Onbewuste kosten zichtbaar maken

Judie Agterof

Inkoopadviseur

Dat vele handelingen een product of dienst duurder maken, is u vast bekend. Maar hoe efficiënt gaat u om met uw leveranciers en het aantal facturen die uw leveranciers sturen?

Over de kosten van de verwerking van een factuur lopen de cijfers uiteen, maar gemiddeld moet u rekenen op ongeveer 20-24 euro per factuur. Emeritor onderzocht de vijftig meest recent uitgevoerde financiële analyses om deze “mogelijk onbewuste” kosten in kaart te brengen.

Inkoopvolume versus leveranciers

Uit het onderzoek blijkt dat er een groot aantal organisaties over een relatief groot leveranciersbestand beschikt. Het inkoopvolume van de geanalyseerde organisaties varieerde van 3 miljoen tot meer dan 500 miljoen. Echter, de organisaties met het grootste inkoopvolume bleken niet het grootste aantal leveranciers en facturen te hebben. Een groot inkoopvolume betekent dus niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Een groot inkoopvolume betekent niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Door een financiële analyse en een vergelijking met branchegenoten, kunt u vast stellen of het aantal leveranciers van uw organisatie groot te noemen is. Bij een te groot aantal leveranciers is het verstandig om een leveranciersreductie toe te passen. Door inkopen te bundelen, is het mogelijk om de inkoopkracht te vergroten en ontstaan er nieuwe mogelijkheden. Daarnaast zijn minder leveranciers beter te managen.

Inkoopvolume versus het aantal facturen

Wanneer er sprake is van een handmatige verwerking van facturen, is het interessant om het aantal facturen te analyseren. Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden. De factuur wordt ontvangen, gecontroleerd, geboekt en in de organisatie rond gestuurd ter goedkeuring. 

Ook vindt er administratieve afhandeling van de betalings plaats en communiceert men met de leveranciers over de facturen en de openstaande posten.

Door het aantal facturen en het gemiddeld factuurbedrag per leverancier in kaart te brengen worden de extremen inzichtelijk. Praktijkvoorbeeld:
Leverancier X (pakketbezorger) stuurt u 511 facturen met een gemiddeld factuurbedrag van € 51,-.
Wanneer deze pakketbezorger u 1 factuur per week stuurt, dan komt u in totaal op 52 facturen in plaats van 511 facturen. Dat komt neer op 459 facturen minder. U kunt dan al snel minimaal 459 x 20 euro = € 9.180,- besparen.

De toekomst

Om boven omschreven kosten op het gebied van leveranciers en de facturen scherp te houden, is het van belang om de cijfers regelmatig te monitoren. Monitor daarom het aantal leveranciers per inkooppakket en het aantal facturen per leverancier. Zonder monitoring zal het aantal leveranciers en het aantal facturen toch ongemerkt weer groeien en dat is niet nodig.

Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden.

Verder kan er gedacht worden aan digitale factuurverwerking. Er worden dan geen facturen meer per post gestuurd, maar u ontvangt de facturen digitaal. En de facturen worden rechtstreeks in een factuurverwerkingsprogramma verwerkt.

Tot slot, wees u bewust van de aantallen want meten is weten!

Gepubliceerd: Financieel-Management.nl

In de wereld van factuurverwerking is de afgelopen jaren al veel veranderd en toch staan we nog maar aan het begin van de grote ommezwaai. Uit onderzoek ‘E-Invoicing/E-Billing The Catalyst for AR/AP automation’ van Billentis april 2013 blijkt dat verzenders van facturen gemakkelijk 6 euro kunnen besparen voor iedere verzonden factuur, terwijl voor de ontvangende partij de besparing al snel 5 euro kan zijn voor iedere ontvangen factuur. Waar wachten we op?

Read more Kosten besparen op factuurverwerking – E-invoicing?

Vandaag als #4 van de 10 koplopers in duurzaamheid: KRNWTR, in 2010 met ideologische doelstelling opgericht door twee vrienden die zich ergeren aan onze wegwerpcultuur. Door het drinken van kraanwater te promoten, willen zij de belasting voor ons milieu terugdringen. In onderstaand artikel maakt Tom Niekamp van KRNWTR op verzoek van Inkoopvandaag een vergelijking tussen bronwaterkoelers en kraanwaterkoelers. Een vergelijking die leidt tot financieel voordeel én voordeel voor het milieu.

Read more #4 Bronwaterkoeler of kraanwaterkoeler op de waterleiding?

Waarom is het toch zo moeilijk om in de praktijk resultaten te bereiken met duurzaam inkopen? Misschien ligt de sleutel wel in het feit, dat het initiatief tot duurzaam inkopen doorgaans vanuit de inkoopfunctie komt. Met duurzaam inkopen proberen we veelal om in een bestaande situatie te beperken, hergebruiken en (vervuiling) te reguleren. Ofwel, doe meer met minder om de schade te beperken.  Maar dat leidt alleen maar tot het in stand houden van het productiemodel van ‘cradle to grave’, dat enorme hoeveelheden afval en vervuiling produceert. Hierbij lopen we er regelmatig tegenaan, dat duurzaamheid niks mag kosten. Om daadwerkelijk resultaat te bereiken, moeten we van duurzaam inkopen naar duurzaam ontwikkelen. Zodat duurzaamheid geen geld kost, maar geld oplevert.

Read more Duurzaam inkopen: van ‘Cradle to grave’ naar ‘Cradle to Cradle’?

In tijden van economische tegenspoed en teruglopende omzet is het van belang om te bezuinigen en de kostenniveaus te verlagen. Om vervolgens door een crisisperiode heen te komen is het noodzakelijk om in staat te zijn op tijd de strategie, de portfolio en het gebruik van de productiemiddelen (mensen en middelen) aan te passen en hiermee inkomsten te genereren. Organisatorische aanpassingen kosten echter weer geld.

Read more De les van de crisis: kostenbesparing en flexibiliteit

Het was even schrikken toen ik op Nu.nl het bericht “Brandweer rukt tevergeefs uit naar een grote brand” las en bleek dat het ging om het bedrijf waar ik in opdracht momenteel betrokken ben bij een project.

Het bedrijf had de brand in het weekend zelf aangemeld, maar achteraf bleek het te gaan om…

Read more Calamiteitenplan

Uitbesteden van inkoop levert geld en kennis op. De inkoopdienstverlener Emeritor, sinds 15 jaar actief, weet precies hoe dat kan. En daarvoor hoeft u helemaal niet de regie uit handen te geven.

Het uitbesteden of outsourcen van inkoop gebeurt nog weinig. “Zonde, want het bespaart kosten en kan betere resultaten opleveren”, weet Fulco van Esveld. De managing consultant bij Emeritor is in het kader van zijn MBA studie recent afgestudeerd op het onderwerp ‘outsourcen van inkoop’.

Read more Miljoenenbesparing door inkoopuitbesteding