Versnippering van P2P

Het lastige aan het purchase-to-pay proces (dus alles van inkoop tot betaling) is dat het zich vrijwel volledig buiten de inkoopafdeling afspeelt, buiten het gezicht van de inkoopmanager.

Zoals zo vaak, geldt ook hier: uit het oog uit, het hart. Dat is begrijpelijk. Het gaat hier om een complex proces met vele vaders. Niet eenvoudig om die allemaal in het gareel te krijgen.

Het lastige aan het purchase-to-pay proces (dus alles van inkoop tot betaling) is dat het zich vrijwel volledig buiten de inkoopafdeling afspeelt, buiten het gezicht van de inkoopmanager.

Zoals zo vaak, geldt ook hier: uit het oog uit, het hart. Dat is begrijpelijk. Het gaat hier om een complex proces met vele vaders. Niet eenvoudig om die allemaal in het gareel te krijgen.
Het is de vraag of de inkoopmanager verantwoordelijk moet zijn voor het P2P-proces? Moet hij zich er wel druk over maken? Tenslotte is de inkoopmanager niet degene die beslist wat er gekocht moet worden. En ook niet wie er betaalt, of hoe er betaald wordt. Toch?

Geroepen

Laten we dit als uitgangspunt nemen. Eens kijken wat er gebeurt. Het P2P-proces begint bij de behoefte. Iemand wil iets bestellen, maar weet nog niet precies wat. De grootste bedreiging voor de inkoopmanager is dat deze persoon zelf alles gaat regelen. Inkoopafdelingen zijn nu juist in het leven geroepen om dit te voorkomen.
Het is dus wel zaak voor inkoopmanager om het aanvraag- en bestelproces in goede banen te leiden. Maar dit is nog maar één stap. De inkoopmanager zal toch ook willen weten of er budget is, voordat hij aan de slag gaat. Achteraf controleren kan natuurlijk ook, maar dat zullen de meeste organisaties niet wenselijk vinden.

Spil

Zo kunnen we nog wel even doorgaan. Inkoop zal ook moeten weten welke afspraken er zijn met leveranciers. Dus als iemand een contract afsluit, mag dit niet in de la verdwijnen. En wie is degene die er op let, dat afspraken in zo’n contract worden nagekomen? Of dat er geleverd is? Of dat de factuur betaald mag worden? Enzovoort. Hoeveel mensen er ook in dit proces betrokken zijn, alle lijntjes voeren uiteindelijk naar de inkoopmanager. Hij is de spil in al deze processtapjes en zal moeten zorgen dat ze op orde zijn en goed op elkaar aansluiten.

Druk maken

Het P2P-proces is dus versnipperd over vele afdelingen en medewerkers. En de inkoopmanager weet wat dat betekent, versnippering. Dat betekent verspilling. En kansen! Als iemand zich dus druk zou moeten maken over het P2P proces, dan is dat wel de inkoopmanager.

Leuk

De praktijk is weerbarstig. De span of control van een gemiddelde inkoopmanager is ontoereikend om de hele organisatie naar zijn hand te zetten. Wil hij dus echt iets betekenen, dan zal hij support moeten krijgen op directieniveau. De CFO of CEO zullen moeten begrijpen waar het over gaat. En probeer daar maar eens zo’n operationeel proces (want dat is het), tussen de oren te krijgen. Echt leuk valt het niet te maken. En makkelijk ook niet. De versnippering zal dus nog wel even blijven.