Best Value Procurement: vertrekpunt voor overspecificatie

Maarten van der Linde

Inkoopadviseur

Best Value Procurement (BVP) is een paradigma wat in de jaren 90 ontwikkeld is door Dean Kashiwagi. BVP heeft onder andere het doel om de in 1987 populair geworden Total Cost of Ownership (TCO) te verlagen. Vanuit dit oogpunt wordt het goed toepassen van BVP als kwaliteit gezien.

Om een eventueel positief verband aan te tonen van de kwaliteit BVP en de invloed op TCO, wordt er in dit betoog gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Daniel Ofman heeft dit model ontwikkeld om sterke en zwakke punten van een kwaliteit inzichtelijk te krijgen. Het model wordt gebruikt als een hulpmiddel om de discussie met betrekking tot BVP en TCO te analyseren. De vraag die in dit betoog centraal staat is: kan het kernkwaliteitenmodel gebruikt worden om de begrippen BVP en TCO samen te smelten.

Kernkwaliteitenmodel

Zoals genoemd wordt er gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Het model in figuur 1 veronderstelt dat het in overdreven mate gebruik maken van een ‘kwaliteit’ een ‘valkuil’ kan worden. De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’. De ‘uitdaging’ is tevens het tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’. 

Figuur 1: Kernkwaliteitenmodel

Echter, in dit betoog wordt gekeken naar de complementariteit van de ‘kwaliteit’ en ‘uitdaging’. Het teveel gebruik maken van de uitdaging kan een ‘allergie’ worden. De ‘allergie’ is het negatief tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’.

Total Cost of Ownership

Het gebruik van TCO is populair geworden door de Gartner Group in 1987. De essentie van TCO is de integrale benadering van de kosten die gemaakt worden bij het inkopen van een product en/of dienst. Het gaat hier dus niet om enkel de aanschafkosten, maar de kosten die gemaakt worden gedurende de gehele levensduur.

"De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’."

Bij de start van een inkooptraject, waarbij de TCO benadering centraal staat, zal de inkoper in samenspraak met een multidisciplinair team de specificaties vaststellen betreffende het product en/of dienst. Het goed specificeren draagt bij aan de kwaliteit van de TCO benadering.

De markt kan op haar beurt een waarde koppelen aan de verschillende specificaties. Het doorslaan in het specificeren kan echter averechts allergisch inwerken op de uitkomst van de offertes. Hierdoor wordt de leverancier beperkt in het innovatief meedenken met de klant. Dit is een gemiste kans voor de klant met betrekking tot marktontwikkelingen en verbetering in de concurrentiepositie.

Best Value Procurement de oplossing?

BVP kan een oplossing zijn voor de beperking in het Innovatief meedenken vanuit de leveranciers. In de situatie waar BVP centraal staat, wordt van de potentiele leveranciers verwacht dat zij de specificaties aanleveren.

De potentiële leverancier krijgt informatie met betrekking tot de scope en projectdoelstelling, ook wel het functioneel ontwerp genoemd. Het principe om eisen te stellen aan de potentiele leveranciers wordt hiermee losgelaten. De filosofie achter deze gedachtegang is dat de inschrijvende partij over de expertise beschikt. Het goed gebruik maken van BVP is een kernkwaliteit die leidt tot de beste prijs-kwaliteit verhouding voor de klant.

De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers. Dit kan als gevolg hebben dat de specificaties niet passend zijn aan de behoefte van de klant. De klant kan te maken krijgen met overspecificatie: ‘nice to have’ in plaats van ‘must have’. Belangrijk hierbij is te weten wat er nu en in de toekomst mogelijk is binnen de organisatie. Vaak weet de klant het beste welke behoeftes en beperkingen er intern zijn. De uitdaging van deze valkuil is TCO, dus zelf weer aan de leiding om de specificaties te definiëren.

"De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers."

Conclusie

Een combinatie van de twee verschillende perspectieven of vertrekpunten, zal een optimaler en beter gebalanceerd resultaat geven. Het kernkwaliteitenmodel is een instrument om BVP en TCO in elkaar te smelten. De in de jaren 90 ontwikkelde BVP benadering geeft een nieuwe aanvliegroute wat betreft de in 1987 populair geworden TCO benadering. Vanuit deze optiek wordt bevestigd dat BVP en TCO ingedeeld kunnen worden in het kernkwaliteitenmodel, aangezien de kernkwaliteit (BVP) en de uitdaging (TCO) complementair zijn.

Als inkoper van Marcom diensten denk ik regelmatig mee met marketeers over de middelenkeuze voor klantenwerving. Doorgaans gaat het om een mix van verschillende middelen: direct mail, email marketing, telemarketing, fieldmarketing, online conversie… De bijbehorende afwegingen zijn niet eenvoudig. De TCO van een middel is nog wel in kaart te brengen.

Read more Hét middel