Cordaid – Willem Jan van Wijk

Cordaid

Willem Jan van Wijk, CFO Cordaid

Willem Jan van Wijk CFO Cordaid

Gedwongen door een verandering in de subsidieregels voor ontwikkelingshulp stond Cordaid in 2016 voor een reorganisatie en een kostenbesparingsopgave. Emeritor begeleidde Cordaid bij dit proces aan de inkoopkant van de organisatie. Willem Jan van Wijk, CFO Cordaid: ‘Met succes en zichtbare resultaten. Een eenmalige investering van € 250.000,- heeft ons een jaarlijkse inkoop-besparing van € 500.000,- en een state of the art inkoopproces opgeleverd. Hier spreekt een uitermate tevreden klant.’

Cordaid koos voor een samenwerking met Emeritor na een zorgvuldig selectieproces. Willem Jan: ‘We hadden een aantal bureaus uitgenodigd om een plan van aanpak te presenteren: het voorstel van Emeritor sprong daar kwalitatief uit. De goede reputatie van Emeritor in de markt bevestigde onze bevindingen, waarna onze keuze definitief was gemaakt.’

Besparingen zonder kwaliteitsverlies

Het Inkoopverbeterprogramma van Emeritor richtte zich enerzijds op het opnieuw aanbesteden van de grootste inkoopcategorieën en anderzijds op het verbeteren van de inkoopprocessen. De uitvoering van het programma bestond uit het analyseren van de totale spend, het uitvoeren van inkooptrajecten, het opstellen van een inkoopbeleid, het beschrijven van inkoopprocessen en het functioneel en inhoudelijk beleggen van de inkoopfunctie. Willem Jan: ‘Een veelomvattend programma dat onze Emeritor adviseur deskundig en professioneel begeleid en uitgevoerd heeft. De inhoud en de voortgang van het programma bepaalden we gezamenlijk in de procurement board, een stuurgroep waarin naast Emeritor en ondergetekende ook een afvaardiging van het management van Cordaid zitting had.’

"Het Inkoopverbeterprogramma van Emeritor richtte zich enerzijds op het opnieuw aanbesteden van de grootste inkoopcategorieën en anderzijds op het verbeteren van de inkoopprocessen."

De programmamanager Annemarie van den Hout van Emeritor zorgde vervolgens voor de uitvoering en interne communicatie. Ze werkte daarbij samen met inhoudelijke kennishebbers van Cordaid en inkoopadviseurs van Emeritor met specialistische kennis over bepaalde inkooptrajecten, zoals ICT en verzekeringen.’ Willem Jan: ‘Zo zijn er veertien inkooptrajecten met succes doorlopen, waaronder ook bijzonder moeilijke en complexe trajecten zoals ICT, Accountancy, Door2Door en Telesales.

Al met al leveren deze inkooptrajecten ons jaarlijks een besparing van € 500.000,- op, zonder dat we op kwaliteit ingeleverd hebben.’

State of the art inkoopproces

Organisatorisch laat Emeritor een geborgde en inhoudelijk goed geoutilleerde inkoopfunctie achter. Inkoop is opgenomen in de portefeuille van de quality assurance officer, er zijn contracteigenaren benoemd en Cordaid kan terugvallen op een helder inkoopbeleid en dito processen en templates. Willem Jan: ‘We hebben een state of the art inkoopproces gekregen. Dankzij Emeritor zijn we zelfs zover gekomen dat we de inkoopprocessen in ons ERP systeem digitaal kunnen vastleggen en volgen. Het zal niemand verbazen dat we met deze resultaten terugkijken op een uitermate goede samenwerking. Ik heb Emeritor leren kennen als een professionele organisatie met veel kennis van zaken en een transparante manier van werken.’

"De inkooptrajecten leveren ons jaarlijks een besparing van € 500.000,- op, zonder dat we op kwaliteit ingeleverd hebben."

Waar Emeritor volgens Cordaid nog meer in uitblinkt, is in het meedenken met de klant: of beter geformuleerd in het doorgronden van de klantsituatie en daar proactief op inspelen. Willem Jan: ‘Bij aanvang van onze samenwerking stond Cordaid er financieel niet goed voor. We konden ons weinig out of the pocket kosten veroorloven.’ Vanuit die wetenschap deed Emeritor Cordaid een financieel voorstel op maat. Willem Jan: ‘Dat tekent voor mij de klantgerichtheid van Emeritor, en het geloof dat Emeritor heeft in de eigen kennis, expertise en werkwijzen.’ Na de succesvolle afsluiting van het Inkoopverbeterprogramma deed Emeritor een sponsorbijdrage aan Cordaid in de vorm van een aantal pro bono uren die Cordaid in 2017 naar eigen inzicht mag inzetten. Willem Jan: ‘We zijn Emeritor daar zeer erkentelijk voor. Maar ook zonder die mooie geste, zouden we bij toekomstige projecten zonder aarzelen Emeritor weer ingehuurd hebben. Wat ons betreft is en blijft Emeritor onze preferred supplier voor Inkoop!’