juli 2019 | Vincent Brandt

Een bekende quote is: “Wanneer je je contracten niet goed laat managen, kun je net zo goed stoppen met inkopen”. Daar sluit ik mij volledig bij aan. Om als organisatie controle op de volledige bedrijfsvoering te hebben, ofwel, in control te komen en te blijven, dien je onder meer te weten hoeveel facturen er worden gegenereerd. Maar ook wat de bedragen daarvan zijn, bij welke leveranciers en wat het doel van de aanschaf is. Achter elke factuur schuilt namelijk een inkoopbehoefte.

Naar mijn mening ligt de focus vaak vooral op het goed inrichten van het inkoop- en aanbestedingsproces. Oftewel, er is de intentie om een dienst, werk of levering in te kopen/ aan te besteden. Een adequaat ingericht contract- en leveranciersmanagementproces staat voor veel organisaties nog op de wensenlijst. De inkoopafdeling denkt onvoldoende na over wat voor impact een contract op de organisatie en met name het primaire proces zal hebben.

De manier om in control te komen

Uit veel studies en best practices blijkt dat de enige manier om als organisatie in control te komen, is door contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement op te zetten. Hierdoor pak je vooraan in het inkoopproces de lead richting je interne klant, de leverancier en de business en hol je niet achter de feiten aan.

Ik heb bij veel publieke inkooporganisaties in de keuken mogen kijken. Iets wat ik veel heb gezien is dat men vaak druk is brandjes te blussen die makkelijk voorkomen kunnen worden. Dit is mijns inziens onnodig als afdelingen hun focus op de juiste dingen leggen. De focus moet, mijns inziens, zijn: regel je contractbeheer en contractmanagementsysteem goed in! Hiermee bouw je structuur en stabiliteit op. Inkoop gebruikt deze kennis en structuur vervolgens weer bij volgende aanbestedingen.

Uiteraard is een stevig commitment vanaf boven daarin een vereiste. Het management moet de belangrijkheid hiervan erkennen en herkennen. Dan kun je zomaar zien gebeuren dat de branden steeds minder worden en uiteindelijk uitblijven.

Focus op de lange termijn

Dat commitment is nodig omdat het goed inrichten van een contract -en leveranciersmanagementproces tijd kost. Dit vraagt om een focus op de langere termijn en wat je er uiteindelijk mee gaat winnen. Trek je dus los van de korte termijnvisie, hoe moeilijk dat vaak ook is gezien de paniek en dagelijkse perikelen waar je als afdeling mee te maken hebt. Weet dat door het in control komen de processen beter zijn ingericht. Hierdoor werkt iedereen efficiënter conform een eenduidige manier met een betere kwaliteit als resultaat. Op de middellange en lange termijn resulteert dit in tijdswinst waardoor lucht ontstaat voor verdere professionaliseringsslagen.

Uiteindelijk hebben we het binnen de Publieke sector over belastinggeld en dat is geld van u en mij en daar moet, vind ik, op een verantwoorde manier mee worden omgegaan. Niet alleen tijdens het inkoopproces, maar ook tijdens de looptijd van de overeenkomst. Ik zie het als onze taak om als afdeling inkoop en contractmanagement op orde te komen en zijn om zo efficiënt mogelijk met belastinggeld om te gaan.

 

Martijn-van-benten

Martijn van Benten

Inkoopadviseur

“Het houdt de organisatie bezig: er is een contract afgesloten, maar het gaat toch mis in de uitvoering van het contract. Veel contracten leveren niet op wat een bedrijf ervan had verwacht. Maar liefst driekwart van de afgesloten contracten worden niet goed gemanaged” (Van den Hoven R. , 2015).

"Wanneer inkoop er niet voor zorgt dat iemand de contracten managet, dan kan men net zo goed stoppen met inkopen’’ (Rietveld, 2009).

Deze uitspraken hebben organisaties, zowel publiek als privaat, laten inzien dat er nog veel winst te behalen valt op het gebied van contractmanagement. Zo zijn er kansen op het gebied van innovatie, kostenoptimalisatie, doelmatig- en rechtmatigheid en de verschillende vormen van samenwerking.

Wat is contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement?

De begrippen contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald. Het is essentieel om binnen een organisatie helderheid te hebben over de betekenis en inhoud van deze drie begrippen: contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. Alleen dan kan een succesvolle implementatie tot stand komen.

"De begrippen contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald."

De beknopte definities per begrip zijn:

  • Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement dat als doel heeft de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractuele afspraken. Dit vormt de eerste stap in het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Om dit te bewerkstelligen moet de informatie up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen.
  • Contractmanagement is een vervolg op contractbeheer met als doel het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Met contractmanagement wordt de contractlevenscyclus continu gemonitord en bewaakt. Het is belangrijk snel inzicht te krijgen in en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van contractmanagement. Risico’s tijdig identificeren, managen en elimineren draagt bij aan een succesvol eindresultaat.
  • Leveranciersmanagement is een onderdeel van contractmanagement. Onder leveranciersmanagement vallen alle activiteiten gericht op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Dit heeft als doel om continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Om leveranciersmanagement daadwerkelijk in een organisatie geïmplementeerd te krijgen, zal een goed contractbeheer en contractmanagement aan de basis staan.

Professionalisering van contractmanagement

Er is een duidelijke bewustwording gaande binnen organisaties op het gebied van beheer en managen van contracten (risicomanagement). Men ziet de noodzaak en de bijhorende voordelen van een overzichtelijk en transparant traject.

