Casestudy NOC*NSF,
Kees Sijbesma, Inkoopmanager
NOC*NSF is de Nederlandse sportorganisatie met als doel (top)sport in Nederland te bevorderen. Bij de koepel zijn 93 landelijke sportorganisaties aangesloten. Op basis van een spendanalyse en de adviezen van hun experts ondersteunde Emeritor NOC*NSF bij het brengen van de inkoopfunctie naar een hogere inkoopvolwassenheid.
John Bierling zette als zakelijk directeur bij NOC*NSF inkoop hoog op de agenda. “Zijn stelling was: wij moeten toch meer voor de sport kunnen doen met onze euro’s?” vertelt inkoopmanager Kees Sijbesma. “Inkoop zou daar een belangrijke rol in kunnen spelen. Wij hebben toen een uitvraag gedaan naar een aantal inkoopbureaus, en hier is Emeritor als beste uitgekomen.”
De uitdaging
De samenwerking met Emeritor begon in de vorm van een pilot waarin een aantal van de aangesloten sportbonden de inkoop collectief zou beleggen. Sijbesma: “Het doel was geld besparen, inkoopbeleid verder vorm geven en efficiënter inkopen.”
Het initiatief leidde tot een rapportage met gerichte adviezen van Emeritor. Op initiatief van zes sportbonden én op basis van de successen van de pilot werd vervolgens Nederland Sport opgericht. Deze door de landelijke overheid gesteunde organisatie houdt zich bezig met de professionalisering van collectieve inkoop in de sport.
NOC*NSF ging zich daarna richten op het verder uitbouwen van inkoop in haar eigen organisatie. Het project rondom collectieve inkoop werd afgerond en de expertise van Emeritor werd ingezet om de inkoopfunctie van NOC*NSF als organisatie – dus zonder de bonden die onder de koepel vallen – naar een hoger niveau te tillen.
“Hoewel inkoop al wel was gestructureerd door ons inkoopbeleid,” vertelt Sijbesma, “kon iedereen zelf uitgaven doen. Daardoor hadden we een heel palet aan leveranciers.” Dat kon slimmer en efficiënter.
De uitvoering
Samen met Emeritor ging de inkoopmanager aan de slag om inkoop gestructureerd uit te rollen in de organisatie. Het startpunt vormde een spendanalyse. “Zo kregen we inzicht in: waar maken we nu eigenlijk ons geld aan op vanuit inkoop? En dat inzicht betekende dat we gingen inzetten op minder leveranciers, meer kwaliteit en uiteindelijk ook beter inkopen voor minder geld.”
Om de inkoop verder te stroomlijnen ondersteunden experts van Emeritor een aantal zware projecten, zoals de implementatie van een Purchase-to-Pay-oplossing en het inkopen van IT. “Ook bij de aanbesteding voor een digitaal platform sportinfrastructuur – een miljoenenproject – dacht Emeritor met NOC*NSF mee. Denk aan het uitzetten van de uitvraag, het mede beoordelen van de voorstellen en het opstellen van de contracten.”
Een specifiek vraagstuk vormden de sponsorcontracten, waarin destijds ook inkooprechten waren opgenomen. Door deze verweving van inkoop en sales was de nettowaarde van een sponsor niet altijd duidelijk. “Die inkooprechten hebben we uit de sponsorcontracten gehaald, en komen er alleen in als die voor beide partijen echt renderen.”
“Wat zo mooi is aan het werken met Emeritor is dat er altijd een heel leuke, warme loyaliteit achter zit. Het is bij Emeritor niet uurtje-factuurtje, maar er is veel toewijding in vrij meedenken. Zo hebben de consultants regelmatig tips en zijn zij bereid een stapje extra te doen voor jouw organisatie ..."
Kees Sijbesma
Inkoopmanager NOC*NSF
Persoonlijke ontwikkeling
Voor Sijbesma, die geen achtergrond had in het inkoopvak, vervulde Emeritor ook de rol van vraagbaak. In relatief korte tijd groeide hij op deze manier zelf uit tot een inkoopprofessional. In 2020, toen de wereld in de ban raakte van corona, kon hij die kennis goed gebruiken.
“We hadden van alles nodig: sneltesten, mondkapjes, stickers voor op de vloer, professionele apparatuur, knowhow, et cetera… Binnen no time kwam de opdracht om Covid-19-materialen in te kopen bij mij te liggen.” Het medische team van NOC*NSF adviseerde hem daarin. Die informatie kon Sijbesma weer delen met de sportbonden, die de adviezen op hun beurt doorspeelden naar sportverenigingen.
“De innovatie in deze periode is het kroontje op mijn werk,” blikt Sijbesma terug. Binnenkort gaat hij met pensioen. Als inkoopmanager was hij parttimer, maar zijn opvolger Marnix Stellwag gaat meer tijd aan inkoop besteden. Een teken hoe serieus inkoop inmiddels bij de sportkoepel wordt genomen, mede door sturing van John Bierling, een groeiend draagvlak binnen de organisatie en de inspanningen die Sijbesma samen met Emeritor heeft verricht.
De resultaten
De inkoopfunctie bij NOC*NSF heeft nu een stevig fundament en de nieuwe inkoopmanager gaat vol door om inkoop bij NOC*NSF naar een nog hoger niveau van inkoopvolwassenheid te tillen. Emeritor heeft bijgedragen aan contracten met een betere prijs-kwaliteitsverhouding. “Dat leidt ertoe dat we als NOC*NSF klinkende munt slaan uit inkoop.”
Sijbesma’s eindoordeel? “Wat zo mooi is aan het werken met Emeritor is dat er altijd een heel leuke, warme loyaliteit achter zit. Het is bij Emeritor niet uurtje-factuurtje, maar er is veel toewijding in vrij meedenken. Zo hebben de consultants regelmatig tips en zijn zij bereid een stapje extra te doen voor jouw organisatie. Dat spreekt heel erg aan en past ook echt in de sport en met name binnen de werkcultuur van NOC*NSF! Niet alleen vanuit business samenwerken maar ook vanuit jouw eigen competentie iets meegeven. Door deze samenwerking is het draagvlak voor inkoop 102% toegenomen.”
