NOC*NSF

Casestudy NOC*NSF,

       Kees Sijbesma, Inkoopmanager

NOC*NSF is de Nederlandse sportorganisatie met als doel (top)sport in Nederland te bevorderen. Bij de koepel zijn 93 landelijke sportorganisaties aangesloten. Op basis van een spendanalyse en de adviezen van hun experts ondersteunde Emeritor NOC*NSF bij het brengen van de inkoopfunctie naar een hogere inkoopvolwassenheid.

John Bierling zette als zakelijk directeur bij NOC*NSF inkoop hoog op de agenda. “Zijn stelling was: wij moeten toch meer voor de sport kunnen doen met onze euro’s?” vertelt inkoopmanager Kees Sijbesma. “Inkoop zou daar een belangrijke rol in kunnen spelen. Wij hebben toen een uitvraag gedaan naar een aantal inkoopbureaus, en hier is Emeritor als beste uitgekomen.”

 

De uitdaging

De samenwerking met Emeritor begon in de vorm van een pilot waarin een aantal van de aangesloten sportbonden de inkoop collectief zou beleggen. Sijbesma: “Het doel was geld besparen, inkoopbeleid verder vorm geven en efficiënter inkopen.”

Het initiatief leidde tot een rapportage met gerichte adviezen van Emeritor. Op initiatief van zes sportbonden én op basis van de successen van de pilot werd vervolgens Nederland Sport opgericht. Deze door de landelijke overheid gesteunde organisatie houdt zich bezig met de professionalisering van collectieve inkoop in de sport.

NOC*NSF ging zich daarna richten op het verder uitbouwen van inkoop in haar eigen organisatie. Het project rondom collectieve inkoop werd afgerond en de expertise van Emeritor werd ingezet om de inkoopfunctie van NOC*NSF als organisatie – dus zonder de bonden die onder de koepel vallen – naar een hoger niveau te tillen.

“Hoewel inkoop al wel was gestructureerd door ons inkoopbeleid,” vertelt Sijbesma, “kon iedereen zelf uitgaven doen. Daardoor hadden we een heel palet aan leveranciers.” Dat kon slimmer en efficiënter.

 

De uitvoering

Samen met Emeritor ging de inkoopmanager aan de slag om inkoop gestructureerd uit te rollen in de organisatie. Het startpunt vormde een spendanalyse. “Zo kregen we inzicht in: waar maken we nu eigenlijk ons geld aan op vanuit inkoop? En dat inzicht betekende dat we gingen inzetten op minder leveranciers, meer kwaliteit en uiteindelijk ook beter inkopen voor minder geld.”

Om de inkoop verder te stroomlijnen ondersteunden experts van Emeritor een aantal zware projecten, zoals de implementatie van een Purchase-to-Pay-oplossing en het inkopen van IT. “Ook bij de aanbesteding voor een digitaal platform sportinfrastructuur – een miljoenenproject – dacht Emeritor met NOC*NSF mee. Denk aan het uitzetten van de uitvraag, het mede beoordelen van de voorstellen en het opstellen van de contracten.”

Een specifiek vraagstuk vormden de sponsorcontracten, waarin destijds ook inkooprechten waren opgenomen. Door deze verweving van inkoop en sales was de nettowaarde van een sponsor niet altijd duidelijk. “Die inkooprechten hebben we uit de sponsorcontracten gehaald, en komen er alleen in als die voor beide partijen echt renderen.”

“Wat zo mooi is aan het werken met Emeritor is dat er altijd een heel leuke, warme loyaliteit achter zit. Het is bij Emeritor niet uurtje-factuurtje, maar er is veel toewijding in vrij meedenken. Zo hebben de consultants regelmatig tips en zijn zij bereid een stapje extra te doen voor jouw organisatie ..."

Kees Sijbesma

Inkoopmanager NOC*NSF

Persoonlijke ontwikkeling

Voor Sijbesma, die geen achtergrond had in het inkoopvak, vervulde Emeritor ook de rol van vraagbaak. In relatief korte tijd groeide hij op deze manier zelf uit tot een inkoopprofessional. In 2020, toen de wereld in de ban raakte van corona, kon hij die kennis goed gebruiken.

“We hadden van alles nodig: sneltesten, mondkapjes, stickers voor op de vloer, professionele apparatuur, knowhow, et cetera… Binnen no time kwam de opdracht om Covid-19-materialen in te kopen bij mij te liggen.” Het medische team van NOC*NSF adviseerde hem daarin. Die informatie kon Sijbesma weer delen met de sportbonden, die de adviezen op hun beurt doorspeelden naar sportverenigingen.

