Urenregistratie leuker maken: Denk eens aan een app

Uren indienen zal nooit echt leuk zijn en Electronic Recource Planning (ERP) systemen doen er weinig aan om deze en andere taken echt makkelijk te maken. Dit terwijl gebruikersgemak zo belangrijk is voor het slagen van een ERP-implementatie. Een slimme app kan het gebruikersgemak en de adoptie van het ERP-systeem bevorderen.

Gebruikersgemak inkopen

“Leuker kunnen we het niet maken wel Makkelijker.” Met deze slogan probeert de Belastingdienst ieder jaar meer mensen te verleiden om beter en vooral sneller hun aangifte in te vullen. Een duidelijke slogan, want aangifte is nooit leuk en het zou tenminste makkelijk moeten zijn. Kantoorautomatisering zou kunnen leren van deze insteek.

Bij het inkopen van ERP-systemen wordt steeds meer aandacht besteed aan gebruikersgemak. Gelukkig streven de producenten van ERP-systemen ook steeds meer naar een prettige ervaring in combinatie met uitgebreide features en voldoende integratie mogelijkheden. Een nieuw ERP-systeem of een upgrade is vaak een kostbare zaak. Daarom is het de moeite waard om te kijken de mogelijkheden voor een slimme app.

Meer Apps; Minder Gebruikers

*Wat is een API?

Een Application Programming Interface zorgt ervoor dat bepaalde bewerkingen die normaal gesproken via de gebruikersinterface lopen, zoals het schrijven naar de database, via een extern script uitgevoerd kunnen worden. Bij ERP-systemen worden een API vaak gebruikt om rapportage in andere tools mogelijk te maken. Maar ook om samen te werken met bijvoorbeeld een extern kassa-systeem.

Wie gebruiksvriendelijkheid zegt, zegt app. Dit is goed verklaarbaar, apps hebben vaak maar een kleine taak en zijn dus eenvoudig te gebruiken. Dit is wel anders bij ERP-systemen die alle data in de juiste context moeten tonen, verwerken en opslaan. Bij kleine taken zoals het schrijven van uren kan het nuttig zijn om eens te kijken of je ERP het toestaat uren te ontvangen via een API*.

Zo ja, dan zijn er op de markt vele zeer goedkope en makkelijke oplossingen te vinden die het dagelijks interacteren met het ERP-systeem voor een groot aantal werknemers overbodig maakt. Die werknemers hoeven alleen nog maar de app te gebruiken. Minder gebruikers betekenen minder beheerstaken en snellere wijzigingen aan het systeem. Daarnaast betekent deze vermindering ook minder/ of andere licenties.

Voorbeelden van time-tracking apps

Kijk eens naar deze top time-tracking apps:

Waarschijnlijk passen deze, of een van de 1000 anderen, beter in je organisatie dan de interface van je huidige ERP-systeem.

Datavervuiling

Laten we over één ding duidelijk zijn, je neemt een ERP-systeem, omdat je een stevige basis wilt voor je bedrijfsgegevens. Die moeten van sales tot facturatie correct zijn, geen wonder dat ERP-systemen focussen op inputvalidatie. Dat zou ook niet moeten veranderen, zorg ervoor dat de inputvalidatie gedaan wordt door het ERP zelf. Kijk voordat je aan een project begint naar de mogelijkheden van de app om tweeweg-communicatie te ondersteunen. Als het ERP systeem de ingevoerde data controleert, loop je geen risico op datavervuiling.

TL;DR: Combineren van apps en ERP en je hebt de voordelen van beide

Tijdschrijven vindt niemand leuk maar een groot deel van de organisatie moet er toch aan geloven. Tijdschrijfmodules in ERP-systemen zijn ontworpen om te communiceren met de andere modules niet perse om de gebruiker zo snel mogelijk zijn uren in te laten vullen. Een kleine externe app die goed communiceert met het ERP-systeem kan veel van deze problemen oplossen. Aan de ene kant vloeien de uren goed het systeem in en aan de andere kant heeft de gebruiker een prettige ervaring die niet onnodig veel tijd kost. Hiermee verminder je dagelijkse interactie met het ERP-systeem en wordt uren registreren leuker en makkelijker.