Inkoopbeleid: Bijbel of 10 geboden?

Marc van Maarland

Inkoopadviseur

Als Inkoopadviseur bij verschillende organisaties begint mijn werk bij een opdrachtgever meestal met het doorlezen van het inkoopbeleid als dit reeds is geformuleerd. Ook in eerdere functies als consultant en inkoper heb ik te maken gehad met inkoopbeleid of het schrijven ervan. Hoe dit beleid wordt vastgelegd wil onderling nog wel eens verschillen tussen organisaties. Een bondige, gefocuste en uitnodigende formulering heeft daarbij de voorkeur

Inkoopbeleid is afgeleid van het algemeen beleid binnen organisaties. Economische, sociale en maatschappelijke uitgangspunten zijn in het inkoopbeleid vastgelegd. Voorts is er een duidelijke link naar het beleid met betrekking tot financiën, personeel, logistiek, productie, marketing, etc. Het zijn deze uitgangspunten die worden gebruikt als leidraad bij het vastleggen van het inkoopbeleid van de organisatie.

Omdat het inkoopbeleid de hoeksteen is waaraan de inkooporganisatie haar bestaansrecht ontleent, maken organisaties nog wel eens de fout om hier een onevenredig complex en uitgebreid stuk van te maken. Men lijkt zich soms niet te realiseren dat inkoopbeleid primair voor de interne organisatie (lees: interne klanten) wordt opgesteld en dus juist voor hen leesbaar en begrijpelijk moet zijn geformuleerd. Daarbij wil de interne klant zich niet verdiepen in teveel detail, maar gewoon kort en bondig kennis nemen van de organisatie richtlijnen die gelden bij een inkoopbehoefte.

"Het inkoopbeleid is de hoeksteen waaraan de inkooporganisatie haar bestaansrecht ontleent ..."

Het inkoopbeleid is primair geformuleerd voor de organisatie, dat wil zeggen de contracteigenaar, de behoeftesteller en/of de budgettair eindverantwoordelijke en andere belanghebbenden. Het geeft in begrijpelijk taalgebruik aan;

  • wat inkoop is
  • wat het doel van de inkoopfunctie is
  • welke rol en verantwoordelijkheden inkoop heeft en wanneer
  • welke afwegingen bij een inkoopbehoefte een rol spelen
  • welke inkoopinformatie door wie, waar en hoe geborgd wordt

Een ander gevaar bij het formuleren van een te uitgebreid stuk is het door elkaar halen van verschillende aspecten van inkoop. Is het inkoopbeleid gericht op de interne klanten, het inkoopproces richt zich veel meer op de door de afdeling inkoop te nemen processtappen. Met behulp van het Inkoopproces regisseert, adviseert en ondersteunt de afdeling inkoop de organisatie bij het nemen van de uiteindelijke inkoopbeslissingen. Het beschrijft de verschillende processtappen die worden genomen, ook wel de strategische, tactische en operationele fasen in het inkoopproces genoemd. Het is aan de afdeling inkoop om de organisatie mee te nemen in die processtappen (van behoeftestelling tot nazorg) en in de onderlinge rolverdeling van de verantwoordelijken daarbinnen. Het inkoopproces is daarmee veel meer naar binnen gericht (de eigen afdeling inkoop) terwijl het inkoopbeleid juist naar buiten is gericht (de interne klant).

Door beleid en proces samen te nemen, verwateren bovendien de belangrijke kernpunten van het inkoopbeleid en is de kans dat belanghebbenden juist hiervan onvoldoende kennis nemen extra aanwezig.

