Moveoo, Eric Heitzer

Moveoo

 

Eric Heitzer, manager bedrijfsvoering Moveoo

Eric Heitzer, manager bedrijfsvoering Moveoo
Eric Heitzer, manager bedrijfsvoering Moveoo

Meer handen aan het bed. Met dat doel voor ogen stelt het ministerie van VWS subsidies beschikbaar aan zorginstellingen voor projecten die overheadkosten besparen en de organisatie-efficiency verbeteren. In dat kader is Emeritor door diverse zorginstellingen gevraagd om een inkoopanalyse en/of inkooptrajecten uit te voeren. Zo ook door Moveoo, die zorg verleent aan dak- en thuislozen in Venlo, Roermond en Sittard. Eric Heitzer, manager bedrijfsvoering Moveoo vertelt.

‘Wij zijn van origine een maatschappelijke opvangorganisatie die dag- en nachtopvang biedt aan daklozen. In de loop van de tijd hebben we daar de opvang van mensen die vanwege verschillende problemen tijdelijk op straat komen te staan, toegevoegd. We bieden deze mensen onderdak en begeleiden ze bij het oplossen van hun problemen zodat ze op termijn weer zelfstandig verder kunnen in het leven.’

Moveoo verleent die zorg met 135 fte, waarvan 120 fte werkzaam zijn in de directe zorg en 15 fte in de backoffice van de organisatie. Eric heeft als manager bedrijfsvoering onder andere inkoop in zijn portefeuille. Vanuit die verantwoordelijkheid maakte hij eind 2016 kennis met Emeritor. Eric: ‘Emeritor gaf op een regionale zorgbijeenkomst een presentatie over inkoop. Dat was voor mij aanleiding om Emeritor te vragen ons te begeleiden bij de aanbesteding van een nieuw beveiligingscontract. Op de naleving van het oude contract hadden we naar ons zin te weinig grip in termen van flexibiliteit, kostenstijgingen en werkafspraken.’

"We konden varen op de kennis van Emeritor"

Emeritor koopt dagelijks beveiliging in

Emeritor startte met een analyse van het totale inkoopvolume en de inkoopprocessen. Daaruit kwamen een aantal concrete en heldere aanbevelingen waarmee Eric direct aan de slag kan. Eric: ‘We kunnen onze inkoopprocessen met hulp van deze analyse veel efficiënter maken, bijvoorbeeld door contracten en inkoopfacturen direct in ons CRM-systeem te registreren.

Het grote voordeel daarvan is dat we dan eerder kunnen signaleren als contracten verlopen en als (financiële) contractafspraken niet volledig nagekomen worden. De eerste stappen hebben we hierin al gezet.’ Uit de analyse bleek verder dat het beveiligingscontract met een inkoopwaarde van 1,2 miljoen euro veruit het grootste inkoopcontract van Moveoo is. Reden te meer om Emeritor te betrekken bij de nieuwe aanbesteding ervan.

Eric: ‘Emeritor bracht in dat traject de kennis en ervaring in die we zelf niet hebben. Het was voor ons duidelijk merkbaar dat Emeritor bij wijze van spreken dagelijks voor veel verschillende bedrijven en instellingen beveiliging inkoopt.’

Ondanks extra complexiteit een beter contract

Die kennis en ervaring bleek van extra waarde toen midden in de aanbestedingsprocedure de nieuwe beveiligingscao van kracht werd.

Eric: ‘In de cao stond een nieuwe bepaling die partijen verplicht om beveiligingsmedewerkers van elkaar over te nemen als de opdrachtgever van contractpartner wisselt. Dat leverde bij de beveiligingsbedrijven die wilden inschrijven de nodige vragen en aarzelingen op. Emeritor heeft daarin voor ons veel extra werk verzet en ervoor gezorgd dat we alsnog drie volwaardige aanbiedingen ontvingen.’

Na het vergelijken en beoordelen van de aanbiedingen besloot Moveoo om het contract met hun huidige beveiligingsleverancier te verlengen. Maar dan wel met verbeterde afspraken. Eric: ‘We hebben nu grip op zowel de kwaliteit als de kosten van onze beveiliging. In het nieuwe contract kunnen we op- en afschalen in de inzet van beveiligers en de inkoopprijs marktconformer is geworden.

Daarnaast zijn de werkafspraken helder, concreet en meetbaar waardoor we de performance goed kunnen volgen en beoordelen.’

"We hebben nu grip op zowel de kwaliteit als de kosten van onze beveiliging."

Tevreden

Over de samenwerking met Emeritor is Eric uitermate tevreden. Niet alleen omdat hij, naar zijn zeggen, op de kennis en ervaring van Emeritor kon varen. Eric: ‘Onze contactpersoon van Emeritor was ook een uitstekende procesbegeleidster. Ze maakte de planning en bewaakte de voortgang daarvan. Ondanks de waan van alledag zorgde ze ervoor dat iedereen de afgesproken actiepunten op tijd afrondde. Dankzij haar hebben we binnen de opzegtermijn van het oude contract onze definitieve keuze voor het nieuwe contract kunnen maken.’

Over een eventuele toekomstige samenwerking met Emeritor hoeft Eric dan ook niet lang na te denken. ‘Als we inkoopvraagstukken of aanbestedingen hebben waarvoor wij de kennis en capaciteit niet in huis hebben, zou ik de hulp van Emeritor zonder meer opnieuw inroepen.’

Interessant? Delen mag!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *