van “n” is voor de aanbestedende dienst niet eenvoudig vast te stellen als helder is hoeveel extra kwaliteit een duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Dat is hogere wiskunde! In de praktijk wordt voor de factor “n” door de aanbestedende dienst dan ook een ‘bekende’ waarde uit de volgende tabel gekozen1:

n Percentage hogere prijs Nodige extra kwaliteit om nog interessant te zijn
1,00 10,0% 10,0%
2,98 10,0% 12,5%
4,24 10,0% 15,0%
5,68 10,0% 20,0%
6,41 10,0% 25,0%
7,23 10,0% 30,0%

Tabel 1: waarden voor "n"

Dat de waarden van “n” zo vreemd overkomen ligt – en daar is niets aan te doen- aan de wiskundige eigenschappen van de Superformule .

Vindt de aanbestedende dienst extra kwaliteit net zo belangrijk als een hogere prijs dan kiest de aanbestedende dienst voor “n”=1 en levert de Superformule dezelfde uitkomsten op als Gunnen Op Waarde. Eigenlijk gebruikt iedereen die Gunnen Op Waarde toepast de Superformule dus al!

Wat hebben inschrijvers aan de Superformule?

De Superformule geeft de aanbestedende dienst zoals we zagen de mogelijkheid om expliciet vooraf aan te geven
wat ten aanzien van de inschrijvingen het referentieniveau van de aanbestedende dienst is;
hoe belangrijk de aanbestedende dienst extra kwaliteit vindt ten opzichte van een hogere prijs.
Door de inschrijvers met een rekentool (bv in Excel) waar zij hun prijs en de kwaliteit die zij verwachten kunnen invoeren de emvi-score te laten berekenen kunnen zij zelf beoordelen hoe hun inschrijving scoort t.o.v. de referentieinschrijving.

Voor de liefhebbers: zo luidt de Superformule!

emvi= n1/2[(P/Pref)n+(2-Q/Qref)n ]

waarin
emvi = De emvi-score van een inschrijving.
n = De factor waarmee de verhoudingen tussen kwaliteit en prijs voor inschrijvingen met eenzelfde emvi score worden bepaald.
P= Inschrijfprijs.
Pref = Inschrijfprijs van de referentieinschrijving.
Q = Totale kwaliteit van de inschrijving in punten of Euro’s.
Qref = Totale kwaliteit van de referentieinschrijving in punten of Euro’s.

Conclusie

De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld”. Bij Gunnen op Waarde gebruiken we de Superformule al met “n”=1. Wat ons betreft wordt de Superformule vanaf nu ook voor andere waarden van “n” gebruikt. Daar plaats ik wel een kanttekening bij: de aanbestedende dienst moet wel helder uitleggen hoe deze werkt!


1Kuiper, “Beste koop bepaald met de superformule (versie 0.1)”, 5 februari 2016, EMVI-research

 

 

Best Value Procurement: vertrekpunt voor overspecificatie

Maarten van der Linde

Inkoopadviseur

Best Value Procurement (BVP) is een paradigma wat in de jaren 90 ontwikkeld is door Dean Kashiwagi. BVP heeft onder andere het doel om de in 1987 populair geworden Total Cost of Ownership (TCO) te verlagen. Vanuit dit oogpunt wordt het goed toepassen van BVP als kwaliteit gezien.

Om een eventueel positief verband aan te tonen van de kwaliteit BVP en de invloed op TCO, wordt er in dit betoog gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Daniel Ofman heeft dit model ontwikkeld om sterke en zwakke punten van een kwaliteit inzichtelijk te krijgen. Het model wordt gebruikt als een hulpmiddel om de discussie met betrekking tot BVP en TCO te analyseren. De vraag die in dit betoog centraal staat is: kan het kernkwaliteitenmodel gebruikt worden om de begrippen BVP en TCO samen te smelten.