Er wordt niet alleen aandacht besteed aan het contract zelf, maar ook aan alles wat erbij komt kijken. Contractmanagement speelt daardoor, naast inkoop, een steeds belangrijkere rol in de contractlevenscyclus.

De contractlevenscyclus bestaat uit de volgende stappen (figuur 1):

  1. Identificeren & Specificeren,
  2. Uitvragen & Selecteren,
  3. Overeenkomen/Contracteren,
  4. Uitvoeren,
  5. Bewaken en Nazorg.

De laatste stap worden vaak over het hoofd gezien, maar hebben een grote impact op de controle en de uitnutting van het contract. Om de uitnutting van het contract te optimaliseren is het dus belangrijk om aandacht te besteden aan de bewaking en de nazorg van het contract.

Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel

Hiervoor kan er gebruik gemaakt worden van de Kwaliteitscirkel van Deming. De vier onderdelen van deze cirkel zijn Plan, Do, Check en Act. Door steeds deze stappen te herhalen is er continue aandacht voor de contractlevenscyclus en het bijhorende proces. Hierdoor verkrijgt men managementrapportages die informeren over de voortgang en eventuele verbeterpunten in een contract en inzicht in de uitnutting van een contract, waardoor men de resultaten kan maximaliseren én risico’s kan minimaliseren. Deze informatie wordt weer meegenomen in de onderhandelingen over een nieuw contract. De gegenereerde informatie kan op verschillende niveaus in de organisatie (strategisch, tactisch en operationeel) worden ingezet.

De betrokkenheid van contractmanagement begint niet ná het sluiten van het contract. Het gebruik door de organisatie van eigen contract templates, workflows en modelcontracten verlangt een betrokkenheid vanaf de eerste fase. Dit verhoogt de efficiency en verlaagt risico’s. Er ontstaat overzicht en transparantie met een professionelere organisatie als resultaat. Dit is weergegeven in figuur 1.

* Dit artikel is oorspronkelijk geschreven in opdracht van INCONTO. Het originele artikel is via deze link te raadplegen: http://www.inconto.com/nl/over-inconto/nieuws/item/in-control-met-contractmanagement

Hoewel het gebruik van het Europese e-competence Framework nog in de kinderschoenen staat, kan het een goed middel zijn om heldere afspraken te maken tussen leveranciers en afnemers. Het helpt It-professionals en inkopers, zegt Marianne Korpershoek, om meer grip te krijgen op de totstandkoming en het managen van contracten en projecten.

Read more E-CF: tool voor Contractmanagement

Een collega vraagt aan jou of je de opzegdatum van het contract voor de koffiemachines weet. Hij heeft namelijk een mooie aanbieding van een andere leverancier gekregen. Even achter de oren krabben, waar ligt dat contract ook al weer? Na verschillende archiefkasten doorgespit te hebben kom je tot de conclusie dat het contract bij een andere collega in de la ligt. Uit het contract blijkt dat de opzegtermijn verstreken is en het contract dus nog één jaar loopt. Zonde, nu kan er geen gebruik gemaakt worden van de aanbieding en is er tijd verspild aan het zoeken naar het contract. INCONTO|one is de oplossing.

Read more Advertorial: INCONTO|one, contractmanagement voor het MKB

In alle bedrijven waar ik kom, zonder uitzondering, is te weinig aandacht voor de realisatie van inkoopbesparingen. Contracten verdwijnen na ondertekening in de la en worden vergeten, overschaduwd door aandacht voor nieuwe besparingskansen en nieuwe inkoopcontracten. En dat is zonde.

Besparingen die inkoop rapporteert zijn bijna altijd verwachtingen. Als Inkoop een contract afsluit, met bijvoorbeeld lagere tarieven, dan mag je verwachten dat de kosten naar beneden gaan. Maar of dit werkelijk gebeurt…

Read more Inkoopbesparingen komen niet van Inkoop

Herkent u de volgende situatie: u hebt een geweldig gesprek met iemand over klantgerichtheid. U zit helemaal op één lijn met elkaar. Tot blijkt dat u het over twee verschillende zaken hebt gehad. Uw gesprekspartner had het bijvoorbeeld over de eindconsument, terwijl u het over uw interne contactpersoon had.

Dit voorbeeld is een mogelijk gevolg van het hanteren van containerbegrippen.

Read more Containerbegrippen

Muziek is een grote hobby van mij. Niet het maken van muziek , maar het luisteren naar muziek. Ik kan uren doorbrengen met het lezen van recensies van platen, terwijl de muziek van het besproken album door mijn speakers komt. Op deze manier heb ik al veel mooie dingen kunnen ontdekken. Bevalt de muziek mij, dan koop ik het.

Read more Contractmanagement

Het inkoopvak heeft helaas een stoffig imago, met name in de publieke sector. Vaak wordt er nog gedacht dat inkoop betekent dat er een ambtenaar achter een bureau zit en voornamelijk orderformuliertjes invult met als resultaat dat er een nieuw pakketje binnenkomt op de postkamer. Echter niets is minder waar. Het is daarom de hoogste tijd om er voor te zorgen dat ons vak wordt gezien als uitdagend en boeiend. Het inkoopvak is ook echt uitdagend en spannend. Wat is er nu mooier dan zorg te dragen voor een goed contract dat datgene levert waar jouw organisatie behoefte aan heeft en dan ook nog tegen de meest gunstige condities!!!

Read more Van stoffig grijs naar vijftig tinten paars