Als belangrijkste randvoorwaarden voor het vaststellen van het inkoopbeleid zijn onderstaande punten van belang;

1. Ken je interne klanten bij het formuleren van het inkoopbeleid
Vooral in organisaties waar een centrale inkoopafdeling zich nog een positie moet verwerven moet de drempel laag liggen om Inkoop betrokkenheid bij inkoopbeslissingen veilig te stellen. Afdelingen (de interne klanten) hebben met hun specialistische kennis vaak een eigen netwerk met leveranciers. Zij zullen de meerwaarde die inkoop daaraan kan toevoegen niet zonder meer als een voordeel zien. Vind inkoop onafhankelijk en decentraal plaats terwijl een centrale rol gewenst is, dan zal die rol door inkoop beargumenteerd moeten worden. Inkoop heeft er dus belang bij om proactief die samenwerking met de organisatie op te zoeken. Effectieve communicatie en inzicht in de bedrijfscultuur van de organisatie zijn van belang bij het opstellen van de kernpunten van het inkoopbeleid.

2. Vermijd teveel vakjargon en gebruik eenduidige terminologie
Elke vakdiscipline heeft zijn eigen vakjargon. Gebruik dit met mate in gesprekken en communicatie met de interne organisatie. Voorkom hiermee ook fouten. Zo worden inkoopbeleid, inkoopproces en inkoopplan soms onterecht door elkaar gebruikt. De interne organisatie heeft behoefte aan een product of dienst waar inkoop in faciliteert. Het uit te voeren inkooptraject is dan niet gebaat bij ruis door onduidelijk en moeilijk taalgebruik van de afdeling inkoop.

"Elke vakdiscipline heeft zijn eigen vakjargon. Gebruik dit met mate in gesprekken en communicatie met de interne organisatie."

3. Beperk je bij de formulering tot de relevante kernpunten
Het artikel heeft als titel: Inkoopbeleid; Bijbel of 10 geboden? Het formuleren van inkoopbeleid middels 10 kernpunten heeft de voorkeur. Vul deze zo nodig aan met een korte uitleg van maximaal 2 of 3 regels. Een toegankelijke en transparante uiteenzetting van kernpunten zal een bijdrage leveren aan de herkenbaarheid en acceptatie ervan door de interne organisatie.
Spits de beschrijving van het beleid niet toe op concrete inkoopacties, maar wel op het maken van duidelijke keuzes. Benoem deze en neem zo ook de vrees weg dat inkoopbeslissingen niet meer door de interne klanten zelf worden genomen.

Het uitdragen van beleidskernpunten leent zich goed om de interne klanten interactief en digitaal te informeren zonder hen te belasten met een grote stroom aan informatie. Dit past goed bij de rol van inkoop die weliswaar verplichtingen kent voor de organisatie, maar tegelijkertijd faciliterend en ondersteunend is aan die organisatie. Dit draagt bij aan de positieve beeldvorming van de afdeling inkoop bij de rest van de organisatie.

Ten slotte, om effectief het bekrachtigde inkoopbeleid te kunnen uitdragen en uitvoeren binnen de organisatie is een mandaat van de directie aan de inkoopafdeling noodzakelijk om die regisserende, adviserende en ondersteunende rol ook echt in te kunnen vullen. Vanaf dat moment kan inkoop echt van start gaan.

Korpschef Gerard Bouman gaat in een blog in op het inkoopbeleid bij de politie. In deze blog geeft hij uitleg over waar de knelpunten zitten in het inkoopproces. Ook doet hij de oproep tot het melden van vermeende fraude.

Den Haag – In mijn diverse leidinggevende functies moest ik collega’s vaker slecht nieuws brengen. Vijf van zulke gesprekken op één ochtend is mij echter nog nooit overkomen. Tot afgelopen dinsdag. Vijf collega’s die betrokken zijn bij inkoop en aanbestedingen vernamen van mij dat ik hen op non-actief stel en waarom.

Read more Korpschef Bouman toont leiderschap in blog over inkoopbeleid politie

Een steeds vaker terugkerend begrip in inkoopland is circulair inkopen. Maar wat is circulair inkopen nu precies? Wat zijn de voordelen? En hoe kan het worden vormgegeven binnen uw organisatie? In dit artikel wordt het principe van circulair inkopen geschetst.