Kernkwaliteitenmodel

Zoals genoemd wordt er gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Het model in figuur 1 veronderstelt dat het in overdreven mate gebruik maken van een ‘kwaliteit’ een ‘valkuil’ kan worden. De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’. De ‘uitdaging’ is tevens het tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’. 

Figuur 1: Kernkwaliteitenmodel

Echter, in dit betoog wordt gekeken naar de complementariteit van de ‘kwaliteit’ en ‘uitdaging’. Het teveel gebruik maken van de uitdaging kan een ‘allergie’ worden. De ‘allergie’ is het negatief tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’.

Total Cost of Ownership

Het gebruik van TCO is populair geworden door de Gartner Group in 1987. De essentie van TCO is de integrale benadering van de kosten die gemaakt worden bij het inkopen van een product en/of dienst. Het gaat hier dus niet om enkel de aanschafkosten, maar de kosten die gemaakt worden gedurende de gehele levensduur.

"De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’."

Bij de start van een inkooptraject, waarbij de TCO benadering centraal staat, zal de inkoper in samenspraak met een multidisciplinair team de specificaties vaststellen betreffende het product en/of dienst. Het goed specificeren draagt bij aan de kwaliteit van de TCO benadering.

De markt kan op haar beurt een waarde koppelen aan de verschillende specificaties. Het doorslaan in het specificeren kan echter averechts allergisch inwerken op de uitkomst van de offertes. Hierdoor wordt de leverancier beperkt in het innovatief meedenken met de klant. Dit is een gemiste kans voor de klant met betrekking tot marktontwikkelingen en verbetering in de concurrentiepositie.

Best Value Procurement de oplossing?

BVP kan een oplossing zijn voor de beperking in het Innovatief meedenken vanuit de leveranciers. In de situatie waar BVP centraal staat, wordt van de potentiele leveranciers verwacht dat zij de specificaties aanleveren.

De potentiële leverancier krijgt informatie met betrekking tot de scope en projectdoelstelling, ook wel het functioneel ontwerp genoemd. Het principe om eisen te stellen aan de potentiele leveranciers wordt hiermee losgelaten. De filosofie achter deze gedachtegang is dat de inschrijvende partij over de expertise beschikt. Het goed gebruik maken van BVP is een kernkwaliteit die leidt tot de beste prijs-kwaliteit verhouding voor de klant.

De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers. Dit kan als gevolg hebben dat de specificaties niet passend zijn aan de behoefte van de klant. De klant kan te maken krijgen met overspecificatie: ‘nice to have’ in plaats van ‘must have’. Belangrijk hierbij is te weten wat er nu en in de toekomst mogelijk is binnen de organisatie. Vaak weet de klant het beste welke behoeftes en beperkingen er intern zijn. De uitdaging van deze valkuil is TCO, dus zelf weer aan de leiding om de specificaties te definiëren.

"De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers."

Conclusie

Een combinatie van de twee verschillende perspectieven of vertrekpunten, zal een optimaler en beter gebalanceerd resultaat geven. Het kernkwaliteitenmodel is een instrument om BVP en TCO in elkaar te smelten. De in de jaren 90 ontwikkelde BVP benadering geeft een nieuwe aanvliegroute wat betreft de in 1987 populair geworden TCO benadering. Vanuit deze optiek wordt bevestigd dat BVP en TCO ingedeeld kunnen worden in het kernkwaliteitenmodel, aangezien de kernkwaliteit (BVP) en de uitdaging (TCO) complementair zijn.

Circulus-Berkel werkt met ruim 550 medewerkers, waarvan 250 met een afstand tot de arbeids-markt, aan de afvalinzameling en het beheer van de openbare ruimte in zes gemeentes in de regio Stedendriehoek. Daarbij streeft de dienstverlener onder meer naar operational excellence, 0% restafval en burgerparticipatie. In de aanbestedingen voor ondergrondse afvalcontainers en afvalinzameling koos Circulus-Berkel voor innovatief omschreven bestekken én voor begeleiding van Emeritor. Hilko Pruntel, hoofd facilitaire zaken en afvalstroombeheer en Dominique Bolhuis, locatiemanager Epe en Apeldoorn, vertellen over het waarom, het hoe en het wat. ‘Door zoveel mogelijk functioneel te specificeren hebben we de allernieuwste productontwikkelingen in huis kunnen halen.’