“De innovatie in deze periode is het kroontje op mijn werk,” blikt Sijbesma terug. Binnenkort gaat hij met pensioen. Als inkoopmanager was hij parttimer, maar zijn opvolger Marnix Stellwag gaat meer tijd aan inkoop besteden. Een teken hoe serieus inkoop inmiddels bij de sportkoepel wordt genomen, mede door sturing van John Bierling, een groeiend draagvlak binnen de organisatie en de inspanningen die Sijbesma samen met Emeritor heeft verricht.

 

De resultaten

De inkoopfunctie bij NOC*NSF heeft nu een stevig fundament en de nieuwe inkoopmanager gaat vol door om inkoop bij NOC*NSF naar een nog hoger niveau van inkoopvolwassenheid te tillen. Emeritor heeft bijgedragen aan contracten met een betere prijs-kwaliteitsverhouding. “Dat leidt ertoe dat we als NOC*NSF klinkende munt slaan uit inkoop.”

Sijbesma’s eindoordeel? “Wat zo mooi is aan het werken met Emeritor is dat er altijd een heel leuke, warme loyaliteit achter zit. Het is bij Emeritor niet uurtje-factuurtje, maar er is veel toewijding in vrij meedenken. Zo hebben de consultants regelmatig tips en zijn zij bereid een stapje extra te doen voor jouw organisatie. Dat spreekt heel erg aan en past ook echt in de sport en met name binnen de werkcultuur van NOC*NSF! Niet alleen vanuit business samenwerken maar ook vanuit jouw eigen competentie iets meegeven. Door deze samenwerking is het draagvlak voor inkoop 102% toegenomen.”

Hoe meer volume, hoe beter de onderhandelingspositie

Hoe meer volume, hoe beter de onderhandelingspositie

Als aangesloten bond bij de collectieve inkoop van NOC*NSF is de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) enthousiast over het project. De tennisbond sloot met Vodafone een contract af over het gebruik van data en telefonie dat een besparing van dertig tot veertig procent opleverde. “Ik raad elke sportbond aan zich te verdiepen in dit mooie inkoopinitiatief”, zegt Karel Karsten namens de KNLTB.

De KNLTB liet zich in de onderhandelingen ondersteunen door inkoopspecialist Emeritor, dat NOC*NSF en de bonden helpt bij het opzetten van wat uiteindelijk één eigen inkooporganisatie moet worden. “Dankzij hun expertise wist Emeritor de juiste vragen te stellen en voor ons betere voorwaarden uit te onderhandelen”, zegt Karel Karsten van de KNLTB. Voor de tennisbond zijn onderhandelingen als met Vodafone geen dagelijkse kost. Maar goed inkopen is een vak. “Een bond doet dit eens per drie of vier jaar, terwijl wij hier dagelijks mee bezig zijn. Wij kunnen snel een goede inschatting maken of de tarieven marktconform zijn en of er ruimte is met betrekking tot de voorwaarden”, vertelt Hans Nieuwenhuys namens Emeritor. Dat gaat altijd in samenspraak met de bond, benadrukt hij. De onderhandelingen kunnen gaan over drie zaken: geld, kwaliteit en voorwaarden, afhankelijk van waar een bond behoefte aan heeft. “De ene keer wil je een lager tarief. De andere keer wil je in je voorwaarden hebben staan dat je op ieder moment kan opzeggen”, aldus Nieuwenhuys.

Ook andere bonden kunnen bij Emeritor aankloppen en de tarieven vergelijken voor de inkoop van data en telefonie. Bonden kunnen ook makkelijker informatie met elkaar delen wanneer zij gebruikmaken van collectieve inkoop. Over welke prestaties en producten zijn bonden wel tevreden en bij welke leverancier juist niet? “We zitten momenteel midden in dat proces”, zegt Nieuwenhuys. “We willen een zo compleet mogelijk overzicht krijgen van de contracten zodat we snel kunnen schakelen. Ondertussen weten bonden elkaar steeds beter te vinden.

Gezamenlijk optrekken

Idealiter groeien die afzonderlijke inkoopinitiatieven van bonden uit tot een collectief, dat gezamenlijk bijvoorbeeld data en telefonie wil afnemen bij Vodafone of een andere provider. Door collectieve inkoop kunnen gezamenlijke afspraken gemaakt worden. Hoe meer volume, hoe beter de onderhandelingspositie. “Die onderhandelingspositie kun je dan weer gebruiken bij de gesprekken over de bepaling van tarieven, voorwaarden of kwaliteit”, zegt Nieuwenhuys. Met als uiteindelijk doel: lagere kosten, meer geld voor de sport.

Guus Peters

Bovenstaande artikel is afkomstig uit een special van het NOC*NSF. U kunt hieronder de hele special downloaden door op het logo te klikken.