Dat het begrip circulair inkopen steeds vaker terugkeert is niet zo vreemd. TNO heeft namelijk in een recent onderzoek aangetoond dat er jaarlijks tenminste €7 miljard te verdienen valt, ruim 50.000 banen gecreëerd kunnen worden en de milieu-impact sterk gereduceerd kan worden door de circulaire economie. Een sleutel voor het aanjagen van de circulaire economie ligt bij inkopers. Zij stimuleren en creëren de vraag naar circulair geproduceerde goederen.

Read more Circulair inkopen steeds populairder

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), is een vorm van ondernemen gericht op economische prestaties (Profit), met respect voor de sociale kant (People), binnen de ecologische randvoorwaarden (Planet): de triple-P-benadering. Inkoopvandaag publiceerde vorige week deel één van de twee artikelen over de People kant. Vandaag gaan we in deel twee dieper in op de toepassing van Sociale Voorwaarden.

De overheid kan een stimulerende rol spelen in het tegengaan van schendingen van internationale arbeidsnormen door middel van haar eigen inkopen en aanbestedingen. Inkoopbeleid wordt in de VN Principes voor Mensenrechten en Bedrijfsleven expliciet genoemd als middel voor overheden om de bescherming van mensenrechten door bedrijven te promoten. Jaarlijks koopt de Nederlandse overheid voor ruim € 60 miljard in…

Read more Sociale Voorwaarden worden sporadisch op de juiste manier toegepast

Op korte termijn is een duurzaam inkoopbeleid duurder, maar compensatie vindt plaats op de langere termijn. Dit blijkt uit onderzoek van Sophie Gaarenstroom van de Erasmus Universiteit. Zij heeft voor haar Master Thesis – waarvoor ze de KPMG-RSM Sustainability Master Thesis Award heft gewonnen –  een enquête gehouden onder 257 inkoopmanagers van Nederlandse busines-to-business bedrijven actief in de maak- en machine industrie.

Uit haar onderzoek blijkt dat bedrijven met een duurzaam inkoopbeleid op de langere termijn beter presteren dan concurrenten zonder een duurzaam inkoopbeleid. Maatschappelijk verantwoord ondernemen heeft een positief effect op operationeel en relationeel niveau. Operationeel gezien leidt een duurzaam inkoopbeleid tot lagere kosten, verbeterde kwaliteit en snellere projectresultaten. Relationeel resulteert het beleid in een verbeterde samenwerking met de leveranciers. Wel vraagt een duurzaam inkoopbeleid om coöperatieve inspanning en investeringen.

Bron: Thesis ‘Socially Responsible Purchasing’

De IT is nog steeds een turbulente wereld. Één van de ontwikkelingen die op dit moment van belang is bij de inkoop van IT is ‘BYOD’. BYOD staat voor ‘Bring Your Own Device’ en staat voor de ontwikkeling dat medewerkers hun eigen apparatuur inzetten binnen de zakelijke omgeving. Dit gaat voornamelijk om smartphones, tablets of laptops. Om Gartner te citeren: ‘BYOD is a disruptive phenomenon where employees bring non-company IT into the organization. BYOD is here and you can’t stop it.’ Belangrijkste vraag die dit tot gevolg heeft is; hoeveel laptops, tablets of smartphones je als organisatie nog moet kopen als veel medewerkers al hun eigen apparatuur meenemen?

Read more De impact van BYOD op de inkoop van ICT

Gemeenten moeten zich bij hun inkoop- en aanbestedingsbeleid meer gaan richten op innovatieve bedrijven. Dat levert hen niet alleen de nodige voordelen op, maar stimuleert ook de export en dus de welvaart in Nederland. Die oproep doet FME, de ondernemersorganisatie voor de technologische industrie, in de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen volgend jaar.

Read more Veel voordeel te behalen met slimmer inkopen