Van afval naar grondstof. Van openbare ruimte naar een gedeelde leefomgeving. Uit de slogans van Circulus-Berkel spreekt ambitie en innovatief denken, competenties die ook terugkomen in de manier waarop de dienstverlener met inkoop bezig is. Hilko: ‘We wilden aan de slag met Best Value Procurement (BVP) en zochten een partner die ons daarmee op weg kon helpen. Uit de verschillende partijen kozen we met overtuiging voor Emeritor. Emeritor maakte veruit de meest deskundige indruk en de werkwijze, waarbij het overdragen van kennis centraal staat, sprak ons ook erg aan.’

Zoveel mogelijk functioneel specificeren

Emeritor gaf een BVP-workshop aan de afdeling inkoop en de budgethouders en begeleidde een afvaardiging daarvan bij het bepalen hoe BVP ingezet kan worden in de inkooppraktijk van Circulus-Berkel. Dominique: ‘We kwamen er al snel achter dat we BVP niet voor 100% konden gebruiken in onze bestekomschrijvingen. Bij de voorliggende aanbesteding voor ondergrondse afvalcontainers moesten we bijvoorbeeld rekening houden met technische specificaties van bestaande bedrijfsmiddelen zoals voertuigen en de grondlocaties. We kozen er daarom voor om zoveel mogelijk functioneel te specificeren en alleen waar het niet anders kon te kiezen voor technische specificaties.’ Circulus-Berkel besloot om zich bij die uitdaging te laten begeleiden door Emeritor, die de rol van procesbegeleider op zich nam.

Logo_CirculusBerkel

'Emeritor maakte veruit de meest deskundige indruk en de werkwijze, waarbij het overdragen van kennis centraal staat, sprak ons ook erg aan.’

Hilko: ‘We stelden samen met Emeritor een projectteam samen waarin alle betrokken afdelingen vertegenwoordigd waren: van inkoop tot en met ICT en onze technische afdeling. We waren gewend om werkelijk iedere schroef in een bestek technisch te omschrijven en wilden vanaf de start een zo groot mogelijk draagvlak creëren voor de nieuwe werkwijze.’

Spannend proces

Het meenemen van alle betrokkenen bleek achteraf een goede en zeer noodzakelijk keuze te zijn geweest. Het overstappen op functioneel specificeren vraagt om anders denken en om het durven loslaten van technische zekerheden. Dominique: ‘Dat was voor ons allemaal heel erg spannend. We waren gewend om bijvoorbeeld te omschrijven dat de containers van minimaal 20 mm dik staal gemaakt moesten worden omdat wij dachten te weten dat dat het duurzaamst was. Dan is heel eng om in plaats daarvan alleen te specificeren dat de containers 20 jaar lang mee moeten gaan. Onze grootste gedeelde zorg was of we op basis van zo’n beschrijving de container zouden krijgen die we kwalitatief nodig hebben.’

Dat er uiteindelijk een goed bestek kwam dat voor 80% functioneel omschreven was, is volgens Hilko en Dominique voor een belangrijk deel te danken aan Emeritor. Hilko: ‘Emeritor begeleidde de gesprekken en zorgde ervoor dat we op koers bleven. Door maar door te blijven vragen, bracht onze inkoopadviseur ons terug bij de basis, de ware functionele omschrijving (het waarom) achter iedere specificatie. We hebben ons regelmatig aan hem geïrriteerd en dat is wat ons betreft een compliment. Hij gaf niet op, scheidde hoofd- van bijzaken, bleef met ons allen in contact en hield ons aan ons gezamenlijk doel. Dat was zijn meerwaarde.’

