Van stoffig grijs naar vijftig tinten paars

Het inkoopvak heeft helaas een stoffig imago, met name in de publieke sector. Vaak wordt er nog gedacht dat inkoop betekent dat er een ambtenaar achter een bureau zit en voornamelijk orderformuliertjes invult met als resultaat dat er een nieuw pakketje binnenkomt op de postkamer. Echter niets is minder waar. Het is daarom de hoogste tijd om er voor te zorgen dat ons vak wordt gezien als uitdagend en boeiend. Het inkoopvak is ook echt uitdagend en spannend. Wat is er nu mooier dan zorg te dragen voor een goed contract dat datgene levert waar jouw organisatie behoefte aan heeft en dan ook nog tegen de meest gunstige condities!!!

Het inkoopvak heeft helaas een stoffig imago, met name in de publieke sector. Vaak wordt er nog gedacht dat inkoop betekent dat er een ambtenaar achter een bureau zit en voornamelijk orderformuliertjes invult met als resultaat dat er een nieuw pakketje binnenkomt op de postkamer. Echter niets is minder waar. Het is daarom de hoogste tijd om er voor te zorgen dat ons vak wordt gezien als uitdagend en boeiend. Het inkoopvak is ook echt uitdagend en spannend. Wat is er nu mooier dan zorg te dragen voor een goed contract dat datgene levert waar jouw organisatie behoefte aan heeft en dan ook nog tegen de meest gunstige condities!!! In dit spel zitten zoveel facetten verborgen dat het onmogelijk is het inkopen niet leuk te vinden! Daarnaast heeft ons inkoopvak vele interessante melanges en kunnen we gebruik maken van allerlei leuke attributen. Inkopers hebben niet langer de ondergeschikte rol maar zijn prima in staat om de dominante rol in een organisatie te vervullen. Een rol die zorgt voor een goede balans tussen behoeftestelling en een gezonde financiële organisatie.

De facetten van het spel

Ieder spel, ook het inkoopspel heeft regels. De spelregels voor inkopen bij de rijksoverheid en publiekrechtelijke instellingen staan beschreven in wetgeving, te weten de aanbestedingswet. En net als bij ieder spel geldt: hoe beter je de regels kent en hoe vaker je het spel speelt, hoe beter je uiteindelijk wordt. Een echt ervaren speler brengt variatie aan in zijn spel en weet alle facetten uit het spel optimaal te benutten. Bij inkopen bestaan mijns inziens minimaal de volgende facetten:

  • technisch;
  • economisch;
  • juridisch;
  • psychologisch en;
  • communicatief.

Het technische inkoopaspect zit hem in een goede afweging van de eisen, wensen en de totstandkoming van een goede beoordelingssystematiek die recht doet aan zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Het facet economie heeft naast de prijs alles te maken met het eigen financiële huishoudboekje en de eventuele noodzakelijke ombuigingen en bezuinigingsoperaties in een organisatie. Het juridisch facet hoef ik eigenlijk niet uit te leggen, tenslotte liggen de basis spelregels, met de harde grenzen, vast in wetgeving. Het psychologisch facet daarentegen verdient wel enige uitleg. Als inkoper leg je als het ware je interne klant neer op de sofa en laat je hem net zo lang praten totdat hij in detail verteld heeft wat hij nodig heeft. Veelal zijn er meerdere gesprekken nodig om dit te realiseren. Tijdens die gesprekken vraag je door en blijf je continu vragen ‘wil je dit echt?’, ‘weet je het zeker?’, ‘waarom wil je dat?’, en ‘waar heb je het voor nodig?’, zonder op zijn stoel te gaan zitten, maar als positief kritische bevrager. Dit alles met als doel een goede offerte-aanvraag te maken die recht doet aan de behoeftestelling van de organisatie. Op het moment dat dit leidt tot offertes is het de taak van inkoop om deze anoniem te laten beoordelen. Anoniem om er voor te zorgen dat de interne klant geen resultaten uit het verleden meeneemt in de keuze van de beste offerte en om ervoor te zorgen dat alle aanbieders gelijk behandeld worden. Het facet communicatie heeft eveneens weinig uitleg nodig tenslotte kan geen enkele koop tot stand komen zonder te praten. In het inkoopspel van de publieke sector betreft het vele gesprekken van ‘uitleg van het proces’ tot en met de ‘uitleg van de afwijzing’.

Melanges

Zoals eerder aangegeven kent het inkoopvak voor de overheid een aantal smaken of te wel melanges. Emeritor is hierin specialist en heeft al deze melanges in de aanbieding. Zo hebben wij bijvoorbeeld de ‘vanille-inkoop’: een Openbare Europese aanbesteding. Andere smaken die we in de aanbieding hebben zijn bijvoorbeeld ‘de prijsvraag’ te herkennen aan het Emeritor paars, ‘de concurrentiegerichte dialoog’ zichtbaar in de melange lila, ‘onderhandelingen’ als purper en ‘Best Value Procurement’ als magenta.

Attributen

De laatste jaren zie je dat in het inkoopvak ook steeds meer gebruik wordt gemaakt van attributen. Allemaal accessoires die ons vak makkelijk, leuker en completer maken. Het meest gebruikt zijn de digitale platformen waarin de hele inkoopprocedure wordt uitgevoerd. Nog minder gebruikelijk, maar zeer relevant zijn de contractmanagementsystemen, zoals INCONTO Contractmanagement™, waarin een organisatie al haar contracten kan registreren, beheren en managen.

En wat vindt u? Is ons inkoopvak stoffig?
Of is het inkoopimago verleidelijk in vijftig tinten…