Verrassend goede inschrijvingen

De reacties van de leveranciers op het bestek waren goed, ondanks dat in deze markt technische bestekken gemeengoed zijn. De meeste leveranciers zagen er een kans in om hun nieuwste productontwikkelingen in hun aanbieding op te nemen. Met verrassende resultaten. Dominique: ‘We hebben ons voor het eerst echt als klant gedragen en leveranciers uitgedaagd zich te onderscheiden in kennis, ervaring en innovatie. De uiteindelijke ondergrondse afvalcontainer is kwalitatief beter dan we zelf hadden kunnen specificeren. Er zit bijvoorbeeld een innovatief slot op, een kleurendisplay en een realtime communicatieverbinding.’

Gesterkt door deze resultaten koos Circulus-Berkel ook in de aanbesteding voor afvalinzameling voor een toonaangevende, innovatieve uitvraag en werd daarbij wederom begeleid door Emeritor. De dienstverlener koos voor de insourcing van zes vrachtwagens met chauffeurs in plaats van het uitbesteden van een aantal ophaalwijken. Hilko: ‘Dat betekent dat wij flexibiliteit inkopen: wij kunnen zelf bepalen waar we de vrachtwagens inzetten. Daarnaast houden we zo meer grip op de kwaliteit van onze dienstverlening.’

Logo_CirculusBerkel

'We hebben ons voor het eerst echt als klant gedragen en leveranciers uitgedaagd zich te onderscheiden in kennis, ervaring en innovatie.'

Emeritor hielp Circulus-Berkel bij het stellen van de juiste vragen om vooraf de kwaliteit te kunnen beoordelen en om de leveranciers uit te dagen om actief bij te dragen aan de integratie in de Circulus-Berkel organisatie.

Hilko: ‘Onze inkoopafdeling is te klein - in capaciteit en kennis - om dit soort innovatieve en grote inkooptrajecten zelfstandig te kunnen uitvoeren. De keuze om Emeritor erbij te halen, is een goede gebleken. Emeritor is kritisch, deskundig en doelgericht. De medewerkers houden de processen en procedures strak in de hand, maar zorgen er ook voor dat er voortgang geboekt wordt. We werden echt achter de broek gezeten als we over afgesproken deadlines dreigden te gaan. Als er weer een omvangrijk of qua impact belangrijk inkooptraject komt, zal ik absoluut weer gebruikmaken van de kennis en expertise van Emeritor.’

Met de opkomst van prestatieinkoop vragen inkopers steeds vaker aan hun leveranciers of ze mee willen denken over manieren om efficiënter in te kopen. Als ik voorstel een vaste prijs per medewerker te introduceren, stuit ik soms op weerstand. En dat terwijl dit principe juist voor een productgroep als kantoorartikelen veel winst op kan leveren. Vanwege de kleine orders worden er bij kantoorartikelen namelijk heel veel proceskosten gemaakt. Die kun je met een vaste prijs per medewerker minimaliseren. En doordat kantoorartikelen verre van een bedrijfskritisch product zijn, beschikt de leverancier vaak over meer productkennis dan de inkoper. In deze blog reken ik dan ook graag af met zeven veelvoorkomende drogredenen om niet voor een vaste prijs per medewerker te kiezen.

Read more Zeven drogredenen om geen vaste prijs per medewerker te hanteren

Zorgverzekeraar Achmea voert momenteel een pilot uit met prestatie-inkoop voor staaroperaties en borstkankerchirurgie. Nauw betrokkenen Peter Dohmen, Erik van Raaij en Jeroen van de Rijt doen gedetailleerd verslag van deze wereldprimeur. De eerste geluiden van zowel zorgaanbieders als zorginkopers zijn positief.

De Nederlandse zorgverzekeraars zijn voortdurend op zoek naar manieren om goede en toegankelijke zorg te contracteren voor de verzekerden en tegelijkertijd de zorgkosten te beheersen.

Read more Prestatie-inkoop in de zorgsector: een wereldprimeur